Illustrere forretningsprocesser med Visio-rutediagrammer

Gælder for
Microsoft Office Visio® 2003

Med Visio-rutediagrammer kan du hurtigt se hele forretningsprocesser. Du kan få overblik over, hvad der fungerer, og hvad der er af problemer i gruppens opgave- og informationsruter, analysere problemer og identificere områder, der skal forbedres. Du kan også dokumentere dine løsninger på disse problemer og forklare trinnene i dine processer med så mange detaljer, som du ønsker.

I denne artikel får du oplysninger om at:

Vælge det rigtige rutediagram til processen

Følgende tabel viser, hvilke typer Visio-rutediagrammer og hvilke typer data der egner sig til hinanden. Vælg det rutediagram, der egner sig til den forretningsproces, du vil dokumentere og præsentere.

 Bemærk!   Rutediagrammer, som er markeret med en stjerne (*), findes som skabeloner, der kan hentes på webstedet Skabeloner på Microsoft Office Online. Til disse skabeloner kræves Visio 2003.

Rutediagramtype til forretningsproces Eksempel (klik for at forstørre) Formål
Revisionsdiagram Eksempel på et revisionsdiagram Bruges til at dokumentere og analysere processer, hvori der indgår økonomiske transaktioner og lagerstyring.
Standardrutediagram* Eksempel på et standardrutediagram Bruges til at beskrive eller analysere processer, dokumentere procedurer, angive arbejds- eller informationsfordeling, registrere omkostninger og effektivitet. Brug denne diagramtype til at dokumentere procesforbedringer og processtyring i Six Sigma-projekter.
Årsag/virkningsdiagram* (også kaldet Ishikawa- eller fiskebensdiagram) Eksempel på et årsag/virkningsdiagram Bruges til at dokumentere de faktorer, som indgår i et givet resultat. Brug denne diagramtype til at gennemgå faktorer, som bidrager til en bestemt situation. Dokumenter Six Sigma- og ISO 9000-processer.
Tværfunktionelt rutediagram* Eksempel på et tværfunktionelt rutediagram Bruges til at vise relationerne mellem en forretningsproces og de organisationsenheder eller enheder med særlige funktioner, der er ansvarlige for processen.
Datarutediagram Eksempel på et datarutediagram Bruges til at dokumentere det logiske flow af data gennem et sæt af processer eller procedurer, herunder eksterne kilder til og destinationer for de dataaktiviteter, som transformerer dataene, og lagre eller samlinger, hvor dataene opbevares (er kun tilgængelig i Visio Professional).
EPC-diagram Eksempel på et EPC-diagram Bruges til at oprette EPC-diagrammer (event-driven process chain) til illustration af SAP/R3-forretningsprocesser.
Diagram over fejltræanalyse Eksempel på et diagram over fejltræanalyse Bruges til at vise de hændelser, som vil kunne resultere i fejl, så fejl kan forebygges. Bruges almindeligvis i Six Sigma-processer.
TQM-diagram Eksempel på et TQM-diagram Bruges til at oprette TQM-diagrammer (Total Quality Management) til omstrukturering af forretningsprocesser, TQM, fortsat kvalitetsforbedring og kvalitetsløsninger.
Arbejdsfordelingsdiagram Eksempel på et arbejdsfordelingsdiagram Bruges til at beskrive, analysere og dokumentere informationsstrømme, automatisering af forretningsprocesser og regnskabs- , ledelses- og personalemæssige opgaver.

Oprette rutediagrammet,

Visio indeholder værktøjet Forbindelse, som du kan bruge til at forbinde figurer automatisk, efterhånden som du tilføjer dem i rutediagrammet, og til at opretholde forbindelsen mellem figurer, når du flytter rundt på dem. Værktøjet Forbindelse er tidsbesparende, når du opretter og reviderer rutediagrammer.

 Bemærk!   Følgende metode til oprettelse af rutediagrammer kan ikke anvendes på årsag/virkningsdiagrammer og datarutediagrammer. Yderligere oplysninger om disse diagrammer finder du i Hjælp i Visio.

Sådan oprettes et rutediagram over forretningsprocesser

  1. Peg på Ny i menuen Filer, peg på Forretningsproces, og klik derefter på Standardrutediagram.
  2. Træk en figur af typen Proces fra stencilen Figurer til standardrutediagrammer til tegningssiden.
  3. Klik på værktøjet Forbindelsestandardværktøjslinjen.

Peg på Værktøjslinjer i menuen Vis, og klik derefter på Standard, hvis du ikke kan se værktøjslinjen Forbindelse.

  1. Træk en ny figur af typen Proces over på tegningssiden. Figurerne forbindes automatisk.
  2. Fortsæt med at tilføje figurer af typen Proces, Beslutning, Dokument osv., indtil alle ønskede figurer findes på siden.

Hver gang du tilføjer en figur på tegningssiden, forbindes den med den figur, der aktuelt er markeret.

  1. Klik på pegeværktøjetstandardværktøjslinjen.
  2. Hvis du vil indsætte tekst i et procestrin, skal du klikke på den figur, der repræsenterer trinnet, og derefter skrive teksten.
  3. Hvis du vil ændre procesrutens retning mellem to trin, skal du klikke på forbindelsen mellem to trin. Peg derefter på Handlinger i menuen Figur, og klik på Vend forbindelse.
  4. Du kan revidere rutediagrammets layout ved at klikke på den figur, du vil flytte, og derefter trække den til den nye placering.

 Tip!    Hvis du vil forbinde en række figurer på én gang, skal du klikke på pilen ved siden af Pegeværktøjet og klikke på Marker flereVærktøjet Marker flere og derefter markere de figurer, som du vil forbinde i den rækkefølge, som du vil forbinde dem. Klik derefter på Forbind figurer i menuen Figur.

 Bemærk!   Selvom den ovenfor beskrevne forbindelsesmetode ofte er den bedste måde at oprette rutediagrammer på i Visio, er det ikke den eneste. Yderligere oplysninger om forbindelsestyper og styring af forbundne figurer finder du i Forbinde procestrinnene.

Tilføje tekst, hyperlinks og numre

Et rutediagram over en forretningsproces giver et overblik, men du kan let få vist flere detaljer om hvert enkelt procestrin ved at indsætte tekst og hyperlinks. Du kan også formatere tekst og forbindelser, som gør rutediagrammet mere praktisk og tilgængeligt. Du kan f.eks. ændre tekstens skriftstørrelse og typografi, oprette opstillinger med punkttegn eller tal i procestrin og nummerere procestrin. Du kan desuden oprette hyperlinks fra trin til understøttende dokumenter, som viser trinnenes faktiske kompleksitet.

Gøre procestrinnene mere oplysende med tekst, hyperlinks og numre

Brug denne metode Når Detaljer
Tilføj og formater tekst i rutediagramfigurer Du vil tilføje flere detaljer til trin i rutediagrammer og forbedre diagrammets udseende.

Du kan tilføje og formatere tekst til:

  • Rutediagramfigurer.
  • Forbindelser.
Tilføj et eller flere navigationslinks i en rutediagramfigur Du vil springe direkte fra en figur til et diagram, dokument eller en webside, som præsenterer detaljerede oplysninger om de procestrin, figuren repræsenterer.

Du kan tilføje hyperlinks fra figurer til:

  • En anden side i samme diagram.
  • Et andet diagram.
  • Dokumenter, som er oprettet i andre programmer, f.eks. Microsoft Office Word® og Microsoft Office Excel®.
  • Websider.
Nummerere rutediagramfigurer Du hurtigt vil finde referencer til procestrinnene i et nummereret dokument.

Du kan tilføje numre ved:

  • Manuelt eller automatisk at føje dem til figurer i rutediagrammer, du allerede har oprettet.
  • På forhånd at angive nummereringsindstillinger og automatisk nummerere figurer, efterhånden som du slipper dem på siden.

Tilføje og formatere tekst

Sådan tilføjes tekst i en rutediagramfigur eller på en forbindelseslinje

  • Marker rutediagramfiguren eller forbindelsen, og skriv derefter teksten.

Til formatering af tekst

  1. Dobbeltklik på figuren, og marker den tekst, der skal formateres.
  2. Klik på Tekst i menuen Formater.
  3. Vælg de ønskede formateringsindstillinger i dialogboksen Tekst. Klik på Anvend for at se ændringerne, før du lukker dialogboksen. Klik på OK, når du har afsluttet formateringen.

Tilføje navigationslinks

Sådan tilføjes navigationslinks i en rutediagramfigur

  1. Klik på den figur, du vil tilføje data i.
  2. Klik på Hyperlinks i menuen Indsæt.
  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
    • Hvis du vil oprette et hyperlink til et websted, skal du skrive URL-adressen til webstedet eller klikke på Gennemse under Adresse. Klik på Internetadresse, og naviger derefter til webstedet i din webbrowser.
    • Hvis du vil oprette et hyperlink til et dokument, skal du klikke på Gennemse under Adresse og derefter klikke på Lokal fil. Naviger til filen på din computer eller på en server, og klik derefter på Åbn.
    • Hvis du vil oprette et hyperlink til en anden side i samme diagram, skal du lade boksen Adresse stå tom. Klik på Gennemse under Underadresse, og vælg derefter den side, du vil oprette hyperlinket til.
  4. Skriv det navn, du vil bruge til hyperlinket, i boksen Beskrivelse. Denne tekst vises, når du holder markøren på hyperlinket.
  5. Klik på Ny, og gentag derefter trin 1 til 3, hvis du vil tilføje et andet hyperlink i samme figur.
  6. Klik på OK, når du har tilføjet de ønskede hyperlinks i figuren.

Sådan følges hyperlinket til destinationen

  1. Højreklik på den rutediagramfigur, du har tilføjet hyperlinks i.
  2. Klik på navnet på det ønskede hyperlink.

Tip!      Når du åbner et rutediagram i fuld skærmstørrelse eller i præsentationsvisning (klik på Fuld skærm i menuen Vis), fungerer hyperlinks i figurer på samme måde som hyperlinks på webside.

Nummerere rutediagramfigurer

Sådan tilføjes numre i et eksisterende rutediagram

  1. Åbn den tegningsside, der indeholder de rutediagramfigurer, du vil tilføje numre i.
  2. Hvis du kun vil tilføje numre i bestemte figurer, skal du markere disse figurer.
  3. Peg på Tilføjelsesprogrammer i menuen Funktioner, peg på Visio Ekstra, og klik derefter på Nummerer figurer.
  4. Klik på følgende under Handling under fanen Generelt:
    • Automatisk nummerering for automatisk at nummerere figurer fra venstre mod højre og derefter fra top mod bund på tegningssiden.
    • Manuel ved at klikke for at styre, hvilken rækkefølge figurer nummereres i ved manuelt at klikke på figurerne i den ønskede rækkefølge.
  5. Skriv det nummer, du vil begynde med, og intervallet mellem numrene under Nummertildeling, og klik derefter på OK.

 Bemærk!    I et diagram med flere sider skal du tilføje numre i figurer på hver side for sig. Du åbner en tegningsside ved at klikke på en fane nederst til venstre i tegningsvinduet.

Sådan tilføjes numre under oprettelsen af et rutediagram

  1. Peg på Ny i menuen Filer, peg på Forretningsproces, og klik derefter på den diagramtype, du vil oprette.
  2. Peg på Tilføjelsesprogrammer i menuen Funktioner, peg på Visio Ekstra, og klik derefter på Nummerer figurer.
  3. Skriv det nummer, nummereringen skal begynde med, og intervallet mellem numrene under Nummertildeling under fanen Generelt.
  4. Klik under Handling på:
    • Automatisk nummerering for automatisk at nummerere figurer fra venstre mod højre og derefter fra top mod bund på tegningssiden.
    • Manuel ved at klikke for at styre, hvilken rækkefølge figurer nummereres i ved manuelt at klikke på figurerne i den ønskede rækkefølge.
  5. Marker afkrydsningsfeltet Fortsæt med at nummerere figurer, efterhånden som de slippes på siden, og klik derefter på OK.
  6. Klik på Nummerer figurer i menuen Funktioner, når du har tilføjet de ønskede numre. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Fortsæt med at nummerere figurer, efterhånden som de slippes på siden, og klik derefter på OK.

Tip!      Du kan ændre den rækkefølge, figurer nummereres i automatisk, ved at klikke på fanen Avanceret i dialogboksen Nummerer figurer.

Forbinde procestrinnene

Det er vanskeligt at lave fejl, hvis du bruger metoden med værktøjet Forbindelse , som står beskrevet i Oprette rutediagrammet,. Det er dog klogt at sætte sig en smule mere ind i forbindelser, fordi der bruges mere end én type figurforbindelse i Visio. Der kan opstå uventede resultater, hvis du kommer til at blande forbindelsestyper og derefter giver dine figurer nye placeringer.

Den forbindelsesmetode, der står beskrevet i Oprette rutediagrammet, er en forbindelse af typen figur til figur. Når du flytter figurer, som er forbundet figur til figur, finder forbindelserne automatisk nye placeringer, så forbindelsen bliver så direkte som muligt. Hvis du ønsker at kunne styre mere nøjagtigt, hvor forbindelser vedhæftes på bestemte figurer, kan du bruge forbindelser af typen punkt til punkt.

Figur til figur-forbindelser

Ved figur til figur-forbindelser vedhæftes eller fastklæbes forbindelsens slutpunkter til hele figurer, frem for til bestemte punkter på hver figur. Hvis du flytter figurerne, justeres forbindelsen, så den fortsat er så direkte som muligt.

Figur til figur-forbindelse

Punkt til punkt-forbindelser

Når der er tale om en punkt til punkt-forbindelse, fastklæbes forbindelsens slutpunkter til bestemte punkter på hver figur. Hvis du flytter figurerne, forbliver forbindelsen vedhæftet i disse oprindelige punkter.

Punkt til punkt-forbindelse

Identificere en forbindelsestype

Hvis du vil se, om en forbindelse er af typen figur til figur eller punkt til punkt, skal du klikke på forbindelsen for at markere den.

Figur til figur- og punkt til punkt-forbindelser

knapflade Hvis slutpunkterne bliver til små røde firkanter, er det en figur til figur-forbindelse.knapflade Hvis slutpunkterne bliver til små røde firkanter med symboler i (x eller +), er det en punkt til punkt-forbindelse.

Ændre én type forbindelse til en anden

Hvis du vil ændre en figur til figur-forbindelse til en punkt til punkt-forbindelse, skal du trække et forbindelsesslutpunkt væk fra figuren og derefter trække det tilbage til det forbindelsespunkt, der er markeret med et blåt x, på det sted, hvor du vil forbinde det med figuren. Hvis du vil ændre en punkt til punkt-forbindelse til en figur til figur-forbindelse, skal du trække et forbindelsesslutpunkt hen over procestrinfiguren, indtil hele figuren er omgivet af en rød boks.

Skifte forbindelsestype

Arbejde med store rutediagrammer

Mange processer er lange og komplekse, så rutediagrammer er ofte så store, at de ikke kan være på et almindeligt A4-ark. Der findes flere forskellige måder at gøre store rutediagrammer lettere at arbejde med og at dele.

Metode Beskrivelse
Drilldown-metode Opret et højniveaurutediagram på én side. Fra hvert højniveautrin "arbejder du dig ned" til et mere detaljeret rutediagram på en ny side.
Referencer til anden side Tegn så meget af rutediagrammet, du kan, på én side. Brug derefter en reference til en anden side til at oprette en kæde til den side, som rutediagrammet fortsætter på.
Referencer på siden Tegn så meget af rutediagrammet, du kan, ved at flytte ned eller hen over siden. Brug derefter en reference på siden til at angive, at rutediagrammet fortsætter øverst eller til venstre på siden.
Ændre tegningssidens størrelse og udskrive Rediger tegningssidens størrelse, så den kan rumme rutediagrammet, og udskriv derefter diagrammet.

Sådan oprettes et drilldown-rutediagram

  1. Peg på Ny i menuen Filer, peg på Forretningsproces, og klik derefter på den type rutediagram, du vil oprette.
  2. Opret et højniveaurutediagram ved at slippe figurer på tegningssiden.
  3. Klik på Ny side i menuen Indsæt. Skriv evt. et navn til den nye side, og klik derefter på OK.
  4. Klik på sidefanen nederst i vinduet med tegningssiden for at gå tilbage til siden med højniveaurutediagrammet.
  5. På den figur, der repræsenterer et procestrin, du vil definere i detaljer på den nye tegningsside, skal du oprette et navigationslink, som springer til den nye tegningsside.
  6. Gentag trin 3-5 for hvert højniveauprocestrin, du vil arbejde dig ned på.
  7. Slip figurer på de nye tegningssider for at oprette de rutediagrammer, du vil arbejde dig ned til.

Sådan oprettes et rutediagram ved hjælp af referencer til anden side

  1. Peg på Ny i menuen Filer, peg på Rutediagram, og klik derefter på den type rutediagram, du vil oprette.
  2. Opret et rutediagram ved at slippe figurer på tegningssiden. Bliv ved med at tilføje figurer, indtil du kommer tæt på bunden eller den højre kant af tegningssiden.
  3. Træk figuren af typen Reference til anden side over på siden, og placer den nær kanten som den sidste figur.
  4. Klik på OK for at tilføje figuren af typen Reference til anden side på den aktuelle side og for at oprette en ny tegningsside, som har sin egen figur af typen Reference til anden side.
  5. Klik på værktøjet Forbindelsestandardværktøjslinjen, mens figuren Reference til anden side på den nye tegningsside er markeret.
  6. Fortsæt med at tilføje rutediagramfigurer, indtil rutediagrammet har det ønskede udseende, eller du når slutningen af den nye tegningsside.
  7. Gentag om nødvendigt trin 3-6 for at tilføje en anden reference til en anden side.

 Bemærk!   Figurer af typen Reference til anden side findes ikke på de stencils, som åbnes med Visio-datarute, -årsag/virknings, -EPC- og -fejltræanalysediagrammer. Hvis du vil bruge figurer af denne type i et af disse diagrammer, kan du finde dem på stencilen Figurer til standardrutediagrammer. Peg på Figurer i menuen Filer, peg på Forretningsproces, og klik derefter på Figurer til standardrutediagrammer.

Sådan navigeres mellem sider ved hjælp af referencer til anden side

  • Dobbeltklik på en figur af typen Reference til anden side or at navigere til den side, som figuren refererer til.

Sådan oprettes et rutediagram ved hjælp af referencer på siden

  1. Peg på Ny i menuen Filer, peg på Forretningsproces, og klik derefter på den type rutediagram, du vil oprette.
  2. Opret et rutediagram ved at slippe figurer på tegningssiden. Bliv ved at tilføje figurer, indtil du nærmer dig den nederste eller højre kant af tegningssiden.
  3. Træk figuren af typen Reference på siden over på siden, og placer den nær kanten som den sidste figur.
  4. Skriv en etiket, der kan identificere figuren, f.eks. et tal eller bogstav, mens den er markeret.
  5. Klik på Dupliker i menuen Rediger, og træk derefter den duplikerede figur op foroven eller til venstre på tegningssiden.
  6. Klik på værktøjet Forbindelsestandardværktøjslinjen, mens figuren Reference på siden er markeret.
  7. Fortsæt med at tilføje rutediagramfigurer, indtil rutediagrammet har det ønskede udseende, eller du når slutningen af siden.
  8. Gentag om nødvendigt trin 3-7 for at tilføje en anden reference på siden.

 Bemærk!   Figurer af typen Reference på siden findes ikke på de stencils, som åbnes med Visio-datarute-, -årsag/virknings-, -EPC- og -fejltræanalysediagrammer. Hvis du vil bruge figurer af denne type i et af disse diagrammer, kan du finde dem på stencilen Figurer til standardrutediagrammer. Peg på Figurer i menuen Filer, peg på Forretningsproces, og klik derefter på Figurer til standardrutediagrammer.

Sådan ændrer du tegningssidens størrelse og udskriver diagrammet

  1. Åbn rutediagrammet, og klik på pegeværktøjet.
  2. Placer markøren på en af kanterne af siden, og tryk derefter på CTRL. Når markøren bliver til en dobbeltpil, kan du trække sidekanten.
  3. Klik på Sideopsætning i menuen Filer, hvis du vil udskrive diagrammet, efter at du har tilpasset sidestørrelsen. Klik på Tilpas til 1 ark på tværs og 1 ark ned under fanen Indstil printer, og klik derefter på OK.

 Tip!     Du kan se og ændre sideskift, før du udskriver dem.

 
 
Gælder for:
Visio 2003