Invitere personer til et arbejdsområde i SharePoint Workspace 2010

Man inviterer en person til at deltage i et Groove-arbejdsområde som et nyt medlem ved at sende en arbejdsområdeinvitation.

I dette emne



Oprette en arbejdsområdeinvitation

Sådan inviterer du en person til et Groove-arbejdsområde:

  1. Gå til arbejdsområdet.
  2. Skriv modtagerens navn eller mailadresse i feltet Inviter til arbejdsområde i ruden Medlemmer.

Vis Adresseoplysninger til invitation

Når du indtaster et navn, søger SharePoint Workspace efter en kontaktperson, der svarer til de bogstaver, du indtaster. Du kan også vælge en kontaktperson fra rullemenuen, som indeholder alle de kontaktpersoner, din konto genkender: Det omfatter kontaktpersoner, du har tilføjet til din personlige liste over kontaktpersoner i startområdet, og kontaktpersoner, der er medlem af andre arbejdsområder.

Hvis SharePoint Workspace ikke finder noget for det indtastede navn, bliver du bedt om at søge efter kontaktpersonen.

Klik på Mere for at få vist flere indstillinger for tilføjelse af eller søgning efter modtagere i dialogboksen Tilføj modtagere.

  1. Klik på Gå til for at åbne dialogboksen Send invitation.
  2. Tildel en rolle til modtageren/modtagerne fra rullelisten.

Vis Detaljer

Hvis du inviterer flere kontaktpersoner og vil tildele forskellige roller, skal du sende en invitation pr. rolle.

Herudover kan du kun tildele din egen rolle til de inviterede (dvs. deltagere kan tildele rollen "Deltager" og gæster kan tildele rollen "Gæst"), medmindre du har rollen Leder for arbejdsområdet. Se Om roller og tilladelser for at få flere oplysninger.

  1. Hvis du vil bekræfte de inviteredes accept af invitationen, skal du markere Kræv bekræftelse af accept.

 Bemærk!    Denne funktion aktiveres automatisk for alle invitationer, der udsendes via mail.

  1. Tilføj en meddelelsestekst efter behov.
  2. Klik på Inviter for at sende invitationen.

SharePoint Workspace gør følgende, alt efter hvilken type modtager(e) du har valgt:

  • For SharePoint Workspace-kontaktpersoner: SharePoint Workspace sender invitationen som en SharePoint Workspace-meddelelse.
  • For mailadresser: SharePoint Workspace sender invitationen via Microsoft Outlook som en mail med en vedhæftet fil.

Meddelelsen indeholder anvisninger både til dem, der allerede har SharePoint Workspace, og til dem, der ikke har. Personer, der allerede har SharePoint Workspace, klikker på et link i mailen, der åbner invitationen. Personer, der ikke har SharePoint Workspace, klikker på et andet link, der åbner siden, hvor man kan hente SharePoint Workspace. Når en mailmodtager installerer og starter SharePoint Workspace, bør arbejdsområdeinvitation automatisk åbne. Hvis invitationen ikke åbnes automatisk, kan modtageren gå tilbage til mailen og åbne den vedhæftede fil for at svare på invitationen.

Alle invitationer, der udsendes via mail, kræver, at afsenderen bekræfter sin accept, inden arbejdsområdet sendes til modtagerens computer.

 Bemærk!    Der vises en meddelelse om, at du ikke kan sende invitationen vha. denne funktion, hvis du ikke har en Microsoft Outlook-mailklient. Meddelelsen beskriver en alternativ mailinvitationsproces, f.eks. at kopiere invitationen til udklipsholderen og derefter indsætte den i en anden mail- eller meddelelsesklient.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Om invitationsbeskeder

Når du sender en invitation, informerer SharePoint Workspace dig om, hvor langt invitationen er nået, ved at skrive beskeder.

 Bemærk!    For mailmodtagere: Du får ingen statusbeskeder, før de åbner den vedhæftede fil. I nedenstående tabel er den første besked, du måske ser, "Inviterer den inviterede: Åbnet, venter på svar ... "

Nedenstående tabel viser en oversigt over meddelelser om invitationsstatus:

Meddelelse Betydning
Inviterer "den inviterede": Venter på at sende ... SharePoint Workspace kan endnu ikke sende invitationen. Afsenderens computer kan være offline eller har måske ikke adgang til et live netværk eller ingen forbindelse til en relay-tjeneste.
Inviterer "den inviterede": Sender, % færdig... SharePoint Workspace er i gang med at sende invitationen enten til den inviteredes computer eller til relay-tjenesten (hvis den inviteredes computer er offline).
Inviterer "den inviterede": Sendt, venter på levering... Invitationen har forladt afsenderens computer og vil blive leveret, hvis den inviterede er online. Hvis den inviterede er offline, dirigeres invitationen til en relay-tjeneste.
Inviterer "den inviterede": Leveret, venter på, at den inviterede åbner invitationen... Invitationen er nået frem til den inviteredes computer.
Inviterer "den inviterede": Åbnet, venter på svar... Den inviterede har åbnet invitationen, og skal nu beslutte, om han/hun vil acceptere eller afvise den.
Inviterer "den inviterede": Invitation accepteret. Den inviterede har accepteret invitationen, men SharePoint Workspace sender ikke arbejdsområdet endnu, fordi den person, der sendte invitationen, og alle andre medlemmer af arbejdsområdet er offline. Bemærk, at hvis den inviterede accepterer invitationen på et tidspunkt, hvor den person, der sendte invitationen, er offline, forsøger SharePoint Workspace at hente arbejdsområdet hos et andet medlem, der er online på det pågældende tidspunkt, fortrinsvis hos medlemmer, der er online, men inaktive.
Inviterer "den inviterede": Invitation accepteret: Sender arbejdsområde, % færdig... Den inviterede har accepteret invitationen, og arbejdsområdet er ved at blive sendt.
Inviterer "den inviterede": Arbejdsområde sendt, venter på levering... Arbejdsområdet har forladt computeren hos den person, der sendte invitationen, selvom den inviterede stadig er i gang med at modtage den.
Inviterer "den inviterede": Arbejdsområde leveret! Arbejdsområdet er leveret til den inviterede.

 Bemærk!    Hvis den inviterede går offline, inden vedkommende har modtaget hele arbejdsområdet, sendes arbejdsområdet til relay-tjenesten. Næste gang, den inviterede kommer online, dirigeres arbejdsområdet fra relay-tjeneste til den pågældendes computer.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Bekræfte accept af en invitation

At kræve bekræftelse af accept er nyttigt af sikkerhedsmæssige årsager. Det giver dig en chance for at kontrollere de enkelte modtageres identitet, inden du sender arbejdsområdet. Hvis du markerer denne indstilling, får du en besked fra SharePoint Workspace om, at du skal bekræfte invitationen, når meddelelsesmodtageren/-modtagerne accepterer invitationen.

Gør et af følgende i dialogboksen Bekræft accept, og klik derefter på Bekræft:

  • Klik på Fra for at åbne modtagerens kontakt for at bekræfte dennes identitet, inden arbejdsområdet afsendes.
  • Indsæt en meddelelse, der skal sendes, når du enten bekræfter eller afviser accepten.
 
 
Gælder for:
SharePoint Workspace 2010