Aktualisieren von Daten mithilfe einer Abfrage

In diesem Artikel wird beschrieben, wie eine Aktualisierungsabfrage erstellt und ausgeführt wird. Eine Aktualisierungsabfrage können Sie verwenden, wenn Sie vorhandene Daten in einer Menge von Datensätzen aktualisieren oder ändern müssen.

Mit einer Aktualisierungsabfrage können Sie einer Datenbank keine neuen Datensätze hinzufügen oder ganze Datensätze aus einer Datenbank löschen. Wenn Sie einer Datenbank neue Datensätze hinzufügen möchten, verwenden Sie eine Anfügeabfrage. Zum Löschen ganzer Datensätze aus einer Datenbank kommt eine Löschabfrage zum Einsatz. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

 Hinweis   Sie können eine Aktualisierungsabfrage nicht in einem Webbrowser ausführen. Wenn eine Aktualisierungsabfrage in einer Webdatenbank ausgeführt werden soll, müssen Sie die Datenbank zuvor mit Access öffnen.

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• Übersicht
• Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage
• Aktualisieren von Daten einer Tabelle mit den Daten einer anderen
• Beenden des Modus "Deaktiviert" zum Blockieren einer Abfrage
• SQL-Version: UPDATE-Anweisung

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Übersicht

Mit Aktualisierungsabfragen können Sie Daten zu einem oder mehreren vorhandenen Datensätzen hinzufügen, bzw. Daten in vorhandenen Datensätzen ändern oder löschen. Aktualisierungsabfragen können Sie sich als leistungsfähige Version des Dialogfelds Suchen und Ersetzen vorstellen.

Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen dem Feld "Suchen und Ersetzen" und einer Aktualisierungsabfrage

Wie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen können Sie mit einer Aktualisierungsabfrage Folgendes tun:

• den Wert angeben, der ersetzt werden soll
• den Wert angeben, der als Ersatz verwendet werden soll

Im Gegensatz zum Dialogfeld Suchen und Ersetzen bietet eine Aktualisierungsabfrage die folgenden Möglichkeiten:

• Verwenden von Kriterien, die nicht von dem zu ersetzenden Wert abhängig sind
• Aktualisieren einer größeren Menge von Datensätzen in einem Schritt
• Gleichzeitiges Ändern von Datensätzen in mehr als einer Tabelle

Einschränkungen für aktualisierbare Felder

Mit einer Aktualisierungsabfrage können die Daten in den folgenden Feldtypen nicht aktualisiert werden:

• Berechnete Felder    Die Werte in berechneten Feldern (Berechnetes Feld: Ein in einer Abfrage definiertes Feld, das statt gespeicherter Daten das Ergebnis eines Ausdrucks anzeigt. Immer wenn sich ein Wert im Ausdruck ändert, wird der Wert neu berechnet.) befinden sich nicht dauerhaft in Tabellen. Nachdem Sie in Access berechnet wurden, sind sie nur im temporären Speicher des Computers vorhanden. Da berechnete Felder keinen dauerhaften Speicherort aufweisen, können Sie diese nicht aktualisieren.
• Felder aus einer Summenabfrage oder einer Kreuztabellenabfrage    Die Werte in diesen Abfragearten werden berechnet und können daher nicht mit einer Aktualisierungsabfrage aktualisiert werden.
• AutoWert-Felder    Standardmäßig werden die Werte in AutoWert-Feldern nur geändert, wenn Sie einer Tabelle einen Datensatz hinzufügen.
• Felder in Abfragen mit eindeutigen Werten und eindeutigen Datensätzen    Die Werte in derartigen Abfragen sind zusammengefasst. Einige Werte stellen einen einzelnen Datensatz dar, andere werden aus mehr als einem Datensatz gebildet. Ein Aktualisierungsvorgang kann nicht ausgeführt werden, da nicht ermittelt werden kann, welche Datensätze als Duplikate ausgeschlossen sind. Es ist daher nicht möglich, alle notwendigen Datensätze zu aktualisieren. Diese Einschränkung gilt, wenn Sie eine Aktualisierungsabfrage verwenden oder versuchen, Daten manuell zu aktualisieren, indem Sie Werte in ein Formular oder ein Datenblatt eingeben.
• Felder in einer Union-Abfrage    Daten in Feldern einer Union-Abfrage können nicht aktualisiert werden, da jeder Datensatz, der in mindestens zwei Datenquellen erscheint, nur einmal im Ergebnis der Union-Abfrage angezeigt wird. Da einige doppelte Datensätze in den Ergebnissen nicht enthalten sind, kann Access nicht alle erforderlichen Datensätze aktualisieren.
• Primärschlüsselfelder    In einigen Fällen, z. B. wenn das Primärschlüsselfeld in einer Tabellenbeziehung verwendet wird, kann das Feld erst aktualisiert werden, wenn Sie die Beziehung für die automatische Aktualisierungsweitergabe einrichten.

 Hinweis   Bei der Aktualisierungsweitergabe aktualisiert Access automatisch die Fremdschlüsselwerte, wenn in einer übergeordneten Tabelle ein Primärschlüsselwert geändert wird.

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Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage

Zum Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage hat sich das Ausführen von zwei Hauptschritten als optimale Methode erwiesen: Erstellen Sie zuerst eine Auswahlabfrage, in der die zu aktualisierenden Datensätze identifiziert werden. Konvertieren Sie anschließend diese Abfrage in eine Aktualisierungsabfrage, die Sie zum Aktualisieren der Datensätze ausführen können.

 Tipp   Bevor Sie eine Aktualisierungsabfrage ausführen, sollten Sie Ihre Datenbank sichern. Da Sie die Ergebnisse einer Aktualisierungsabfrage nicht rückgängig machen können, wird mithilfe einer Sicherung sichergestellt, dass Sie im Bedarfsfall die Änderungen zurücknehmen können.

Sichern der Datenbank

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• Schritt 1: Erstellen einer Auswahlabfrage zum Identifizieren der Datensätze, die aktualisiert werden sollen
• Schritt 2: Aktualisieren der Datensätze

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Schritt 1: Erstellen einer Auswahlabfrage zum Identifizieren der Datensätze, die aktualisiert werden sollen

1. Öffnen Sie die Datenbank, die die Datensätze enthält, die Sie aktualisieren möchten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Makros und Code auf Abfrageentwurf.

Der Abfrage-Designer wird geöffnet, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird geöffnet.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen.
4. Wählen Sie die Tabelle(n) aus, die die zu aktualisierenden Datensätze enthält bzw. enthalten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

Die Tabelle(n) wird bzw. werden als mindestens ein Fenster im Abfrage-Designer angezeigt. In den Fenstern werden alle Felder in jeder Tabelle aufgeführt. In dieser Abbildung wird der Abfrage-Designer mit einer typischen Tabelle angezeigt.

5. Doppelklicken Sie in den Tabellenfenstern auf die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Die ausgewählten Felder werden in der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

Im Abfrageentwurfsbereich können Sie ein Tabellenfeld pro Spalte hinzufügen.

Doppelklicken Sie im Tabellenfenster auf das Sternchen (*) am Anfang der Liste mit den Tabellenfeldern, um alle Felder in einer Tabelle schnell hinzuzufügen. In dieser Abbildung wird der Abfrageentwurfsbereich mit allen hinzugefügten Feldern angezeigt.

6. Wenn Sie die Abfrageergebnisse aufgrund von Feldwerten einschränken möchten, geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien die Kriterien ein, die zum Einschränken der Ergebnisse verwendet werden sollen.

Tabelle mit Beispielkriterien

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
8. Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie aktualisieren möchten.
9. Um alle Felder, die im Abfrageentwurf nicht enthalten sein sollen, zu entfernen, wählen Sie die Felder aus und drücken ENTF.
10. Wenn Sie weitere Felder, die in der Abfrage enthalten sein sollen, hinzufügen möchten, ziehen Sie diese Felder in den Abfrageentwurfsbereich.

Schritt 2: Aktualisieren der Datensätze

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.

Mit diesem Verfahren wird gezeigt, wie eine Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage geändert wird. Dabei wird in Access dem Abfrageentwurfsbereich die Zeile Aktualisieren hinzugefügt. In der folgenden Abbildung wird eine Aktualisierungsabfrage gezeigt, die alle nach dem 5. Januar 2005 gekauften Posten zurückgibt und für alle Datensätze, die dieses Kriterium erfüllen, den Ort in Lagerhaus 3 ändert.

2. Suchen Sie das Feld, das die Daten enthält, die Sie ändern möchten, und geben Sie dann in die Zeile Aktualisieren für dieses Feld den Ausdruck (Ihre Änderungskriterien) ein.

In der Zeile Aktualisieren können Sie jeden gültigen Ausdruck verwenden.

Tabelle mit Beispielausdrücken

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Eine Warnmeldung wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf Ja, um die Abfrage auszuführen und die Daten zu aktualisieren.

 Hinweis   Wenn Sie die Abfrage ausführen, werden Sie möglicherweise bemerken, dass einige Felder im Resultset fehlen. Falls die Abfrage Felder enthält, die Sie nicht aktualisieren, werden diese von Access standardmäßig nicht in den Ergebnissen angezeigt. Beispielsweise können Sie ID-Felder aus zwei Tabellen einschließen, um sicherzustellen, dass Ihre Abfrage die richtigen Datensätze identifiziert und aktualisiert. Wenn Sie diese ID-Felder nicht aktualisieren, werden sie von Access nicht in den Ergebnissen angezeigt.

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Aktualisieren von Daten einer Tabelle mit den Daten einer anderen

Wenn Sie Daten einer Tabelle mit den Daten einer anderen aktualisieren müssen, beachten Sie die folgende Regel: Die Datentypen der Quell- und Zielfelder müssen entweder übereinstimmen oder kompatibel sein.

Wenn Sie die Daten in einer Tabelle mit den Daten einer anderen aktualisieren und kompatible statt übereinstimmende Datentypen verwenden, werden außerdem von Access die Datentypen dieser Felder in der Zieltabelle konvertiert. Deshalb sind einige Daten in der Zieltabelle möglicherweise abgeschnitten (gelöscht). Im Abschnitt Beschränkungen für Datentypkonvertierungen sind die Möglichkeiten zum Konvertieren von Datentypen aufgeführt. In der Tabelle in diesem Abschnitt wird außerdem erläutert, wann durch das Konvertieren eines Datentyps einige oder alle Daten in einem Feld geändert oder entfernt werden und welche Daten entfernt werden können.

Zum Aktualisieren von Daten in einer Tabelle mit den Daten einer anderen Tabellen sind im Wesentlichen die folgenden Schritte erforderlich:

1. Erstellen Sie eine Aktualisierungsabfrage, und fügen Sie der Abfrage die Quell- und Zieltabellen hinzu.
2. Verknüpfen Sie die Tabellen in den Feldern, die die verwandten Informationen enthalten.
3. Fügen Sie der Zeile Feld des Abfrageentwurfsbereichs die Namen der Zielfelder hinzu.
4. Fügen Sie der Zeile Aktualisieren des Abfrageentwurfsbereichs die Namen der Quellfelder hinzu. Verwenden Sie dabei die folgende Syntax: [Quelltabelle].[Quellfeld].

Für die Schritte in diesem Abschnitt wird die Verwendung zweier ähnlicher Tabellen vorausgesetzt. In diesem Beispiel befindet sich die Kliententabelle in einer Datenbank, die Ihnen vor kurzem zur Verfügung gestellt wurde. Sie enthält aktuellere Daten als die Kundentabelle. Sie stellen fest, dass sich die Namen einiger Vorgesetzten sowie einige Adressen geändert haben. Deshalb entschließen Sie sich, die Kundentabelle mit den Daten aus der Kliententabelle zu aktualisieren.

Kliententabelle

Die Kundentabelle

Bedenken Sie im weiteren Verlauf, dass die Datentypen für die einzelnen Tabellenfelder nicht übereinstimmen müssen. Sie müssen kompatibel sein. Die Daten in der Quelltabelle müssen von Access in einen Typ konvertiert werden, der von der Zieltabelle verwendet werden kann. In einigen Fällen können bei der Konvertierung Daten gelöscht werden. Weitere Informationen zu den Beschränkungen beim Konvertieren von Datentypen finden Sie im Abschnitt Beschränkungen für Datentypkonvertierungen.

Erstellen und Ausführen der Aktualisierungsabfrage

 Hinweis   Für die folgenden Schritte wird die Verwendung der beiden Beispieltabellen oben angenommen. Sie können die Schritte für Ihre Daten anpassen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Makros und Code auf Abfrageentwurf.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte Tabellen.
3. Doppelklicken Sie auf die Quell- und Zieltabellen, um sie der Abfrage hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers in einem Fenster angezeigt.
4. In den meisten Fällen verknüpft Access verwandte Felder in einer Abfrage automatisch. Wenn Sie Felder, die verwandte Informationen erhalten, manuell verknüpfen möchten, ziehen Sie das zu verknüpfende Feld aus der einen Tabelle zum entsprechenden Feld in der anderen Tabelle.

Wenn Sie z. B. die oben gezeigten Beispieltabellen verwenden, ziehen Sie das Feld Klienten-ID in das Feld Kunden-ID. Dabei wird von Access eine Beziehung zwischen diesen Feldern in den beiden Tabellen erstellt. Über diese Beziehung werden die verwandten Datensätze verknüpft.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.
6. Doppelklicken Sie in der Zieltabelle auf die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Jedes Feld wird in der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

Fügen Sie alle Felder außer dem Feld Kunden-ID hinzu, wenn Sie die Beispieltabellen verwenden. Der Name der Zieltabelle wird in der Zeile Tabelle des Entwurfsbereichs angezeigt.

7. Geben Sie in der Zeile Aktualisieren der Abfrage für jede Spalte, die ein Zielfeld enthält, den Namen der Quelltabelle und das Feld in der Quelltabelle ein, das dem Feld in der Zieltabelle einspricht. Verwenden Sie dazu diese Syntax: [Tabelle].[Feld]. Schließen Sie dabei die Tabellen- und Feldnamen in eckige Klammern ein, und trennen Sie die Tabellen- und Feldnamen durch einen Punkt.

In dieser Abbildung wird ein Teil des Entwurfsbereich dargestellt. Dazu werden die Beispieltabellen verwenden. Beachten Sie die Syntax für die Tabellen- und Feldnamen in der Zeile Aktualisieren.

Bedenken Sie im weiteren Verlauf, dass Sie die Tabellen- und Feldnamen in der Zeile Aktualisieren richtig schreiben müssen. Außerdem muss die Zeichensetzung der ursprünglichen Tabellen- und Feldnamen übereinstimmen. Großschreibung müssen Sie jedoch nicht beachten.

8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
9. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie aufgefordert werden, das Update zu bestätigen.

Beschränkungen für Datentypkonvertierungen

In der folgenden Tabelle werden die Access-Datentypen aufgeführt, Beschränkungen beim Konvertieren von Datentypen erläutert und kurz mögliche Datenverluste beim Konvertieren beschrieben.

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Beenden des Modus "Deaktiviert" zum Blockieren einer Abfrage

Wenn Sie versuchen, eine Aktionsabfrage auszuführen, und Sie den Eindruck haben, dass nichts passiert, überprüfen Sie die Statusleiste von Access auf die folgende Meldung:

Die Aktion oder das Ereignis wurde durch den Modus 'Deaktiviert' blockiert.

Standardmäßig sind in Access alle Aktionsabfragen (Aktualisierungs-, Anfüge-, Lösch- oder Tabellenerstellungsabfragen) deaktiviert, sofern sich die Datenbank nicht an einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet oder die Datenbank nicht signiert und nicht vertrauenswürdig ist. Wenn Sie keine dieser Aktionen ausgeführt haben, können Sie trotzdem die Abfrage für die aktuelle Datenbanksitzung nur aktivieren, indem Sie auf der Statusleiste auf Inhalt aktivieren klicken.

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SQL-Version: UPDATE-Anweisung

Wenn Sie mit der Arbeit mit SQL vertraut sind, können Sie auch mithilfe der SQL-Ansicht eine UPDATE-Anweisung schreiben. Wenn Sie die SQL-Ansicht verwenden möchten, erstellen Sie eine neue, leere Abfrage, und wechseln Sie dann zur SQL-Ansicht.

Dieser Abschnitt enthält die Syntax für eine UPDATE-Anweisung und ein entsprechendes Beispiel.

Syntax

UPDATE Tabelle    SET NeuerWert    WHERE Kriterien;

Die UPDATE-Anweisung besteht aus den folgenden Teilen:

Hinweise

Die UPDATE-Anweisung ist besonders hilfreich, wenn Sie viele Datensätze ändern möchten oder die zu ändernden Datensätze in mehreren Tabellen vorhanden sind.

Mehrere Felder können gleichzeitig geändert werden. Im folgenden Beispiel werden für Versandfirmen im Vereinigten Königreich die Werte für Order Amount um 10 % und die Werte für Freight um 3 % erhöht:

UPDATE Orders

SET OrderAmount = OrderAmount * 1.1,

Freight = Freight * 1.03

WHERE ShipCountry = 'UK';