Kom ud over Excel under projektstyring

Du kan godt indrømme det – du har anvendt et Microsoft Excel-regneark til at styre dine projekter, og du kan ikke rigtig se nogen god grund til at ændre på dette. Du er ikke alene.

Det er fristende at påbegynde en projektplan i Excel, fordi det er hurtigt at opstille alle dine projekter, arrangere dem, som du ønsker dem, og endda oprette noget, der ligner en Gantt Chart-visning (Gantt-diagramvisning: En foruddefineret visning, der samler opgaverne i et projekt i venstre side, og søjler med grafisk visning af opgavernes varighed i højre side.). Men et regneark kommer til kort, når det handler om at beregne ændringer til projektet.

Når du jonglerer med flere projekter, afbrudte tidsplaner og delte ressourcer, bliver vedligeholdelse af en tidsplan i et regneark en overvældende opgave. Med sine dynamiske planlægningsværktøjer, ressourcestyringsværktøjer og understøttelse af bedre kommunikation kan Microsoft Project hjælpe dig med at holde dig på rette spor.

Hvad vil du foretage dig?


Få fordel af ressourcestyring i hele virksomheden

Når du bruger regneark til at holde styr på projekter, hvad sker der så, når en enkelt ressource er tildelt til flere projekter? Du skal styre ressourcer uden for din projektplan eller med et tredjepartsprogram. Ressourcer ender ofte med at blive overallokerede (overallokering: resultatet af at tildele flere opgaver til en ressource, end ressourcen kan udføre i den arbejdstid, der er til rådighed.), uden at det har været hensigten, og du kan bruge masser af tid på at forsøge at genplanlægge arbejdet.

Med Microsoft Project Professional kan alle projekter i organisationen trække på en central ressourcepulje (ressourcepulje: et sæt ressourcer, der er tilgængelige for tildeling til projektopgaver. En ressourcepulje kan bruges af ét projekt alene eller kan deles af flere projekter.) i virksomheden. Dette sætter projektledere i stand til hurtigt at se tilgængeligheden (disponibel tid: angiver, hvornår og i hvilket omfang en ressources tid kan planlægges til tildelt arbejde. Disponibel tid afgøres af projekt- og ressourcekalendere, ressourcens start- og slutdatoer eller det omfang, ressourcen er disponibel til at arbejde.) af en ressource, før denne ressource tildeles en opgave.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Lade Project beregne effekten af datoændringer

Det kan være, at du har holdt styr på et projekt i et regneark. Dette projekt har en opgave, der ikke kan gå i gang, før et andet projekt producerer en specifik leverance (leverance: et håndgribeligt og målbart resultat, produkt eller element, der skal opnås for at afslutte et projekt eller dele af et projekt. Projektgruppen og andre involverede parter i projektet bliver typisk enige om leverancen for projektet, inden projektet starter.). Denne leverance er planlagt at ske 18. juni. Det er nu 25. juni, og du venter stadig på den. Hvor lang tid vil det tage dig at opdatere regnearket med en ny dato for den opgave, der er afhængig af denne leverance? Måske ikke så lang tid, hvis opgaven ligger i slutningen af projektet, men hvad nu hvis den ligger tættere på starten? Og hvad nu, hvis dit projekt har over 50 opgaver? Over 100 opgaver?

Project kan hjælpe dig med hurtigt at tilpasse projektets tidsplan og ressourcetildelinger (tildeling: en angivet ressource, der er tildelt en bestemt opgave.) med sit dynamiske planlægningsværktøj. Det håndterer en datoændring og dens effekter uden problemer og tager alle afhængigheder, leverancer og ressourcetildelinger i betragtning. Project genberegner ikke blot automatisk tidsplanen, men fremhæver også de data, den ændrede, så du hurtigt kan se effekten af hver enkelt ændring i tidsplanen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Bruge fleksible rapporteringsmetoder

Du har et vigtigt møde med din chef om ti minutter, hvor I skal diskutere projektets status. Du ønsker at medbringe en rapport over projektets fremdrift, men med så kort varsel kan du blot udskrive dit regneark og håbe, at alle dataene er nøjagtige. Du vil gerne give chefen en mere solid rapport over projektet, men det er bare ikke muligt med så kort varsel, når du bruger et regneark.

Med Project kan du hurtigt generere en visuel rapport, der bruger en skabelon, der eksporterer dataene til en pivottabel (pivottabel: en interaktiv tabel, der opsummerer eller krydstabulerer store mængder data. Du kan rotere tabellens rækker og kolonner, hvis du vil se forskellige oversigter over kildedataene, filtrere dataene ved at få vist forskellige sider eller få vist detaljerne.) i Excel eller et pivotdiagram i Microsoft Visio Professional. Du kan vælge, hvilke felter du vil fremhæve i rapporten, herunder brugerdefinerede felter, som du har angivet for projektet, og præsentere en tydelig, præcis rapport til dit møde med ledelsen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Integrere med Excel

Ved at eksportere dine projektdata til Excel kan du fortsætte med at gøre brug af den effektive regnearkfunktionalitet, mens du har fordel af Project, der holder styr på projektets tidsplan og ressourcer. Du kan også importere eller integrere Excel-data i projektplanen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Project 2010