I løbet af de seneste år har organisationer oprettet en stor mængde ustruktureret indhold, der omfatter dokumenter, e-mails, videoer, onlinemeddelelser, websider og meget mere. Dette indhold findes ofte i en tilstand af uhåndteret kaos, der forhindrer, at en organisation kan få nytte af disse værdifulde aktiver til bedre vidensdeling, forbedret kundekommunikation og øget proceseffektivitet. ECM (Enterprise Content Management) fra Microsoft er en vigtig komponent i en organisations infrastruktur og kan hjælpe virksomheder med at overvinde disse udfordringer.

ECM fra Microsoft bygger på en velintegreret platform og kan let udvide indholdsstyringen til alle informationsmedarbejdere i en organisation via integration med velkendte værktøjer som Microsoft Office-systemet. En Microsoft ECM-løsning kan hjælpe virksomheder med på følgende måde:

Administrere forskelligt indhold

Dokumentstyringsfunktionerne i den integrerede Microsoft ECM-løsning gør det lettere for organisationer at konsolidere forskelligt indhold fra flere filshares og personlige drev til et centralt styret lager med konsistent kategorisering. Integrerede søgefunktioner kan derefter gøre det lettere for brugere at finde og dele disse oplysninger. It-organisationer kan også beskytte indholdet i dette centralt styrede lager mod uautoriseret adgang.

Integrerede samarbejdsfunktioner, f.eks. automatiske arbejdsprocesser, kan gøre det lettere for brugere at arbejde sammen for at oprette, gennemgå og godkende dokumenter på en mere struktureret måde. På denne måde er de ikke afhængige af e-mail for at dele dokumenter. Mobile medarbejdere kan også bruge disse dokumenter offline, når de ikke er tilsluttet netværket.

Sikre overholdelse af interne politikker og juridiske krav

Microsoft ECM-løsningen indeholder også integrerede datastyringsfunktioner, der giver organisationer mulighed for at lagre og beskytte virksomhedsdata i deres endelige tilstand. Politikker for opbevaringstid, der anvendes på disse data, er med til at sikre, at dataene opbevares i den korrekte tidsperiode for at overholde bestemmelser eller virksomhedspolitikker, og derved minimeres de juridiske risici for organisationen. Revisionsspor sørger for bevis til interne og eksterne revisorer, for at dataene er blevet opbevaret korrekt. Specifikke data kan sættes i venteposition under juridisk fremlæggelse for at forhindre destruktion.

Administrere flere websteder effektivt

Integrerede styringsfunktioner for webindhold giver brugerne mulighed for at udgive webindhold med et letanvendeligt indholdsudviklingsværktøj og indbyggede godkendelsesprocesser. Dette er med til at sikre, at indhold sendes til websteder til tiden uden at overbelaste it-medarbejderne. Skabeloner i form af mastersider og sidelayout sikrer ensartet branding af alle sider og sørger derved for, at mærkeaktiver anvendes korrekt. Én enkelt infrastruktur til implementering og administration af intranet-, ekstranet- og internetsteder – samt til flersprogede websteder – reducerer omkostningerne og kompleksiteten for it-afdelinger.

Harmonisere forretningsprocesser

Microsoft ECM-løsningen gør det muligt for virksomheder at harmonisere indholdsbaserede forretningsprocesser under samarbejde ved at levere værktøjerne og platformen til automatisering af processernes opgaver. Elektroniske formularløsninger sørger for en metode til indsamling og validering af input til disse forretningsprocesser på tværs af websteder, mobile enheder og Microsoft Office-systemprogrammer. Formularer oprettes én gang, og styringsværktøjer giver it-afdelingen mulighed for let at implementere og registrere brugen af disse formularer på tværs af flere kanaler.

Disse funktioner leveres af Microsoft i én enkelt integreret infrastruktur for virksomhedsproduktivitet. Dette reducerer væsentligt it-organisationens administrationsbyrde, da de nu har et fælles sæt værktøjer og metoder til administration af løsningen. Tæt integration med velkendte værktøjer som f.eks. Microsoft Office-systemprogrammer giver Microsoft ECM-løsningen mulighed for let at udvide disse funktioner til alle organisationens informationsmedarbejdere. Derved reduceres arbejdspresset på brugere, der ikke længere skal lære nye værktøjer eller ændre den måde, de arbejder på, for at deltage i organisationens indholdsstyringsstrategi.

Med arbejdsprocesfunktioner bliver indlæring nemmere for brugere. Få vist et større billede.

ECM-funktioner fra Microsoft

Microsoft ECM-løsningen indeholder funktioner til at administrere hele livscyklussen for ustruktureret indhold fra oprettelse til udløb på en enkelt fælles platform. Disse funktioner omfatter dokumenthåndtering, datastyring, webindholdsstyring og formularløsninger.

Dokumenthåndtering

• Spar tid ved let at genbruge oplysninger.  Organiser og klassificer indhold i et centraliseret dokumentlager for at få en ensartet metode til at organisere, kategorisere, navigere gennem og hurtigt søge efter de rette oplysninger.
• Beskyt følsomme oplysninger.  Beskyt dokumenter med integreret rettighedsstyring, som følger med dokumenterne overalt. Brugeradgangsrettigheder kan angives for de enkelte elementer, og metadata kan fjernes fra dokumentet inden endelig udgivelse.
• Harmoniser gruppers dokumentoprettelse.  Du kan med indbyggede dokumentarbejdsprocesser starte, spore og samarbejde om dokumentorienterede processer direkte fra programmerne i Microsoft Office-systemet. Vigtige beskeder og opgaveoplysninger kan vises i dokumentet for at sikre, at trinnene i arbejdsprocessen følges korrekt.

Datastyring

• Bedre overholdelse af lovkrav  Anvend politikker for dataopbevaring, beskyttelse og overvågning af forretningsdata for at sikre, at disse data opbevares korrekt.
• Beskyt forretningsdata og vitale data.  Med et sikkerhedsudvidet lager sikres, at data er låst i den endelige tilstand.
• Nem fremlæggelse i forbindelse med retssager.  Sørg for, at oplysninger, der kræves til juridisk fremlæggelse, kan hentes på en omkostningseffektiv måde og fremlægges i henhold til editionspligten.

Datalager til langsigtet opbevaring. Få vist et større billede.

Webindholdsstyring

• Opret og udgiv indhold hurtigt og nemt.  Forretningsgrupper kan oprette og udgive webindhold på en rettidig måde med brugervenlige oprettelsesværktøjer og integrerede arbejdsprocesser med minimal it-involvering.
• Bevar et ensartet udseende på alle websteder.  Bevar ensartethed ved hjælp af godkendte mastersider og sidelayout, hvor branding af og navigation på webstedet kan angives på en gang og genbruges af indholdsforfattere.
• Reducer implementerings- og administrationsomkostninger på dine websteder.   Implementer en enkel flerlaget infrastruktur til udgivelse af indhold på intranet-, ekstranet- og internetsteder.

Formularløsninger

• Automatiser forretningsprocesser.  Automatiser mange manuelle opgaver ved at bruge Windows Workflow Foundation. Opret nye arbejdsprocesser med værktøjer som f.eks. Microsoft Visual Studio 2005 og Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
• Indsaml oplysninger med elektroniske formularer.  Med Microsoft Office InfoPath 2007 kan virksomheder oprette elektroniske formularer, som derefter implementeres i forskellige kanaler herunder websteder, mobile enheder og avancerede klientprogrammer.
• Implementer og administrer formularløsninger hurtigt.  Implementer hurtigt formularløsninger side om side med opgraderinger for at sikre minimal nedetid. Få vist status for alle implementerede formularer i en enkelt visning.

 Tilbage til toppen