Anfügen von Dateien an Datensätze in der Datenbank

Mithilfe des Anlagefeatures in Microsoft Office Access 2007 können Sie ein oder mehrere Datenelemente – Microsoft Office Word 2007-Dokumente, Microsoft Office PowerPoint 2007-Präsentationen, Bilder usw. – an Datensätze in der Datenbank anfügen. Dieser Artikel enthält die Hintergrundinformationen und Schritte, die für die Konfiguration einer Datenbank zur Verwendung von Anlagen sowie zum Anfügen und Verwalten von Daten erforderlich sind.

---

• Warum sollte ich Anlagen verwenden?
• Hinzufügen eines Anlagefelds zu einer Tabelle
• Direktes Anfügen von Dateien an Tabellen
• Verwenden von Anlagen in Formularen und Berichten
• Ablegen angefügter Dateien an anderen Speicherorten
• Entfernen angefügter Dateien
• Verwenden von Anlagen ohne Maus oder Zeigegerät
• Referenzinformationen zu Anlagen

---

Warum sollte ich Anlagen verwenden?

Mithilfe von Anlagen können Sie mehrere Dateien unterschiedlichen Typs in einem einzigen Feld speichern. Wenn Sie beispielsweise über eine Datenbank mit Bewerbern verfügen, können Sie für jeden Bewerber einen Lebenslauf sowie ein Foto anfügen.

In Anlagen können Daten zudem weitaus effizienter gespeichert werden. In früheren Versionen von Access wurde eine Technologie namens Object Linking and Embedding (OLE) zum Speichern von Bildern und Dokumenten verwendet. Standardmäßig wurde von OLE eine Bitmapentsprechung des Bilds oder Dokuments erstellt. Diese Bitmapdateien konnten sehr umfangreich werden – bis zu 10 Mal größer als die Originaldatei. Beim Aufrufen eines Bilds oder Dokuments aus der Datenbank wurde von OLE die Bitmap, nicht die Originaldatei, angezeigt. Wenn Sie Anlagen verwenden, werden Dokumente und andere Dateien, bei denen es sich nicht um Bilder handelt, in ihrem übergeordneten Programm geöffnet, sodass Sie in Access nach ihnen suchen und sie bearbeiten können.

Darüber hinaus sind für die Funktionsfähigkeit von OLE so genannte OLE-Server erforderlich. Wenn Sie beispielsweise JPEG-Bilddateien in einer Access-Datenbank speichern, muss auf jedem Computer, auf dem diese Datenbank ausgeführt wird, ein weiteres Programm installiert sein, das als OLE-Server für JPEG-Bilder registriert ist. Im Gegensatz dazu speichert Office Access 2007 die angefügten Dateien in ihrem nativen Format ohne Hilfsbilder, sodass Sie keine zusätzliche Software installieren müssen, um die Bilder aus der Datenbank anzuzeigen.

Regeln beim Entwerfen von Anlagen und Datenbanken

Standardmäßig enthält jedes Feld in einer relationalen Datenbank nur einen Datenbestandteil. Würde ein Adressfeld beispielsweise mehrere Adressen enthalten, wäre die Suche nach einer Adresse äußert schwierig, wenn nicht unmöglich. Auf den ersten Blick verstoßen Anlagen somit gegen die Regeln des Datenbankentwurfs, da es möglich ist, mehr als eine Datei – einen Datenbestandteil – an ein Feld anzufügen. Dies ist jedoch nicht der Fall, da Office Access 2007, wenn Sie eine Datei an einen Datensatz anfügen, mindestens eine Systemtabelle erstellt und diese im Hintergrund zum Normalisieren der Daten verwendet. Sie können diese Tabelle weder anzeigen noch verwenden.

Weitere Informationen zum Anzeigen anderer Systemtabellen finden Sie im Artikel Leitfaden für den Navigationsbereich. Informationen zum Datenbankentwurf enthält der Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Verwendungsmöglichkeiten für angefügte Dateien

Beachten Sie beim Arbeiten mit angefügten Dateien die folgenden Richtlinien:

• Sie können Dateien nur an Datenbanken anfügen, die in Office Access 2007 erstellt wurden und das neue ACCDB-Dateiformat verwenden. Sie können keine Anlagen zwischen einer Office Access 2007-Datenbank (ACCDB) und einer Datenbank in einem früheren Dateiformat (MDB) austauschen.
• Sie müssen in einer Tabelle ein Feld erstellen und dieses auf den Attachments-Datentyp festlegen. Anschließend können Sie den Datentyp nicht mehr ändern.
• Sie können mehrere Dateien in einem Datensatz speichern, beispielsweise Bilder und Dateien, die in Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt wurden.
• Sie können maximal zwei GB Daten anfügen (Maximalgröße einer Access-Datenbank). Einzelne Dateien dürfen nicht größer sei als 256 MB.
• Im Dialogfeld Anlagen können Sie Anlagen hinzufügen, bearbeiten und verwalten. Sie können das Dialogfeld direkt per Doppelklick auf das Anlagefeld in einer Tabelle öffnen. Wenn Sie Anlagen aus einem Formular verwalten oder Anlagen aus einem Bericht anzeigen möchten, fügen Sie dem Formular oder dem Bericht das Anlagesteuerelement hinzu, und binden Sie das Steuerelement dann an das zugrunde liegende Feld in der Anlagentabelle.
• Standardmäßig rendert das Anlagesteuerelement Bilder und zeigt das entsprechende Programmsymbol für andere Dateitypen an. Angenommen, Sie haben an einen Datensatz ein Foto, einen Lebenslauf und eine Microsoft Office Visio 2007-Zeichnung angefügt. Wenn Sie einen Bildlauf durch die Anlagen durchführen, rendert das Steuerelement das Bild und zeigt die Programmsymbole für das Dokument und die Zeichnung an.
• Wenn Sie das Dialogfeld Anlagen von einer Tabelle oder einem Formular aus öffnen, können Sie angefügte Dateien hinzufügen, entfernen, bearbeiten und speichern. Wenn Sie das Dialogfeld Anlagen von einem Bericht aus öffnen, können Sie die angefügten Dateien nur an einem anderen Ort speichern.
• Access komprimiert die angefügten Dateien, wenn Sie nicht bereits komprimiert sind. Da JPEG-Dateien z. B. bereits vom Grafikprogramm komprimiert werden, in dem sie erstellt wurden, werden sie nicht von Access komprimiert.
• Ist das Programm, das zum Erstellen der angefügten Datei verwendet wurde, auf dem Computer installiert, können Sie die angefügten Dateien in diesem Programm öffnen und bearbeiten.
• Sie können die angefügten Dateien an einem beliebigen Ort auf dem Festplattenlaufwerk oder im Netzwerk speichern. Sie können die Anlagen anschließend bearbeiten und sicherstellen, dass sie Ihren Vorstellungen entsprechen, bevor Sie die Änderungen in die Datenbank schreiben.
• Sie können Anlagen programmgesteuert verändern.

In den folgenden Abschnitten werden die Schritte zum Hinzufügen und Verwalten von Anlagen beschrieben.

Seitenanfang

Hinzufügen eines Anlagefelds zu einer Tabelle

Um Anlagen in Office Access 2007 verwenden zu können, müssen Sie zunächst mindestens einer Tabelle in der Datenbank ein Anlagefeld hinzufügen. Office Access 2007 bietet zwei Möglicheiten zum Hinzufügen eines Anlagefelds zu einer Tabelle: entweder in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht. In diesem Abschnitt finden Sie schrittweise Anleitungen zu beiden Methoden.

Hinzufügen eines Anlagefelds in der Datenblattansicht

1. Wenn die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet ist, klicken Sie in die erste verfügbare leere Spalte. Eine leere Spalte finden Sie, indem Sie in der Spaltenüberschrift nach dem Text Neues Feld hinzufügen suchen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung auf den Pfeil nach unten neben Datentyp, und klicken Sie dann auf Anlage.

Access legt für das Feld den Datentyp Anlage fest und nimmt ein Symbol in die Überschriftenzeile des Felds auf. In der folgenden Abbildung wird ein neues Anlagefeld gezeigt. Beachten Sie, dass in der Überschriftenzeile ein Büroklammersymbol erscheint. Standardmäßig können Sie in die Überschriftenzeile von Anlagefeldern keinen Text eingeben.

3. Speichern Sie die Änderungen.

Sie können das neue Feld nicht mehr in einen anderen Datentyp ändern, es aber jederzeit löschen, wenn Ihnen ein Fehler unterlaufen ist.

Hinzufügen eines Anlagefelds in der Entwurfsansicht

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
2. Markieren Sie in der Spalte Feldname eine leere Zeile, und geben Sie für das Anlagefeld einen Namen ein.
3. Klicken Sie in der gleichen Zeile unter Datentyp auf Anlage.
4. Speichern Sie die Änderungen.

Sie können das neue Feld nicht mehr in einen anderen Datentyp ändern, es aber jederzeit löschen, wenn Ihnen ein Fehler unterlaufen ist.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ansichten auf den Pfeil unter der Schaltfläche Ansicht und dann auf Datenblattansicht, um die Tabelle zu öffnen und zu verwenden.

-Oder-

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Tabelle, und klicken Sie im Kontextmenü auf Datenblattansicht.

-Oder-

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Öffnen.

6. Setzen Sie den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Seitenanfang

Direktes Anfügen von Dateien an Tabellen

Nachdem Sie einer Tabelle ein Anlagefeld hinzugefügt haben, können Sie die Dateien an die Datensätze in der Tabelle anfügen, ohne ein Dateneingabeformular erstellen zu müssen. Sie können Anlagen auch ohne Verwendung eines Formulars anzeigen. Beachten Sie jedoch, dass Sie beim direkten Anzeigen von Anlagen aus Tabellen die Programme verwenden müssen, in denen die Dateien erstellt wurden, bzw. ein Programm, das den jeweiligen Dateityp unterstützt. Wenn Sie beispielsweise ein an eine Tabelle angefügtes Word-Dokument öffnen, wird Word gleichzeitig gestartet, und das Dokument wird in Word, nicht in Access, angezeigt. Ist Word nicht auf dem Computer installiert, wird ein Dialogfeld eingeblendet, in dem Sie zur Auswahl eines Programms zum Anzeigen der Datei aufgefordert werden.

Hinzufügen einer Anlage zu einer Tabelle

1. Doppelklicken Sie auf das Anlagefeld, während die Tabelle, die das Anlagefeld enthält, in der Datenblattansicht geöffnet ist.

Das Dialogfeld Anlagen wird geöffnet (siehe folgende Abbildung).

2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Das Dialogfeld Datei auswählen wird geöffnet.

3. Navigieren Sie in der Liste Suchen in zu den Dateien, die Sie an den Datensatz anfügen möchten, wählen Sie diese aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

Sie können mehrere Dateien eines beliebigen unterstützten Datentyps auswählen. Eine Liste der unterstützten Datentypen finden Sie unter Referenzinformationen zu Anlagen unten in diesem Artikel.

4. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK, um die Dateien der Tabelle hinzuzufügen.

Access fügt die Dateien dem Feld hinzu und erhöht die Nummer, die die Anzahl von Anlagen angibt, entsprechend. Die folgende Abbildung zeigt ein Feld mit zwei angefügten Bildern.

5. Wiederholen Sie diese Schritte ggf., um dem aktuellen Feld oder anderen Feldern in der Tabelle weitere Dateien hinzuzufügen.

Öffnen angefügter Dateien aus einer Tabelle

1. Doppelklicken Sie auf die Zelle im Anlagefeld, während die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet ist.
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf die zu öffnende Datei.

–Oder–

Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.

Das mit der Datei verknüpfte Programm wird gestartet und die angefügte Datei in ihm geöffnet – Excel-Dateien werden in Excel geöffnet usw.

 Hinweis   Einige Bilddateien werden möglicherweise in der Microsoft Windows Bild- und Faxanzeige geöffnet. Klicken Sie zum Bearbeiten des Bilds mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Das Programm, in dem die Datei erstellt wurde, wird gestartet, wenn es auf dem Computer installiert ist.

Speichern von Änderungen an einer angefügten Datei

1. Bearbeiten Sie die Datei ggf. im übergeordneten Programm.
2. Speichern Sie sämtliche an der Datei vorgenommenen Änderungen, und schließen Sie das übergeordnete Programm. Beachten Sie, dass die von Ihnen an einer angefügten Datei vorgenommenen Änderungen im temporären Internetordner auf dem Festplattenlaufwerk gespeichert werden. Weitere Informationen zu diesem Ordner finden Sie in den Hinweisen am Ende dieses Abschnitts.
3. Kehren Sie zu Access zurück, um die Änderungen endgültig zu speichern, und klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Es wird eine Meldung angezeigt, die der folgenden ähnelt:

4. Klicken Sie auf Ja, um die Änderungen zu speichern.

 Hinweise 

• Wenn Sie eine angefügte Datei im übergeordneten Programm zum Anzeigen und Bearbeiten öffnen, legt Access eine temporäre Kopie der Datei in einem temporären Ordner ab. Wenn Sie eine Datei bearbeiten und die Änderungen im übergeordneten Programm speichern, speichert Access die Änderungen in der temporären Kopie. Wenn Sie zu Access zurückkehren und auf OK klicken, um das Dialogfeld Anlagen zu schließen, werden Sie von Access erneut zum Speichern der angefügten Datei aufgefordert. Klicken Sie auf Ja, um die geänderte Datei in die Datenbank zu schreiben, oder auf Nein, um die Datei in der Datenbank unverändert zu lassen.
• Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Ordner der temporären Datei aufzufinden:
1. Starten Sie Windows Internet Explorer.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Internetoptionen.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf Einstellungen.

Das Dialogfeld Einstellungen wird geöffnet. Der Pfad des Ordners wird im Abschnitt Temporäre Internetdateien angezeigt.

Seitenanfang

Verwenden von Anlagen in Formularen und Berichten

Wenn Sie Anlagen in Formularen oder Berichten verwenden möchten, müssen Sie ein Anlagesteuerelement hinzufügen. Das Steuerelement rendert Bilddateien automatisch, wenn Sie zwischen den Datensätzen in der Datenbank wechseln. Wenn Sie andere Dateitypen, z. B. Dokumente oder Zeichnungen, anfügen, zeigt das Anlagesteuerelement das entsprechende Symbol an. Beispielsweise wird das PowerPoint-Symbol angezeigt, wenn Sie eine Präsentation anfügen, usw. Mithilfe des Steuerelements können Sie außerdem jede beliebige angefügte Datei durchsuchen und das Dialogfeld Anlagen öffnen. Wenn Sie das Dialogfeld aus einem Formular öffnen, können Sie Anlagen hinzufügen, entfernen, bearbeiten und speichern. Wenn Sie das Dialogfeld aus einem Bericht öffnen, können Sie Anlagen lediglich auf der Festplatte oder im Netzwerk speichern, da Berichte immer schreibgeschützt sind.

In den Schritten in den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie einem Formular oder einem Bericht ein Bildsteuerelement hinzufügen, wie Sie einen Bildlauf durch Datensätze durchführen, wie Sie Dateien anfügen und wie Sie Anlagen anzeigen. Beachten Sie, dass Sie nur dann einen Bildlauf durch Anlagen durchführen können, wenn ein vorhandener Datensatz mehrere Anlagen enthält.

Hinzufügen des Anlagesteuerelements zu einem Formular oder Bericht

In diesem Abschnitt werden die Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um das Anlagesteuerelement einem Formular oder Bericht hinzuzufügen und das Steuerelement anschließend an ein Anlagefeld in der zugrunde liegenden Tabelle zu binden. Bevor Sie beginnen, müssen Sie jedoch beachten, dass mindestens eine Tabelle in der Datenbank über ein Anlagefeld verfügen muss. Informationen zum Hinzufügen eines Anlagefelds finden Sie unter Hinzufügen eines Anlagefelds zu einer Tabelle weiter oben in diesem Artikel.

 Hinweis   Da es sich beim Entwurf von Formularen und Berichten um ein sehr komplexes Verfahren handeln kann, wird bei den Schritten in den Abschnitten dieses Themas davon ausgegangen, dass Sie bereits über eine Datenbank mit mindestens einer Tabelle und einem Formular oder Bericht verfügen. Informationen zum Erstellen von Tabellen, Formularen oder Berichten finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Erstellen einer Tabelle in einer Datenbank
• Erstellen eines einfachen Berichts

Hinzufügen des Anlagesteuerelements

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Formular oder auf den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen.

Der Bereich Feldliste wird angezeigt. Er enthält die Felder in der Tabelle, die Daten für das Formular oder den Bericht bereitstellen. Die Anlagefelder in der Liste zeichnen sich dadurch aus, dass sie erweitert werden können (d. h. Sie können auf das Plus- oder Minuszeichen neben dem Feld klicken).

Die folgende Abbildung zeigt ein typisches Anlagefeld im Bereich Feldliste:

3. Ziehen Sie das gesamte Anlagesteuerelement – über- und untergeordnete Elemente – aus der Liste in das Formular, und legen Sie es an der gewünschten Stelle im Formular ab.

Access fügt ein Anlagesteuerelement auf dem Formular ein und bindet es an das Tabellenfeld.

4. Klicken Sie ggf. mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, und klicken Sie auf Eigenschaften, um das Eigenschaftenfenster des Steuerelements anzuzeigen. Legen Sie die Eigenschaften des Steuerelements fest bzw. ändern Sie diese, damit sie mit dem Rest des Formulars oder Berichts übereinstimmen.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen, und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte, wo Sie entweder auf Formularansicht oder Berichtsansicht klicken, um das gewünschte Formular oder den gewünschten Bericht anzuzeigen.

Enthält das zugrunde liegende Feld Bilddateien, werden diese Dateien vom Steuerelement gerendert. Enthält das Feld andere Dateitypen, z. B. ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation, wird vom Steuerelement das entsprechende Symbol für den Dateityp angezeigt.

Verwalten von Anlagen mithilfe eines Formulars

Nachdem Sie einem Formular ein Anlagesteuerelement hinzugefügt haben, können Sie angefügte Dateien direkt über das Formular hinzufügen, bearbeiten, entfernen und speichern. Enthält ein Datensatz mehrere Anlagen, können Sie außerdem einen Bildlauf durch die angefügten Dateien durchführen, was in einer Tabelle nicht möglich ist.

 Hinweis   Die Person, die das Formular entworfen hat, hat es möglicherweise schreibgeschützt. In diesem Fall können Sie angefügte Dateien nur über das Dialogfeld Anlagen auf dem Festplattenlaufwerk oder im Netzwerk speichern.

Anfügen einer Datei

1. Öffnen Sie das Formular, in dem die Anlagen angezeigt werden, und suchen Sie nach dem Datensatz, dem Sie eine Datei hinzufügen möchten.
2. Wählen Sie das Anlagesteuerelement aus – also das Steuerelement, das an das ausgewählte Feld gebunden ist.

Die Minisymbolleiste wird angezeigt:

 Hinweis   Wenn Sie das Anlagesteuerelement zu einem Datenblattabschnitt in einem geteilten Formular hinzugefügt haben, wird die Minisymbolleiste nicht angezeigt. Weitere Informationen zu geteilten Formularen finden Sie im Artikel Erstellen eines geteilten Formulars.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen (das Büroklammersymbol), um das Dialogfeld Anlagen zu öffnen.
4. Klicken Sie in diesem Dialogfeld auf Hinzufügen.

Das Dialogfeld Datei auswählen wird geöffnet.

5. Verwenden Sie die Liste Suchen in, um zu der Datei zu navigieren, die Sie anfügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.
6. Wiederholen Sie ggf. die Schritte 4 und 5, um weitere Dateien anzufügen.

Durchführen eines Bildlaufs durch angefügte Dateien

 Hinweis   Die Schritte in diesem Abschnitt gelten für Formulare und Berichte.

1. Öffnen Sie das Formular bzw. den Bericht, in dem die Anlagen angezeigt werden.
2. Navigieren Sie zu dem Datensatz, der die angefügten Dateien enthält.
3. Klicken Sie auf das Bildsteuerelement, mit dem die angefügten Dateien angezeigt werden.

Die Minisymbolleiste wird angezeigt.

4. Klicken sie auf den Pfeil Zurück (links) oder Vorwärts (rechts), um einen Bildlauf durch die angefügten Dateien durchzuführen. Klicken Sie zum Anzeigen der Namen der angefügten Dateien auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen, um das Dialogfeld Anlagen zu öffnen. Die Namen der angefügten Dateien können Sie der Liste Anlagen entnehmen.

Seitenanfang

Ablegen angefügter Dateien an anderen Speicherorten

Die Schritte in diesem Abschnitt gelten für Tabellen, Formulare und Berichte. Sie können entweder eine oder alle Dateien, die an einen bestimmten Datensatz angefügt sind, auf dem Festplattenlaufwerk oder im Netzwerk speichern. Beachten Sie, dass Sie nicht einige der Dateien zum Speichern auswählen können – Sie müssen entweder alle Dateien auf einmal oder die einzelnen Dateien nacheinander speichern.

• Öffnen Sie die Tabelle, das Formular oder den Bericht, der die Anlagen enthält, und öffnen Sie dann das Dialogfeld Anlagen.

Öffnen des Dialogfelds Anlagen aus einer Tabelle

Öffnen des Dialogfelds Anlagen aus einem Formular oder Bericht

Speichern einer einzelnen Anlage

1. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Speichern unter.

Das Dialogfeld Anlage speichern wird geöffnet.

2. Navigieren Sie in der Liste Speichern in zu dem neuen Speicherort der Datei, und klicken Sie dann auf Speichern.

Speichern aller Anlagen

1. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Alle speichern.

Das Dialogfeld Anlagen speichern wird geöffnet.

2. Navigieren Sie in der Liste Suchen in zu dem neuen Speicherort der Dateien, und klicken Sie dann auf Speichern.

Seitenanfang

Entfernen angefügter Dateien

Die Schritte in diesem Abschnitt gelten für Formulare und Berichte.

Entfernen einer Anlage

1. Doppelklicken Sie auf das Anlagefeld in der Tabelle, um das Dialogfeld Anlagen zu öffnen.

–Oder–

Navigieren Sie im Formular (Layout- oder Formularansicht) zu dem Datensatz, der die zu entfernende Anlage enthält, und klicken Sie auf der Minisymbolleiste auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen, um das Dialogfeld zu öffnen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Anlagen die zu löschende Datei aus, und klicken Sie auf Entfernen.

Seitenanfang

Verwenden von Anlagen ohne Maus oder Zeigegerät

Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie Sie mithilfe der Tastatur den Fokus auf den Navigationsbereich setzen und die Tabelle, das Formular oder den Bericht öffnen, der die angefügten Dateien enthält. Weiterhin werden die Schritte zum Durchsuchen angefügter Dateien und Öffnen des Dialogfelds Anlagen beschrieben.

Öffnen einer Tabelle, eines Formulars oder eines Berichts aus dem Navigationsbereich

1. Drücken Sie F11.

 Hinweis   Ist der Navigationsbereich geschlossen, wird er durch Drücken von F11 geöffnet und fokussiert. Ist der Navigationsbereich geöffnet, wird er durch Drücken von F11 geschlossen. Sie müssen dann erneut F11 drücken, um den Bereich wieder zu öffnen und zu fokussieren.

2. Verwenden Sie die NACH-OBEN- und NACH-UNTEN-TASTE zur Auswahl der Tabelle, des Formulars oder des Berichts, den Sie öffnen möchten.
3. Drücken Sie die EINGABETASTE, um das ausgewählte Objekt zu öffnen.

Wenn Sie eine Tabelle öffnen, positioniert Access den Cursor im ersten Feld der Tabelle. Wenn Sie ein Formular oder einen Bericht öffnen, setzt Access den Fokus auf das erste Feld.

Anzeigen von Anlagen aus Tabellen

1. Verwenden Sie ggf. die Pfeiltasten, um den Cursor in das gewünschte Anlagefeld zu verschieben.
2. Drücken Sie die LEERTASTE.

Das Dialogfeld Anlagen wird geöffnet.

3. Drücken Sie die TAB, um zwischen den Schaltflächen im Dialogfeld und von diesen zur Liste der angefügten Dateien unter Anlagen zu wechseln.

 Hinweis   Datensätze können mehrere Anlagen enthalten. Wenn Sie eine Anlage aus mehreren Dateien auswählen möchten, drücken Sie TAB, um zur Dateiliste zu wechseln, und verwenden Sie dann die Pfeiltasten, um die gewünschte Datei auszuwählen. Drücken Sie anschließend erneut TAB, um wieder zu den Schaltflächen zu wechseln und die gewünschte Aktion auszuwählen.

4. Drücken Sie nach Auswahl der gewünschten Datei oder Schaltfläche die EINGABETASTE.
5. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie TAB oder verwenden Sie die NACH-OBEN- oder NACH-UNTEN-TASTE, um OK auszuwählen, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Durchführen eines Bildlaufs in den Anlagen eines Formulars oder Berichts

 Hinweis   Diese Schritte gelten nur, wenn Sie über ein Microsoft Natural Keyboard verfügen und ein Datensatz mehrere Anlagen enthält.

1. Drücken Sie ggf. TAB, um den Fokus auf das Anlagesteuerelement zu setzen. Standardmäßig hebt Access das Steuerelement und die zugehörige Beschriftung, falls vorhanden, hervor.
2. Drücken Sie die Anwendungstaste.

Ein Kontextmenü wird angezeigt.

3. Drücken Sie TAB, oder verwenden Sie die Pfeiltasten, um Weiter oder Zurück auszuwählen, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
4. Wiederholen Sie ggf. Schritt 2, um einen Bildlauf durch die angefügten Dateien durchzuführen.

Öffnen des Dialogfelds "Anlagen" aus einem Formular oder Bericht

 Hinweis   Diese Schritte gelten nur, wenn Sie über ein Microsoft Natural Keyboard verfügen.

1. Drücken Sie ggf. TAB, um den Fokus auf das Anlagesteuerelement zu setzen. Standardmäßig hebt Access das Steuerelement und die zugehörige Beschriftung, falls vorhanden, hervor.
2. Drücken Sie die Anwendungstaste.

Ein Kontextmenü wird angezeigt.

3. Drücken Sie TAB, oder verwenden Sie die Pfeiltasten, um Anlagen anzeigen auszuwählen, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Das Dialogfeld Anlagen wird geöffnet.

4. Drücken Sie TAB, um zwischen den Schaltflächen im Dialogfeld und von diesen zur Liste der angefügten Dateien unter Anlagen (zum Öffnen doppelklicken) zu wechseln.

 Hinweis   Datensätze können mehrere Anlagen enthalten. Wenn Sie eine Anlage aus einer Liste mit mehreren Dateien auswählen möchten, drücken Sie TAB, um zur Dateiliste zu wechseln, und verwenden Sie dann die Pfeiltasten, um die gewünschte Datei auszuwählen. Drücken Sie anschließend erneut TAB, um wieder zu den Schaltflächen zu wechseln und die gewünschte Aktion auszuwählen.

5. Drücken Sie nach Auswahl der gewünschten Datei oder Schaltfläche die EINGABETASTE.
6. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie TAB, oder verwenden Sie die Pfeiltasten, um OK auszuwählen, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Seitenanfang

Referenzinformationen zu Anlagen

In den folgenden Abschnitten werden Referenzinformationen zu Anlagen bereitgestellt. Hierzu gehören die Dateiformate von Bildern und Dokumenten, die von Anlagen unterstützt werden, Dateibenennungskonventionen sowie Informationen zum programmgesteuerten Anfügen von Dateien an Datensätze.

Unterstützte Formate für Bilddateien

Office Access 2007 unterstützt die folgenden Grafikdateiformate direkt, d. h. das Anlagesteuerelement rendert diese Formate, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist.

BMP (Windows Bitmap)

RLE (Run Length Encoded Bitmap)

DIB (Device Independent Bitmap)

GIF (Graphics Interchange Format)

JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)

EXIF (Exchangeable File Format)

PNG (Portable Network Graphics)

TIFF, TIF (Tagged Image FileFormat)

ICON, ICO (Icon)

WMF (Windows Metafile)

EMF (Enhanced Metafile)

Unterstützte Formate für Dokumente und sonstige Dateien

Grundsätzlich können Sie alle Dateien, die in 2007 Microsoft® Office System-Programmen erstellt wurden, anfügen. Darüber hinaus können Sie Protokolldateien (LOG), Textdateien (TEXT, TXT) und komprimierte ZIP-Dateien anfügen.

Dateibenennungskonventionen

Die Namen der angefügten Dateien können alle Unicode-Zeichen enthalten, die von dem in Microsoft Windows NT verwendeten NTFS-Dateisystem unterstützt werden. Darüber hinaus müssen die Dateinamen den folgenden Richtlinien entsprechen:

• Die Namen dürfen einschließlich Dateinamenerweiterung maximal 255 Zeichen enthalten.
• Die Namen dürfen die folgenden Zeichen nicht enthalten: Fragezeichen (?), Anführungszeichen ("), Schrägstriche und umgekehrte Schrägstriche (/ \), öffnende und schließende eckige Klammern (< >), Sternchen (*), senkrechte Striche (|), Doppelpunkte (:) oder Absatzmarken (¶).

Dateitypen, die von Access komprimiert werden

Wenn Sie einen der folgenden Dateitypen an eine Datenbank anfügen, wird er von Access komprimiert, wenn er nicht bereits komprimiert ist.

Blockierte Dateiformate

Office Access 2007 die folgenden Typen angefügter Dateien. Derzeit kann die Blockierung der hier aufgeführten Dateitypen nicht aufgehoben werden.

Programmgesteuertes Anfügen von Dateien an Datensätze

Office Access 2007 bietet ein Objektmodell und eine Programmierschnittstelle zum programmgesteuerten Anfügen von Dateien an Datensätze unter Verwendung von VBA-Code (Visual Basic für Applikationen). Weitere Informationen zum programmgesteuerten Anfügen von Dateien finden Sie in den Artikeln "LoadFromFile" und "SaveToFile" auf der Website für Microsoft Developer Network unter http://msdn.microsoft.com.

Seitenanfang