Projekttrekanten

"Du kan få det godt, hurtigt eller billigt. Vælg to af delene." 

Sådan har ingeniører sagt til projektledere i mange år.

Med lidt andre ord afbalancerer ethvert projekt en "trekant" bestående af tid, penge og omfang – du kan ikke ændre den ene uden at påvirke mindst én af de to andre. Projektlederens job er at forhindre, at trekanten falder fra hinanden.

Hvordan? Det første, du skal gøre, når der opstår et problem, er at finde det på projekttrekanten – handler det om tid (tidsplanen), penge (budgettet) eller omfang? Det næste er at finde ud af, hvilke af siderne i trekanten du kan ændre, og hvilke der er "låst fast". Det tredje er at justere det, du kan, for at løse problemet og optimere projektet. Det fjerde er at fuldføre projektet og fejre dette!

Denne artikel indeholder


Tid + penge + omfang = kvalitet

Projekttrekanten kaldes også "jerntrekanten" og mindre poetisk "de tre begrænsninger". Uanset hvad du kalder den, handler det om det samme: Du kan ikke ændre et projekts budget, tidsplan eller omfang, uden at det påvirker mindst én af de øvrige to dele.

Projekttrekant

Nogle eksempler på, hvordan det virker:

Kvalitet er den fjerde del af projekttrekanten. Den findes i midten, hvor enhver ændring til en af siderne påvirker den.

Projekttrekant med kvalitet

Hvis du for eksempel er forud for tidsplanen, kan du muligvis udskifte fjernede projektmål eller afsætte mere tid til eksisterende opgaver. Med den ekstra tid og det ekstra omfang kan slutresultatet blive et bedre produkt.

En vigtig pointe: Der findes ikke en universel standard for kvalitet. For ethvert givet projekt defineres kvaliteten inden for projektet selv. For nogle firmaer er det vigtigste kvalitetsmål, at et projekt overholder budgettet. For andre er det vigtigere at få produktet hurtigst muligt på markedet. En projektleder er nødt til at vide, hvordan kvalitet er defineret for organisationen og det specifikke projekt.

I det forrige eksempel kunne du vælge at afslutte projektet hurtigere med færre funktioner, så du fik produktet hurtigere på markedet end konkurrenterne. Dette kan være definitionen af kvalitet for det på gældende projekt i virksomheden.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Vær klar over, hvad du ikke kan ændre

I de fleste projekter er mindst én side i trekanten fast. Du kan ikke ændre den.

Måske kan budgettet ikke forhandles (lyder det bekendt?). Eller måske skal produktet være i butikkerne til en bestemt dato. Eller måske gælder begge dele.

De faste elementer i et projekt dikteres ofte fra en person, der sidder over projektlederen, men ikke altid. Undertiden er det op til dig at bestemme, hvilket element der er vigtigst for projektets succes. Og du skal være klar over dette, når der opstår problemer (hvilket der altid gør).

Når problemet opstår på en fast side, er handlingen ofte klar. Hvis du for eksempel opdager, at det tager længere tid end forventet at udvikle en programfunktion, og du har skrevet under på en kontrakt, der siger, at du vil levere denne funktion (omfang), må du enten udskyde færdiggørelsesdatoen eller tilføre ressourcer for at færdiggøre projektet til tiden.

Hvis den faste side og problemsiden er forskellige, må du ikke give op. Det er det smukke ved projekttrekanten, der er altid plads til at foretage ændringer. Hvis projektet for eksempel skal afsluttes til tiden, og det er vokset i omfang, kan du stadig ændre omkostningerne ved at tilføre ressourcer.

Hvis alle tre sider i trekanten er faste, må du ikke gå i panik. Projektet har muligvis problemer, men i det mindste ved du, at der er problemer, og du har et godt udgangspunkt for at genoverveje projektets målsætninger eller kvalitetsstandarder.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Optimere tidsplanen

Før eller senere kommer du ud for et projekt, der er ved at overskride en deadline, som ikke er fleksibel.

En sikker måde at afkorte planen på er at afkorte den kritiske vej (kritisk vej: den række opgaver, der skal færdiggøres til tiden, for at et projekt kan afsluttes som planlagt. Alle opgaver på den kritiske vej er kritiske opgaver.), en serie af opgaver, hvor den sidste opgave færdiggøres på projektets slutdato. Planen bliver muligvis ikke kortere, fordi du ændrer andre opgaver, men det gør den, hvis du ændrer opgaverne på den kritiske vej. Du kan forkorte den kritiske vej ved at:

Hvis du reparerer tidsplanen på denne måde, kan det naturligvis have stor betydning for projektets budget, omfang og kvalitet.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Optimere budgettet

I de fleste projekter udgør ressourceomkostninger den største del af budgettet: de prisbaserede og faste omkostninger (faste omkostninger: en række omkostninger ved en opgave, der forbliver konstante uanset opgavens varighed, eller det arbejde, der udføres af en ressource.) til personer, udstyr og materialer. Det kan kræve meget svære valg at overholde budgettet:

  • Skær ned på projektomfanget, så der er færre og kortere opgaver, der kræver ressourcer.
  • Fjern ressourcer.
  • Sørg for, at priser, afgifter og overtidspriser er passende.
  • Kontrollér, at ressourcerne er de bedst egnede til jobbet.
  • Udskift en dyr ressource med en billigere.

Når du bringer omkostningerne under kontrol, kan det udskyde deadline eller kræve reduktioner i projektets omfang. Hvis du for eksempel ikke tillader overarbejde på opgaver, kan det medføre, at afslutningsdatoen må udskydes med en måned. Eller hvis du skærer i omfanget, kan det flytte afslutningsdatoen tættere på.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Optimere omfanget

Ville du overveje at spare penge på at gøre en bro en halv meter kortere end den flod, den går hen over? Naturligvis ikke. Nogle gange er det ikke muligt at ændre projektomfanget, så du må vælge andre handlinger:

  • Tilføj ressourcer for at sikre dig, at alle opgaver bliver færdige (omkostninger).
  • Skær ned på opgaver, der ikke ligger på den kritiske vej, hvis der er nogen (omkostninger).
  • Tilføj opgaver, eller tilføj varighed til opgaver (omkostninger).
  • Udskyd deadline for at få tid til alle opgaverne med de eksisterende ressourcer (tid).

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Mere om projektstyring

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010