Introduktion til versionsstyring

Versionsstyring gør det muligt for dig at gemme, spore og gendanne elementer på en liste og filer i et bibliotek, efterhånden som de ændres.



Oversigt

Når versioner spores for lister eller biblioteker, gemmes revideringer til elementerne eller filerne og deres egenskaber. På den måde kan du bedre administrere indhold, efterhånden som det revideres, og endda gendanne en tidligere version - hvis du f.eks. laver en fejl i den aktuelle version. Versionsstyring er især praktisk, når flere arbejder sammen på projekter, eller når oplysninger går gennem flere faser i udviklingen og gennemgangen.

Versionsstyring er altid tilgængelig for listeelementer på alle standardlistetyper - inklusive kalendere, problemsporingslister og brugerdefinerede lister - og for alle filtyper, der kan gemmes i biblioteker - inklusive webdelssider.

En listes versionshistorik

Du kan bruge versionsstyring til at gøre følgende:

  • Registrere en versionshistorik    Når versionsstyring er aktiveret, kan du se, hvornår et element eller en fil er blevet ændret og af hvem. Du kan også se, hvornår egenskaber eller oplysninger om filen er blevet ændret. Hvis nogen f.eks. ændrer et listeelements forfaldsdato, vises de pågældende oplysninger i versionshistorikken. I forbindelse med filer kan du også se kommentarer, som andre indføjer om deres ændringer.
  • Gendanne en tidligere version og anvende den som din aktuelle version    Har du lavet en fejl i en aktuel version? Eller har du brug for at gendanne en del af et dokument, som du har slettet? Du kan nemt erstatte din aktuelle version med en tidligere version. Den aktuelle version indgår derefter i versionshistorikken.
  • Vise en tidligere version    Du kan få vist en tidligere version - hvis du f.eks. vil se en tidligere retningslinje - uden at overskrive den aktuelle version. I forbindelse med .aspx-filer kan du kun få vist detaljer vedrørende de ændringer, der er blevet foretaget af filerne, og ikke de faktiske sider, som filerne opretter.

Biblioteker kan spore både overordnede versioner, f.eks. versioner, hvortil der er blevet tilføjet et nyt afsnit, og underordnede versioner, f.eks. versioner, hvori der er blevet rettet en stavefejl. Lister kan kun spore overordnede versioner. Lister og biblioteker kan også begrænse antallet af versioner, som brugerne kan gemme.

For at kunne aktivere versionsstyring skal du have tilladelse til at designe en liste eller et bibliotek.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvornår oprettes versioner

Når versionsstyring er aktiveret, oprettes versioner i følgende situationer:

  • Når et listeelement eller en fil oprettes indledningsvist, eller når en fil overføres.

 Bemærk!   Hvis filudtjekning kræves, skal filen tjekkes ind, før den første version af den oprettes.

  • Når der overføres en fil, der har samme navn som en eksisterende fil, og afkrydsningsfeltet Føj til eksisterende filer som en ny version er markeret.
  • Når egenskaberne for et listeelement eller en fil ændres.
  • Når en fil åbnes, redigeres og gemmes. Der oprettes en version, første gang du klikker på Gem. Denne version opdateres med de seneste ændringer, du foretog til filen, før du lukkede den.

 Bemærk!   Der oprettes ikke en version, hver gang du eller en anden bruger klikker på Gem, fordi der så ville blive oprettet for mange versioner.

  • Når en fil tjekkes ud, ændres og derefter tjekkes ind igen.

 Bemærk!   Hvis du eller en anden bruger kasserer den udtjekkede version, oprettes der ikke en version.

Du kan vælge at slette en enkelt version af en fil - hvis du f.eks. ved, at du har lavet en fejl i den pågældende version - så den pågældende version fjernes fra versionshistorikken. Hvis du imidlertid sletter den faktiske fil, slettes alle versioner af den samtidigt. Når du sletter en version, sendes den som standard til papirkurven, hvorfra den kan gendannes, indtil den slettes permanent. Det kan dog være, at din organisation håndterer sletninger på en anden måde.

 Vigtigt!   Hvis din organisation begrænser det antal versioner, der kan gemmes, slettes de ældste versioner permanent, når grænsen nås. De sendes ikke til Papirkurv.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Arbejde med overordnede og underordnede versioner

Afhængigt af organisationens behov, kan dit bibliotek konfigureres med enkel versionsstyring, som kun sporer overordnede versioner, eller det kan spore både overordnede og underordnede versioner. Hvis brugerne i din gruppe ikke arbejder med flere revisioner særligt ofte, har organisationen måske kun brug for enkel versionsstyring. Hvis mange arbejder sammen om filer og som regel opretter flere versioner, vil organisationen måske gerne spore både overordnede og underordnede versioner.

Levering af to typer versioner kan hjælpe dit team til bedre at kunne administrere indholdet. Brugere, som arbejder med indholdet, kan bedre forstå en fils aktuelle status. For eksempel er en overordnet version som regel en version, der er klar til, at en større gruppe kan se og gennemgå den, hvorimod en underordnet version er en kladde, som en eller anden stadig arbejder på.

Sporing af begge typer versioner er også med til at gøre versionshistorikken mere meningsfuld. Det er mere sandsynligt, at en overordnet version repræsenterer en milepæl i filens udvikling, som f.eks. når en fil fremsendes til gennemsyn eller distribueres til andre. En underordnet version er som regel en almindelig tilvækst, som f.eks. en version, du gemmer eller tjekker ind, mens du fortsat skriver på indholdet, eller en version, hvori du retter nogle mindre fejl. Når du vil se en fils versionshistorik, kan de overordnede versioner hjælpe dig med at identificere faserne i filens udvikling og gøre historikken nemmere at gennemse.

Når overordnede og underordnede versioner spores, gemmes en version som standard som en underordnet version, medmindre du angiver, at versionen skal være en overordnet version. Når du gemmer en fil og lukker den, spores versionen som en underordnet version. Du skal udgive filen, før den kan blive til en overordnet version. Du kan udgive filen ved hjælp af rullekommandoer i et bibliotek. I visse programmer, der er kompatible med Microsoft Windows SharePoint Services, kan du også bruge kommandoer i programmet. Hver overordnet version kan som standard have op til 511 kladder (underordnede versioner), men webstedets administrator eller ejer kan begrænse antallet af versioner yderligere.

Hvis du har tilladelse til at slette versioner, kan du overskrive en underordnet version med en anden underordnet version. Du kan f.eks. overskrive en version, hvis du ved, at der er en fejl i den tidligere version, og at du ikke behøver at gemme den. Hvis du udgiver en overordnet version og derefter opdager, at du har lavet en fejl, kan du lave versionen om til en underordnet version igen ved at annullere udgivelsen.

Hvis du tjekker filer ud, før du arbejder på dem, kan du angive, hvilken type version, du tjekker ind. Du behøver ikke at udgive en fil, hvis du angiver den som overordnet version, når du tjekker den ind.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Versionsnummerering

Versioner nummereres, når du opretter dem. På en liste eller i et bibliotek med enkel versionsstyring aktiveret, er version 1 den første version, du opretter eller overfører, og versionsnummeret stiger trinvist i hele tal, som i version 2, version 3 osv.

Når du sporer overordnede og underordnede versioner, er numrene på overordnede versioner hele tal, og numrene på underordnede versioner er decimaltal. For eksempel er 0.1 den første, underordnede version af en fil, 1.3 er den tredje, underordnede version af en fil, der er blevet udgivet én gang, og 2.0 er den anden, overordnede version af en udgivet fil.


Versionsnummerering i bibliotek

Billedtekst 1 Den aktuelle, udgivne, overordnede version er fremhævet, og versionsnummeret er et helt tal.
Billedtekst 2 Der oprettes en version, når egenskaber eller metadata ændres.
Billedtekst 3 Den første version af en fil er altid underordnet version nr. 0.1.

På en liste eller i et bibliotek kan du vise en kolonne, Version, der viser versionsnummeret på filer eller listeelementer, hvilket kan være nyttigt, hvis dit team ofte reviderer oplysninger. Du kan finde hyperlinks til flere oplysninger om arbejde med visninger i afsnittet Se også.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Sådan fungerer versionsstyring med indholdsgodkendelse

Styring af overordnede og underordnede versioner kan integreres med indholdsgodkendelse for lister og biblioteker.

Når der kræves godkendelse af indhold, forbliver et listeelement eller en fil i kladde- eller midlertidig tilstand, indtil det eller den godkendes eller afvises af en person med tilladelse til godkendelse. Hvis elementet eller filen godkendes, tildeles det eller den statussen Godkendt på listen eller i biblioteket og vises for enhver med tilladelse til at få vist listen eller biblioteket. Hvis elementet eller filen afvises, forbliver det eller den i midlertidig tilstand, og det eller den er kun synligt for brugere med tilladelse til at se kladder.

Når du aktiverer overordnede og underordnede versioner i et bibliotek, som kræver indholdsgodkendelse, kan du også tilføje en arbejdsproces, hvis du eller andre i organisationen har oprettet en sådan. En arbejdsproces styrer filernes bevægelser i forretningsgange, f.eks. gennemsyn eller godkendelse. Du kan bruge en arbejdsproces til at administrere godkendelsesprocessen, når overordnede versioner tjekkes ind.

I et bibliotek, hvor både overordnede og underordnede versioner spores, skal du som standard udgive en overordnet version af en fil, før den kan blive godkendt. Underordnede versioner betragtes som værende kladder, der stadig er under udvikling, så de vises ikke som midlertidige elementer, der afventer godkendelse.

Et rejsebureau kan f.eks. bruge et dokumentbibliotek til at administrere filer. Når teammedlemmer udvikler et nyt salgstilbud, kan de spore underordnede versioner af filen. Hvis de laver en fejl i én version, kan de gendanne en tidligere version. Når de er færdige med tilbuddet, kan de oprette en overordnet version og derefter udgive den til godkendelse af den juridiske afdeling og deres leder. Når filen er blevet godkendt, kan andre medarbejdere i virksomheden få vist den.

Midlertidige elementer eller filer er som standard kun synlige for opretteren og brugere med tilladelse til at godkende elementer, men du kan angive, om andre grupper af brugere skal kunne få vist et element eller en fil.

Når der kræves indholdsgodkendelse, vil de brugere, der har tilladelse til at læse indhold, men som ikke har tilladelse til at se kladdeelementer, se den sidste, godkendte eller overordnede version af listeelementet eller filen. Hvis overordnede og underordnede versioner spores i et bibliotek, og der endnu ikke er nogen, der har udgivet en overordnet version, er filen ikke synlig for de brugere, der ikke har tilladelse til at se kladdeelementer.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Sådan fungerer versionsstyring med filudtjekning

Udtjekning af filer drager størst mulig nytte af versionsstyring. Når du tjekker en fil ud, oprettes der kun en version, når du tjekker filen ind igen, så du specifikt kan angive, når en version oprettes. Når der ikke kræves udtjekning, oprettes der en version, første gang du gemmer en fil, og denne version opdateres, når du lukker den. Hvis du åbner og gemmer filen igen, oprettes der en anden version. Afhængigt af situationen, er det måske ikke hensigtsmæssigt, at der oprettes flere versioner, hvis du f.eks. er nødt til at lukke en fil for at deltage i et møde, før du er færdig med at foretage ændringer til filen.

Når der kræves udtjekning, kan du ikke tilføje en fil, ændre en fil eller ændre filens egenskaber uden først at tjekke filen ud. Når du tjekker filen ind, bliver du bedt om at indføje kommentarer om de ændringer, du har foretaget, hvilket er med til at skabe en mere meningsfuld historik.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0