Grundlæggende opgaver i SharePoint Online for Office 365 til professionelle og mindre virksomheder

Vis alt

Skjul alt

Her kan du se nogle grundlæggende opgaver og oplysninger, som kan hjælpe dig i gang med at bruge SharePoint Online til Office 365 til professionelle og mindre virksomheder.

• Introduktion til SharePoint Online
• Delene på et websted
• Webstedsspecifikationer, der påvirker oplevelsen
• Tilladelser og adgang
• Introduktion til at designe dit websted
• Føje indhold til et websted
• Administrere og arbejde med webstedsindhold

Introduktion til SharePoint Online

Med SharePoint Online får du ét integreret sted, hvor medarbejderne kan samarbejde effektivt med teammedlemmer, dele viden og finde ressourcer og oplysninger om virksomheden.

Når du går i gang, består dit SharePoint Online-websted af to websteder – Websted for team og Websted. Det er vigtigt, at du forstår forskellen mellem de to websteder.

Websted for team    Websted for team er et internt websted, hvor teams eller grupper i organisationen kan oprette forbindelse til hinanden og samarbejde på dokumenter og andre filer. Du og dine medarbejdere kan bruge Websted for team til at gemme dokumenter og dele dem med andre brugere, skrive interne beskeder, planlægge møder, registrere opgaver og problemer, gemme oplysninger på lister osv. Du kan også oprette forskellige underordnede websteder fra de tilgængelige webstedsskabeloner i Websted for team. Du kan f.eks. oprette en teamblog, hvor medarbejderne kan dele oplysninger, eller et socialt mødearbejdsområde, hvor der kan organiseres teamarrangementer, firmamøder osv.

Websted    Webstedet er et offentligt tilgængeligt websted. Det er det websted, hvor dine kunder kommer for at finde oplysninger om din organisation. Webstedet indeholder alt, hvad du skal bruge for at komme i gang med at designe dit websted – biblioteker til at gemme indhold som logoer, grafik eller dokumenter, som du vil vise på siderne på webstedet, og ikke mindst Værktøj til design af websteder, som gør det nemt at designe et websted. Du kan finde flere oplysninger om webstedet og designværktøjet i afsnittet Introduktion til at designe dit websted.

Tilbage til toppen

Delene på et websted

Et websted er en gruppe relaterede websider, hvor dit team kan arbejde med projekter, gemme data og dokumenter og dele oplysninger. Dit team kan f.eks. have sit eget websted, hvor der gemmes planer, filer og procedureoplysninger. Alle SharePoint-websteder har fælles elementer, som du bør kende, før du går i gang: lister, biblioteker, webdele og visninger.

Lister    En liste er en webstedskomponent, hvor din organisation kan gemme, dele og administrere oplysninger. Du kan f.eks. oprette en opgaveliste, der skal spore teambegivenheder i en kalender. Du kan også udføre en undersøgelse eller fungere som vært for diskussioner i et diskussionsforum.

 Bemærk!    Selvom du kan oprette lister på dit offentlige websted til internt brug, kan du ikke dele oplysninger fra dine lister på det offentlige websted.

Biblioteker    Et bibliotek er en speciel type liste, hvor der gemmes filer og oplysninger om filer. Du kan styre, hvordan dokumenter vises, registreres, administreres og oprettes i biblioteker.

Visninger    Du kan bruge visninger til at få vist de elementer på en liste eller i et bibliotek, der er vigtigst for dig eller passer bedst til et bestemt formål. Du kan f.eks. oprette en visning med alle elementerne på en liste, som gælder for en bestemt afdeling, eller fremhæve bestemte dokumenter i et bibliotek. Du kan oprette flere visninger af en liste eller et bibliotek, som brugerne kan vælge mellem. Du kan også bruge en webdel til visning af en liste eller et bibliotek på en separat side på webstedet.

Webdele    En webdel er en modulopbygget indholdsenhed, der danner en grundlæggende dokumentkomponent for de fleste sider på et websted. Hvis du har tilladelse til at redigere siderne på dit websted, kan du bruge webdele til at tilpasse webstedet, så der vises billeder og diagrammer, dele af andre websteder, lister med dokumenter, tilpassede visninger af firmadata m.m.

Tilbage til toppen

Webstedsspecifikationer, der påvirker oplevelsen

Specifikationerne for installationen og konfigurationen af SharePoint påvirker det, du får vist, og de indstillinger, du kan vælge på webstedet.

Tilladelser    Hvis du har fået tildelt tilladelsesniveauet Fuld kontrol, har du hele udvalget af indstillinger til administration af webstedet. Har du fået tildelt tilladelsesniveauet Bidrag eller Læs, er dine indstillinger og adgang til webstedsindholdet mere begrænset. Mange af de indstillinger, der er beskrevet i denne artikel, er ikke tilgængelige for brugere med tilladelsesniveauet Læser, som giver brugerne mulighed for at læse indhold men ikke foretage ændringer i det. Da det er meningen, at tilladelser skal være fleksible og kunne tilpasses, kan din organisation muligvis have sine egne separate indstillinger.

Tilpasning    Din organisation kan have tilpasset tilladelser og branding af dit websted eller endda tilpasset webstedsnavigationen og flyttet kontrolelementer, f.eks. menuen Webstedshandlinger, til en anden placering på siden.

Version af SharePoint    I denne artikel beskrives det, hvordan du kommer i gang med SharePoint Online til Office 365 til professionelle og mindre virksomheder. Hvis organisationen har abonneret på en anden Office 365-aftale, eller hvis du bruger en tidligere version af SharePoint, skal du se Hjælp til den aftale eller version.

Tilbage til toppen

Tilladelser og adgang

Du skal have de påkrævede tilladelser for at få adgang til Websted for team eller det offentlige websted. Som standard har de fleste brugere på webstedet tilladelse til at bidrage på webstedet for team. Der vil formentlig kun være få personer, der har tilladelse til at designe det offentlige websted. Administratorer af en gruppe af websteder kan administrere tilladelser for personer på alle websteder. Webstedsejere kan kun administrere tilladelserne for personerne på de websteder, de ejer. Som administrator af en gruppe af websteder eller som webstedsejer kan du hurtigt tilføje eller fjerne brugere på de websteder, du administrerer tilladelser på, ved hjælp af Del dette websted i menuen Webstedshandlinger.

• Du kan finde flere oplysninger om at tilføje eller fjerne brugere i webstedet for team under Administrere brugere på webstedet for team.

• Du kan finde flere oplysninger om at tilføje eller fjerne brugere på webstedet under Administrere brugere på webstedet.

 Bemærk!    En administrator for en gruppe af websteder kan tilføje brugere som Designere på webstedet.

De grundlæggende tilladelsesniveauer i SharePoint er Fuld kontrol, Design, Bidrag og Læs. Tilladelsesniveauer er kombinationer af tilladelser, der er grupperet, som regel baseret på arbejdsopgaver. Du kan f.eks. tildele tilladelsesniveauet Bidrag til en bruger, der skal tilføje indhold på webstedet for team eller tilladelsesniveauet Design til en bruger, der skal designe det offentlige websted. Du kan finde flere oplysninger om roller og tilladelsesniveauer under Standardroller på et SharePoint Online-websted. Du kan også bruge den følgende tabel som en hurtig reference for at se adgangsniveauet for webstedet for team og webstedet baseret på standardtilladelsesniveauerne.

Tilbage til toppen

Introduktion til at designe dit websted

SharePoint Online indeholder funktioner, der gør det muligt at designe dit eget offentlige websted for at oprette en onlinetilstedeværelse for din gruppe eller virksomhed. I dette afsnit beskrives det, hvordan du kan bruge disse funktioner på en effektiv måde til at designe et websted med et professionelt udseende for din virksomhed.

Hvis du har brugt de værktøjer til design af websteder, som fulgte med Microsoft Office Live Small Business, eller du ikke tidligere har designet et websted, bør du starte med at se følgende ressourcer for at læse om denne introduktion.

Websted

Websted indeholder alle de komponenter, du skal bruge for at kunne designe dit offentlige websted. Websted indeholder de nødvendige biblioteker til at gemme indhold som billeder, skabeloner, dokumenter og websider, som relaterer til webstedet. Båndet i Websted indeholder indstillinger til administration af filer, og du kan starte Værktøj til design af websteder, som du kan bruge til at oprette dit offentlige websted med.

Du kan komme til webstedet på to måder:

1. I Office 365 til mindre virksomheder skal du klikke på SharePoint Online i navigationen øverst.

ELLER

1. Åbn webstedet i din browser, klik på Medlemslogon på startsiden, og angiv dit Windows Live ID og din adgangskode i dialogboksen med legitimationsoplysninger.

 Bemærk!    Hvis du ikke kender URL-adressen (Uniform Resource Locator) til websiden, skal du kontakte administratoren af gruppen af websteder.

2. Klik på Websted i det øverste linkpanel på SharePoint-webstedet.

Der er tre komponenter på webstedet, som udgør designet – båndet, bibliotekerne og Værktøj til design af websteder.

Båndet i Websted

Fra båndet i Websted kan du anvende de mest grundlæggende opgaver som at oprette, slette og redigere sider, få vist egenskaberne på siden, få vist en side i browseren, overføre dokumenter og føje brugere til Offentligt websted.

 Bemærk!    De fleste indstillinger på båndet findes også i Værktøj til design af websteder. Du kan f.eks. tilføje, redigere eller slette sider, få vist eksemplet eller egenskaberne for en side i Værktøj til design af websteder.

Indstillinger på båndet kan være nedtonet af følgende årsager:

• Handlinger afhænger af en anden handling. Hvis du f.eks. er på listen Websider vil nogle funktioner på båndet, f.eks. Rediger, Slet eller Egenskaber ikke være tilgængelige, før du markerer et element på listen.
• Indstillingen passer muligvis ikke i konteksten for den liste eller det bibliotek, du er i. Funktionen Overfør fil er f.eks. kun tilgængelig i biblioteket Dokumenter, mens Slet og Egenskaber kun er tilgængelige i biblioteket Skabeloner.

 Bemærk!    Båndet vises ikke, når du er i biblioteket Billeder.

Biblioteker

Websted indeholder et sæt standardwebsider og ‑biblioteker, som gør det muligt at gemme det indhold, der er relevant for webstedet, f.eks. billeder, skabeloner eller dokumenter. Du kan få adgang til disse biblioteker ved at klikke på det relevante link på Hurtig start, som er placeret i navigationen i venstre side af Websted. Du kan finde oplysninger om at føje filer til disse biblioteker under Føje en fil til et bibliotek senere i denne artikel.

 Bemærk! 

• Listerne og bibliotekerne på webstedet kan hverken ses af eksterne besøgende på webstedet eller fra Værktøj til design af websteder. Hvis du vil have vist listerne og bibliotekerne på webstedet, skal du klikke på menuen Filer og derefter klikke på Gem og publicer eller Luk websiden.
• Når du åbner Microsoft Office-dokumenter fra et bibliotek, kan der blive vist en dialogboks, hvor du skal angive legitimationsoplysninger. Hvis det sker, skal du lukke eller annullere dialogboksen. Dokumentet skulle blive åbnet som normalt.

Du kan se flere detaljer i den følgende tabel:

Værktøj til design af websteder

Værktøj til design af websteder forenkler processen med at designe det offentlige websted. Med nogle få klik kan du foretage design‑ og redigeringsopgaver som følgende:

• Vælg et tema og en stil for hele webstedet, så det får et ensartet udseende.
• Designe webstedsnavigationen, så de besøgende på webstedet nemt kan hente de oplysninger, de skal finde på webstedet
• Design websider ved hjælp af de tilgængelige farveskemaer og skrifttyper.
• Føj sidehovedtekst og sidefodtekst til dine sider.
• Tilføj og formatér tekst på websider, f.eks. for at oprette punktopstillinger, skrifttyper, justering osv.
• Tilføj sideelementer som billeder, tabeller og links.
• Tilføj gadgets. Gadgets er modulære elementer med oplysninger, som viser indhold fra en række forskellige kilder.

Båndet i værktøjet til design af websteder

I Værktøj til design af websteder indeholder båndet tre grundlæggende faner: Startside, Indsæt og Design. Desuden indeholder det den kontekstafhængig fane Billedværktøjer, som indeholder de indstillinger, der er relevante for en gruppe af opgaver.

 Fanen Startside indeholder de indstillinger, som du kan bruge til at udføre grundlæggende og ofte forekommende opgaver, f.eks. oprettelse af nye sider, formatering af tekst og justering osv.

 Fanen Indsæt indeholder de indstillinger, du kan bruge til at indsætte sideelementer som billeder, links, tabeller, streger og gadgets.

 Fanen Design indeholder de indstillinger, du kan bruge til at arbejde med elementer for at ændre udseendet og layoutet på hele webstedet.

 Fanen Billedværktøjer indeholder de indstillinger, du kan bruge til at arbejde med billeder. Til forskel fra de øvrige faner, er fanen Billedværktøjer kontekstafhængig. Det betyder, at fanen kun vises, når du markerer et billede på siden i Værktøj til design af websteder.

Værktøjslinjen Hurtig adgang

Værktøjslinjen Hurtig adgang vises over båndet i Værktøj til design af websteder. Brug værktøjslinjen Hurtig adgang til at udføre de mest grundlæggende opgaver i Værktøj til design af websteder, f.eks. at gemme og publicere den aktuelle side i værktøjet og få vist webstedet i browseren.

Udseendet af en side i værktøjet til design af websteder

Når du åbner en side i Værktøj til design af websteder, er brødteksten på websiden inddelt i flere zoner, som hver især indeholder pladsholderindhold. Indholdet i zonerne kan redigeres, så du kan klikke i zonen, slette pladsholderindholdet og skrive din egen tekst. Du kan tilføje tekst, billeder, links, tabeller eller gadgets i en zone. I Værktøj til design af websteder vises der forskellige zoner på en webside, afhængigt af sidens layout.

Hver zone har to størrelseshåndtag øverst, som du kan bruge til at angive zonens bredde og placering på siden.

Du kan tilføje eller fjerne zoner, afhængigt af sidelayoutet. Hvis du vil ændre layoutet for en side, skal du klikke på fanen Design i Værktøj til design af websteder, klikke på Layout i gruppen Zone og derefter vælge det layout, du vil bruge. Afhængigt af det valgte layout bliver der automatisk tilføjet eller fjernet zoner på siden.

Grundlæggende opgaver i Websted

I dette afsnit beskrives alle de grundlæggende opgaver, du udfører i Websted, f.eks. åbne Værktøj til design af websteder og tilføje eller redigere en side.

Åbn Værktøj til design af websteder

Du kan åbne Værktøj til design af websteder fra listen Websteder i Websted.

1. Klik på Websider på Hurtig start på webstedet.
2. Klik på fanen Sider på båndet.
3. Klik på Design i kategorien Websted på båndet.

Tilføje en side på et websted

Du kan tilføje sider fra forskellige skabeloner, eller du kan bruge brugerdefinerede skabeloner på webstedet. Som standard indeholder dit websted siderne Startside, Om os, Kontakt os og Webstedsoversigt.

Du kan tilføje en ny side fra båndet eller ved hjælp af Værktøj til design af websteder. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Tilføje eller slette en side.

Redigere en webside

Du kan redigere en webside ved at klikke på Rediger på båndet eller Værktøj til design af websteder.

1. Klik på Websider på Hurtig start på webstedet.
2. Klik på fanen Sider på båndet.
3. Markér afkrydsningsfeltet ud for en webside, og klik derefter på Rediger på båndet.

ELLER

Klik på Design på båndet, og klik på sidelinks i Værktøj til design af websteder, f.eks. Startside eller Om os.

Tilbage til toppen

Føje indhold til et websted

I enten Websted for team eller Websted kan du føje elementer til lister og filer til biblioteker ved hjælp af en webbrowser. De knapper, du bruger til at udføre de mest almindelige handlinger, findes på båndet, som er placeret øverst på siden på de fleste sider på et websted.

Knapper på båndet kan være nedtonet af følgende årsager:

• Handlingen er ikke tilgængelig, eller den er afhængig af en anden handling. Du skal f.eks. markere afkrydsningsfeltet for et dokument, før du kan tjekke det ud.
• Du har ikke tilladelse til at fuldføre opgaven.
• Funktionen er ikke aktiveret for webstedet. Arbejdsprocesser er muligvis ikke aktiveret på webstedet.

Du kan også gemme filer i et bibliotek fra visse klientprogrammer, der er kompatible med SharePoint Online. Du kan f.eks. gemme et Microsoft Word-dokument i et bibliotek på et SharePoint-websted, mens du arbejder i Word.

For at kunne føje et element til en liste eller en fil til et bibliotek skal du have tilladelse til at bidrage til listen eller biblioteket. Du kan få flere oplysninger om, hvordan din organisation bruger tilladelser og tilladelsesniveauer hos ejeren eller administratoren af webstedet.

Når du tilføjer elementet eller filen, kan andre brugere, der har tilladelse til at læse listen, få vist elementet eller filen, medmindre der kræves godkendelse. Hvis elementet eller filen kræver godkendelse, gemmes det eller den med en midlertidig status på listen eller i biblioteket, indtil elementet eller filen godkendes af en person med de relevante tilladelser. Hvis du allerede får vist listen eller biblioteket, når et element eller en fil tilføjes, skal du eventuelt opdatere din browser for at kunne se det nye element eller den nye fil.

Foruden tilladelse til at føje indhold til eksisterende lister og biblioteker kan du have tilladelse til at oprette nye lister og biblioteker. Liste- og biblioteksskabelonerne giver dig et forspring. Afhængigt af dit tilladelsesniveau, kan du også oprette og tilpasse nye sider og websteder.

Lister (herunder kalendere og kontakter)

Selvom der er forskellige typer lister, herunder kalendere og lister over kontakter, er fremgangsmåden for tilføjelse af elementer den samme, så du behøver ikke at lære flere nye teknikker for at arbejde med forskellige typer lister. Et listeelement indeholder tekst i en række kolonner, men visse lister tillader, at der føjes vedhæftede filer til elementet.

Føje et element til en liste

1. Klik på den liste, hvor du vil tilføje elementet, under fanen Elementer på båndet. For en kalender er det fanen Begivenheder .
2. Klik på Nyt element (Ny begivenhed for en kalender).

    Tip!     Enanden hurtig metode til at føje en begivenhed til en kalender er at pege på datoen i kalenderen og derefter klikke på Tilføj.

3. Udfyld de nødvendige felter og evt. andre, du vil have udfyldt.
4. Klik på Gem.

Redigere eller slette et element på en liste

1. Peg på et element, og markér derefter afkrydsningsfeltet ud for elementet.

    Tip!     Du kan udføre handlinger på flere elementer ved at markere flere afkrydsningsfelter.

2. Under fanen Dokumenter på båndet skal du enten klikke på Rediger dokument eller Slet dokument efter behov.

På mange typer websteder vil der være oprettet nogle lister for dig. Disse standardlister spænder fra et diskussionsforum til en kalenderliste. Hvis du har tilladelse til det, kan du også oprette lister baseret på adskillige typer listeskabeloner, som indeholder struktur og indstillinger, der kan sætte dig godt i gang.

Oprette en liste

1. Hvis du vil oprette en liste, skal du klikke på menuen Webstedshandlinger og derefter klikke på Indstillinger for automatisk oprettelse.

    Bemærk!    Hvis menuen Webstedshandlinger ikke vises, eller hvis indstillingen til oprettelse ikke vises, har du muligvis ikke tilladelse til at oprette en liste.

2. Klik på siden Opret på den type liste, du vil oprette, f.eks. Links .
3. Skriv et Navn for listen, udfyld evt. andre felter, der skal udfyldes, og klik derefter på Opret.

Biblioteker

Et bibliotek er et sted på et websted, hvor du kan oprette, indsamle, opdatere og administrere filer sammen med teammedlemmer. Hvert bibliotek viser en liste over filer og nøgleoplysninger om filerne, hvilket hjælper brugere til at bruge filerne til at samarbejde.

Du kan føje en fil til et bibliotek ved at overføre den fra din webbrowser. Når du har føjet filen til biblioteket, kan andre personer, der har den relevante tilladelse, se filen. Hvis du allerede får vist biblioteket, når en fil tilføjes, skal du eventuelt opdatere din browser for at kunne se den nye fil.

Hvis du bruger et program, der er kompatibelt med SharePoint Online, kan du oprette en ny fil baseret på en skabelon, mens du arbejder i biblioteket. Du kan også gemme en fil i biblioteket fra et andet program, f.eks. SharePoint Workspace eller Microsoft Word.

Føje en fil til et bibliotek

1. Klik på fanen Dokumenter på båndet i det bibliotek, hvor du vil tilføje filen.
2. Klik på Overfør dokument.
3. Find dokumentet, og klik derefter på OK.

 Tip!     Hvis du bruger et program, der er kompatibelt med SharePoint Online, f.eks. Microsoft Word 2010, kan du trække og slippe dokumenter fra Windows Stifinder til dialogboksen Overfør dokument.

Redigere eller slette en fil i et bibliotek

1. Peg på en fil, og markér derefter afkrydsningsfeltet ud for filen.
2. Under fanen Dokumenter på båndet skal du enten klikke på Rediger dokument eller Slet dokument efter behov.

Der oprettes et standardbibliotek med navnet Delte dokumenter , når du opretter mange typer websteder. Delte dokumenter er et dokumentbibliotek, du kan bruge til opbevaring af flere typer filer. Du kan oprette flere biblioteker, f.eks. et billedbibliotek til opbevaring af billeder, hvis du har tilladelse til at administrere lister.

Oprette et dokumentbibliotek

1. Hvis du vil oprette et dokumentbibliotek, skal du klikke på menuen Webstedshandlinger og derefter klikke på Nyt dokumentbibliotek.

    Bemærk!    Hvis menuen Webstedshandlinger ikke vises, eller hvis indstillingen til oprettelse ikke vises, har du muligvis ikke tilladelse til at oprette et bibliotek.

2. Angiv et Navn på biblioteket, udfyld evt. andre felter, du vil have udfyldt, og klik derefter på Opret.

 Bemærk!    Hvis du vil have vist de andre typer biblioteker, du kan oprette, skal du klikke på Webstedshandlinger og derefter klikke på Flere indstillinger for oprettelse. Peg på en biblioteksindstilling for at få vist en beskrivelse af den.

Websteder og ‑sider

Et websted kan tjene et generelt formål, som f.eks. opbevaring af tidsplaner, retningslinjer, filer og andre oplysninger, som dit team ofte bruger. Et websted kan også tjene et mere specifikt formål, som f.eks. holde styr møder eller være vært for en blog, som et medlem af din organisation ofte indsender nyheder og ideer til.

Din organisation kan opdele webstedsindhold på særskilte websteder, der kan administreres hver for sig. Hver afdeling i din organisation kan f.eks. have sit eget teamwebsted.

Du kan føje indhold til websteder ved at tilføje lister og biblioteker. Hvis du har tilladelse til det, kan du også føje sider til dit websted. Du kan overveje at tilføje webdelssider (webdelsside: En særlig type webside, der indeholder en eller flere webdele. En webdelsside konsoliderer data, f.eks. lister og diagrammer, og webindhold, f.eks. tekst og billeder, til en dynamisk oplysningsportal, der er opbygget omkring en fælles opgave.), som gør det muligt for dig at bruge webdele til hurtigt at tilføje dynamisk indhold.

Hvis du har brug for at oprette nye websteder, kan du vælge mellem flere typer webstedsskabeloner, så du får et forspring ved oprettelse af et nyt websted. Hvorvidt du kan oprette websteder og underordnede websteder afhænger af, hvordan organisationen har konfigureret sine websteder og tilladelser til at oprette dem.

Oprette et websted

1. Hvis du vil oprette et websted, skal du klikke på menuen Webstedshandlinger og derefter klikke på Nyt websted.

    Bemærk!    Hvis menuen Webstedshandlinger ikke vises, eller hvis indstillingen til oprettelse ikke vises, har du muligvis ikke tilladelse til at oprette et websted.

2. Vælg en webstedsskabelon fra Fremhævede elementer, eller klik på Gennemse alt, for at få vist alle indstillinger.
3. Skriv en Titel og et URL-navn for webstedet.
4. Hvis du vælger en skabelon fra galleriet Gennemse alt, skal du vælge de andre indstillinger, du vil anvende, og derefter klikke på Opret.

Tilbage til toppen

Administrere og arbejde med webstedsindhold

Hvis du vil hjælpe dit team til at være mere produktivt, er der flere måder, hvorpå du kan administrere og udvide indhold på lister, i biblioteker og på websteder. Visse funktioner hjælper dit team med at finde og arbejde mere effektivt med oplysninger. Andre funktioner hjælper dig med at administrere adgangen til oplysningerne.

Navigere til indhold

Navigationselementer hjælper brugerne med at gennemse det indhold, de skal bruge. To navigationselementer, som kan tilpasses, er det øverste linkpanel og Hurtig start.

Ved hjælp af indstillingssiderne for hver liste eller hvert bibliotek kan du vælge, hvilke lister og biblioteker der skal vises på Hurtig start. Du kan også ændre rækkefølgen af links, tilføje eller slette links og tilføje eller slette de afsnit, som linkene er organiseret i. Hvis du f.eks. har for mange lister i afsnittet Liste, kan du tilføje et nyt afsnit for Opgavelister, hvor du kan medtage links til dine opgavelister. Du kan foretage alle disse ændringer af Hurtig start inde fra en webbrowser. Du kan endda tilføje links til sider uden for webstedet.

Brugerne af dit websted kan anvende det øverste linkpanel til at navigere til andre websteder i gruppen af websteder, idet der vises en række faner øverst på hver side på webstedet. Når du opretter et nyt websted, kan du vælge, om webstedet skal medtages i det øverste linkpanel på det overordnede websted, og om det øverste linkpanel fra det overordnede websted skal bruges.

Hvis webstedet bruger et entydigt øverste linkpanel, kan du tilpasse de links, der vises på webstedets øverste linkpanel. Alle de websteder, der er oprettet under det overordnede websted, kan også vises i det øverste linkpanel, hvis webstederne er konfigureret til at arve det øverste linkpanel fra det overordnede websted. Du kan også medtage links til andre websteder uden for gruppen af websteder.

Administrere adgangen til indhold

En webstedsejer eller -administrator kan tildele tilladelsesniveauer til brugere og til SharePoint-grupper med brugere. Tilladelserne kan gælde for et websted, listerne og bibliotekerne på et websted og elementerne på listerne og i bibliotekerne.

Du kan tildele forskellige tilladelsesniveauer for forskellige objekter, som f.eks. bestemte websteder, lister, biblioteker, mapper på lister eller i biblioteker, listeelementer eller dokumenter.

Organisere lister og biblioteker

Hvordan du organiserer lister og biblioteker afhænger af din gruppes behov og den måde, du foretrækker at gemme og søge efter oplysningerne på. Med en vis planlægning kan du oprette den struktur, der fungerer bedst for organisationen.

Oplysningerne på lister og i biblioteker gemmes i kolonner, f.eks. Titel, Efternavn eller Firma. Du kan bruge kolonnerne til at sortere og filtrere elementer på samme måde som i et regneark ved at klikke på kolonneoverskrifterne på en liste eller i et bibliotek. Du kan også bruge visninger til at få vist de elementer på en liste eller i et bibliotek, som er mest interessante for dig.

Ændre visningen af en liste eller et bibliotek

1. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet, når du er på den liste eller i det bibliotek, hvor du vil ændre visningen.
2. Klik på pilen ud for visningslisten under Aktuel visning i gruppen Administrer visninger, og vælg derefter en visning.

Hvis du har brug for at gemme flere oplysninger om listeelementer eller filer i et bibliotek, kan du tilføje kolonner som hjælp til at sortere, gruppere og oprette flere visninger. Du kan f.eks. sortere en liste efter forfaldsdato eller gruppere elementer efter afdelingsnavn.

Du kan f.eks. vælge en enkelt tekstlinje, en rulleliste med valgmuligheder, et tal, der beregnes fra andre kolonner, eller navnet på og billedet af en person på webstedet.

Oprette en kolonne

1. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet i den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette kolonnen.
2. Klik på Opret kolonne.
3. Skriv et navn til kolonnen, og vælg en kolonnetype.
4. Vælg eventuelt flere indstillinger, og klik derefter på OK.

Du kan også bruge kolonnerne på en liste eller i et bibliotek til at oprette visninger, som hjælper bestemte afdelinger med at finde de oplysninger, som de er mest interesserede i, f.eks. opgaver med den højeste prioritet eller alle de elementer, der er tildelt de enkelte personer. Du kan finde flere oplysninger om at oprette og ændre visninger under Oprette, ændre eller slette en visning.

Visse listefunktioner kan hjælpe dit team med at oprette og administrere elementer effektivt på tværs af flere lister eller biblioteker. Du kan f.eks. oprette en kolonne med oplysninger om listeelementer og derefter dele den på tværs af andre lister. Hvis du vil gøre en fil tilgængelig i flere biblioteker, kan du nemt kopiere den til andre biblioteker på webstedet. Du kan blive spurgt om opdateringer, hvis filen er ændret.

Du kan finde flere oplysninger om at administrere store lister og biblioteker under Administrere lister og biblioteker med mange elementer.

Brug af handicapfunktioner

Websteder er designet på en måde, så du kan få fuld adgang til lister, biblioteker og andre funktioner ved kun at bruge tastetryk. En mere handicapvenlig tilstand giver brugere af handicapudstyr mulighed for nemmere at arbejde med menuer og forskellige kontrolelementer. Links af typen Gå til hovedindhold gør det muligt for tastaturbrugere at springe over flere gentagne navigationslinks og komme direkte til det mere meningsfulde indhold på en side.

Kodningen i overskrifter er udviklet til bedre at definere strukturen og forbedre navigationen for personer, der bruger skærmlæsere. Billeder, som overføres til webstedet, muliggør brugerdefinering af alternativ tekst. Du kan f.eks. tildele brugerdefineret, alternativ tekst til det billede, der vises på startsiden, i webdelen Billede på websted, eller til et billede, som du føjer til et billedbibliotek. Til visning af websteder fungerer de høje kontrastindstillinger i Windows fint for brugere med nedsat syn.

Du kan finde flere oplysninger om at navigere på websteder og at bruge tilstanden Mere handicapvenlig i Hjælp til handicappede.

Holde styr på versioner

Listen eller biblioteket kan være konfigureret til at holde styr på versioner, så du kan gendanne en tidligere version, hvis du laver en fejl, og få vist en versionshistorik over ændringerne. Når der holdes styr på versioner, gemmes revisioner af elementerne eller filerne og deres egenskaber. På den måde kan du bedre administrere indhold, efterhånden som det bliver revideret og endda gendanne til en tidligere version, hvis du laver en fejl i den aktuelle version. Versionsstyring er især nyttig, når flere brugere arbejder sammen på projekter, eller når oplysninger går gennem flere udviklings- og gennemgangsfaser.

 Den overordnede version, der i øjeblikket er udgivet, er fremhævet, og versionsnummeret er et helt tal.

 Der oprettes en version, når egenskaber eller metadata ændres.

 Den første version af en fil er altid underordnet i forhold til version nr. 0.1.

Versionsstyring er tilgængelig for listeelementer i alle standardlistetyper – inklusive kalendere, problemsporingslister og brugerdefinerede lister – og for alle de filtyper, der kan gemmes i biblioteker, herunder webdelssider.

Samtidig redigering af dokumenter

To eller flere brugere kan redigere et Word-dokument eller en PowerPoint-præsentation på samme tid. Denne nye funktion sætter dig i stand til at læse og skrive dele af en fil, der er gemt i SharePoint. Du kan f.eks. arbejde med ét afsnit i et Word-dokument, mens en kollega arbejder med et andet afsnit i samme dokument og på samme tid.

Holde sig ajour med ændringer

RSS indeholder en praktisk måde, hvorpå du kan distribuere og modtage oplysninger i et standardiseret format, inklusive opdateringer til lister og biblioteker. Et standardiseret XML-filformat tillader, at oplysningerne bliver vist af mange forskellige programmer. Du kan også abonnere på lister og biblioteker ved hjælp af beskeder, så du får det at vide, når indhold er blevet ændret.

Et team kan bruge feeds til at tilpasse indhold for teammedlemmer, som abonnerer på deres feeds, og til at tilbyde links tilbage til deres websteder. Med RSS-feeds er det nemt at holde styr på teamstatus og projektopdateringer. I stedet for at gennemse flere websteder for teams får du automatisk de seneste nyheder eller opdateringer fra webstederne.

Administrere arbejdsprocesser

Arbejdsprocesser hjælper brugere med at samarbejde om dokumenter og administrere projektopgaver ved at implementere specifikke forretningsgange for dokumenter og elementer på et websted. Arbejdsprocesser hjælper organisationer med at udarbejde ensartede forretningsgange. Arbejdsprocesser kan også bruges til at forbedre den organisatoriske effektivitet og produktivitet ved at administrere de opgaver og trin, der indgår i specifikke forretningsgange. Derved kan de personer, der udfører disse opgaver, koncentrere sig om at udføre arbejdet i stedet for at administrere arbejdsprocessen.

Arbejdsprocesser kan strømline den omkostning og tid, der skal til for at koordinere almindelige forretningsgange, f.eks. projektgodkendelse eller dokumentgennemsyn, ved at administrere og spore de brugeropgaver, der indgår i disse processer. En organisation kan f.eks. oprette og installere en grundlæggende, brugerdefineret arbejdsproces til at administrere godkendelsesprocessen for kladder af dokumenter i et dokumentbibliotek.

Arbejde med indholdstyper

Din liste eller dit bibliotek understøtter muligvis flere indholdstyper. Indholdstyper gør det muligt for organisationer at organisere, administrere og håndtere store mængder indhold mere effektivt. Hvis listen eller biblioteket er konfigureret til at tillade flere indholdstyper, kan du tilføje indholdstyper fra en liste over tilgængelige muligheder, som din organisation ofte bruger, som f.eks. marketingpræsentationer eller kontrakter .

Når du føjer en indholdstype til en liste eller et bibliotek, gør du det muligt for listen eller biblioteket at indeholde elementer af den pågældende type. Brugere kan derefter bruge knappen Nyt element på listen eller i biblioteket til at oprette nye elementer af den pågældende type.

En af de primære fordele ved indholdstyper for lister og biblioteker er, at de gør det muligt for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek at indeholde flere element‑ eller dokumenttyper, som hver kan have separate metadata, politikker eller funktionaliteter. Du kan finde flere oplysninger om at arbejde med indholdstyper under Brug af indholdstyper til at administrere indhold på et SharePoint-websted.

Tilbage til toppen