Introduktion til dokumentgrupper

Du kan oprette og administrere arbejdsprodukter med flere dokumenter ved hjælp af den nye indholdstype Dokumentgruppe. En dokumentgruppe er en gruppe af relaterede dokumenter, der kan oprettes i ét trin, og som kan administreres som ét objekt.

Denne artikel indeholder


Hvad er en dokumentgruppe?

Når personer arbejder på projekter, opretter de sjældent individuelle dokumenter. I mange typer projekter er det mere typisk at producere en række relaterede dokumenter. I nogle tilfælde kan denne gruppe af dokumenter være slutresultatet af et projekt, eller "leverancen". Et firma, der leverer professionelle tjenesteydelser, kan f.eks. producere en salgshåndbog som svar på alle de anmodninger om forslag, som firmaet modtager fra en potentiel kunde. I andre tilfælde kan denne gruppe af dokumenter simpelthen vise forskellige typer oplysninger, der understøtter et større projekt, og resultere i oprettelsen eller leveringen af noget andet. En produktionsvirksomhed producerer f.eks. et standardsæt af dokumenter vedrørende design, test og fremstilling af alle de produkter, virksomheden producerer.

Disse dokumenter kan produceres samtidig eller i faser af en eller flere personer, og de kan omfatte dokumenter i forskellige filformater (f.eks. Word-dokumenter, PowerPoint-præsentationer, Visio-diagrammer, Excel-filer osv.).

De virksomheder, der vil oprette og administrere arbejdsprodukter med flere dokumenter på en ensartet måde, kan konfigurere en ny indholdstype af typen Dokumentgruppe til alle de arbejdsprodukter med flere dokumenter, de typisk opretter. Indholdstypen Dokumentgruppe er en mappebaseret indholdstype, som bruges til at organisere flere relaterede dokumenter i en enkelt visning, hvor der kan arbejdes på dem, og hvor de kan administreres som en enkelt enhed.

Når en indholdstype af typen Dokumentgruppe føjes til et bibliotek, kan brugerne oprette nye forekomster af dokumentgruppen ved at klikke på Nyt dokument på båndet i et bibliotek.

Kommandoen Dokumentgruppe i menuen Nyt dokument

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Funktioner i Dokumentgruppe

Den nye indholdstype Dokumentgruppe indeholder flere forskellige funktioner, der gør det nemmere at oprette og administrere arbejdsprodukter med flere dokumenter. Når du konfigurerer en indholdstype af typen Dokumentgruppe, kan du foretage dig følgende:

  • Angive de indholdstyper, der er tilladt i dokumentgruppen (f.eks. dokumentfiler, billeder, lyd eller video).
  • Angive de standarddokumenter, der skal oprettes automatisk, hver gang en ny forekomst af dokumentgruppen oprettes. Du kan knytte standarddokumenterne til de tilladte indholdstyper. Hvis virksomheden f.eks. har standardskabeloner, som du bruger til eksempelvis kontrakter, eller hvis du har tilpassede skabeloner, som du bruger til specifikke typer kommunikation, kan du overføre disse, når du konfigurerer en indholdstype af typen Dokumentgruppe.
  • Angive eventuelle delte metadata, som skal synkroniseres med alle dokumenter i en gruppe.
  • Tilpasse en velkomstside til en dokumentgruppe, der vises i hver forekomst af et arbejdsprodukt, som oprettes ud fra en indholdstype af typen Dokumentgruppe. Denne velkomstside er en webdelsside, der kan konfigureres til at vise projektoplysninger eller -ressourcer som hjælp til teammedlemmer, der arbejder med en dokumentgruppe (f.eks. projekttidslinje, links til ressourcer osv.).
  • Konfigurere de arbejdsprocesser, der skal gøres tilgængelige for dokumentgruppen. Du kan bruge standardarbejdsprocesserne Gennemsyn eller Godkendelse sammen med dokumentgrupper. Derudover kan virksomheden udvikle brugerdefinerede arbejdsprocesser til dokumentgrupper ved hjælp af de fire arbejdsproceshandlinger til dokumentgrupper, der er tilgængelige i Microsoft SharePoint Designer 2010. Du kan finde flere oplysninger i Arbejdsproceshandlinger i SharePoint Designer 2010: Oversigtsvejledning.

Når en indholdstype af typen Dokumentgruppe er konfigureret og føjet til et bibliotek, kan de webstedsbrugere, der opretter eller administrerer dokumenter i en dokumentgruppe, både bruge kendte funktioner til dokumentadministration og særlige funktioner som fanen Administrer på båndet Dokumentgruppe, når de arbejder på dokumenter i en dokumentgruppe.

Dokumentgruppeforfattere kan udføre følgende opgaver:

  • Oprette nye arbejdsprodukter med flere dokumenter hurtigt og nemt ved hjælp af kommandoen Nyt dokument i et dokumentbibliotek.
  • Registrere et øjebliksbillede af versionsoversigten over de aktuelle egenskaber og dokumenter i dokumentgruppen.
  • Starte arbejdsprocesser i hele dokumentgruppen eller individuelle elementer i dokumentgruppen for at administrere fælles opgaver som gennemsyn og godkendelse.
  • Sende et link til dokumentgruppen via e-mail.
  • Bruge kommandoen Send til til at flytte eller kopiere dokumentgruppen til en anden placering (destinationen skal konfigureres i Central administration).
  • Administrere tilladelser til dokumentgruppen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
SharePoint Server 2010