Anslå omkostninger ved hjælp af Visio-rutediagrammer

Gælder for
Microsoft Office Visio® 2003

Et Visio-rutediagram kan være meget mere end et billede. Det kan være et værdifuldt medie til lagring af data. Hver figur i en tegning kan fungere som en form for visuelt databasefelt, der gemmer data, som du kan hente i en rapport. En figur i et rutediagram over fremstilling af æblejuice kan f.eks. gemme data for omkostninger, varighed og ressourcer, som indgår i det procestrin, figuren repræsenterer.

I dette emne kan du læse, hvordan du kan:

Hyperlink til et eksempel på et rutediagram

Når du gemmer data sammen med de figurer, der repræsenterer procestrin, gør du et rutediagram til et effektivt evalueringsværktøj.

Indsætte data i et rutediagram

Du gemmer data i egenskabsfelter, som er tilknyttet figurer. Dataene vises ikke som en del af tegningen, men du kan oprette en rapport over dem og automatisere beregninger, så udregningerne foretages for dig i tegningen.


Vinduet Brugerdefinerede egenskaber

Figurer til rutediagrammer har foruddefinerede felter for egenskaberne Omkostninger, Varighed og Ressourcer, hvor du kan se eller skrive data. Du kan også tilføje brugerdefinerede felter.

Sådan føjes omkostnings-, varigheds- og ressourcedata til figurer i rutediagrammer

  1. Peg på Ny i menuen Filer, peg på Rutediagram, og klik derefter på Standardrutediagram. Opret et rutediagram, som repræsenterer den aktuelle proces.
  2. Klik på en figur, du vil føje data til.
  3. Klik på Vinduet Brugerdefinerede egenskaber i menuen Vis.
  4. Klik på et felt, du vil tilføje data i, i vinduet Brugerdefinerede egenskaber, og skriv derefter dataene. Gentag denne fremgangsmåde for hvert felt, du vil benytte.
  5. Klik på den næste figur, du vil føje data til, mens vinduet Brugerdefinerede egenskaber er åbent, og gentag trin 4.
  6. Luk vinduet Brugerdefinerede egenskaber ved at klikke på knappen Luk, når du har tilføjet de ønskede data.

Tilføje datafelter eller -typer, som du selv vælger

De fleste figurer til rutediagrammer har tre felter til egenskaber, men du kan også søge efter oplysninger om andre typer af data. Du kan f.eks. spore antallet af faste medarbejdere og midlertidigt ansatte eller størrelsen af arbejdskraftreserven på alle niveauer i en proces.

Du kan også tilføje egenskabsfelter i en af de typer rutediagrammer, som ikke har forhåndsoprettede felter, f.eks. årsag/virknings-, datarute- eller IDEF0-diagrammer.


Vinduet Brugerdefinerede egenskaber

Figurerne i dette rutediagram har tre felter til brugerdefinerede egenskaber: Omkostninger, Varighed og Ressourcer.

Sådan oprettes felter til brugerdefinerede egenskaber for et eksisterende rutediagram

  1. Åbn rutediagrammet, peg på Figurer i menuen Filer, og klik derefter på Vis dokumentstencil.

Dokumentstencilen, dvs. en stencil, som indeholder masterversioner af figurerne i dit rutediagram, åbnes. Når du føjer egenskabsfelter til disse mastere, tilføjer du samtidig felterne til alle tilsvarende figurer i tegningen.

  1. Højreklik på en figur i den dokumentstencil , du vil tilføje brugerdefinerede egenskaber i, peg på Rediger master, og klik derefter på Rediger masterfigur.

Mastervinduet åbnes med en stor version af figuren.

  1. Klik på figuren. Klik på Brugerdefinerede egenskaber i menuen Figur. Klik på Definer i dialogboksen Brugerdefinerede egenskaber.
  2. Klik på Ny. Skriv eller vælg oplysninger om det nye egenskabsfelt for Etiket, Type og andre indstillinger. Hvis du vil tilføje et nyt egenskabsfelt mere, skal du klikke på Ny igen.
  3. Klik på OK, når du har tilføjet de ønskede egenskabsfelter. De nye egenskabsfelter vises i dialogboksen Brugerdefinerede egenskaber. Klik på OK igen.
  4. Klik på knappen Luk til vinduet Master for at returnere til rutediagrammet. Klik på Ja, når du bliver spurgt, om du vil opdatere masteren og alle forekomster af den. Gentag trin 2-6 for hver master, du vil tilføje nye egenskabsfelter i.
  5. Højreklik på titellinjen for den pågældende Dokumentstencil, når du har tilføjet de ønskede egenskabsfelter, og klik på Luk. Gem rutediagrammet.

Oprette rapporter ud fra rutediagramdata

Når du har føjet data til figurer i rutediagrammer, kan du oprette rapporter, som:

  • Viser en liste eller oversigt over dataene, så du let kan se mønstre, relationer og andre oplysninger.
  • Præsenterer resultaterne af beregninger, f.eks. total-, middel- eller medianværdi, så du kan evaluere processer og foretage sammenligninger.

Du kan gemme en rapport som:

  • En rapportfigur, som vises i dit rutediagram, hvis du har brug for, at resultaterne er tilgængelige i tegningen.
  • Et Microsoft Office Excel®-regneark.
  • En webside.
  • En XML-fil.

I denne rapportfigur kan du se de samlede omkostninger og den samlede varighed for juicefremstillingsprocessen med såvel faste medarbejdere som midlertidigt ansatte. Ved at ændre nogle af dataene og oprette en anden rapport kan du hurtigt sammenligne omkostningerne ved fremstillingen af juice med og uden midlertidig arbejdskraft.

Sådan oprettes en rapport på grundlag af rutediagramdata

  1. Åbn det rutediagram, der indeholder data, du vil bruge som grundlag for rapporten.
  2. Klik på Rapporter i menuen Funktioner.
  3. Klik på Ny i dialogboksen Rapporter.
  4. Vælg de ønskede indstillinger på siderne i Guiden Rapportdefinition for at definere den ønskede rapporttype. Hvis du har brug for hjælp til en side, kan du klikke på spørgsmålstegnet.
  5. Vælg den definition, du netop har oprettet, under Rapportdefinition i dialogboksen Rapporter, og klik derefter på Kør.
  6. Hvis du gemmer rapporten som en Excel-figur eller Visio-tabelfigur, vises rapporten i tegningen som et Excel-regneark, der er integreret i en figur, eller som en Visio-tabelfigur. Gør følgende under Gem rapport med:
    • Vælg Kopi af rapportdefinition, hvis du vil gemme en kopi af rapportdefinitionen lokalt sammen med figuren. På denne måde kan du ændre den lokale rapportdefinition (ved at højreklikke på rapportfiguren og vælge Opdater rapport), uden at det har indflydelse på den oprindelige definition.
    • Vælg Link til rapportdefinition, hvis du vil oprette en kæde mellem figuren og den oprindelige rapportdefinition. Hvis du ændrer definitionen, kan du opdatere rapporten ved at højreklikke på rapportfiguren og vælge Kør rapport.
  7. Vælg det format, rapporten skal gemmes i, under Vælg et rapportformat.
  8. Vælg et navn og en placering til rapportfilen under Gem rapport som, hvis du har valgt, at rapporten skal gemmes som en HTML-, XML- eller Excel-fil, og klik derefter på OK.

Eksportere rutediagramdata til en database

Du kan bruge Guiden Databaseeksport i Visio til at flytte de data, du har gemt i dit rutediagram, til en database, hvor de kan genbruges på andre måder. Du skal blot oplyse guiden om, hvilke data der skal eksporteres, og hvilken type database der skal oprettes, og så er du klar til at begynde at eksportere.

Sådan eksporteres rutediagramdata til en database

  1. Peg på Tilføjelsesprogrammer i menuen Funktioner, peg på Visio Ekstra, og klik derefter på Guiden Database.
  2. Klik på Næste på den første side i guiden.
  3. Følg vejledningen på de følgende sider i guiden. Klik på spørgsmålstegnet, hvis du vil have hjælp til en bestemt side.

Tip til, hvordan rutediagramdata eksporteres

  • Når du i Guiden Databaseeksport bliver bedt om at vælge de data, du vil eksportere, vil du kunne se en lang liste over egenskaber. Du kan hurtigt finde frem til de datafelter, du vil eksportere, ved at rulle til de egenskaber, der begynder med Prop, f.eks. Prop.Cost.
  • Hvis du ændrer dataene i dit rutediagram efter at have eksporteret dem til en database, kan du let eksportere dataene igen og opdatere databasen. Du skal blot højreklikke på tegningssiden og klikke på Eksporttabel til database. Klik på Ja, når du bliver spurgt, om databasetabellen skal erstattes.
 
 
Gælder for:
Visio 2003