Oprette et organisationsdiagram automatisk ud fra medarbejderdata

Et organisationsdiagram er et diagram, der viser relationerne mellem medarbejdere, stillinger og grupper.

Hvis du har alle medarbejderoplysningerne i et dokument, f.eks. en Excel-projektmappe eller i et Exchange Server-katalog, kan Visio oprette et diagram, der tilføjer figurer og forbindelser for dig. Hvis du ikke vil have, at organisationsdiagrammet oprettes automatisk, kan du tegne et diagram uden at bruge en ekstern datakilde.

Du kan finde den rigtige skabelon at starte med ved at vælge Filer > Ny og klikke på kategorien Organisationsdiagram . Klik derefter på Opret.

Organisationsdiagram

Oprette et diagram automatisk ud fra en eksisterende datakilde

Når du klikker for at oprette et diagram ud fra skabelonen, åbnes guiden Organisationsdiagram. Markér Oplysninger, der allerede er gemt i en fil eller database på den første side i guiden, og følg derefter anvisningerne i guiden.

De datakilder, du kan bruge

  • Microsoft Excel-regneark
  • Tekstfil
  • Microsoft Exchange Server-katalog
  • ODBC-kompatibel datakilde

Påkrævede kolonner i datakilden

Datakilden skal indeholde kolonner for medarbejdernavn, et entydigt id og den person, som er personens overordnede. Det betyder ikke noget, hvad kolonnerne hedder i datakilden, da du kan angive kolonnerne (eller feltnavnene) for medarbejdernavnet og personens overordnede manuelt i guiden.

  • Medarbejdernavn    Den måde, medarbejdernes navne vises på i dette felt, er den måde, de vises på i organisationsdiagrammet.
  • Entydigt id     Denne kolonne kan være kolonnen Medarbejdernavn, hvis alle navne er entydige. I modsat fald skal du medtage en kolonne med en værdi, der entydigt identificerer hver medarbejder.
  • Hvem medarbejderen rapporterer til    Dette felt skal indeholde hver mellemleders entydige id, uanset om det pågældende id er et navn eller et id. Lad dette felt stå tomt for medarbejderen øverst i organisationsdiagrammet.

Eksempel på en tekstfil som en datakilde

Følgende tekst er et eksempel på en kommasepareret tekstfil, som indeholder fem kolonner og fire rækker, hvor den første række er en kolonneoverskrift. Visio opretter denne eksempeltekstfil for dig: start Guiden Organisationsdiagram, vælg Oplysninger, som jeg indtaster ved hjælp af guiden, og klik på Næste. På næste side skal du vælge Separeret tekst, skrive et filnavn og klikke på Næste. Der åbnes en teksteditor med eksempeldata, du kan bruge som vejledning.

Navn,Refererer_til,Titel,Afdeling,Telefon

Joe EksempelChef, ,CEO,Direktør,x5555
Jane EksempelDir,Joe EksempelChef,Udviklingsdirektør,Produktudvikling,x6666
John EksempelStil,Jane EksempelDir,Softwareudvikler,Produktudvikling,x6667

Oprette et organisationsdiagram ud fra en ny datafil

Hvis du ikke allerede har dine data i det andet program, men du gerne vil have det, åbner Visio eksempeldataene i Excel eller en teksteditor med et eksempel på det korrekte format. Udskift eksempeldataene med dine rigtige data, og udfør guiden for at oprette organisationsdiagrammet.

  1. Klik på Filer > Ny, og klik på kategoribilledet Organisationsdiagram , og klik derefter på Opret. Så åbnes guiden Organisationsdiagram.
  2. Markér Oplysninger, som jeg indtaster ved hjælp af guiden på den første side i guiden, og klik derefter på Næste.
  3. Vælg Excel eller Separeret tekst, skriv et navn til den nye fil, og klik derefter på Næste.
    Hvis du vælger Excel, åbnes et Microsoft Office Excel-regneark med eksempeltekst. Hvis du vælger Separeret tekst, åbnes en Notesblok-side med eksempeltekst.
  4. Hvis Excel eller Notesblok åbnes, kan du bruge eksempelteksten som et eksempel på, hvilken type oplysninger der skal medtages, og skrive de ønskede oplysninger hen over de eksisterende oplysninger. Kolonnerne for medarbejdernavnet og den overordnede er påkrævede, men du kan tilføje eller slette andre kolonner.
  5. Afslut Excel eller Notepad, og fuldfør derefter guiden.

Ændre layout og figurer og indsætte billeder

Organisationsdiagram-skabeloner og fanen Organisationsdiagram på båndet. Brug værktøjerne under denne fane til at foretage større ændringer i diagrammets udseende.

Grupperne Layout og Arranger indeholder værktøjer, som du kan bruge til at ændre layoutet og hierarkiet af figurerne.

Brug galleriet Figurer til at vælge typografien for figurerne i diagrammet. Brug værktøjerne i gruppen Billede til at indsætte et billede på den markerede figur, slet pladsholderbilledet, og ret billedet, efter at det er blevet indsat i en figur. Hvis du ikke har føjet billeder til alle figurerne ved hjælp af guiden, kan du tilføje dem nu. Klik på Indsæt > Flere billeder under fanen Organisationsdiagram. Alle billederne skal være placeret i en enkelt mappe, og filnavnet skal have formatet "Medarbejdernavn.Filtype”, f.eks. Jonathan Foster.jpg (navnet skal stemme overens med navnet i datakilden).

Gruppen Organisationsdata indeholder værktøjer, som du kan bruge til at importere data fra en ekstern kilde ved hjælp af en guide, til at eksportere organisationsdata til Excel eller en tekstfil og til at sammenligne dataene i diagrammet med en ekstern datakilde.

Vise grupper ved at bruge Grupperamme eller punkterede linjer

Når du har oprettet et organisationsdiagram, kan du ændre rækkefølgen af oplysningerne for at afspejle virtuelle grupperelationer. Flyt relaterede figurer tæt på hinanden, og tilføj derefter forbindelser bestående af punkterede linjer for at vise sekundære rapporteringsgange. Eller du kan bruge figuren Grupperamme for at fremhæve en virtuel gruppe. Træk figuren Grupperamme fra vinduet Figurer og ned på tegningen. Brug derefter størrelseshåndtagene i siderne til at få alle personer i den virtuelle gruppe med.

Grupperamme

Opdatere genererede organisationsdiagrammer

Hvis du vil afspejle ændringer i strukturen i en organisation, skal du opdatere diagramdataene eller opdatere organisationsdiagrammet manuelt.

  • Klik på Data > Eksterne data > Opdater alle.

Hvis de nye data ikke passer helt med de data, diagrammet er oprettet ud fra, kan det være nødvendigt at flytte personer manuelt.

Hvis du har et nyt diagram, kan du lade Visio sammenligne det med det gamle diagram og fortælle dig, hvad der har ændret sig.

  1. Åbn enten den nye version eller den gamle version af organisationsdiagrammet.
  2. Klik på Organisationsdiagram > Organisationsdata > Sammenlign. Find den version, du vil sammenligne med, i feltet Sammenlign organisationsdata.
  3. Vælg situationen under Sammenligningstyper, afhængigt af hvilken version du har åbnet.
  4. Vælg den ønskede indstilling under Rapporttype.
  5. Klik på OK.

Hvis du stadig ikke kan få opdateret diagrammet, sådan som du vil have det, er du muligvis nødt til at oprette diagrammet forfra.

 
 
Gælder for:
Visio 2013, Visio Professional 2013