Vis alt

Skjul alt

En liste er en samling oplysninger, som du deler med teammedlemmer. Du kan f.eks. oprette et tilmeldingsark til en begivenhed eller holde styr på dit teams begivenheder i en kalender.

• Oversigt

• Måder at arbejde med lister på

• Listetyper

Oversigt

Når du opretter et Microsoft Office SharePoint Server 2007-websted, oprettes der automatisk flere typer lister. Disse standardlister spænder fra et diskussionsforum til en kalenderliste.

Du kan tilpasse og føje elementer til disse lister, oprette yderligere lister ud fra de listeskabeloner, der allerede er tilgængelige, og oprette brugerdefinerede lister med kun de ønskede indstillinger og kolonner.

Du kan få vist en liste på flere forskellige måder. Du kan f.eks. have en visning på én side med alle opgaver og en visning på en anden side med kun dagens opgaver. Du kan også bruge mapper til at organisere listeelementerne. Du kan f.eks. få vist kun de aktuelle begivenheder i en kalender på en hjemmeside og oprette en visuel visning – som en vægkalender – på en anden side.  

Har du data i et regneark, som du vil bruge på en liste på et SharePoint-websted? Du kan oprette en ny liste, herunder kolonnerne og dataene, ved at importere et regneark.

Hvis der er installeret databaseprogrammer, f.eks. Microsoft Office Access 2007, og din webbrowser understøtter Microsoft ActiveX-objekter, kan du integrere listedataene med databaseværktøjer som f.eks. forespørgsler, joins og rapporter.

Lister kan også vises i webdele (webdel: En modulær informationsenhed, der består af en titellinje, en ramme og indhold. Webdele er de grundlæggende byggeklodser på en webdelsside.) på sider på webstedet. Webdele er et websteds byggeklodser, og du kan bruge dem til at føje elementer direkte fra en liste til en webdelsside. Du kan også åbne en liste direkte og arbejde med den. For eksempel vises standardlisten Meddelelser i en webdel på en ny hjemmeside på teamwebstedet, men du kan også klikke på listens titel for at åbne og arbejde med den på dens egen side.

 Tilbage til toppen

Måder at arbejde med lister på

Følgende måder bruges til at arbejde lister og kan hjælpe dig med at administrere oplysninger for en gruppe.

• Holde styr på versioner og detaljerede oversigter   Du kan holde styr på versioner af listeelementer, så du kan se, hvilke elementer der er ændret fra version til version, samt hvem der ændrede listeelementerne. Hvis der laves fejl i en nyere version, kan du gendanne en tidligere version af et element. Det er især vigtigt at holde styr en listes versionshistorik, hvis organisationen har brug for at overvåge en liste, efterhånden som den udvikles.

  

• Kræve godkendelse  Du kan angive, at der kræves godkendelse af et listeelement, inden det kan ses af andre. Elementers status er midlertidig, indtil de godkendes eller afvises af en person med tilladelse hertil. Du kan styre, hvilke brugergrupper der kan få vist et listeelement, inden det godkendes.
• Integrere e-mail i en liste  Hvis ind- eller udgående e-mail er blevet aktiveret på webstedet, kan lister udnytte e-mail-funktioner. Nogle lister, f.eks. kalendere, kan konfigureres, så personer kan tilføje indhold ved at sende meddelelser. Andre lister, f.eks. en opgaveliste, kan konfigureres til at sende meddelelser til personer, når de har fået tildelt opgaver. Organisationen kan tilpasse andre listetyper til at modtage meddelelser.
• Tilpasse tilladelser  Du kan angive, om deltagere kun kan læse og redigere de elementer, de oprettede, eller alle elementer på listen. Personer med tilladelse til at administrere lister kan læse og redigere alle listeelementer. Du kan også anvende bestemte tilladelsesniveauer på et enkelt listeelement, f.eks. hvis det drejer sig om fortrolige oplysninger.
• Oprette og administrere visninger  Din gruppe kan oprette forskellige visninger af den samme liste. Indholdet af den faktiske liste ændres ikke, men elementerne er organiseret eller filtreret, så personer kan finde de vigtigste eller mest interessante oplysninger, alt efter behov.
• Bruge formler og beregnede værdier  Du kan bruge formler og beregnede værdier til dynamisk at indsætte oplysninger i en listes kolonner. Det kan omfatte data fra en eller flere kolonner på en liste samt systemfunktioner som f.eks. [idag], der står for dags dato. Du kan f.eks. angive en standardforfaldsdato, der ligger syv dage fra dags dato.
• Være informeret om ændringer  Lister og visninger i Office SharePoint Server 2007 bruger nu RSS, så medlemmer af arbejdsgruppen automatisk kan modtage opdateringer. RSS er en teknologi, der gør det muligt at modtage og se opdateringer eller RSS-kilder med nyheder og oplysninger på et konsolideret sted. Du kan også oprette e-mail-beskeder for at underrette dig, når listerne ændres, eller når der tilføjes nye elementer. Beskeder er praktiske til at holde styr på de ændringer, der er vigtige for dig.
• Dele listeoplysninger med et databaseprogram  Hvis du har installeret et databaseprogram, f.eks. Microsoft Office Access 2007, kan du eksportere og importere data til og fra webstedet samt kæde en tabel fra databasen sammen med en SharePoint-liste. Når du arbejder med listedata i en database, kan du analysere dem som andre data, f.eks. ved hjælp af forespørgsler, joins og rapporter.
• Bruge lister konsekvent på tværs af websteder  Hvis gruppen arbejder med flere typer lister, kan du tilføje konsekvens på tværs af listerne ved hjælp af indholdstyper (indholdstype: En genbrugelig gruppe af indstillinger for en indholdskategori. Brug indholdstyper til at administrere metadata, skabeloner og funktionsmåde for elementer og dokumenter konsekvent. Indholdstyper defineres på webstedsniveau og bruges på lister og i biblioteker.), webstedskolonner og skabeloner. Disse funktioner gør det muligt at genbruge indstillingerne og listestrukturen på en effektiv måde. Du kan f.eks. oprette en indholdstype til et kundeserviceproblem, der angiver bestemte kolonner (f.eks. kundekontaktperson) og forretningsprocesser for indholdstypen. Et andet eksempel er oprettelse af en webstedskolonne til afdelingsnavne, der har en rulleliste med afdelinger. Du kan genbruge kolonnen på flere lister for at sikre, at navnene altid bliver vist på samme måde på alle lister.

  Der er hyperlinks til flere oplysninger om indholdstyper, webstedskolonner og listeskabeloner i sektionen Se også.

• Arbejde med listeelementer fra et e-mail-program  Ved at bruge et e-mail-program, der er kompatibelt med Office SharePoint Server 2007, kan du tage vigtige listeoplysninger med dig. Med Microsoft Office Outlook 2007 kan du f.eks. få vist og opdatere opgaver, kontaktpersoner og diskussionsforummer på webstedet fra Outlook.
• Angive indholdsmålretning   Elementer på en Microsoft Office SharePoint Server 2007-liste kan udgives, så de kun vises for personer, der er medlem af en bestemt gruppe eller målgruppe. Det kan du opnå ved at bruge webdele, f.eks. webdelen til indholdsforespørgsel, der bruger data til målretning til målgrupper til at filtrere listeindholdet ud fra brugerens kontekst. Inden elementerne på en liste kan aktiveres for en bestemt målgruppe, skal selve listen oprettes med kolonnen Målretning til målgruppe.

 Tilbage til toppen

Listetyper

Den listetype, du bruger, afhænger af den type oplysninger, der deles.

Meddelelser   Brug en meddelelsesliste til at dele nyheder og statusoplysninger og til at vise påmindelser. Meddelelser understøtter udvidet formatering med billeder, hyperlinks og formateret tekst.

Kontaktpersoner    Brug en liste over kontaktpersoner til at gemme oplysninger om personer eller grupper, som du samarbejder med. Hvis du bruger et e-mail-program eller et program til administration af kontaktpersoner, der er kompatibelt med Office SharePoint Server 2007, kan du få vist og opdatere dine kontaktpersoner fra dit SharePoint-websted i det andet program. Du kan f.eks. opdatere en liste over alle organisationens leverandører fra Office Outlook 2007. En liste over kontaktpersoner behøver ikke administrere medlemmerne af webstedet, men kan bruges til at gemme og dele oplysninger om kontaktpersoner for organisationen, f.eks. en liste over eksterne leverandører.

Diskussionsforummer   Brug et diskussionsforum til at skabe et centralt sted til registrering og lagring af teamdiskussioner i et format, der ligner formatet for nyhedsgrupper. Hvis administratoren har aktiveret modtagelse af e-mails for lister på webstedet, kan diskussionsforummer lagre e-mail-diskussioner fra de mest almindelige e-mail-programmer. Du kan f.eks. oprette et diskussionsforum for organisationens nye produkter. Hvis du bruger et e-mail-program, der er kompatibelt med Office SharePoint Server 2007, kan du få vist og opdatere diskussionsforummet, når du arbejder i det andet program.

Hyperlinks   Brug en liste over hyperlinks som et centralt sted til hyperlinks til internettet, virksomhedens intranet og andre ressourcer. Du kan f.eks. oprette en liste over hyperlinks til kundernes websteder.

Kalender   Brug en kalender til alle begivenheder i temaet eller specifikke situationer, f.eks. ferier. En kalender indeholder visuelle visninger, der ligner en skrivebords- eller vægkalender, af teamets begivenheder, herunder møder, sociale begivenheder og begivenheder, der varer hele dagen. Du kan også registrere milepæle for teamet, f.eks. tidsfrister eller datoer for produktudgivelser, som ikke vedrører et bestemt tidsinterval. Hvis du bruger et e-mail- eller kalenderprogram, der er kompatibelt med Office SharePoint Server 2007, kan du få vist og opdatere kalenderen fra dit SharePoint-websted, når du arbejder i det andet program. Du kan f.eks. sammenligne og opdatere kalenderen på SharePoint-webstedet med datoer i din Office Outlook 2007-kalender ved at vise begge kalendere side om side eller overlappende i Office Outlook 2007.

Opgaver   Brug en opgaveliste til at registrere oplysninger om projekter og andre opgaver for gruppen. Du kan tildele personer opgaver, og du kan registrere status og fuldførelsesprocent, efterhånden som opgaven bliver fuldført. Hvis du bruger et e-mail- eller opgavestyringsprogram, der er kompatibelt med Office SharePoint Server 2007, kan du få vist og opdatere opgaverne fra dit SharePoint-websted i det andet program. Du kan f.eks. oprette en opgavelisten for organisationens budgetproces og derefter få den vist og opdatere den i Office Outlook 2007 sammen med dine øvrige opgaver.

Projektopgaver   Brug en projektopgavelisten, hvis du vil gemme opgaveoplysninger med en visuel oversigt eller en Gantt-visning med statusindikatorer. Du kan registrere status og fuldførelsesprocent, efterhånden som opgaven bliver fuldført. Hvis du bruger et e-mail- eller opgavestyringsprogram, der er kompatibelt med Office SharePoint Server 2007, kan du få vist og opdatere projektopgaverne fra dit SharePoint-websted i det andet program. Du kan f.eks. oprette en opgaveliste på dit SharePoint-websted for at identificere og tildele arbejdet med oprettelsen af en kursushåndbog, og derefter kan du registrere organisationens fremskridt i Office Outlook 2007.

Problemsporing   Brug en problemsporingsliste til at gemme oplysninger om bestemte problemer, f.eks. supportproblemer, og registrere deres fremskridt. Du kan tildele problemer, kategorisere dem og relatere dem til hinanden. Du kan f.eks. oprette en problemsporingsliste for at administrere kundeserviceproblemer og -løsninger. Du kan også kommentere problemer, hver gang du redigerer dem, og derved oprette en historik af kommentarer uden at ændre den oprindelige beskrivelse af problemet. En kunderservicemedarbejder kan f.eks. registrere hvert trin, der iværksættes for at løse et problem, og resultaterne. Du kan også bruge en problemsporingsliste sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces for bedre at kunne administrere problem- eller projektsporing.

Undersøgelse   Brug en undersøgelse, hvis du vil indsamle og kompilere tilbagemeldinger, f.eks. en medarbejdertilfredshedsundersøgelse eller en quiz. Du kan designe dine spørgsmål og svar på flere forskellige måder, og du kan se en oversigt over tilbagemeldingerne. Hvis du har installeret et regnearks- eller databaseprogram, der er kompatibelt med Microsoft Windows SharePoint Services (version 3) eller Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, kan du eksportere resultaterne for at analysere dem yderligere.

Brugerdefineret   Selvom du kan tilpasse alle lister, kan du starte med en brugerdefineret liste og derefter tilpasse kun de indstillinger, du angiver. Du kan også oprette en liste, der er baseret på et regneark, hvis du har et regnearksprogram, der er kompatibelt med Microsoft Windows SharePoint Services (version 3) eller Windows SharePoint Services 2.0, og Microsoft Internet Explorer og Microsoft Windows. Du kan f.eks. importere en liste fra Microsoft Office Excel 2007, som du har oprettet til at gemme og administrere kontrakter med leverandører.

Du kan desuden nemt integrere og anvende oplysninger fra forretningsprogrammer som f.eks. SAP, Siebel og Microsoft SQL Server på et Office SharePoint Server 2007-websted ved at føje en datakolonne af typen forretningsdata til en Office SharePoint Server 2007-liste. Ved at føje datakolonnen af typen forretningsdata til en liste kan du få en liste over elementer, der bruger en kombination af kolonner fra Office SharePoint Server 2007 og fra et eksterne forretningsprogram.

Sprog og oversættere   Du kan oprette en liste over sprog og oversættere, der skal bruges i en arbejdsproces for oversættelsesstyring i et bibliotek for oversættelsesstyring. Arbejdsprocessen bruger listen til at tildele oversættelsesopgaver til den oversætter, der er angivet på listen for hvert sprog. Du kan oprette listen manuelt, eller du kan vælge at få listen genereret automatisk, når du føjer en arbejdsproces for oversættelsesstyring til et bibliotek for oversættelsesstyring.

KPI-liste   KPI-lister giver dig mulighed for hurtigt at evaluere, hvor langt I er kommet i forhold til målbare mål. Du kan oprette KPI-lister for at registrere effektiviteten ved hjælp af en ud af fire datakilder: manuelt indtastede data, data på en SharePoint-liste, data i Microsoft Office Excel-projektmapper eller data fra Analysis Services - en komponent i Microsoft SQL Server 2005. Når KPI-listen er oprettet, kan alle, der har tilladelser til listen, bruge den til at få vist status for indikatoren på en instrumentbrætside.