Auffinden von Datensätzen in einer Access-Datenbank

Mit zunehmender Größe Ihrer Access-Datenbank ist zum Auffinden von Datensätzen mehr als ein kurzer Blick auf ein Datenblatt erforderlich. In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Datensätze finden.

Was möchten Sie tun?


Durchsuchen aller Datensätze

In der Datenblattansicht (Datenblattansicht: Eine Ansicht, in der Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format angezeigt werden. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.) können Sie über die Navigationsschaltflächen für Datensätze unter der Tabelle oder dem Formular Datensätze durchsuchen.

Navigationsschaltflächen

Legende 1 Gehe zum ersten Datensatz
Legende 2 Gehe zum vorherigen Datensatz
Legende 3 Feld Aktueller Datensatz
Legende 4 Gehe zum nächsten Datensatz
Legende 5 Gehe zum letzten Datensatz
Legende 6 Öffnen eines neuen leeren Datensatzes
Legende 7 Filterindikator
Legende 8 Suchfeld

Sie können auch mithilfe der TAB-TASTE durch die Datensätze navigieren.

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Wechseln zu einem bestimmten Datensatz

Wenn Sie wissen, nach welchem Datensatz Sie suchen, wählen Sie im Feld Gehe zu in einer Dropdownliste den gewünschten Datensatz aus. Das Feld Gehe zu befindet sich zumeist auf Formularen.

Das Feld 'Gehe zu'

  • Um zu einem Datensatz zu wechseln, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld Gehe zu und wählen anschließend einen Datensatz in der Dropdownliste aus.

 Hinweis   Wenn Sie die ersten Zeichen eines Datensatzes kennen, zu dem Sie wechseln möchten, können Sie diese Zeichen in das Feld Gehe zu eingeben.

Das Feld Gehe zu zeigt nur so viele Daten an, um den Datensatz eindeutig zu bestimmen. Wenn Sie einen Datensatz in der Liste auswählen, zeigt Access den Rest der Daten des Datensatzes im Hauptbereich des Formulars an.

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Suchen nach einem Datensatz

Wenn Sie Text in das Feld Suchen eingeben, wird in Echtzeit noch während der Eingabe der einzelnen Zeichen der erste übereinstimmende Wert angezeigt. Mithilfe dieses Features können Sie schnell nach einem Datensatz mit einem übereinstimmenden Wert suchen.

Sie können auch über die Option Suchen nach einem bestimmten Datensatz in einer Tabelle oder einem Formular suchen.

Office 2010-Menüband

Diese Funktion bietet sich zum Auffinden eines bestimmten Datensatzes an, wenn der gewünschte Datensatz bestimmte Kriterien wie Suchbegriffe oder Vergleichsoperatoren wie "gleich" oder "enthält" erfüllt.

 Hinweis   Sie können das Dialogfeld Suchen und Ersetzen nur verwenden, wenn in der Tabelle oder im Formular momentan Daten angezeigt werden. Dies gilt auch, wenn es keine sichtbaren Datensätze gibt, da ein Filter aktiviert wurde.

  1. Öffnen Sie die Tabelle oder das Formular, und klicken Sie dann auf das Feld, das Sie durchsuchen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen auf Suchen.

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird mit ausgewählter Registerkarte Suchen angezeigt.

Dialogfeld 'Suchen und Ersetzen'

  1. Geben Sie in das Feld Suchen nach den Wert ein, nach dem Sie suchen möchten.
  2. Sie können auch die Liste Suchen in verwenden, um das zu durchsuchende Feld zu ändern oder stattdessen die gesamte zugrunde liegende Tabelle zu durchsuchen.

 Tipp   Die Liste Vergleichen repräsentiert den Vergleichsoperator (z. B "gleich" oder "enthält"). Sie können auch in der Liste Vergleichen auf Teil des Feldinhalts klicken.

  1. Wählen Sie in der Liste Suchen die Option Alle aus, und klicken Sie dann auf Weitersuchen.
  2. Wenn das Element, nach dem Sie suchen, hervorgehoben wird, klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf Abbrechen, um das Dialogfeld zu schließen. Datensätze, die Ihren Bedingungen entsprechen, werden hervorgehoben.

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Filtern zum Anzeigen bestimmter Datensätze

Sie können einen Filter setzen, um eine begrenzte Anzahl von Datensätzen anzuzeigen, wenn Sie nur an Datensätzen interessiert sind, die bestimmte Kriterien und Vergleichsoperatoren erfüllen. Sie können z. B. die angezeigten Datensätze schnell einschränken, indem Sie mit der rechten Maustaste in ein Feld klicken, nach dessen Wert Sie suchen möchten, und dann unten im Kontextmenü auf Ist gleich, Ist ungleich, Enthält oder Enthält nicht klicken. Ein Filter kann aktiviert und deaktiviert werden, wodurch zwischen einer gefilterten und ungefilterten Anzeige derselben Daten gewechselt werden kann. Im Gegensatz zur Suchfunktion beschränkt ein Filter nur, welche Datensätze angezeigt werden.

  1. Öffnen Sie zum Aktivieren eines Filters, der auf einer Auswahl basiert, eine Tabelle oder ein Formular.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen (wenn der Befehl verfügbar ist), um sicherzustellen, dass nicht bereits ein Filter für die Tabelle oder das Formular aktiviert wurde.
  3. Wechseln Sie zu dem Datensatz mit dem Wert, der zum Filter gehören soll, und klicken Sie auf eine Stelle in der Spalte (in der Datenblattansicht) oder im Steuerelement (in der Formular-, Berichts- oder Layoutansicht). Soll der Filter auf einer Teilauswahl basieren, wählen Sie die gewünschten Zeichen aus.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Auswahl, und klicken Sie dann auf den Filter, den Sie anwenden möchten.
  1. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um basierend auf einer Auswahl weitere Felder zu filtern.

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Zutreffend für:
Access 2010