Du kan dele elementer, f.eks. dokumenter og mapper på SkyDrive Pro, med personer i organisationen. Når du konfigurerer deling, kan du angive tilladelser til at få vist eller redigere dokumentet eller mappen. Du kan også vælge at sende en mail for at give andre besked om, at du har delt et dokument eller en mappe med dem.
Bemærk! Hvis du bruger Office 365, kan du muligvis invitere eksterne brugere (personer, der ikke er i dit netværk) til at dele et dokument ved at invitere dem som "Gæster". Du kan få mere at vide i Dele websteder eller dokumenter med personer uden for organisationen.
Hvad vil du foretage dig?
Dele et dokument
Når du deler et dokument, kan du eventuelt vælge at følge dokumentet. Når du følger et dokument, får du opdateringer i din nyhedsopdatering, når andre redigerer dokumentet. Du kan stoppe med at følge et dokument, når du ikke længere vil modtage disse opdateringer i din nyhedsopdatering. Dem, du har delt dokumentet med, kan også vælge at begynde at følge det.
- Klik på prikkerne (...) ud for dokumentet for at åbne dokumentets boble, og klik derefter på Del.
- Angiv navnet på hver af de personer, du vil invitere til at dele dokumentet, i vinduet Del.
Når du skriver navnene, søger SharePoint efter navne, der svarer til det indtastede, i adressekartoteket og viser mulighederne. Når du ser det ønskede navn, skal du klikke på det for at tilføje det på invitationslisten.
- Vælg den tilladelse, du vil tildele modtagerne, i rullemenuen.
Du kan når som helst ændre tilladelsen.
- Du kan vælge at skrive en meddelelse, der sendes med mail til alle de personer, du inviterer.
Mailen indeholder et link til det delte dokument.
- Hvis du ikke vil sende en mail til de inviterede, skal du klikke på Vis indstillinger og derefter fjerne markeringen i Send en invitation via mail.
Hvis du vil, kan du sende en mail til de personer, du vil dele dokumentet med, senere. Se "Sende mail til de personer, du deler et dokument med" herunder. Hvis du ikke sender en mail til de inviterede, får de ikke besked om, at du har delt dokumentet. De kan dog se dokumentet, hvis de besøger dit SkyDrive-bibliotek, eller hvis de søger efter dokumentet.
Tilbage til toppen
Dele en mappe
Når du deler en mappe, deler du automatisk alle de elementer, du placerer i mappen. At dele en mappe er en hurtig metode til at dele mange dokumenter med mange personer på en gang, og du sparer tid på ikke at skulle dele hvert dokument enkeltvis. Vær opmærksom på følgende, når du deler mapper:
- Når du deler en mappe, bliver alle de elementer, du tilføjer i mappen, automatisk delt med dem, du har inviteret til at dele mappen. Du skal derfor være sikker på, at du vil dele de ting, du placerer i mappen,
- Du skal dele en mappe, hvis andre skal kunne navigere til den, når de besøger biblioteket. Hvis du f.eks. opretter en ny mappe, kan du tilføje og dele et dokument i mappen. Hvis du vil have, at andre skal kunne gå til den nye mappe for at se det dokument, du har delt med dem, skal du også dele mappen med dem.
- Du kan give adgang til et delt dokument i en mappe, selvom du ikke deler mappen. Det kan du gøre ved at kopiere en genvej til dokumentet og indsætte det som et link. Du kan f.eks. sende linket i en mail. Dette kan være praktisk, hvis du kun vil dele et bestemt dokument i en mappe.
Sådan deler du en mappe:
- Opret den nye mappe.
- Følg samme procedure, som der beskrevet under "Konfigurere deling af et dokument" herover.
Tilbage til toppen
Dele et dokument med "Alle"
Nogle gange har du dokumenter, som du gerne vil give alle adgang til at se. Det kan f.eks. være, at du har skrevet en produktanmeldelse eller et andet generelt referencedokument. Denne type dokument skal som regel deles som skrivebeskyttet, så andre ikke kan redigere det.
En fordel ved at dele et dokument med alle er, at de kan finde det i søgninger.
Men hvad betyder det i praksis, når du deler med "Alle"? Det betyder som minimum, at du deler med alle i organisationen. Hvis organisationen bruger Office 365, kan "Alle" omfatter de personer uden for organisationen, som tidligere har været inviteret til at dele dokumenter som gæster – enten af dig eller andre i organisationen. Hvis du bruger Office 365, og du vil udelukke alle eksterne gæster, kan du i stedet invitere "Alle undtagen eksterne brugere".
- Åbn vinduet Deling for det dokument, du vil dele.
- Skriv Alle i feltet Inviter personer.
- Hvis der vises flere resultater, skal du vælge det, du vil bruge.
- Hvis du sender en mail med invitationen, skal du skrive tekst i tekstfeltet.
Tip! Når du deler et dokument med alle, er det almindelig praksis, at man ikke sender en mail med invitationen. Hvis du arbejder i en stor organisation, er det ikke altid en god ide at sende en mail til flere hundreder eller tusinder af kolleger. Hvis du ikke vil sende en mail med en invitation, skal du klikke på Vis indstillinger og derefter fjerne markeringen i Send en invitation via mail.
- Klik på Del.
Tilbage til toppen
Se, hvem du deler et dokument med
- Vælg det dokument, du er interesseret i, og klik derefter på Filer > Delt med.
Vinduet Delt med viser alle de personer, der aktuelt deler dokumentet og statussen for deres tilladelser.
Tilbage til toppen
Sende mail til de personer, du deler et dokument med
Du kan hurtigt sende en mail til alle dem, du har delt et dokument med. Du vil muligvis gøre dette, hvis de skal have bestemte oplysninger om dokumentet, eller hvis du vil minde dem om, at du har delt dokumentet med dem.
- Vælg det dokument, du er interesseret i, og klik derefter på Filer > Delt med.
- Klik på Send mail til alle i vinduet Delt med.
- Hvis du bliver bedt om det, skal du klikke på Tillad i det sikkerhedsadvarselsvindue, der vises, for at tillade, at SharePoint åbner mailprogrammet.
- Skriv mailen, og send den fra mailprogrammet.
Tilbage til toppen
Ændre tilladelser for de personer, du har delt et dokument med
Du kan kun tildele ét tilladelsesniveau til alle inviterede, når du deler et dokument eller en mappe med flere personer ad gangen. Sådan ændres tilladelserne for udvalgte personer:
- Markér dokumentet eller mappen, og klik derefter på Filer > Delt med.
- Klik på pil ned ud for den person, du vil ændre tilladelser for, i vinduet Delt med, og klik på den tilladelse, du vil tildele.
Tilbage til toppen
Afbryde delingen af et dokument eller en mappe
Du kan afbryde delingen af et dokument eller en mappe med alle eller udvalgte personer.
- Vælg det dokument eller den mappe, du vil stoppe med at dele, og klik derefter på Filer > Delt med.
- Klik på pil ned ud for den person, du ikke længere vil dele med, i vinduet Delt med, og klik derefter på Stop deling.
Tilbage til toppen
