Demo: Skriv alle på en gang i et dokumentarbejdsområde

Afspil video Office-demo

Prøv Microsoft Office System-produkter

Se alle Office-demoer

Kan du huske sidste gang, du skulle samle et dokument, som afhang af bidrag fra flere forskellige personer? Du sendte en vedhæftet fil med en e-mail-meddelelse, og så fik du flere forskellige kopier tilbage, som du skulle holde styr på. X kunne ikke forstå, hvad der stod i Y's afsnit, så de gav modstridende oplysninger, som du skulle holde styr på. Du fik til sidst lavet et dokument, men vejen dertil var ret kaotisk. Nu er der en løsning, der bringer orden i det kaos  - et dokumentarbejdsområde.

Hvis du sender en Microsoft Office Word 2003-, Microsoft Office Excel 2003-, Microsoft Office PowerPoint® 2003- eller en Microsoft Office Visio® 2003-fil som en delt vedhæftet fil i en e-mail-meddelelse, kan du oprette et dokumentarbejdsområde. Det er et Microsoft Windows® SharePoint™ Services-websted, hvor du på ét sted kan arbejde på dokumenter sammen med andre. Personerne, der er nævnt i linjen Til i meddelelsen, bliver automatisk medlemmer af arbejdsområdet. Du kan arbejde i en lokal kopi af filen og derefter bruge opgaveruden Delt arbejdsområde til at opdatere kopien på arbejdsområdet, så alle medlemmer altid har adgang til den nyeste version. Du kan også bruge opgaveruden til at uddele nye arbejdsopgaver, tilføje medlemmer og mere endnu.

 Bemærk!   Klik på Version med demotekst, hvis du vil have en skærmlæsertekst, som forklarer handlingerne på skærmen, og en skærmlæserversion af lydmanuskriptet.

VisVersion med demotekst

Handling på skærmen Lydmanuskript
Microsoft Office Outlook® 2003 er åben, og det samme er en e-mail-meddelelse med emnet "Føj dine afsnit til medarbejderhåndbogen." I menuen Indsæt peger markøren på Filer. Dialogboksen Indsæt fil vises. Markøren klikker på filen Medarbejderhåndbog.doc og bliver flyttet til knappen Indsæt. Dialogboksen lukkes. Du ved, hvordan det fungerer - du er blevet bedt om at sætte et stort dokument sammen med bidrag fra en del andre personer. Du kunne sende dokumentet i en e-mail-meddelelse. Men det kan gøres nemmere: et dokumentarbejdsområde i Microsoft Office 2003.
Medarbejderhåndbog.doc vises som en vedhæftet fil i e-mail-meddelelsen. Opgaveruden Indstillinger for vedhæftede filer vises i højre side. Markøren vælger Delte vedhæftede filer i opgaveruden. En tekst opgivet af en blå boks føjes til meddelelsens brødtekst. Teksten inviterer modtagerne af meddelelsen til at deltage i et dokumentarbejdsområde. Markøren peger på indstillingen Opret dokumentarbejdsområde på i opgaveruden Indstillinger for vedhæftede filer, hvor du kan vælge eller indtaste webadressen på et Microsoft Windows SharePoint Services-websted. Markøren flyttes til knappen Send for at sende e-mail-meddelelsen. Sådan fungerer det. Du indsætter det delte dokument som en vedhæftet fil, som du plejer. Med et enkelt klik på en knap har du mulighed for at oprette et dokumentarbejdsområde. Teksten, som inviterer modtagerne, tilføjes automatisk. Du skal bare bruge et Microsoft Windows SharePoint Services-websted, og så er du klar til at dele dokumentet.
Outlook 2003 forsvinder. Word 2003 vises. I menuen Filer flyttes markøren til Åbn. I dialogboksen Åbn vælger markøren Medarbejderhåndbog.doc og den flyttes til knappen Åbn. Dokumentet Medarbejderhåndbog åbnes. Der åbnes også en dialogboks, som informere om, at der ligger en kopi af dokumentet i et dokumentarbejdsområde, og at du kan få opdateringer fra den kopi, mens du arbejder. Markøren klikker på Hent opdateringer. Opgaveruden Delt arbejdsområde vises i højre side. Den lokale kopi af dokumentet forbindes nu til kopien på arbejdsområdet. Du kan se de ændringer, som andre har lavet, ved at åbne den lokale kopi af dokumentet og hente opdateringer fra arbejdsområdet.
Markøren klikker på fanen Opgaver i opgaveruden og klikker derefter på Tilføj ny opgave. Dialogboksen Opgave vises. "Tilføj introduktionsafsnit" indtastet i feltet Titel. Lonnie Sylvest vælges i feltet Tildelt til. Markøren klikker på OK, og dialogboksen lukkes. Den nye opgave vises under fanen Opgaver i opgaveruden Delt arbejdsområde. Hvis du har en speciel opgave til en af bidragyderne, kan du tildele opgaven i opgaveruden Delt arbejdsområde uden at skulle sende en ny e-mail-meddelelse.
Markøren flyttes til toppen af opgaveruden Delt arbejdsområde, og den klikker på hyperlinket Åbn webstedet i en webbrowser. Word forsvinder og Microsoft Internet Explorer vises med dokumentarbejdsområdets websted åben. Webstedet indeholder områderne Meddelelser, Delte dokumenter og Opgaver. Det indeholder også en liste over medlemmerne af dokumentarbejdsområdet. I opgaveruden Delt arbejdsområde kan du også åbne dokumentarbejdsområdets websted i din webbrowser, hvor du kan se listen over medlemmer, tildelte opgaver og andre detaljer.
Der vises en værktøjslinje med en række ikoner for åbne programmer, hvilket indikerer, at der er blevet trykket på ALT+Tab. Word vælges i væktøjslinjen. Internet Explorer forsvinder og Word vises med dokumentet Medarbejderhåndbog åbnet. Markøren ruller ned til afsnittet Tryghed, sikkerhed og sundhed i dokumentet og erstatter "Oktober" med "September." Markøren klikker på knappen Gem på værktøjslinjen Standard. Fanen Status aktiveres i opgaveruden Delt arbejdsområde. Markøren flyttes til fanen Status, og den klikker på Opdater kopien i arbejdsområdet. Er du kommet i tanke om en vigtig ændring, som du ikke fik med i dokumentet? Det er ikke nødvendigt at sende det igen. Du kan bare åbne den lokale kopi af dokumentet, tilføje ændringerne, gemme dokumentet og opdatere kopien på arbejdsområdet. De andre medlemmer kan se dine ændringer, når de åbner deres lokale kopi af dokumentet.

I menuen Filer flyttes markøren til Luk. Word lukkes og dokumentarbejdsområdets websted vises i Internet Explorer.

Internet Explorer forsvinder. Den animerede tekst Få yderligere inspiration til flere store øjeblikke i hverdagen vises. Under denne vises den statiske tekst Yderligere oplysninger finder du på efterfulgt af en webadresse: http://office.microsoft.com/da-dk/default.aspx.

Anvend et dokumentarbejdsområde til at gøre det nemmere at arbejde sammen om og læse korrektur på dokumenter. Benyt det i dag, og se din arbejdsbyrde dale, mens din mængde af frigjort tid øges!
 
 
Gælder for:
Deployment Center 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003, Word 2003