Einen Ausdruck erstellen

Oft benötigen Sie Informationen, die nicht direkt in einem Feld in der Datenbank verfügbar sind. Dies könnte z. B. der Fall sein, wenn Sie die Umsatzsteuer für eine Bestellung oder den Gesamtbetrag einer Bestellung berechnen müssen. Ein anderes Mal müssen Sie eine Anfrage stellen oder nach Kriterien filtern, um die Informationen zu erhalten, die festlegen, mit welchen Datensätzen Sie zu arbeiten haben. Oder Sie möchten möglicherweise einen Standardwert für ein Feld oder ein Steuerelement oder eine Gültigkeitsregel für ein Feld oder eine Tabelle festlegen. In all diesen Fällen verwenden Sie einen Ausdruck.

In diesem Artikel werden Ausdrücke vorgestellt. Sie erfahren, was unter einem Ausdruck zu verstehen ist und wo und warum Ausdrücke verwendet werden. Sie lernen ebenfalls den Ausdrucks-Generator kennen, ein Werkzeug in Access, das Ihnen beim Erstellen von Ausdrücken behilflich ist. Abschließend erfahren Sie, wie Sie mit oder ohne Ausdrucks-Generator Ausdrücke erstellen.

Inhalt dieses Artikels

Was ist ein Ausdruck?

Warum ist es sinnvoll, Ausdrücke zu verwenden?

Verwendung von Ausdrücken

Verwendung des Ausdrucks-Generators

Verwendung von Ausdrücken für praktische Zwecke

Operatorentabelle

Was ist ein Ausdruck?

Ein Ausdruck in Access entspricht einer Formel in Excel. Ein Ausdruck besteht aus einer Anzahl möglicher Elemente, die einzeln oder miteinander kombiniert verwendet werden, um ein Ergebnis zu erstellen. Zu den Elementen können Bezeichner (die Namen von Feldern, Steuerelementen oder Eigenschaften), Operatoren, z. B. + (plus) oder - (minus), Funktionen, Konstanten und Werte gehören. Mithilfe eines Ausdrucks können Sie eine Berechnung vornehmen, den Wert eines Steuerelements abrufen, Kriterien für eine Abfrage angeben, Regeln definieren, berechnete Steuerelemente und berechnete Felder erstellen sowie eine Gruppenebene für einen Bericht definieren.

Es folgen einige Beispiele für Ausdrücke.

Wie Sie aus den vorhergehenden Beispielausdrücken ersehen können, handelt es sich bei einem Ausdruck in Access nicht einfach um eine Berechnung. Ausdrücke werden in vielfältiger Weise verwendet.

Sie werden auch bemerkt haben, dass sich die Beispielausdrücke in gewisser Hinsicht voneinander unterscheiden. Einige Ausdrücke beginnen z. B. mit dem =-Operator. Beim Berechnen eines Wertes für ein Steuerelement in einem Formular oder Bericht beginnen Sie den Ausdruck mit dem =-Operator. In anderen Fällen wird der =-Operator nicht verwendet. Wenn Sie z. B. einen Ausdruck in eine Abfrage oder in die DefaultValue-Eigenschaft (Standardwert) oder ValidationRule-Eigenschaft (Gültigkeitsregel) eines Feldes oder eines Steuerelements eingeben, wird der =-Operator nicht verwendet.

Bezeichner

Bei einem Bezeichner handelt es sich um den Namen eines Feldes, einer Eigenschaft oder eines Steuerelements. Mit einem Bezeichner in einem Ausdruck kann auf den Wert verwiesen werden, der einem Feld, einer Eigenschaft oder einem Steuerelement zugeordnet ist. Nehmen wir z. B. den Ausdruck =[Lieferdatum]-[Versanddatum]. In diesem Ausdruck wird der Wert des Feldes oder Steuerelements Versanddatum vom Wert des Feldes oder Steuerelements Lieferdatum subtrahiert. In diesem Ausdruck sind Lieferdatum und Versanddatum Bezeichner.

Operatoren

Access unterstützt verschiedene Operatoren, u. a. die erwarteten arithmetischen Operatoren wie +, -, * (Multiplikation), / (Division) sowie Vergleichsoperatoren für den Vergleich von Werten, Textoperatoren für das Verketten von Texten, logische Operatoren für das Ermitteln der Werte WAHR und FALSCH und andere Access-spezifische Operatoren. Ausführliche Informationen zu Operatoren finden Sie in diesem Artikel im Abschnitt Operatorentabelle.

Funktionen

Bei den Funktionen handelt es sich um integrierte Prozeduren, die in Ausdrücken verwendet werden können.. Damit können Sie Berechnungen vornehmen, Texte und Datumsangaben bearbeiten, Daten zusammenfassen und eine Vielzahl verschiedener Operationen ausführen. Eine der häufig verwendeten Funktionen ist z. B. Date. Die Date-Funktion gibt das aktuelle Datum zurück. Sie könnte z. B. in einem Ausdruck verwendet werden, der den Standardwert für ein Feld in einer Tabelle festlegt. Bei jedem Hinzufügen eines Datensatzes wird im Feld als Standardwert das aktuelle Datum angegeben.

Einige Funktionen benötigen Argumente. Ein Argument ist ein Wert, der als Eingabe in die Funktion dient. Wenn eine Funktion mehrere Argumente erfordert, werden die Argumente durch Kommas voneinander getrennt. Der folgende Beispielausdruck enthält z. B. die Format-Funktion:

=Format(Date(),"mmmm t, jjjj")

In diesem Beispiel stellen wir zwei Argumente bereit. Bei dem ersten Argument handelt es sich um die Date-Funktion. Oft kann ein Wert eingegeben werden, der von einer Funktion als Argument einer anderen Funktion zurückgegeben wird. In diesem Fall geben wir das aktuelle Datum als Rückgabewert der Date-Funktion ein. Das zweite Argument, das vom ersten Argument durch ein Komma getrennt ist, ist eine Textzeichenfolge, die der Format-Funktion mitteilt, wie das Datum formatiert werden soll. Beachten Sie, dass die Textzeichenfolge in Anführungszeichen eingeschlossen ist. Generell gilt, dass Text mit Anführungszeichen am Anfang und Ende versehen werden muss.

Konstanten

Bei einer Konstante handelt es sich um ein benanntes Element, dessen Wert bei der Ausführung von Access unverändert bleibt. Die in den Ausdrücken am häufigsten verwendeten Konstanten sind True (Wahr), False (Falsch) und Null. Sie können auch eigene Konstanten in Visual Basic für Applikationen (VBA) definieren, die in VBA-Prozeduren verwendet werden können. VBA ist die von Access verwendete Programmiersprache.

 Hinweis   Microsoft Visual Basic-Konstanten können Sie nicht in benutzerdefinierten Funktionen verwenden, die Sie in den von Ihnen erstellten Ausdrücken verwenden. Visual Basic verfügt z. B. über Konstanten für die Wochentage: vbSunday steht für Sonntag, vbMonday steht für Montag usw. Jede Konstante weist einen entsprechenden numerischen Wert auf: Der numerische Wert für vbSunday beträgt 1, für vbMonday 2 usw. Diese Konstanten können nicht in einer benutzerdefinierten Funktion verwendet werden, die innerhalb eines Ausdrucks aufgerufen wird. Stattdessen müssen die numerischen Werte verwendet werden.

Werte

Sie können in den Ausdrücken Literalwerte verwenden. Numerische Werte können eine Ziffernfolge, einschließlich Vorzeichen und Dezimalkomma (bei Bedarf), enthalten. Wenn das Vorzeichen fehlt, geht Access von einem positiven Wert aus. Ein negativer Wert wird mit dem Minuszeichen (-) angegeben. Es kann auch die wissenschaftliche Notation verwendet werden. Hierzu geben Sie E oder e und das Exponentenzeichen an (z. B. 1,0E-6).

Textzeichenfolgenwerte müssen in Anführungszeichen eingeschlossen werden. In einigen Fällen werden sie von Access eingefügt. Wenn Sie z. B. in einem Ausdruck für eine Gültigkeitsregel oder für Abfragekriterien Text eingeben, fügt Access die Anführungszeichen automatisch ein.

Wenn Sie als Text Paris eingeben, wird von Access z. B. „Paris“ im Ausdruck angezeigt. Wenn Sie in einem Ausdruck eine Zeichenfolge tatsächlich in Anführungszeichen angeben möchten, können Sie die eingebettete Zeichenfolge entweder in einfache (') Anführungszeichen oder in drei doppelte (") Anführungszeichen einschließen. Beispielsweise sind die folgenden Ausdrücke äquivalent:

Formulare![Kontakte]![Stadt].Standardwert = ' "Paris" '
Formulare![Kontakte]![Stadt].Standardwert = " /" "Paris" /" "

Werte für Datum/Uhrzeit müssen in Nummernzeichen (#) eingeschlossen sein. #3-7-05#, #7-Mar-05# und #Mar-7-2005# sind gültige Werte für Datum/Uhrzeit. Wenn Access einen gültigen, in #-Zeichen eingeschlossenen Wert für Datum/Uhrzeit findet, wird der Wert automatisch als ein Datum/Uhrzeit-Datentyp behandelt.

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Warum ist es sinnvoll, Ausdrücke zu verwenden?

In Access werden Ausdrücke häufig und aus verschiedenen Gründen verwendet. Bei der Berechnung eines Werts für ein Feld in einem Formular wird z. B. ein Ausdruck verwendet. Angenommen, Sie möchten den Gesamtbetrag in Dollar für eine Position in einer Rechnung berechnen. Normalerweise würden Sie nicht die Summe der Positionen in der Datenbank speichern. Stattdessen berechnen Sie den Gesamtbetrag, wie erforderlich, aus zwei Elementen, die Sie in der Datenbank speichern sollten - Menge und Preis.

=CCur([Menge]*[Preis])

In diesem Ausdruck wird die Menge mit dem Preis multipliziert, und anschließend wird das Ergebnis mithilfe der CCur-Funktion (convert to currency, Währung konvertieren) in den Währung-Datentyp konvertiert.

Gewöhnlich speichern Sie einen berechneten Wert in einem Textfeld. Sie können dafür jedoch jedes Steuerelement mit der ControlSource-Eigenschaft (Steuerelementinhalt) verwenden. Ein Steuerelement, das über einen Ausdruck als seinen Steuerelementinhalt verfügt, wird berechnetes Steuerelement genannt. Wenn es sich bei dem Steuerelement um ein Textfeld handelt, kann der Ausdruck direkt in das Textfeld eingegeben werden. Er kann auch in der ControlSource-Eigenschaft im Eigenschaftenfenster eingegeben werden.

Neben der Verwendung von Ausdrücken zum Berechnen des benötigten Wertes, der nicht in der Datenbank gespeichert ist, werden Ausdrücke oft als Informationen für eine Abfrage verwendet. Nehmen Sie z. B. an, Sie möchten die Produktverkäufe anzeigen, die in einem bestimmten Zeitrahmen versendet wurden. Sie können einen Kriterienausdruck eingeben, in dem mithilfe des Between-Operators (Zwischen) der Zeitraum definiert wird. Access gibt nur die Zeilen zurück, die den Kriterien genügen und im angegebenen Zeitraum das Lieferdatum aufweisen:

Between #1/1/2004# And #12/31/2004#

Sie könnten auch entscheiden, dass es günstig ist, die Gesamtsumme von Positionen in der Abfrage zu berechnen, die das Formular oder den Bericht mit den Daten liefert. Eine aus dieser Berechnung resultierende Spalte in einer Abfrage wird als berechnetes Feld bezeichnet. Der folgende Ausdruck in einer Abfrage berechnet z. B. die Gesamtsummen von Positionen mit einem Rabatt:

Endpreis: CCur([Bestelldetails].Einzelpreis*[Anzahl]*(1-[Rabatt])/100)*100

Die resultierende Spalte in diesem Ausdruck wurde als Endpreis bezeichnet.

Mithilfe eines Ausdrucks kann auch ein Standardwert für ein Feld in einer Tabelle oder für ein Steuerelement bereitgestellt werden. Wenn Sie z. B. möchten, dass ein Datumsfeld als Standardwert das aktuelle Datum erhalten soll, können Sie für dieses Feld Date() im Eigenschaftenfeld Standardwert eingeben. Mithilfe eines Ausdrucks kann auch eine Gültigkeitsregel festgelegt werden. Angenommen, Sie benötigen eine Gültigkeitsregel, die besagt, dass das eingegebene Datum größer oder gleich dem aktuellen Datum ist. In diesem Fall legen Sie den Wert im Eigenschaftenfeld Gültigkeitsregel auf >= Date() fest.

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Verwendung von Ausdrücken

Ausdrücke können vielseitig verwendet werden. Ausdrücke können in Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und Makros verwendet werden. Außerdem verwenden Sie beim Schreiben von VBA-Code für eine Ereignisprozedur oder für ein Modul häufig Ausdrücke, die denen ähneln, die in einem Access-Objekt, z. B. einer Tabelle oder Abfrage, verwendet werden.

In Ausdrücken müssen Feldnamen und Steuerelementnamen in Klammern eingeschlossen werden; z. B. [Einzelpreis]. Wenn Sie einen Namen eingeben, der keine Leerstellen oder Sonderzeichen enthält, wird er von Access automatisch in Klammern eingeschlossen. Bei Namen mit Leerstellen oder Sonderzeichen müssen Sie die Klammern selber eingeben.

Einem berechneten Steuerelement können Sie einen Namen geben, indem Sie die Name-Eigenschaft festlegen. Der Name muss unter allen Steuerelementnamen in dem Formular oder Bericht eindeutig sein. Er muss anders lauten als jeder andere Feld- oder Steuerelementname, der in dem Ausdruck für das Steuerelement verwendet wird, und er muss sich von jedem Feldnamen in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage unterscheiden. Mit diesem Namen können Sie auf den Wert in dem Steuerelement in anderen Ausdrücken in dem Formular oder Bericht verweisen.

Am häufigsten werden Ausdrücke an folgenden Stellen verwendet:

In einem Textfeld-Steuerelement in einem Formular oder Bericht

Mit einem Ausdruck in einem Textfeld-Steuerelement kann ein berechnetes Steuerelement erstellt werden. Nehmen wir z. B. an, Sie möchten ein Teilergebnis erstellen, das die Summe aller Positionen in einem Bestellformular enthält. Das Teilergebnis könnte in etwa folgendermaßen aussehen.

Um das Teilergebnis zu berechnen, platzieren Sie ein Textfeld-Steuerelement in dem Formular und legen die Steuerelementinhalt-Eigenschaft des Textfeldes auf den folgenden Ausdruck fest:

=Sum([Endpreis])

Die Sum-Funktion berechnet die Gesamtsumme für eine Wertemenge aus der Datensatzquelle - in diesem Fall die Spalte mit dem Namen Endpreis.

So geben Sie einen Ausdruck in einem Textfeld-Steuerelement ein    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare.
2. Klicken Sie auf das Formular, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
4. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften, um das Eigenschaftenfenster für das Textfeld anzuzeigen.

Access zeigt das Eigenschaftenfenster für das Textfeld an.

5. Ändern Sie die ControlSource-Eigenschaft des Textfeldes in =, gefolgt von dem Ausdruck, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen rechts vom Eigenschaftenfeld, um einen Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators zu erstellen. Um z. B. die o. g. Teilsumme zu berechnen, geben Sie =Sum([Endpreis]) ein.

Das Eigenschaftenfenster sieht dann in etwa wie in der folgenden Abbildung aus.

6. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

In der Zelle „Kriterien“ im Entwurfsbereich einer Abfrage

Mithilfe eines Ausdrucks werden Kriterien in einer Abfrage definiert. Access gibt dann nur die Zeilen zurück, die den Kriterien entsprechen. Angenommen, Sie möchten z. B. alle Bestellungen mit dem Versanddatum im Jahr 2004 anzeigen. Um die Kriterien anzugeben, geben Sie in der Abfrage den folgenden Ausdruck in der Zelle Kriterien für die Spalte Versanddatum ein:

Between #1/1/2004# And #12/31/2004#

Die Spalte Versanddatum sieht dann in etwa wie in der folgenden Abbildung aus.

Mithilfe des Ausdrucks wird ermittelt, ob das Versanddatum in den von Ihnen angegebenen Zeitbereich fällt. Beachten Sie, dass die Datumswerte von Nummernzeichen (#) eingeschlossen sind. Access behandelt einen Wert innerhalb von Nummernzeichen als den Datum/Uhrzeit-Datentyp.

So geben Sie Kriterien im Abfrageentwurfsbereich an    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Abfragen.
2. Klicken Sie auf die Abfrage, und klicken Sie dann auf Entwurf im Datenbankfenster.
3. Klicken Sie in die Zelle Kriterien in der Spalte, für die Sie Kriterien angeben möchten.
4. Geben Sie den Kriterienausdruck ein, oder klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Erstellen, um den Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators zu erstellen.

 Hinweis   Stellen Sie dem Kriterienausdruck nicht den =-Operator voran.

Wenn Sie für die Eingabe des Ausdrucks mehr Platz benötigen, drücken Sie UMSCHALT+F2, um das Feld Zoom anzuzeigen.

In der Zelle „Feld“ im Entwurfsbereich einer Abfrage

Mit einem Ausdruck können Sie ein berechnetes Feld in einer Abfrage erstellen. Angenommen, Sie möchten z. B. das Versandjahr einer Bestellung als Teil einer Abfrage anzeigen. Um das berechnete Feld zu erstellen, platzieren Sie den folgenden Ausdruck in der Zelle Feld einer leeren Spalte in der Abfrage:

Jahr: Format([Versanddatum],"jjjj")

Im Ausdruck wird die Format-Funktion verwendet, um das Jahr aus dem Feld Versanddatum zu extrahieren und als vier Ziffern zu formatieren. Beachten Sie, dass die Ergebnisspalte den Namen Jahr erhält, weil dem Ausdruck Jahr: vorangestellt wurde.

So geben Sie ein berechnetes Feld in der Abfrageentwurfsansicht ein    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Abfragen.
2. Klicken Sie auf die Abfrage, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie auf die Zelle Feld in der Spalte, in der das berechnete Feld erstellt werden soll.
4. Geben Sie den Ausdruck ein, oder klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Erstellen, um den Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators zu erstellen. Der Ausdruck muss mit einem Namen, gefolgt von einem Doppelpunkt, beginnen. Geben Sie z. B. Endpreis: am Anfang des Ausdrucks an. Dadurch wird ein berechnetes Feld mit dem Namen Endpreis erstellt.

In der „ValidationRule“-Eigenschaft eines Feldes in einer Tabelle

Auch bei der ValidationRule-Eigenschaft (Gültigkeitsregel) eines Feldes in einer Tabelle erweisen sich Ausdrücke als nützlich. Angenommen, Sie möchten eine Regel erzwingen, die festlegt, dass das Feld [Vorrätige Einheiten] in der Inventartabelle einen Wert größer oder gleich null aufweist. Anders ausgedrückt, kann das Inventar niemals eine negative Zahl sein. Dies erreichen Sie mit einem Ausdruck, den die folgende Abbildung zeigt.

So geben Sie eine Gültigkeitsregel für ein Tabellenfeld ein    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Tabellen.
2. Klicken Sie auf die Tabelle, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Feldes.
4. Klicken Sie auf das Eigenschaftenfeld Gültigkeitsregel.
5. Geben Sie den Ausdruck ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen rechts vom Eigenschaftenfeld, um den Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators zu erstellen.

 Hinweis   Stellen Sie beim Erstellen einer Gültigkeitsregel dem Ausdruck nicht den =-Operator voran.

Bei der Arbeit mit Ausdrücken für Gültigkeitsregeln müssen Sie sich dessen bewusst sein, dass sie den Wert Wahr ergeben müssen, damit sie akzeptiert werden. In diesem Beispiel muss daher der Wert für [Vorrätige Einheiten] >=0 sein. Andernfalls zeigt Access den im Eigenschaftenfeld Gültigkeitsmeldung enthaltenen Text an. Wenn Sie im Eigenschaftenfeld Gültigkeitsmeldung keinen Text eingegeben haben, wird von Access eine eigene Meldung angezeigt, um darauf hinzuweisen, dass der eingegebene Wert entsprechend der Gültigkeitsregel für dieses Feld verboten ist.

In der „ValidationRule“-Eigenschaft eines Steuerelements

Sie können ebenso die ValidationRule-Eigenschaft für ein Steuerelement festlegen. Nehmen wir z. B. an, Sie verwenden ein Formular, um den Zeitraum für einen Bericht einzugeben, und Sie möchten sicherstellen, dass das Anfangsdatum nicht vor dem #1.1.2004# liegt. Sie können die ValidationRule-Eigenschaft und die ValidationText-Eigenschaft im Textfeld des Anfangsdatums wie folgt festlegen.

Wenn Sie versuchen, ein Datum vor dem #1/1/2004# einzugeben, wird eine Meldung angezeigt. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, befindet sich der Cursor wieder im Textfeld.

So geben Sie eine Gültigkeitsregel für ein Steuerelement an    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare oder Berichte.
2. Klicken Sie auf das Formular oder auf den Bericht, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen.
4. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Eigenschaften.

Access zeigt das Eigenschaftenfenster für das Steuerelement an.

5. Klicken Sie auf die Registerkarte Alle, und klicken Sie anschließend auf das Eigenschaftenfeld Gültigkeitsregel.
6. Geben Sie den Ausdruck ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen rechts vom Eigenschaftenfeld, um den Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators zu erstellen.

 Hinweis   Stellen Sie beim Erstellen einer Gültigkeitsregel dem Ausdruck nicht den =-Operator voran.

7. Ändern Sie optional die ValidationText-Eigenschaft.
8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

Wenn Sie einen Wert eingeben, der durch die Gültigkeitsregel verboten ist, können Sie, wenn sich die Einfügemarke im Steuerelement befindet, durch Drücken von ESC den ursprünglichen Wert oder Standardwert wiederherstellen. Anschließend können Sie einen Wert eingeben, der der Gültigkeitsregel entspricht.

Wenn es sich bei der ControlSource-Eigenschaft für das Steuerelement um ein Tabellenfeld handelt, ist es im allgemeinen am besten, die ValidationRule-Eigenschaft des Feldes zusätzlich zu der im Steuerelement festzulegen. Auf diese Weise wird die Regel immer erzwungen, ganz gleich, ob das Feld mithilfe des Formulars oder einer Abfrage aktualisiert wird.

In der „Standardwert“-Eigenschaft eines Tabellenfeldes

Mithilfe eines Ausdrucks können Sie einen Standardwert für ein Tabellenfeld speichern. Nehmen wir z. B. an, Sie möchten beim Hinzufügen eines neuen Datensatzes Datum und Uhrzeit im Feld Bestelldatum automatisch einfügen. Sie können einen Ausdruck wie den folgenden verwenden.

Der Ausdruck verwendet die Now-Funktion zum Einfügen von Datum und Uhrzeit im Feld Bestelldatum.

So geben Sie einen Standardwert für ein Tabellenfeld ein    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Tabellen.
2. Klicken Sie auf die Tabelle, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Feldes.
4. Klicken Sie auf das Eigenschaftenfeld Standardwert.
5. Geben Sie den Ausdruck ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen rechts vom Eigenschaftenfeld, um den Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators zu erstellen.

Wenn ein Steuerelement an ein Feld in einer Tabelle gebunden ist und das Feld über einen Standardwert verfügt, hat der Standardwert des Steuerelements Vorrang.

In der „Standardwert“-Eigenschaft in einem Steuerelement

Auch in der Standardwert-Eigenschaft eines Steuerelements werden in der Regel Ausdrücke verwendet. Die Standardwert-Eigenschaft eines Steuerelements verhält sich genauso wie die Standardwert-Eigenschaft eines Tabellenfeldes. Wenn Sie z. B. als Standardwert das aktuelle Datum für das Textfeld Bestelldatum angeben möchten, können Sie hierfür folgenden Ausdruck verwenden.

In diesem Ausdruck wird mithilfe der Date-Funktion nicht die Uhrzeit, sondern das aktuelle Datum zurückgegeben. Wenn das Textfeld an ein Feld in einer Tabelle gebunden ist und das Feld über einen Standardwert verfügt, hat der Standardwert des Steuerelements Vorrang. Es ist oft sinnvoller, die Standardwert-Eigenschaft für das Tabellenfeld festzulegen, weil der Standardwert immer angewendet wird, es sei denn, er wird von einem Steuerelement überschrieben.

So geben Sie einen Standardwert für ein Steuerelement an    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare oder Berichte.
2. Klicken Sie auf das Formular oder auf den Bericht, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen.
4. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Eigenschaften.

Access zeigt das Eigenschaftenfenster für das Steuerelement an.

5. Klicken Sie auf die Registerkarte Alle, und klicken Sie anschließend auf das Eigenschaftenfeld Standardwert.
6. Geben Sie den Ausdruck ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen rechts vom Eigenschaftenfeld, um den Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators zu erstellen.
7. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

In der Spalte „Bedingung“ in einem Makro

Zuweilen möchten Sie möglicherweise eine Aktion oder eine Reihe von Aktionen in einem Makro nur dann ausführen, wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist. Angenommen, Sie möchten z. B. eine Aktion nur ausführen, wenn das Textfeld Zähler den Wert 10 aufweist. Mithilfe eines Ausdrucks können Sie die Bedingung in der Spalte Bedingung des Makros definieren.

So geben Sie eine Bedingung für eine Makroaktion ein    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Makros.
2. Klicken Sie auf das Makro, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie auf die Zelle Bedingung für die auszuwählende Makroaktion.

Wenn die Spalte Bedingung im Menü Ansicht nicht sichtbar ist, klicken Sie auf Bedingungen.

4. Geben Sie einen bedingten Ausdruck ein.
5. Schließen Sie das Makro.

Wie bei der ValidationRule-Eigenschaft handelt es sich bei dem Ausdruck für die Spalte Bedingung um einen bedingten Ausdruck. Er muss als Wahr oder Falsch ausgewertet werden. Die Aktion findet nur statt, wenn die Bedingung Wahr ist.

Im Feld „Sortieren und gruppieren“

Mithilfe des Feldes Sortieren und gruppieren können Gruppenebenen und Sortieroptionen für einen Bericht definiert werden. Sie können nach einem Feld oder einem Ausdruck gruppieren. Angenommen, Sie möchten z. B. den Bericht nach Ländern, anschließend nach Namen und danach nach der Bestell-Nr gruppieren. Wenn Ihre Namensinformationen in getrennten Feldern, Nachname und Vorname, gespeichert sind, muss nach einem Ausdruck gruppiert werden, genauso wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

In diesem Ausdruck werden mit dem Ampersand-Operator (&) die Textwerte kombiniert (dies wird oft als Zeichenfolgenverkettung bezeichnet). Weitere Informationen zum Kombinieren von Textwerten finden Sie in diesem Artikel im Abschnitt Kombinieren von Textwerten.

So geben Sie einen Ausdruck im Feld „Sortieren und gruppieren“ ein    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Berichte.
2. Klicken Sie auf den Bericht, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht.
4. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Sortieren und gruppieren.
5. Klicken Sie in der Spalte Feld/Ausdruck auf eine Zelle.
6. Geben Sie einen Ausdruck ein, dem der =-Operator vorangestellt ist.

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Verwenden des Ausdrucks-Generators

Sie können den Ausdrucks-Generator verwenden, der Sie bei der Erstellung von Ausdrücken unterstützt. Bei dem Ausdrucks-Generator handelt es sich um ein Werkzeug, das von den meisten Stellen, an denen Ausdrücke geschrieben werden, gestartet werden kann. Es bietet einfachen Zugriff auf die in der Datenbank verwendeten Namen der Felder und Steuerelemente sowie auf viele integrierte Funktionen, die beim Erstellen von Ausdrücken verfügbar sind. Mit dem Ausdrucks-Generator können vollständig neue Ausdrücke erstellt werden, oder es können einige integrierte Ausdrücke ausgewählt werden, um Seitenzahlen, das aktuelle Datum bzw. das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit anzuzeigen.

Der obere Bereich des Ausdrucks-Generators enthält ein Ausdrucksfeld, in dem Sie den Ausdruck erstellen. Mithilfe der drei Spalten im unteren Bereich des Ausdrucks-Generators können Sie Elemente suchen, die Sie dann in das Ausdrucksfeld einfügen. Sie können ebenso Teile des Ausdrucks direkt in das Ausdrucksfeld eingeben. Auf diese Weise erstellen Sie einen Ausdruck, indem Sie einen gewissen Teil davon eingeben bzw. kopieren und einfügen.

Im mittleren Bereich des Ausdrucks-Generators befinden sich Schaltflächen für häufig benutzte Operatoren. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um einen Operator in das Ausdrucksfeld einzufügen. Um eine Liste aller Operatoren anzuzeigen, die in Ausdrücken verwendet werden können, klicken Sie in der linken Spalte unten auf den Ordner Operatoren, und klicken Sie anschließend in der mittleren Spalte auf die gewünschte Kategorie. Dann werden in der rechten Spalte alle Operatoren in der gewünschten Kategorie aufgelistet. Um einen Operator einzufügen, doppelklicken Sie auf den Operator, oder Sie markieren ihn und klicken anschließend auf Einfügen.

Im unteren Bereich befinden sich drei Spalten:

• In der linken Spalte werden Ordner angezeigt, die Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte in der Datenbank sowie die verfügbaren integrierten Funktionen und benutzerdefinierten Funktionen, Konstanten, Operatoren und häufig verwendeten Ausdrücke auflisten.
• In der mittleren Spalte werden spezifische Elemente oder Kategorien von Elementen für den in der linken Spalte ausgewählten Ordner aufgelistet. Wenn Sie z. B. in der linken Spalte auf Integrierte Funktionen klicken, werden in der mittleren Spalte Funktionskategorien aufgelistet.
• In der rechten Spalte werden, wenn überhaupt, Werte für die Elemente aufgelistet, die in der linken und mittleren Spalte ausgewählt wurden. Wenn Sie z. B. in der linken Spalte auf Integrierte Funktionen und anschließend in der mittleren Spalte auf eine Funktionskategorie klicken, werden in der rechten Spalte alle integrierten Funktionen in der ausgewählten Kategorie aufgelistet.

Sie erstellen Ausdrücke, indem Sie Text in das Ausdrucksfeld eingeben und Elemente aus den anderen Bereichen des Ausdrucksgenerators einfügen. Sie können z. B. unten in die linke Spalte klicken, um alle Objekte der Datenbank sowie Funktionen, Konstanten, Operatoren und häufig verwendete Ausdrücke anzuzeigen. Wenn Sie in der linken Spalte auf ein Element klicken, ändern sich die anderen Spalten dementsprechend. Wenn Sie z. B. in der linken Spalte auf den Namen einer Tabelle klicken, werden in der mittleren Spalte die Felder in dieser Tabelle aufgelistet. Wenn Sie auf Funktionen doppelklicken und anschließend auf Integrierte Funktionen klicken, werden in der mittleren Spalte alle Funktionskategorien und in der rechten Spalte die Funktionen in diesen Kategorien aufgelistet. Wenn Sie doppelklicken, um eine Funktion in den Ausdruck einzufügen, werden die Funktion und der Text, der auf die für diese Funktion benötigten Argumente hinweist, in dem Ausdrucksfeld als Platzhaltertext angezeigt. Anschließend können Sie den Text durch die korrekten Argumentwerte ersetzen.

Wenn Sie einen Bezeichner in den Ausdruck einfügen, fügt der Ausdrucks-Generator nur die im aktuellen Kontext erforderlichen Teile des Bezeichners ein. Wenn Sie z. B. den Ausdrucks-Generator vom Eigenschaftenfenster des Formulars Kunden starten und anschließend einen Bezeichner für die Visible-Eigenschaft des Formulars in den Ausdruck einfügen, fügt der Ausdrucks-Generator nur den Eigenschaftennamen Visible ein. Bei Verwendung des Ausdrucks außerhalb des Formularkontexts müssen Sie den vollständigen Bezeichner einfügen: Formulare![Kunden].Visible.

So starten Sie den Ausdrucks-Generator in einer Tabelle, in einem Formular oder Bericht    

1. Klicken Sie auf das Feld der Eigenschaft oder des Aktionsarguments, in das der Ausdruck eingefügt werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen neben der Eigenschaft.

So starten Sie den Ausdrucks-Generator in einer Abfrage    

1. Klicken Sie auf die Zelle im Entwurfsbereich, in die der Ausdruck eingefügt werden soll. Klicken Sie z. B. auf die Zelle Kriterien bei der Spalte, in die Kriterien eingegeben werden sollen, oder klicken Sie auf die Zelle Feld bei der Spalte, in der Sie ein berechnetes Feld erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Erstellen.

Der Ausdrucks-Generator stellt gewissermaßen ein Hilfsmittel zum Nachschlagen und Einfügen von Zeichenfolgen dar, die sich schlecht einprägen, z. B. Namen von Bezeichnern (für Felder, Tabellen, Formulare und Abfragen), Funktionsnamen und Argumenten.

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Verwendung von Ausdrücken für praktische Zwecke

In diesem Abschnitt werden Anwendungsmöglichkeiten von Ausdrücken zum Lösen von Problemen und zum Berechnen benötigter Informationen für Formulare, Berichte und Tabellen vorgestellt.

"Stempeln" eines neuen Datensatzes mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit

In einigen Tabellen ist es wichtig, das Datum oder das Datum und die Uhrzeit zum Zeitpunkt des Hinzufügens eines Datensatzes zu verfolgen ("per Stempel zu erfassen"). Damit Access diesen Wert automatisch einsetzt, können Sie ein Feld vom Datum/Uhrzeit-Datentyp erstellen und die DefaultValue-Eigenschaft für das Feld auf Date() oder Now() festlegen. Die Date-Funktion gibt das aktuelle Datum zurück, wie es in der Systemuhr des Computers gespeichert ist. Die Now-Funktion gibt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit zurück.

So fügen Sie ein Feld für den Datums- und Zeitstempel hinzu    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Tabellen.
2. Klicken Sie auf die Tabelle, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie in der Spalte Feldname auf die erste verfügbare freie Zeile.
4. Geben Sie einen Namen für das Feld ein, z. B. Hinzugefügt am.
5. Klicken Sie in die Spalte Felddatentyp, und wählen Sie Datum/Uhrzeit aus.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein, und klicken Sie anschließend auf das Eigenschaftenfeld Standardwert.
7. Geben Sie Now() oder Date() ein, und drücken Sie anschließend die TAB-TASTE.
8. Schließen Sie die Tabelle. Wenn Sie von Access gefragt werden, ob die Änderungen gespeichert werden sollen, klicken Sie auf Ja.

Jedes Mal, wenn der Tabelle ein neuer Datensatz hinzugefügt wird, fügt Access automatisch das Datum oder das Datum und die Uhrzeit in das Feld Hinzugefügt am ein.

Kombinieren von Textwerten

Wenn Sie die Werte in zwei oder mehr Textfeldern miteinander kombinieren möchten, können Sie den Ampersand-Operator (&) verwenden. Angenommen, Sie möchten in dem Formular Mitarbeiter den vollständigen Namen des Mitarbeiters im Formularkopf verwenden. Sie können die Vornamen und Nachnamen der Mitarbeiter in den Textfeldern im Detailbereich eingeben.

Mit dem folgenden Ausdruck können Sie den vollständigen Namen des Mitarbeiters angeben:

=[Vorname] & " /" & [Nachname]

Um die Textwerte in zwei oder mehr Steuerelementen zu kombinieren, verwenden Sie ebenfalls den &-Operator. Alles, was zwischen den Werten eingefügt werden soll - Leerzeichen, Satzzeichen oder unveränderlicher Text - muss in Anführungszeichen eingeschlossen werden.In diesem Beispiel wird mit der Zeichenfolge „ “ eine Leerstelle zwischen dem Vor- und Nachnamen eingefügt.

So fügen Sie ein Textfeld mit einem Ausdruck für den vollständigen Namen hinzu    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare oder Berichte.
2. Klicken Sie auf das Formular oder auf den Bericht, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Textfeld Bild.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Um das Textfeld zu erstellen, ziehen Sie den Zeiger auf das Formular oder auf den Bericht.
5. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Daten.
7. Ändern Sie die ControlSource-Eigenschaft in =[Vorname] & " /" & [Nachname], und drücken Sie anschließend die TAB-TASTE.
8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

In manchen Datensätzen fehlt möglicherweise ein Wert in einem Feld, das mit anderen Feldern kombiniert wird. Der fehlende Wert wird als NULL-Wert bezeichnet. Wenn der &-Operator verwendet wird und ein Feld keinen Wert aufweist, gibt Access eine Zeichenfolge der Länge 0 für dieses Feld zurück. Wenn ein Datensatz z. B. nur den Nachnamen eines Mitarbeiters enthält, wird von dem Ausdruck in dem vorherigen Beispiel eine Zeichenfolge der Länge 0 für das Feld Vorname, ein Leerzeichen und der Wert aus dem Feld Nachname zurückgegeben.

Beim Kombinieren von Werten möchten Sie möglicherweise einen Wert, z. B. ein Komma, nur dann einfügen, wenn in einem bestimmten Feld ein Wert vorhanden ist. Angenommen, Sie verfügen z. B. über eine Tabelle Kunden und möchten die Werte in den Feldern Ort, Region und PLZ für einen Bericht kombinieren. In einigen Datensätzen könnte im Feld Region ein Wert fehlen. In diesem Fall würden Sie vor der PLZ ein unerwünschtes Komma vorfinden, wenn der &-Operator verwendet wird.

Um dieses unerwünschte Komma zu beseitigen, können Sie den plus-Operator (+) wie im folgenden Beispielausdruck verwenden:

=([Ort] & (", " + [Region]) & " /" & [PLZ])

Der +-Operator kombiniert Text genauso wie der &-Operator. Der +-Operator unterstützt aber auch die sogenannte Null-Weitergabe. Dies bedeutet, dass, wenn eine Komponente eines Ausdrucks den Wert Null aufweist, der ganze Ausdruck den Wert Null ergibt. Beachten Sie im vorherigen Beispiel den Bereich, der (", " + [Region]) lautet. Dank der Verwendung des +-Operators wird in dem Ausdruck in den Klammern nur bei Vorhandensein eines Wertes im Feld Region ein Komma gesetzt. Bei Fehlen eines Wertes wird die Null-Weitergabe wirksam, und der gesamte Ausdruck innerhalb der Klammern wird mit dem Wert Null ausgewertet.

Erstellen berechneter Steuerelemente zum Ausführen von arithmetischen Berechnungen

Mit Ausdrücken können die Werte in zwei oder mehr Feldern oder Steuerelementen addiert, subtrahiert, multipliziert und dividiert werden. Angenommen, Sie erfassen z. B. das Datum, an dem eine Kunde eine Bestellung erhalten soll, und das Versanddatum für diese Bestellung. Sie können ermitteln, um wie viel Tage früher (oder später) eine Bestellung versendet wurde, indem der Wert im Feld Versanddatum von dem Wert im Feld Lieferdatum subtrahiert wird. Dies ist möglich, weil Access arithmetische Berechnungen über Datumsangaben ausführen kann.

Das Ergebnis einer Berechnung mit Datumsangaben wird als Intervall bezeichnet. Dieser Wert enthält links vom Dezimalkomma eine Tageskomponente und rechts davon eine Zeitkomponente. Wenn der zurückgegebene Wert eine positive Zahl ist, wissen Sie, wie viele Tage früher die Bestellung versendet wurde. Bei einer negativen Zahl wissen Sie, wie viele Tage die Bestellung verspätet versendet wurde. Wenn der Wert 0 beträgt, wissen Sie, dass die Bestellung pünktlich versendet wurde.

So fügen Sie ein Textfeld mit einem Ausdruck zum Berechnen der zu frühen oder verspäteten Lieferung in Tagen hinzu    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare oder Berichte.
2. Klicken Sie auf das Formular oder auf den Bericht, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Textfeld Bild.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Um das Textfeld zu erstellen, ziehen Sie den Zeiger auf das Formular oder auf den Bericht.
5. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Daten.
7. Ändern Sie die ControlSource-Eigenschaft in =[Lieferdatum]-[Versanddatum], und drücken Sie anschließend die TAB-TASTE.
8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

Wenn für die Berechnung mit zwei Werten einer der Operatoren +, –, *, / oder \ verwendet wird und einer der Werte ein Null-Wert ist (d.h., es wurde kein Wert eingegeben), ist der Wert des Ausdrucks ebenfalls Null. Wenn z. B. eine der Datumsangaben in dem vorherigen Ausdruck Null ist, ergibt die Auswertung des gesamten Ausdrucks in einem Bericht ebenfalls Null. D. h., die Berechnung ergibt ein Leerzeichen. Wenn Sie den Null-Wert durch 0 (Null) ersetzen möchten, können Sie mit der Nz-Funktion den Null-Wert in 0 (Null) konvertieren. Z. B.:

=Nz([Lieferdatum]-[Versanddatum],0)

 Hinweis   Die Felder in einer Tabelle können so angelegt werden, dass die Benutzer keine Null-Werte eingeben können. Legen Sie beim Entwerfen der Tabelle die Required-Eigenschaft (Erforderlich) für das jeweilige Feld auf Ja fest. Die Standardwert-Eigenschaft für das betreffende Feld sollte auf einen Wert ungleich Null festgelegt werden.

Hinzufügen von Werten in zwei Steuerelementen

Oft möchten Sie möglicherweise die Werte in zwei Steuerelementen hinzufügen. Um z. B. die Gesamtkosten einer Bestellung zu berechnen, fügen Sie die Werte in den Steuerelementen Zwischensumme und Fracht hinzu, wie dies in der folgenden Abbildung veranschaulicht wird.

Um die Bestellungssumme zu berechnen, erstellen Sie im Detailbereich des Formulars Bestellungen ein Textfeld.

So fügen Sie ein Textfeld mit einem Ausdruck für die Berechnung der Summe hinzu    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare oder Berichte.
2. Klicken Sie auf das Formular oder auf den Bericht, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Textfeld Bild.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Um das Textfeld zu erstellen, ziehen Sie den Zeiger auf das Formular oder auf den Bericht.
5. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Alle.
7. Legen Sie die Werte für die Eigenschaft, wie in der folgenden Tabelle gezeigt, fest.

8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

Multiplizieren von zwei Werten, um die Umsatzsteuer zu berechnen

Angenommen, Sie müssen die Umsatzsteuer für eine Bestellung berechnen, und der Umsatzsteuersatz ist in dem Steuerelement Umsatzsteuer gespeichert. Um die Steuer zu berechnen, nehmen Sie den Wert im Steuerelement Zwischensumme und multiplizieren ihn mit dem Wert im Steuerelement Umsatzsteuer.

Um die Umsatzsteuer zu berechnen, erstellen Sie im Detailbereich des Formulars Bestellungen ein Textfeld.

So fügen Sie ein Textfeld mit einem Ausdruck zum Berechnen der Umsatzsteuer hinzu    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare oder Berichte.
2. Klicken Sie auf das Formular oder auf den Bericht, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Textfeld Bild.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Um das Textfeld zu erstellen, ziehen Sie den Zeiger auf das Formular oder auf den Bericht.
5. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Alle.
7. Legen Sie die Werte für die Eigenschaft fest, wie dies in der folgenden Tabelle veranschaulicht wird.

8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

Addieren und Zählen

Oft müssen Sie die Summe von in einer Gruppe von Datensätzen gespeicherten Werten berechnen. Angenommen, Sie müssen z. B. ein Gruppengesamtergebnis für den Gruppenfuß in einem Bericht oder eine Bestellungszwischensumme für die Positionen in einem Formular berechnen. Ein anderes Mal müssen Sie die Positionen zählen, statt deren Summe zu bilden. Zum Berechnen der Summe einer Gruppe von Datensätzen verwenden Sie die Sum-Funktion. Zum Zählen einer Gruppe von Datensätzen verwenden Sie die Count-Funktion.

Um z. B. in einem Bericht die Anzahl der nach Kunden gruppierten Bestellungen zu zählen, können Sie den folgenden Ausdruck verwenden:

=Count([Bestell-Nr])

Im Argumentausdruck für die Sum-Funktion und die Count-Funktion können Feldnamen, aber keine Steuerelementnamen verwendet werden. Die Feldnamen können von einer Tabelle oder Abfrage stammen. Selbst das berechnete Feld einer Abfrage kann verwendet werden. Bei der Bildung der Gesamtsumme der Werte in einem berechneten Steuerelement muss jedoch der Ausdruck wiederholt werden, der in dem berechneten Steuerelement in der Funktion verwendet wird.

Wenn Sie in einem Formular mehr als einmal auf denselben Ausdruck verweisen möchten oder wenn Sie eine Funktion verwenden, z. B. Sum, sollten Sie prüfen, ob Sie den Ausdruck in der Abfrage, die dem Formular zugrunde liegt, aufnehmen können. Auf diese Weise könnte die Berechnung statt im Formular in der Abfrage erfolgen. Oft können Berechnungen in einer Abfrage schneller ausgeführt werden.

Weitere Informationen zum Addieren und Zählen finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Sum (Funktion) (nur auf Englisch verfügbar)
• Count (Funktion) (nur auf Englisch verfügbar)
• DSum (Funktion) (nur auf Englisch verfügbar)
• DCount (Funktion) (nur auf Englisch verfügbar)

Berechnen der Zwischensumme einer Bestellung in einem Unterformular

Beim Erstellen eines Bestellformulars verwenden Sie häufig ein Hauptformular und ein Unterformular. Das Haupt- und das Unterformular sind über ein gemeinsames Feld, z.B. Bestell-Nr, miteinander verknüpft. Das Hauptformular enthält Einzelheiten zur Bestellung, z. B. die Informationen „Rechnung an“ und „Versand an“, während das Unterformular Einzelheiten zu den bestellten Positionen, z. B. Produkt, Menge und Einzelpreis, enthält. Die Informationen im Hauptformular stammen aus einer Abfrage, die die Tabelle „Bestellungen“ einschließt. Die Informationen im Unterformular stammen aus einer Abfrage, die die Tabelle „Bestelldetails“ einschließt.

Wenn Sie dem Unterformular eine Abfrage zugrunde legen, die ein berechnetes Feld zum Berechnen des Endpreises enthält, können Sie die Werte im Feld „Endpreis“ addieren, um die Zwischensumme zu berechnen. Um die Zwischensumme der Bestellungen zu berechnen, erstellen Sie ein Textfeld im Formularfuß des Unterformulars „Bestellungen“.

So fügen Sie ein Textfeld mit einem Ausdruck zum Berechnen der Zwischensumme einer Bestellung in einem Unterformular hinzu    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare.
2. Klicken Sie auf das Unterformular, und klicken Sie dann auf Entwurf im Datenbankfenster.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Textfeld Bild.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Um das Textfeld zu erstellen, ziehen Sie den Zeiger auf das Formular.
5. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Alle.
7. Legen Sie die Werte für die Eigenschaft fest, wie dies in der folgenden Tabelle veranschaulicht wird.

8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

Obgleich das Textfeld im Unterformular die Zwischensumme der Bestellung berechnet, wird der Wert nur im Hauptformular angezeigt. Um das Textfeld im Unterformular auszublenden, platzieren Sie es im Formularfuß des Unterformulars und legen die Standardansicht-Eigenschaft für das Unterformular auf Datenblattansicht fest. Ein Formularkopf oder -fuß wird in Access bei Verwendung der Datenblattansicht nicht angezeigt. Anschließend fügen Sie das Unterformular im Hauptformular ein.

Im Allgemeinen funktioniert ein Unterformular als unabhängiges Formular nicht korrekt. Unterformulare werden normalerweise so angelegt, dass sie von einem Wert im Hauptformular abhängen. Access beschränkt das Unterformular erst dann auf die entsprechenden Datensätze, nachdem Sie das Unterformular in das Hauptformular eingefügt und das Feld festgelegt haben, das die beiden Formulare miteinander verknüpft (z. B. Bestell-Nr). Wenn Sie z. B. ein Formular „Bestellungen“ mit einem Unterformular verwenden, werden durch das Feld Bestell-Nr im Hauptformular die Datensätze im Unterformular auf diejenigen eingeschränkt, die dieselbe Bestell-Nr aufweisen.

Verweisen auf die Zwischensumme einer Bestellung im Hauptformular

Die Steuerelemente in einem Haupt- und Unterformular können aufeinander verweisen. Mithilfe eines Ausdrucks kann auf einen Wert im Unterformular verwiesen werden. Dies wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Um die Zwischensumme einer Bestellung anzuzeigen, erstellen Sie ein Textfeld im Detailbereich des Formulars Bestellungen.

So zeigen Sie die Zwischensumme aus einem Unterformular in einem Textfeld im Detailbereich des Formulars „Bestellungen“ an    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare.
2. Klicken Sie auf das Formular, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Textfeld Bild.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Ziehen Sie den Zeiger in den Detailbereich des Formulars, um das Textfeld zu erstellen.
5. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Alle.
7. Legen Sie die Werte für die Eigenschaft fest, wie dies in der folgenden Tabelle veranschaulicht wird.

8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

Nachschlagen eines Werts in einer Tabelle

Beim Entwerfen eines Formulars möchten Sie möglicherweise einen Wert von einer anderen Tabelle oder Abfrage als derjenigen anzeigen, an die das Formular gebunden ist. Sie möchten z. B. über ein Formular Artikel verfügen, das an die Tabelle Artikel gebunden ist. Nachdem das Formular fertig ist, entscheiden Sie jedoch, dass das Formular den Namen des Lieferanten anzeigen soll. Der Name des Lieferanten ist in der Tabelle Lieferanten enthalten.

Mithilfe der DLookup-Funktion können Sie einen Wert aus einer anderen Tabelle oder Abfrage nachschlagen und anzeigen. Die DLookup-Funktion benötigt drei Argumente:

• Den Namen des Feldes, dessen Wert nachgeschlagen werden soll
• Die Tabelle oder die Abfrage, in der sich das Feld befindet
• Die Kriterien, wonach der Datensatz gesucht wird

Um den Lieferanten hinzuzufügen, öffnen Sie in der Entwurfsansicht das Formular Artikel, und fügen Sie dann ein Textfeld mit der Beschriftung Kontaktnamehinzu. Der Ausdruck für dieses Textfeld lautet:

=DLookup("[Kontaktname]","[Lieferanten]","[Lieferanten-Nr]=" & Formulare!Artikel!Lieferanten-Nr)

So fügen Sie das Textfeld für den Namen des Lieferanten hinzu    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Formulare.
2. Klicken Sie auf das Formular, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Textfeld Bild.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Um das Textfeld zu erstellen, ziehen Sie den Zeiger auf das Formular.
5. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Alle.
7. Legen Sie die Werte für die Eigenschaft fest, wie dies in der folgenden Tabelle veranschaulicht wird.

8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

Dieser Ausdruck sucht in der Tabelle Lieferanten und gibt den Kontaktnamen des Lieferanten zurück, dessen Lieferanten-Nr mit dem Wert in dem SteuerelementLieferanten-Nr im Formular Artikel übereinstimmt. Beachten Sie, wie der &-Operator zum Erstellen des dritten Arguments verwendet wird. Ein häufiger Fehler, den Sie vermeiden sollten, besteht darin, das gesamte Argument in Anführungszeichen einzuschließen. Es darf nur der Text vor dem &-Operator in Anführungszeichen eingeschlossen werden.

 Hinweis   Alternativ zur DLookup-Funktion kann die zugrunde liegende Abfrage geändert werden, um die benötigten Informationen einzufügen. Die Verwendung einer Abfrage ist oft effektiver.

Drucken des Druckdatums in einem Bericht

In vielen Berichten möchten Sie möglicherweise das Erstellungsdatums des Berichts drucken. Mithilfe der Now-Funktion oder der Date-Funktion veranlassen Sie, dass Access das Datum einfügt. Die Now-Funktion gibt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit zurück, wie es in der Computeruhr gespeichert ist. Die Date-Funktion gibt nur das aktuelle Datum zurück. Das Ergebnis beider Funktionen kann in jedes verfügbare Datums- und Uhrzeitformat formatiert werden.

Angenommen, Sie möchten einen Rechnungsbericht drucken, wobei das Rechnungsdatum im mittellangen Datumsformat (z. B. 31. Dez 04) gedruckt werden soll. Geben Sie den Ausdruck =Date() in der ControlSource-Eigenschaft des Textfeldes oder direkt im Textfeld ein.

So fügen Sie das Druckdatum in einen Bericht ein    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Berichte.
2. Klicken Sie auf den Bericht, und klicken Sie dann auf Entwurf im Datenbankfenster.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Textfeld Bild.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Um das Textfeld zu erstellen, ziehen Sie den Zeiger in den Bericht.

 Hinweis   Wenn die Seitenfußzeile nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Seitenkopf/-fuß.

5. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Alle.
7. Legen Sie die Werte für die Eigenschaft fest, wie dies in der folgenden Tabelle veranschaulicht wird.

8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

Drucken der Seitenzahl in einem Bericht

Wenn der von Ihnen entworfene Bericht länger als eine Seite ist, möchten Sie vermutlich Seitenzahlen hinzufügen. Mithilfe der Page-Eigenschaft (Seite) können Sie Seitenzahlen hinzufügen. Die Seiten werden beim Anzeigen oder Drucken des Berichts automatisch durchnummeriert. Die Page-Eigenschaft ist nur bei der Vorschau oder beim Drucken des Berichts verfügbar. Daher wird sie nicht im Eigenschaftenfenster angezeigt.

Die Page-Eigenschaft in der ControlSource-Eigenschaft eines Textfeldes wird genauso wie eine Funktion, z. B. Now oder Date, verwendet. Platzieren Sie das Textfeld in dem Seitenkopf oder Seitenfuß des Berichts. (Achten Sie darauf, dass Sie die Klammern, die auf die Page-Eigenschaft folgen, nicht mit einfügen.)

Sie können einen Ausdruck erstellen, in dem die Page-Eigenschaft (Seite) und die Pages-Eigenschaft (Seiten)verwendet werden. Die Pages-Eigenschaft gibt die Gesamtanzahl der Seiten im Bericht zurück. Mit dem folgenden Ausdruck wird z. B. eine Seitennummerierung im Format Seite 1 von 10 erstellt.

="Seite " & [Page] &" von " & [Pages]

So fügen Sie einem Bericht eine vorangestellte Formatvorlage für die Seitennummerierung hinzu    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Berichte.
2. Klicken Sie auf den Bericht, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Textfeld Bild.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Ziehen Sie den Zeiger in den Bereich der Seitenfußzeile des Berichts, um das Textfeld zu erstellen.

 Hinweis   Wenn die Seitenfußzeile nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Seitenkopf/-fuß.

5. Klicken Sie auf das Textfeld, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Daten.
7. Ändern Sie den Wert im Feld der Control Source-Eigenschaft in ="Seite " & [Page] &" von " & [Pages].
8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

 Hinweis   Im Ausdrucks-Generator von Access sind einige häufig verwendete Ausdrücke enthalten, die für die Seitennummerierung verwendet werden können.

Drucken eines Teils eines Werts in einem Bericht

Wenn die ersten oder die letzten Zeichen in einem Feld eine spezielle Bedeutung besitzen, können Sie hierzu einen Bericht organisieren. Wenn z. B. die ersten zwei Zeichen in der Artikelnummer den Typ des Artikels angeben, können die Artikel nach den ersten zwei Codebuchstaben gruppiert und anschließend jede Gruppe durch Drucken der Buchstaben im Gruppenkopf identifiziert werden.

Mithilfe der Left-Funktion können die ersten n Zeichen eines Werts in einem Textfeld und mit der Right-Funktion die letzten n Zeichen extrahiert werden. In beiden Fällen handelt es sich bei dem ersten Argument um den Feldnamen oder Textausdruck, und das zweite Argument gibt die Anzahl der Zeichen an, die extrahiert werden sollen.

In der folgenden Tabelle sind Ausdrücke aufgeführt, in denen diese Funktionen verwendet werden.

Weitere Informationen zur Left-Funktion und Right-Funktion finden Sie in den Artikeln Left (Funktion) (nur auf Englisch verfügbar) und Right (Funktion) (nur auf Englisch verfügbar).

Verwenden von Buchstabentrennzeichen in einer alphabetischen Liste

Zur schnellen Suche in einer Artikelliste können Sie die Artikel nach dem ersten Buchstaben ihrer Namen geordnet werden, und der erste Buchstabe in einem Gruppenkopf kann, wie in der folgenden Abbildung gezeigt, gedruckt werden.

Um eine neue Gruppe zu beginnen, sobald sich der erste Buchstabe des Artikelnamens ändert, und anschließend die Artikel innerhalb der Gruppe alphabetisch zu sortieren, legen Sie die Eigenschaften im Feld Sortieren und gruppieren - wie in der folgenden Tabelle gezeigt - fest.

So zeigen Sie das Feld „Sortieren und gruppieren“ an

1. Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Sortieren und gruppieren (oder klicken Sie auf der Symbolleiste auf Sortieren und gruppieren ).

Um nur den ersten Buchstaben des Namens am Anfang einer neuen Gruppe zu drucken, verwenden Sie diesen Ausdruck im Textfeld im KopfbereichArtikelname:

=Left([Artikelname],1)

Drucken des numerischen Äquivalents eines Datums

Die Datensätze in einem Bericht können nach den numerischen Werten für einen Zeitraum organisiert werden , z. B. in Zeiträumen wie Jahr, Quartal, Monat oder Woche. Ein Jahr ist z. B. in 53 Kalenderwochen unterteilt. (Die erste und die letzte Woche eines Jahres sind oft unvollständige Wochen.) Der numerische Wert für die Woche vom 18.Dez.94 bis 24.Dez.94 lautet 52. Mithilfe dieser numerischen Werte können die ausgelieferten Bestellungen nach Kalenderwochen sortiert werden.

Mithilfe der DatePart-Funktion ermitteln Sie den numerischen Wert eines Datums. Das Format für diese Funktion lautet:

DatePart(interval, date)

Das interval-Argument ist die Abkürzung für den Teil des Datums, der zurückgegeben werden soll. Beispiele für gültige Abkürzungen sind „jjjj“ für eine vierstellige Jahreszahl, „q“ für ein Quartal und „m“ für einen Monat. Das date-Argument ist ein Feldname oder ein Datumsliteral, z. B. „1.Jul.94“.

 Hinweis   Optional können Sie der DatePart-Funktion zwei Argumente hinzufügen: eines für den ersten Wochentag und ein anderes für die erste Woche des Jahres. In diesen Argumenten können Sie die Werte akzeptieren, die durch die Ansichtsoptionen FirstWeekday und FirstWeek festgelegt sind, oder Sie können eigene Werte angeben.

In der folgenden Tabelle sind Beispiele für Ergebnisse aufgelistet, die für ein Feld mit dem Namen „Feiertag“ zurückgegeben werden. In dem Feld Feiertag können die Feiertage gespeichert werden, die in den Ländern, in denen Ihr Unternehmen tätig ist, begangen werden.

Weitere ausführliche Informationen zum Verwenden der DatePart-Funktion finden Sie im Artikel DatePart (Funktion) (nur auf Englisch verfügbar).

Weitere Informationen zum Erstellen gruppierter Berichte finden Sie im Artikel Erstellen von gruppierten und Zusammenfassungsberichten.

Vergleichen der Ergebnisse mehrerer Jahre

Wenn Sie die Umsätze von mehr als einem Jahr analysieren möchten, empfiehlt es sich, die Ergebnisse nach Zeiträumen zu gruppieren, z. B. quartals- oder monatsweise. Auf diese Weise können Sie schnell die Leistung für einen Zeitraum in einem Jahr mit demselben Zeitraum in einem anderen Jahr vergleichen. Angenommen, Sie möchten z. B. den Bericht Zusammenfassung der Quartalsumsätze anzeigen, in dem die Anzahl der ausgelieferten Bestellungen und die Gesamtumsätze aufgeführt sind.

Um die Gruppenköpfe und Gruppenfüße zu erstellen und um die Sortierreihenfolge für diesen Bericht anzugeben, legen Sie die Eigenschaften im Feld Sortieren und gruppieren - wie in der folgenden Tabelle gezeigt - fest. Beachten Sie, dass Sie einen Ausdruck verwenden, um die gelieferten Bestellungen quartalsweise zu gruppieren.

So zeigen Sie das Feld „Sortieren und gruppieren“ an

1. Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Sortieren und gruppieren (oder klicken Sie auf der Symbolleiste auf Sortieren und gruppieren ).

Um am Anfang einer neuen Gruppe die Quartalsnummer zu drucken, platzieren Sie mit demselben Ausdruck, den Sie im Feld Sortieren und Gruppieren verwendet haben, im Gruppenkopf ein Textfeld:

=DatePart("q",[Versanddatum])

Berechnen der Summen von Positionen

Angenommen, Sie benötigen einen Rechnungsbericht, der Informationen zu einer Bestellung anzeigt. Sie müssen den Endpreis für die Positionen (den Gesamtumsatz für jeden Artikel) berechnen. Zuerst erstellen Sie eine Abfrage, die die Daten für den Bericht liefert. In die Abfrage nehmen Sie alle Felder auf, die aus den einzelnen Tabellen benötigt werden, z.B. aus den Tabellen Bestellungen, Bestelldetails und Kunden. Anschließend können Sie ein berechnetes Feld im Abfrageentwurfsbereich erstellen, das den Endpreis für jeden Artikel in der Rechnung berechnet.

So erstellen Sie ein berechnetes Feld    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Abfragen.
2. Klicken Sie auf die Abfrage, und klicken Sie dann auf Entwurf im Datenbankfenster.
3. Klicken Sie in die Zeile Feld einer leeren Spalte im Abfrageentwurfsbereich.
4. Geben Sie einen Namen, einen Doppelpunkt (:) und einen Ausdruck in der Zelle Feld ein. Zum Berechnen des Endpreises können Sie einen Ausdruck wie folgt verwenden:

Endpreis: CCur([Bestelldetails].Einzelpreis*[Anzahl]*(1-[Rabatt])/100)*100

Beachten Sie, dass Sie beim Erstellen eines berechneten Feldes im Abfrageentwurfsbereich dem Ausdruck nicht den =-Operator voranstellen dürfen.

Ermitteln von verspätet versandten Bestellungen

Unter günstigsten Bedingungen werden Bestellungen pünktlich ausgeliefert. Gelegentlich gehen einige Bestellungen möglicherweise erst nach dem Liefertermin heraus, und Sie möchten diese Lieferungen in einem Bericht erfassen. Um alle zu spät versandten Bestellungen in einem Bericht zu markieren, der die Lieferungen nachverfolgt, können Sie ein Häkchen in einem Kontrollkästchen drucken, das mit Verspätet versandt beschriftet ist. Da die meisten Bestellungen termingemäß versandt werden, kann das Häkchen leichter ermittelt werden als Text, der Termingemäß oder Verspätet lautet.

Der Ausdruck für diesen Bericht vergleicht den Wert im Feld Versanddatum mit dem Wert im Feld Lieferdatum. Wenn der Wert im Feld Versanddatum größer (d. h. ein späteres Datum enthält) als der Wert im Feld Lieferdatum ist, gibt der Ausdruck den Wert Wahr zurück, und im Bericht enthält das Kontrollkästchen ein Häkchen. Wenn der Wert Falsch lautet, bleibt das Kontrollkästchen im Bericht leer.

So fügen Sie einem Bericht ein Kontrollkästchen „Verspätet geliefert“ hinzu    

1. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Berichte.
2. Klicken Sie auf den Bericht, und klicken Sie dann im Datenbankfenster auf Entwurf.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Tool Kontrollkästchen.

 Hinweis   Wenn die Toolbox nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Ansicht auf Toolbox.

4. Ziehen Sie den Zeiger in den Detailbereich des Berichts, um das Kontrollkästchen zu erstellen.
5. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um es zu aktivieren.
6. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Alle.
7. Legen Sie die Eigenschaften für das Kontrollkästchen - wie in der folgenden Tabelle gezeigt - fest.

8. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster.

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Operatorentabelle

Access unterstützt eine Vielzahl von Operatoren, einschließlich arithmetischer Operatoren, z. B. +, -, * (Multiplikation) und / (Division) sowie Vergleichsoperatoren für den Wertevergleich, Textoperatoren für die Textverkettung, logischer Operatoren für die Ermittlung von Wahr- und Falsch-Werten und weiterer Access-spezifischer Operatoren. Ausführliche Informationen zur Verwendung dieser Operatoren finden Sie in den folgenden Abschnitten:

Arithmetische Operatoren

Arithmetische Operatoren werden zum Berechnen eines Werts aus zwei oder mehr Zahlen oder zum Ändern des Vorzeichens einer Zahl von positiv in negativ verwendet.

Vergleichsoperatoren

Vergleichsoperatoren vergleichen Werte und geben ein Ergebnis zurück, das wahr, falsch oder null ist.

In allen Fällen, wenn entweder der erste Wert oder der zweite Wert null ist, ist das Ergebnis gleich null. Da null einen unbekannten Wert darstellt, ist das Ergebnis eines Vergleichs mit null ebenfalls nicht bekannt.

Logische Operatoren

Logische Operatoren werden zum Kombinieren zweier Werte verwendet und geben als Ergebnis wahr, falsch oder null zurück. Logische Operatoren werden auch als Boolesche Operatoren bezeichnet.

Verkettungsoperatoren

Mit Verkettungsoperatoren werden zwei Textwerte zu einem Wert kombiniert.

Spezielle Operatoren

Spezielle Operatoren werden - wie in der folgenden Tabelle angegeben - verwendet.

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