Einführung in Formulare

Ein Formular ist ein Datenbankobjekt, mit dem Sie eine Benutzeroberfläche für eine Datenbankanwendung erstellen können. Ein gebundenes Formular ist direkt mit einer Datenquelle wie einer Tabelle oder Abfrage verbunden und dient zum Eingeben, Bearbeiten oder Anzeigen von Daten aus dieser Datenquelle. Sie können auch ungebundene Formulare erstellen, die nicht direkt mit einer Datenquellen verbunden sind, aber dennoch Befehlsschaltflächen, Bezeichnungen und andere Steuerelemente enthalten, die für das Betreiben der Anwendung benötigt werden.

Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt auf gebundenen Formularen. Mit gebundenen Formularen können Sie den Zugriff auf Daten, wie z. B. die Anzeige von Feldern oder Zeilen mit Daten, steuern. Bestimmte Benutzer müssen beispielsweise nur einige Felder in einer Tabelle mit vielen Feldern anzeigen können. Wenn Sie diesen Benutzern ein Formular bereitstellen, das nur diese Felder enthält, erleichtern Sie ihnen den Umgang mit der Datenbank. Sie können einem Formular auch Befehlsschaltflächen und andere Features hinzufügen, um häufig ausgeführte Aktionen zu automatisieren.

Sie können sich gebundene Formulare wie Fenster vorstellen, durch die Benutzer die Datenbank sehen und auf die Datenbank zugreifen. Mit einem leistungsfähigen Formular wird der Umgang mit der Datenbank beschleunigt, da die Benutzer nicht suchen müssen. Ein optisch ansprechendes Formular macht die Arbeit mit der Datenbank darüber hinaus angenehmer und produktiver. Zudem kann so verhindert werden, dass falsche Daten eingegeben werden.

 Hinweis   Für diesen Artikel wird vorausgesetzt, dass Sie bereits eine Tabelle (oder eine auf mindestens einer Tabelle beruhende Abfrage) erstellt haben, und dass Sie zum Anzeigen oder Ändern der Daten ein Formular erstellen möchten. Weitere Informationen zu Tabellen und Abfragen finden Sie, wenn Sie den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch folgen.

Inhalt dieses Artikels


Erstellen eines Formulars mit dem Tool für einfache Formulare

Mit dem Tool für einfache Formulare können Sie ein Formular mit einem einzigen Mausklick erstellen. Wenn Sie dieses Tool verwenden, werden alle Felder aus der zugrunde liegenden Datenquelle in das Formular eingefügt. Sie können das Formular sofort verwenden, oder Sie können es in der Layout- oder Entwurfsansicht an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Erstellen eines neuen Formulars mit dem Tool für einfache Formulare

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden. So können Sie beispielsweise die Größe der Textfelder bei Bedarf an die Daten anpassen.

Wenn von Access eine einzige Tabelle mit einer 1:n-Beziehung mit der Tabelle oder Abfrage gefunden wird, die zum Erstellen des Formulars erforderlich ist, wird in Access ein Datenblatt hinzugefügt, das auf der verknüpften Tabelle oder Abfrage basiert. Wenn Sie beispielsweise ein einfaches Formular erstellen, das auf der Tabelle Personal basiert, und wenn zwischen der Tabelle Personal und der Tabelle Bestellungen eine 1:n-Beziehung definiert ist, werden im Datenblatt alle Datensätze der Tabelle Bestellungen angezeigt, für die eine Beziehung zum aktuellen Personal-Datensatz gibt. Sie können das Datenblatt aus dem Formular löschen, wenn Sie feststellen, dass sie es nicht benötigen. Wenn mehrere Tabellen mit einer 1:n-Beziehung mit der Tabelle vorhanden sind, mit der Sie das Formular erstellt haben, fügt Access dem Formular keine Datenblätter hinzu.

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Erstellen eines geteilten Formulars mit dem Tool "Geteiltes Formular"

 Hinweis   Sie können einer Webdatenbank zwar ein geteiltes Formular hinzufügen, Sie können dieses Formular aber nur ausführen, wenn Sie die Webdatenbank mit Access öffnen (d. h., die Datenbank kann nicht in einem Webbrowser ausgeführt werden). Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer im Web freizugebenden Datenbank.

Ein geteiltes Formular bietet gleichzeitig zwei Ansichten auf die Daten: eine Formularansicht und eine Datenblattansicht.

Ein geteiltes Formular unterscheidet sich dahingehend von einer Kombination aus Formular und Unterformular, dass die beiden Ansichten mit derselben Datenquelle verbunden sind und ständig miteinander synchronisiert werden. Wenn Sie ein Feld in einem Teil des Formulars markieren, wird dasselbe Feld auch im anderen Teil des Formulars markiert. Daten können in beiden Teilen hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden (sofern die Datensatzquelle aktualisierbar ist und Sie das Formular nicht so konfiguriert haben, dass diese Aktionen verhindert werden).

Die Arbeit mit geteilten Formularen hat den Vorteil, dass beide Arten von Formularen in einem einzigen Formular verwendbar sind. So können Sie beispielsweise mit dem Datenblattteil des Formulars einen Datensatz schnell finden und diesen anschließend mit dem Formularteil anzeigen oder bearbeiten.

So erstellen Sie ein geteiltes Formular mit dem Tool Geteiltes Formular

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll. Oder öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Geteiltes Formular.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden. So können Sie beispielsweise die Größe der Textfelder bei Bedarf an die Daten anpassen. Weitere Informationen zu Formularansichten finden Sie im Abschnitt Grundlegendes zur Layout- und Entwurfsansicht.

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Erstellen eines Formulars, das mehrere Datensätze anzeigt, mithilfe des Tools "Mehrere Elemente"

Wenn Sie ein Formular mithilfe des Tools für einfache Formulare erstellen, zeigt das von Access erstellte Formular immer jeweils einen Datensatz an. Wenn Sie ein Formular möchten, das mehrere Datensätze anzeigt, sich jedoch besser anpassen lässt als ein Datenblatt, können Sie das Tool Mehrere Elemente verwenden.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Weitere Formulare, und klicken Sie dann auf Mehrere Elemente.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden. So können Sie beispielsweise die Größe der Textfelder an die Daten anpassen. Weitere Informationen zu Formularansichten finden Sie im Abschnitt Grundlegendes zur Layout- und Entwurfsansicht.

Wenn Sie das Tool Mehrere Elemente verwenden, gleicht das von Access erstellte Formular einem Datenblatt. Die Daten sind in Zeilen und Spalten angeordnet, und es werden mehrere Datensätze gleichzeitig angezeigt. Ein Formular vom Typ Mehrere Elemente bietet jedoch mehr Anpassungsoptionen als ein Datenblatt. So können Sie beispielsweise grafische Elemente, Schaltflächen und andere Steuerelemente hinzufügen. Weitere Informationen zum Anpassen des Formulars finden Sie in den Abschnitten Optimieren des Formulars in der Layoutansicht und Optimieren des Formulars in der Entwurfsansicht.

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Erstellen eines Formulars mit dem Formular-Assistenten

Um genauer festzulegen, welche Felder auf dem Formular angezeigt werden, können Sie anstelle der oben genannten Tools zum Erstellen von Formularen auch den Formular-Assistenten verwenden. Damit können Sie definieren, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden, sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen zuvor angegeben haben. Weitere Informationen zum Erstellen von Beziehungen finden Sie, wenn Sie den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel folgen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular-Assistent.
  2. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Formular-Assistenten.

 Hinweis   Falls das Formular Felder aus mehreren Tabellen und Abfragen enthalten soll, klicken Sie weder auf Weiter noch auf Fertig stellen, nachdem Sie die Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Formular-Assistenten ausgewählt haben. Wiederholen Sie stattdessen die Schritte zum Auswählen einer Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie auf weitere Felder, die Sie in das Formular einfügen möchten. Klicken Sie dann auf Weiter oder Fertig stellen, um den Vorgang fortzusetzen.

  1. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

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Erstellen eines Formulars mit dem Tool zum Erstellen leerer Formulare

Wenn der Assistent oder die Tools zum Erstellen von Formularen nicht Ihren Anforderungen genügen, können Sie ein Formular mit dem Tool zum Erstellen leerer Formulare von Grund auf neu erstellen. Das kann sich, besonders wenn Sie nur wenige Felder in das Formular einbeziehen möchten, als sehr schnelle Methode erweisen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Leeres Formular.

Ein leeres Formular in der Layoutansicht sowie der Bereich Feldliste werden angezeigt.

  1. Klicken Sie im Bereich Feldliste auf das Pluszeichen (+) neben der Tabelle oder den Tabellen, in der bzw. denen die Felder enthalten sind, die im Formular angezeigt werden sollen.
  2. Um dem Formular ein Feld hinzuzufügen, doppelklicken Sie auf das Feld, und ziehen Sie es in das Formular.

 Hinweise 

  • Nach Hinzufügen des ersten Felds, können Sie mehrere Felder gleichzeitig hinzufügen, indem Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf mehrere Felder klicken und sie gleichzeitig auf das Formular ziehen.
  • Die Reihenfolge der Tabellen im Bereich Feldliste kann sich ändern, je nachdem, welcher Teil des Formulars momentan ausgewählt ist. Wenn das Feld, das Sie hinzufügen möchten, nicht sichtbar ist, wählen Sie einen anderen Teil des Formulars aus, und versuchen Sie dann erneut, das Feld hinzuzufügen.
  1. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile auf der Registerkarte Entwurf, um dem Formular ein Logo, einen Titel oder Datum und Uhrzeit hinzuzufügen.
  2. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Entwurf, um dem Formular noch weitere Steuerelemente hinzuzufügen.

Wechseln Sie für den Zugriff auf eine größere Auswahl von Steuerelementen in die Entwurfsansicht, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular und dann auf Entwurfsansicht klicken.

 Vorsicht   Steuerelemente, die Sie in der Entwurfsansicht hinzufügen, sind ggf. nicht mit der Funktion Im Web veröffentlichen kompatibel. Wenn Sie das Formular im Web veröffentlichen möchten, dürfen Sie nur die in der Layoutansicht verfügbaren Funktionen nutzen.

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Grundlegendes zur Layout- und Entwurfsansicht

Layoutansicht    Die Layoutansicht ist die intuitivste Ansicht für Formularänderungen und kann für fast alle Änderungen verwendet werden, die Sie an einem Access-Formular vornehmen möchten. Wenn Sie eine Datenbank erstellen, indem Sie in der Microsoft Backstage-Ansicht auf Leere Webdatenbank klicken, steht für das Entwerfen von Formularen nur die Layoutansicht zur Verfügung.

In der Layoutansicht wird das Formular tatsächlich ausgeführt. Daher können Sie die Daten weitestgehend so sehen, wie sie angezeigt werden, wenn das Formular verwendet wird. Trotzdem können Sie in dieser Ansicht auch den Formularentwurf ändern. Da die Daten beim Ändern des Formulars angezeigt werden, ist diese Ansicht zum Festlegen der Größe von Steuerelementen oder zum Durchführen nahezu jeder anderen Aufgabe sehr hilfreich, die sich auf die Darstellung und Benutzerfreundlichkeit des Formulars auswirkt.

Wenn Sie eine Standarddesktopdatenbank erstellen (im Gegensatz zu einer Webdatenbank) und auf eine Aufgabe stoßen, die nicht in der Layoutansicht ausgeführt werden kann, können Sie in die Entwurfsansicht wechseln. In bestimmten Situationen zeigt Access eine Meldung an, in der mitgeteilt wird, dass Sie in die Entwurfsansicht wechseln müssen, um eine bestimmte Änderung vornehmen zu können.

Entwurfsansicht    Die Entwurfsansicht bietet eine detailliertere Ansicht der Struktur des Formulars. Sie können den Kopfzeilen-, Detail- und Fußzeilenbereich für das Formular anzeigen. Das Formular wird nicht tatsächlich ausgeführt, wenn es in der Entwurfsansicht angezeigt wird. Daher können Sie die zugrunde liegenden Daten nicht sehen, während Sie Änderungen am Entwurf vornehmen. Es gibt jedoch bestimmte Aufgaben, die Sie in der Entwurfsansicht einfacher ausführen können als in der Layoutansicht. Zu diesen Aufgaben zählen Folgende:

  • Hinzufügen einer größeren Vielzahl von Steuerelementen zum Formular, z. B. Rahmen gebundener Objekte, Seitenumbrüche und Diagramme
  • Bearbeiten von Steuerelementinhalten für Textfelder in den Textfeldern selbst, ohne das Eigenschaftenblatt zu bearbeiten
  • Ändern der Größe von Formularabschnitten, z. B. Formularkopf oder Detailabschnitt
  • Ändern bestimmter Eigenschaften, die in der Layoutansicht nicht geändert werden können

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Optimieren des Formulars in der Layoutansicht

Nach dem Erstellen eines Formulars können Sie den Entwurf in der Layoutansicht problemlos optimieren. Indem Sie die tatsächlichen Formulardaten als Richtlinie heranziehen, können Sie die Steuerelemente neu anordnen und die Größe der Steuerelemente anpassen. Sie können neue Steuerelemente in das Formular einfügen und die Eigenschaften für das Formular und die zugehörigen Steuerelemente festlegen.

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Formularnamen, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.

Das Formular wird in der Layoutansicht angezeigt.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Formulars und der zugehörigen Steuerelemente zu ändern. Zum Anzeigen des Eigenschaftenblatts drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Formularentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. So zeigen Sie den Bereich Feldliste an:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen.

Tastenkombination  Drücken Sie ALT+F8.

Anschließend können Sie die Felder direkt aus dem Bereich Feldliste in Ihr Formular ziehen.

  • Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, doppelklicken Sie auf das Feld oder ziehen es aus dem Bereich Feldliste in den Bereich des Formulars, in dem es angezeigt werden soll.
  • Um mehrere Felder gleichzeitig hinzuzufügen, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt und klicken auf die Felder, die Sie hinzufügen möchten. Ziehen Sie dann die markierten Felder in das Formular.

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Optimieren des Formulars in der Entwurfsansicht

In einer Desktopdatenbank können Sie den Formularentwurf in der Entwurfsansicht optimieren. Sie können dem Formular neue Steuerelemente und Felder hinzufügen, indem Sie sie dem Entwurfsbereich hinzufügen. Das Eigenschaftenblatt ermöglicht es Ihnen, auf viele Eigenschaften zuzugreifen, mit denen Sie das Formular anpassen können.

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Formularnamen, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

 Hinweis   Die Entwurfsansicht ist nicht verfügbar, wenn Sie in einer Webdatenbank arbeiten.

Das Formular wird in der Entwurfsansicht angezeigt.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Formulars und der zugehörigen Steuerelemente zu ändern. Zum Anzeigen des Eigenschaftenblatts drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Formularentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. So zeigen Sie den Bereich Feldliste an:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen.

Tastenkombination  Drücken Sie ALT+F8.

Anschließend können Sie die Felder direkt aus dem Bereich Feldliste in Ihr Formular ziehen.

  • Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, doppelklicken Sie auf das Feld oder ziehen es aus dem Bereich Feldliste in den Bereich des Formulars, in dem es angezeigt werden soll.
  • Um mehrere Felder gleichzeitig hinzuzufügen, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt und klicken auf die Felder, die Sie hinzufügen möchten. Ziehen Sie dann die markierten Felder in das Formular.

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Zutreffend für:
Access 2010