Seite 6 von 13ZURÜCKWEITER

Entwerfen der Tabellen für eine neue Datenbank

Felder und mögliche Beziehungen

Sie beginnen mit den Details

Der nächste Schritt in Ihrem Entwurf besteht im Auflisten der Felder für jede Tabelle. In einer Access-Tabelle werden Spalten als Felder und einzelne Datensätze als Zeilen bezeichnet. Jedes Feld in einer Tabelle steht dabei immer mit den anderen Feldern in Beziehung. In einer Tabelle mit Geschäftskontaktdaten sind z. B. normalerweise Felder für den Vornamen, den Nachnamen, die Firma, Rufnummern und weitere Angaben vorhanden. Jedes Feld muss eine Beziehung zu den anderen Feldern aufweisen, und jedes Feld darf nur für Geschäftskontakte gelten. Diese Sammlung von in Beziehung stehenden Feldern wird als Beziehung (Relation) bezeichnet. Der Begriff "relationale Datenbank" leitet sich hiervon ab.

Sie planen Ihre Felder, indem Sie die jeweiligen Informationen festlegen, die jede der Gruppen erfassen soll. Auch hier können Sie die vorhandenen Daten (das Datenblatt, ein Hauptbuch oder sogar Ihre Kartendatei) verwenden. Sie können jedoch auch eine vorhandene Datenbank öffnen (z. B. eine der Access-Datenbankvorlagen) und dann untersuchen, welche Felder diese verwendet.

Für Ihre Postendatenbank möchten Sie ggf. jeden Artikel sowie Informationen zu jedem einzelnen Artikel auflisten, z. B. Angaben zum Kaufdatum und zu den Kosten. Versuchen Sie als Teil dieser Aufgabe, jedes Feld bis auf seine kleinste logische Komponente zu reduzieren. In einem guten Entwurf stellt ein Feld ein einzelnes Datenelement dar, und der Name des Feld bezeichnet diese Daten eindeutig. Ihre Tabellen sollten z. B. separate Felder für die Vor- und Nachnamen enthalten, weil dies das Auffinden und Sortieren der Informationen vereinfacht.

Fragen Sie sich außerdem, ob Sie internationale Daten aufzeichnen müssen. Wenn dies der Fall ist, benötigen Sie Felder für das Land und für die Region anstatt für das Bundesland sowie für die internationale Postleitzahl.

Während der Arbeit stellen Sie ggf. fest, dass Sie Daten aus einer Tabelle in einer anderen Tabelle verwenden möchten. Die Abbildung zeigt beispielsweise, dass die Gruppe Posten Felder für Lieferanten und den Support enthält. Das ist nicht weiter bemerkenswert. Sie erkennen, wie Sie Ihre Tabellen miteinander in Beziehung setzen müssen, und diese Beziehungen werden zurzeit nur oberflächlich erläutert. Beziehen Sie zum jetzigen Zeitpunkt alle Felder ein, von denen Sie glauben, dass sie in der Tabelle enthalten sein sollten.

Hinweis    Wenn ein Feldname aus mehreren Begriffen besteht, trennen Sie die einzelnen Wörter nicht durch Leerzeichen. Leerzeichen können das Erstellen anderer Komponenten (z. B. von VBA-Code (Visual Basic für Applikationen) und eines Formeltyps namens Ausdruck) erschweren. Wenn mehrere Begriffe in einem Feldnamen verwendet werden müssen, entfernen Sie die Leerzeichen, und verwenden Sie einen anfänglichen Großbuchstaben für jedes Wort, oder trennen Sie die einzelnen Wörter durch einen Unterstrich. Wie dieser Vorgang funktioniert, erfahren Sie in der Übungseinheit.

Falls Sie sich fragen, warum keine Zeilen geplant werden: Diese ergeben sich auf natürliche Weise beim Eingeben von Daten in die Felder.

Seite 6 von 13ZURÜCKWEITER