Dette er den anden artikel i SharePoint Online-planlægningsvejledning til Office 365 til professionelle og små virksomheder. I artiklen beskrives, hvordan du kan planlægge strukturen af og indholdet på teamwebstedet.
I denne artikel
Hvem bør læse denne artikel?
Du bør læse denne artikel, hvis du er administrator for en gruppe af websteder, en webstedsejer eller en person, som på anden måde er ansvarlig for planlægning af indholdet på webstederne for SharePoint Online til Microsoft Office 365 til professionelle og små virksomheder. I artiklen guides du gennem nogle af de vigtigste overvejelser, der er i forbindelse med planlægning af strukturen af og indholdet på webstederne.
Hvilke typer af websteder har du brug for?
Afhængigt af størrelsen eller organisationen og den mængde indhold, du planlægger at have på teamwebstedet, kan det være en god ide at oprette underordnede websteder under teamwebstedet for at organisere indhold. Webstederne i en gruppe af websteder er arrangeret i et hierarki. Når du opretter websteder under teamwebstedet, udbygger du hierarkiet. Du kan oprette flere underordnede websteder eller sider under teamwebstedet, og du kan også oprette flere underordnede websteder eller sider under disse websteder.
Hvad er forskellen på et websted og en side? Et websted er en samling af indhold, som kan indeholde elementer som sider, dokumentbiblioteker eller lister. En side er en individuel webside, hvor du kan få vist indhold, webdele eller links.
Der er mange måder, du kan vælge at organisere de underordnede websteder på. Du kan f.eks. vælge at oprette underordnede websteder:
- Efter team eller afdeling
- Efter funktion.
- Efter indholdskategori
- Efter projekt
- Efter kunde
- Efter tilladelsesniveau eller fortrolighed (hvis der f.eks. er oplysninger, der skal være begrænset adgang til, kan det være en god ide at placere disse oplysninger for sig selv på et bestemt websted)
Før du går i gang med at oprette websteder, bør du bruge noget tid på at tænke over, hvor mange websteder du vil oprette, og hvordan du vil organisere dem. Det kan være en hjælp at oprette et diagram over webstedshierarkiet, så du bedre kan organisere planlægningen. Du kan hurtigt tegne et diagram på et stykke papir eller en tavle, men du kan også vælge at oprette et mere formelt diagram ved hjælp af nogle af de hierarkifigurer, der findes som SmartArt i Microsoft Word eller Microsoft PowerPoint. På den måde får du et diagram, du kan gemme og bruge igen, hvis der bliver brug for at ændre det på et senere tidspunkt.
Ud over at tænke over, hvor mange websteder du vil oprette, skal du også tænke over formålet med hvert enkelt websted. På den måde kan du nemmere beslutte, hvilke webstedsskabeloner du vil bruge til at oprette nye websteder. SharePoint Online indeholder en lang række forskellige webstedsskabeloner, som du kan vælge mellem, når du opretter et nyt websted. Når du vælger en webstedsskabelon, der er udviklet til et bestemt formål, giver du brugerne et stort forspring i deres arbejde. Hvis du f.eks. vil oprette et websted, som teammedlemmerne kan bruge, hvis de vil dele interessante nyeder eller ideer, kan du vælge at bruge skabelonen Blogwebsted, da denne skabelon er udviklet til denne type af kommunikation.
De webstedsskabeloner, der findes i Office 365 til professionelle og små virksomheder, inkluderer:
- Teamwebsted
- Hurtigt websted for team
- Blogwebsted
- Dokumentarbejdsområde
- Almindeligt mødearbejdsområde
- Mødearbejdsområde til beslutningstagning
- Mødearbejdsområde til social begivenhed
- Tomt mødearbejdsområde
- Mødearbejdsområde med flere sider
- Websted til gruppearbejde
- Tomt websted
- Grundlæggende søgecenter
- Programspecifikke websteder:
- Webdatabase over aktiver
- Webdatabase over kontaktpersoner
- Webdatabase med problemer
- Webdatabase over projekter
- Webdatabase over velgørende bidrag
Du kan finde flere oplysninger om at oprette websteder i afsnittet Oprette websteder og sider.
Tilbage til toppen
Hvilken type af indhold skal der være på webstederne?
Når du har tænkt over det antal og de typer af websteder, du vil have, er det en god ide at tænke over det indhold, der skal være på webstederne. Målet med denne indholdsplanlægning er at fastslå:
- Hvilke typer af indhold du kunne tænke dig at oprette
- Hvilke typer af metadata (webstedskolonner) du vil knytte til disse indholdstyper
- Hvilke typer af lister eller biblioteker du vil oprette på websteder for at organisere indhold
Det kan være, at din organisation vil udføre denne type af planlægning på en centraliseret måde (især i forbindelse med indholdstyper), men dette er også den type af planlægning, du bør opfordre de enkelte webstedsejere til at udføre, når de tilpasser de websteder, de har ansvaret for.
Har du brug for at kunne definere indholdstyperne?
Ved hjælp af indholdstyper kan webstedsbrugerne hurtigt oprette specialiserede typer af indhold ved at bruge kommandoerne Nyt element eller Nyt dokument på en liste eller i et bibliotek. Indholdstyper er praktiske, fordi de gør det muligt for webstedsejerne at sikre, at indholdet er ensartet på tværs af websteder. Indholdstyper gør det også muligt for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek at indeholde flere elementtyper eller dokumenttyper. Webstedsejerne kan forudkonfigurere bestemte oplysninger om indholdet, når de konfigurerer indholdstyperne for et websted, en liste eller et bibliotek.
Webstedsejere kan definere indholdstyper for listeelementer, dokumenter eller mapper. I SharePoint Online til Office 365 til professionelle og små virksomheder kan webstedsejerne angive følgende indstillinger for en indholdstype:
- De kolonner (metadata), du vil tildele til elementer af denne type.
- De arbejdsprocesser, der er tilgængelige for elementer af denne indholdstype.
- De brugerdefinerede løsninger eller funktioner, der er knyttet til elementer af denne indholdstype.
- Panelet for dokumentoplysninger, som vises i kompatible Microsoft Office-programmer for elementer af denne indholdstype.
- Den dokumentskabelon, der skal bruges til nye elementer af denne type (kun dokumentindholdstyper).
Det kan være praktisk at definere indholdstyper for noget af indholdet, hvis indholdet opfylder følgende kriterier:
| Hvis dette er sandt: |
Kan du drage nytte af indholdstyper på følgende måde: |
| Du har bestemte typer af dokumenter, som er i et standardiseret format, eller som har et bestemt formål, og du vil have, at de skal være ensartede på tværs af hele organisationen. |
Konfigurer webstedsindholdstyperne for disse typer af dokumenter på teamwebstedsniveau, så de kan bruges på tværs af alle underordnede websteder på teamwebstedet. På den måde opretter alle brugere i organisationen disse dokumenter på samme måde. |
| Du har bestemte skabeloner, som brugerne skal bruge til bestemte typer af dokumenter. |
Føj disse dokumentskabeloner til de relevante indholdstyper, så skabelonen bruges til alle de nye dokumenter, der oprettes fra indholdstypen. |
| Der er et standarsæt af oplysninger, du vil registrere for bestemte typer af dokumenter eller elementer. |
Føj kolonner til indholdstypen for at registrere disse oplysninger. Hvis der er nogen af oplysningerne, der er særligt vigtige, kan du angive de kolonner efter behov. Du kan også angive standardværdier for bestemte kolonner, når du konfigurerer indholdstypen. |
| Der er en defineret forretningsproces for, hvordan bestemte typer af dokumenter altid behandles eller gennemses. |
Overvej at konfigurere arbejdsprocesser for bestemte indholdstyper. Du kan bruge arbejdsprocesser til at administrere forretningsprocesser som gennemsyn eller godkendelse af dokumenter. |
Når du har identificeret det indhold, som du muligvis vil definere indholdstyper for, bør du overveje, på hvilket niveau du vil definere indholdstyperne. Hvis du definerer webstedsindholdstyper på teamwebstedet, vil de kunne genbruges på lister og i biblioteker på alle de underordnede websteder på teamwebstedet. De enkelte webstedsejere kan også definere webstedsindholdstyper for deres websteder, selvom disse indholdstyper kun vil kunne bruges på lister og i biblioteker på det websted og eventuelle underordnede websteder.
Når du planlægger indholdstyper, kan det være praktisk at oprette et regneark eller en tabel med de oplysninger, som skal inkluderes, når du definerer indholdstyperne. Du kan f.eks. begynde med at oprette noget simpelt som tabellen nedenfor og derefter tilpasse den, så den omfatter de oplysninger, du gerne vil registrere, f.eks. de websteder eller teams, som skal bruge indholdstyperne:
| Ny indholdstype |
Overordnet indholdstype |
Kolonner |
Dokumentskabelon |
Arbejdsprocesser |
| Skriv navnet på den indholdstype, du vil oprette. |
Angiv den overordnede indholdstype, som den skal oprettes ud fra. |
Angiv den nye eller eksisterende kolonne, du vil føje til indholdstypen. |
Angiv, om der skal knyttes en dokumentskabelon til indholdstypen. |
Angiv, om der skal knyttes nogen arbejdsprocesser til indholdstypen. |
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du arbejder med indholdstyper, i emnet Indholdstyper i onlinehjælp til SharePoint.
Tilbage til toppen
Hvilke typer af dokumentbiblioteker eller lister vil du oprette?
Ud over at tænke over indholdstyper kan det være en god ide at tænke over de andre typer af oplysninger, der skal gemmes på webstederne, eller hvilke andre typer af opgaver som brugerne i organisationen kunne tænke sig at bruge websteder til. Dette vil hjælpe dig med at planlægge de forskellige typer af lister eller biblioteker, som du kan føje til websteder for at komme i gang.
Du behøver ikke at udbygge alle de lister eller biblioteker, som du muligvis får brug for, lige med det samme. Webstedsejere vil tilføje nye og slette gamle lister og biblioteker med tiden, efterhånden som virksomheden ændrer sig. Men ved at lægge ud med lidt planlægning omkring, hvordan du vil tilpasse indholdet på webstederne, kan du være med til at sikre, at brugerne kan få fordel af webstederne lige fra starten.
SharePoint Online indeholder lister og biblioteker, som kan bruges til en række forskellige forretningsrelaterede formål, lige fra opbevaring og styring af dokumenter til projektstyring og kommunikation. Du vælger selv, hvor mange af disse elementer du vil bruge på et enkelt websted. Du kan også vælge at samle bestemte typer af lister og biblioteker på forskellige websteder eller på websteder med et særligt formål, f.eks. dokumentstyring eller projektstyring.
| Hvis du vil bruge websteder til følgende formål: |
Kan det være en god ide at oprette en/et af disse: |
| Gemme, styre og samarbejde på dokumenter eller filer |
- Dokumentbibliotek
- Formularbibliotek
- Wikisidebibliotek
- Billedbibliotek
|
| Kommunikere oplysninger |
- Meddelelsesliste
- Liste over kontaktpersoner
- Diskussionsforum
|
| Spore projekter, oplysninger, problemer eller meninger |
- Listen Links
- Kalender
- Listen Problemsporing
- Listen Projektopgaver
- Listen Opgaver
- Undersøgelse
|
| Definere specialiserede lister – f.eks. hvis du vil genskabe de lister, som du aktuelt ajourfører i Excel, og dele dem på en centraliseret måde |
- Brugerdefineret liste
- Brugerdefineret liste i dataarkvisning
- Importere et regneark
|
Tilbage til toppen
Hvordan finder og får brugerne adgang til indholdet?
Det er også vigtigt, at du bruger noget tid på at planlægge, hvordan brugerne skal finde og bruge indholdet på SharePoint Online-webstederne. Denne type af planlægning gør det nemmere at beslutte, hvordan du skal konfigurere både navigation og søgning for teamwebstedet og de underordnede websteder.
Hvilke websteder skal inkluderes i den globale navigation?
Når du skal planlægge navigationen, kan det være nyttigt at oprette et diagram over webstederne i webstedshierarkiet. Hvis du allerede har oprettet et diagram, kan du bruge det diagram og redigere det. Medtag alle de underordnede websteder på teamwebstedet. Du kan evt. også medtage de vigtige lister og biblioteker, som findes på teamwebstedet og de underordnede websteder. På den måde kan du hurtigt identificere de vigtige steder, som brugerne vil finde, hvis de starter fra startsiden på teamwebstedet.
Linkpanelet øverst på SharePoint-websteder er den globale navigation på webstedet. Dette linkpanel vises øverst på alle sider på webstedet under titlen på webstedet.
Linkpanelerne er som standard forskellige fra websted til websted, men du kan gøre det muligt for websteder at bruge det samme linkpanel som det overordnede websted, så navigationen er ens på tværs af alle websteder. Du kan angive, hvilke websteder der vises i linkpanelet. Du kan tilpasse det, så det indeholder links til andre URL-adresser, du vil medtage, f.eks. hvis du vil integrere links til eksterne ressourcer i navigationen på webstedet. Hvis du vil tilføje, fjerne eller omarrangere linkene i det øverste linkpanel, skal du bruge siden Øverste linkpanel i Indstillinger for websted for webstedet.
Overvej, hvordan en bruger skal finde indholdet fra startsiden på teamwebstedet. Hvis der er mange underordnede websteder til teamwebstedet, kan det være en god ide ikke at vise dem alle i det øverste linkpanel, da det kan virke overvældende på brugerne. Men du skal også passe på ikke at gøre vigtige websteder eller vigtigt indhold helt umuligt at finde. Brug diagrammet over webstedshierarkiet til at identificere de vigtige websteder, der skal vises i den globale navigation.
Tilbage til toppen
Hvordan skal brugerne navigere på webstederne?
Ud over det øverste linkpanel vises der også navigationselementer i venstre side af siden. Disse navigationselementer inkluderer Hurtig start og trævisningen.
I Hurtig start vises typisk de links, der er specifikke for det aktuelle websted, og kan bruges til at fremhæve det indhold, der er mest vigtigt.
På samme måde som med det øverste linkpanel kan du tilpasse Hurtig start for at tilføje eller fjerne links på lister og i biblioteker på webstedet. Du kan også gruppere links under brugerdefinerede overskrifter. Hvis du vælger, at alle underordnede websteder skal bruge den samme globale navigation som teamwebstedet, vil det være vigtigt for webstedsejerne at tilpasse navigationen i Hurtig start, da det vil være den primære måde for brugerne at finde indhold på et websted, når de besøger det. Hvis du beslutter, at de underordnede websteder ikke skal bruge den samme globale navigation som teamwebstedet, vil brugerne kunne bruge både det øverste linkpanel og Hurtig start på et underordnet websted til at finde indhold på det.
I trævisningen vises webstedsindhold som lister, biblioteker og websteder under det aktuelle websted i et hierarki. Det er almindeligt, at trævisningen vises i venstre side af hver side på et websted. Trævisning er som standard slået fra.
Hvis du vil vise indholdet på webstedet i et hierarki, kan du vise trævisningen for brugerne. Du aktiverer trævisningen på et websted via siden Trævisning i Indstillinger for websted for webstedet.
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer navigation, i emnet Navigation i onlinehjælp til SharePoint.
Tilbage til toppen
Hvad bør du tænke på, når du planlægger søgning?
Brugerne vil være mere tilbøjelige til at bruge SharePoint Online, hvis de nemt kan finde de oplysninger, de søger.
Sådan bliver indhold tilgængeligt ved søgning
Søgetjenesten er planlagt til at søge i SharePoint Online-indhold hvert femte minut. Når et element er føjet til et SharePoint Online-websted, vil der gå et stykke tid, før det bliver indekseret og returneret i søgeresultater. Denne periode varierer alt efter de aktuelle brugeraktiviteter. Opgaver som f.eks. overflytning, opgradering og vedligeholdelse af et websted øger belastningen på indekseringsprocessen. Ny indholdselementer bør typisk vises i søgeresultaterne inden for en time
Forbedre søgeresultater
Som webstedsejer er der en række forskellige ting, du kan gøre for at bedre brugerens søgninger. Nogle af de funktioner til indholdsstyring, der gennemgås i denne artikel, f.eks. indholdstyper og administrerede metadata, kan gøre det nemmere at få dataene registreret til søgning. Du kan også udføre bestemte søgerelaterede konfigurationer til at forbedre søgning, f.eks. indstilling af søgeområder og indstilling af nøgleord og guldkorn. Du kan også vælge at fjerne bestemte websteder eller lister og biblioteker fra søgeresultater, så indhold på disse steder ikke vises i søgeresultaterne. Dette kan være nyttigt, hvis du ønsker at fjerne følsomt indhold eller forældet indhold fra søgeresultater.
Søgeområder Et søgeområde svarer til en delmængde af oplysningerne i søgeindekset. Antag f.eks., at du har en gruppe af websteder med mange websteder. Du kan vælge at angive et søgeområde for søgefeltet på steder, som giver brugerne mulighed for at fokusere en søgning på et bestemt sted eller sæt af indhold.
Søgeområder omfatter typisk bestemte emner og indholdskilder, der er vigtige og fælles for brugerne i virksomheden. Du kan f.eks. oprette et søgeområde for alle de elementer, der vedrører et bestemt projekt, eller for alle de elementer, der vedrører en bestemt gruppe i virksomheden, f.eks. Økonomi eller Marketing. Du kan også oprette et søgeområde, der omfatter flere andre områder.
Nøgleord og guldkorn En anden måde, du kan hjælpe brugerne med at finde indhold, er ved hjælp af nøgleord og guldkorn. Du kan fremhæve vigtige oplysninger i søgeresultater for webstedsbrugere ved hjælp af nøgleord og guldkorn. Når en bruger skriver et forudkonfigureret nøgleord i søgefeltet, er guldkorn markeret med en gul stjerne 
og vises på en fremtrædende plads øverst på siden med kernesøgeresultater. Nøgleord kan bruges i forespørgsler fra søgefeltet.
Nøgleord og guldkorn gemmes i deres egne databasetabeller, så de bliver aktive med det samme.Ved at definere ofte anvendte søgeord som nøgleord kan du oprette en standardordliste med navne, processer og koncepter, som er en del af den "generelle viden", som deles af medlemmerne i en virksomhed.
Lad os f.eks. sige, at du vil lede nyansatte medarbejdere til et websted, som indeholder oplysninger om oplæring i værktøjer og processer. Du kan angive nøgleordet "oplæring" eller navnene på jeres interne værktøjer med URL-adressen til det websted, som indeholder oplysningerne. Hver gang nye medarbejdere søger efter navnet på værktøjerne eller efter "oplæring", vises det korrekte websted som et guldkorn øverst i søgeresultaterne.
Kontrollere, hvilket indhold der kan søges efter
Hvis der er bestemte websteder, lister eller biblioteker, du vil udelukke fra søgeresultaterne, kan du gøre dette ved at fjerne disse steder fra søgningen. Du kan få flere oplysninger om, hvilket indhold der kan søges efter, i artiklen Aktivere indhold, der kan søges i.
Du kan få flere oplysninger om brugen og konfigurationen af søgefunktionen i artiklerne om Søge i Hjælp i SharePoint Online.
Tilbage til toppen
Hvad skal brugerne kunne gøre med indhold?
Det er en god ide at indarbejde bestemte spørgsmål omkring de situationer, hvor indholdet bruges, i planlægningen af indhold, da disse spørgsmål vil være en god støtte til at finde ud af, hvordan du skal konfigurere bestemte websteder, lister eller biblioteker, og hvilke bestemte funktioner som webstedsbrugerne kan have brug for i forbindelse med indhold.
Det er også en god ide at gennemgå Softwarekrav til Office 365 til professionelle og små virksomheder, så du kan foregribe netop de personer i organisationen, der støder på problemer, når de arbejder med SharePoint Online-indhold, der er baseret på konfigurationen af deres lokale computere. Brugerne skal f.eks. have Microsoft Office 2007 Service Pack 2 (SP2) eller Microsoft Office 2010 installeret på computerne for at kunne åbne og oprette dokumenter på et SharePoint Online-websted.
| Spørgsmål at udforske: |
Overvejelser i forbindelse med konfiguration af indhold: |
| Har du brug for at registrere versioner af bestemte typer af dokumenter eller listeelementer? |
- Overvej at aktivere versionsstyring for disse lister eller biblioteker.
- Overvej at kræve, at dokumenter eller elementer skal tjekkes ud, før de kan ændres
|
| Har brugerne af webstedet brug for at kunne arbejde samtidigt på bestemte typer af dokumenter? |
- Overvej at aktivere samtidig redigering for relevante biblioteker, så det bliver muligt for brugerne at samarbejde.
|
| Er der visse dele af indholdet, der skal godkendes, før de bliver bredt tilgængeligt? |
- Overvej at aktivere indholdsgodkendelse for biblioteker eller bruge arbejdsprocesser til at administrere godkendelse.
|
| Er der bestemte typer af dokumenter, der skal følge bestemte forretningsprocesser eller personstyrede arbejdsprocesser? |
- Overvej at oprette eller konfigurere arbejdsprocesser for de indholdstyper, der gælder for disse dokumenter, eller for de biblioteker, hvor disse dokumenter er placeret.
|
| Skal du bruge lister til at drive eller administrere processer? |
- Overvej at oprette eller konfigurere listebaserede arbejdsprocesser for processer som f.eks. registrering og administration af problemer.
|
| Vil der være fortroligt indhold på webstederne, som skal begrænses fra generel adgang? |
- Overvej at oprette bestemte websteder eller biblioteker, som er konfigureret med forskellige tilladelser, til opbevaring af fortroligt indhold.
- Overvej tilladelse på elementniveau, hvis der ikke er det store behov for at begrænse adgang til indhold.
- Overvej at bruge målgrupper, så brugerne får vist forskelligt indhold.
- Overvej, om bestemte lister eller biblioteker skal udelades fra søgeindeksering.
|
| Har brugerne behov for at modtage opdateringer om bestemt indhold? |
- Overvej at aktivere RSS for nøglelister og ‑biblioteker.
|
Tilbage til toppen
Flytte indholdet til dit teamwebsted
Når du har opbygget strukturen for teamwebstedet, har du måske noget ældre indhold, som skal flyttes til webstedet. Microsoft tilbyder aktuelt ikke nogen værktøjer til at overflytte indhold, men der er en række metoder til at flytte dokumenter og filer fra en lokal placering på en computer eller filshare til teamwebstedet.
Hvis du vil have mere at vide, skal du se artiklen Flytte dokumenter og filer til dit SharePoint Online-websted.
Tilbage til toppen
Tidligere artikler i denne planlægningsvejledning: Trin 1: Planlægge og administrere indstillinger for gruppen af websteder
Den næste artikel i denne planlægningsvejledning: Trin 3: Tilpasse det offentlige websted
Primær artikel i planlægningsvejledningen: Vejledning i planlægning af SharePoint Online til Office 365 til professionelle og små virksomheder
Tilbage til toppen
