Hvad er forskellen mellem projekter, oversigter, faser og processer?

Har du nogensinde taget fejl af en fase og en proces? Eller et sortiment og en leverance? Muligvis ikke, men terminologien i forbindelse med projektstyring kan være forvirrende, og denne artikel kan hjælpe med at afklare tingene.

I denne artikel


Grundprincipper: faser, processer, sortimenter og produkter

Et projekt er blot et sæt aktiviteter, der sker i overensstemmelse med en plan, og dette frembringer noget output. Visse projekter er selvstændige, uden relation til andet arbejde i organisationen. Andre er en del af en større aktivitet, f.eks. faser (fase: en gruppe relaterede opgaver, der tilsammen udgør et ikke ubetydeligt trin i et projekt.), processer, programmer og sortimenter (oversigt: en liste over projekter i en organisation, der kan dele en fælles styring af omfang, budget eller ressourcer.).

Faser

Projekter kan planlægges i faser, så flere projekter i relation til det samme mål kan styres sammen. En velgørende organisation har f.eks. en indsamling hvert år. Når de skal styre alle projekterne i relation til denne funktion, grupperer de projekterne i tre faser: Planlægning, Begivenhed og Opfølgning. Hver fase indeholder flere projekter.

Fase Projekter Faseoutput
Planlægning
  • Reserver faciliteter
  • Identificer og arrangere gæstetalere
  • Inviter deltagere
Færdigt begivenhedsplandokument
Begivenhedsdag
  • Opsæt facilitet
  • Assister gæstetaler
  • Sørg for deltagerservices
Begivenheden kører som planlagt
Opfølgning
  • Analysedeltagere
  • Samle opfølgningsnoter
Samlet slutdokument

Processer

Aktiviteterne i to forskellige projekter kan være forbundne, så de danner en proces. Lad os f.eks. sige, at du har to projekter: det ene indeholder aktiviteterne til at skabe et call center-billetsystem, og det andet indeholder de nødvendige aktiviteter til at ansætte og uddanne personale til et call center.

Projekt 1 Projekt 2

Aktiviteter:

  • Udvikling af billetsystem
  • Test af billetsystem
  • Igangsættelse af billetsystem

Aktiviteter:

  • Interview med supportpersonale
  • Ansættelse af supportpersonale
  • Uddannelse af supportpersonale
Output:
Call center-billetsystem
Output:
Call center-supportpersonale

Det kombinerede sæt af aktiviteter fra de to projekter udgør en proces til opsætning af et call center. Processen har et output i form af et fuldt fungerende call center.

Proces

Project 1-aktiviteter:

  • Udvikling af billetsystem
  • Test af billetsystem
  • Igangsættelse af billetsystem

Project 2-aktiviteter:

  • Interview med supportpersonale
  • Ansættelse af supportpersonale
  • Uddannelse af supportpersonale
Procesoutput:
Fuld fungerende call center

Programmer

Et program er en gruppe af projekter, der styres sammen for at få mest ud af deres indbyrdes relationer. F.eks. styrer en entreprenørvirksomhed, der arbejder på en ny underdivision, hvert hus i underdivisionen som et separat projekt. Ved at gruppere projekterne som et program for hele underdivisionen kan virksomheden nemt se fremskridtet i underdivisionen som en helhed og planlægge at bringe tredjeparts ressourcer, f.eks. betonblandere eller gravemaskiner, ind.

Program Projekter
Contoso Estates
  • 530 Contoso Drive
  • 531 Contoso Drive
  • 532 Contoso Drive
  • 533 Contoso Drive

Sortimenter

Nogle projektledere kan bruge sortimenter til at parre projekter og programmer med deres tilsvarende strategiske virksomhedsmål. En softwareudviklingsvirksomhed har f.eks. identificeret tre strategiske virksomhedsmål: "Innovation i branchen," "Udvikling af sikker software" og "Giv den bedste kundesupport". Organisationen opsætter sortimenter for hvert af disse tre mål (Innovation, Sikkerhed og Support) og retter de aktuelle projekter og programmer ind efter disse sortimenter.

Sortiment Projekter og programmer
Innovation
  • Projekt: Konkurrentanalyse
  • Program: Brancheuddannelse
    (Inkluderer tre projekter: "Identificer eksterne ressourcer", "Uddan produktchefer" og "Deltag i konferencer").
Sikkerhed
  • Projekt: Sikkerhedstest
  • Program: Implementer server-baseret registreringssystem
    (Inkluderer to projekter: "Opbygning af servergruppe" og "Udvikling af registreringskode.")
Support
  • Projekt: Udvikling af call center-billetsystem
  • Projekt: Ansættelse og uddannelse af call center-personale
  • Program: Online kunderessourcer
    (Inkluderer to projekter: "Opbygning af kundegrænseflade til billetsystem" og "Udvikling og ibrugtagning af e-learning-ressourcer.")

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Output: dit projekts leverancer

Projekter, faser og processer giver alle noget output, der kaldes en leverance. Normalt er en leverance et håndgribeligt element, f.eks. et dokument eller et færdigt produkt. Leverancer kan være produkter eller varer, men de kan også være resultater eller services. Den følgende tabel indeholder nogle eksempler på disse typer leverancer.

Leverancetype Beskrivelse Eksempler
Produkt Et håndgribeligt element er output fra et projekt, en fase eller en proces. Produkter kan være selvstændige leverancer, eller de kan være en komponent i en større leverance. Dokument, softwareprogram, hus
Resultat Output fra et færdigt projekt, en fase eller en proces. Revideret fejlfindingsproces, nu organisationsstruktur, retningslinjer for grønt byggeri
Service Output fra et projekt, en fase eller en proces, som sætter en organisation i stand til at udføre en forretningsfunktion. Fuldt fungerende call center, bemandet bord ved en konference, radioudsendelsesservice

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan passer Microsoft Project ind i dit projektstyringssystem?

Hvis vi går endnu længere tilbage, henviser et "projektstyringssystem" til det integrerede sæt af processer, teknikker, metoder og værktøjer, som anvendes til at planlægge og følge op på projekter. Microsoft Project er et værktøj i det større projektstyringssystem. Projekter, som også kaldes projektplaner, gemmes som separate filer i Project 2010, og kan grupperes i større aktiviteter, f.eks. faser (fase: en gruppe relaterede opgaver, der tilsammen udgør et ikke ubetydeligt trin i et projekt.), processer, programmer og oversigter (oversigt: en liste over projekter i en organisation, der kan dele en fælles styring af omfang, budget eller ressourcer.).

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Var det ikke nok? Vil du stadig have mere at vide?

 
 
Gælder for:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010