Vise ferier i firmaets Outlook-kalender

Gælder for
Microsoft Office Outlook® 2003

Testkørsel af Outlook Det er let nok at huske sin egen ferie, men hvad med de ferier, som dine kolleger og andre personer i organisationen skal holde? Det er lettere at planlægge fremad, hvis du i din Outlook-kalender kan se, hvornår andre holder fri. Her kan du se, hvordan du kan få vist andre personers ferie og fritid  – uden at optage værdifulde tidsintervaller i kalenderen.

Giv dette kalendertip videre til andre i firmaet. Hvem ved? Du kunne være ophavsmand til indførelse af en ny, bekvem og betænksom firmapolitik! Få alle til at angive, hvornår de holder ferie og fridage i den nærmeste fremtid. Så er det endnu lettere at aftale møder og andre vigtige samlinger i Outlook, når du blot ved at se på en dato kan se, hvem der har mulighed for at deltage.

Føje ferietid til andre personers kalendere

Du kan bruge en mødeindkaldelse til at føje din ferie til andre personers Outlook-kalendere. Når du angiver din egen tid som Ledig, markerer du ikke arbejdstid i dine kollegers kalendere.

Få sat din ferie ind i firmaplanen

Oprette og sende din feriemødeindkaldelse til andre

  1. Peg på Ny i menuen Filer i kalenderen, og klik på Mødeindkaldelse.
  2. I feltet Til skal du vælge eller skrive navnene på de personer, som du vil orientere om din ferie.

 Bemærk!   Hvis du ikke vælger navnene i boksen Vælg deltagere og ressourcer, skal du skrive hele e-mail-adressen til personerne, f.eks. nogen@example.com.

  1. Skriv dit navn i boksen Emne, og skriv derefter ferie. Du kan også angive andre former for fritid i boksen Emne.

 Tip!    Du kan føje anden tekst til boksen Emne, f.eks. det datointerval, hvor du vil være væk. Disse oplysninger vises i andre brugeres kalendere, uden at de behøver at åbne mødeindkaldelsen.

  1. I Starttidspunkt skal du klikke på den dato, hvor din ferie (eller anden fritid) starter.
  2. I Sluttidspunkt skal du klikke på den dato, hvor din ferie (eller anden fritid) slutter.
  3. Klik på Hele dagen.
  4. Klik på Ledig i Vis tidspunkt som.
  5. Klik på Send.

Ledig valgt i boksen Vis tidspunkt som

Når du sender denne mødeindkaldelse, hvor Vis tidspunkt som er angivet til Ledig, vises indkaldelsen i dine kollegers Outlook-kalendere øverst i hver dato – hvor det fungerer som en visuel påmindelse, men ikke som en markering af arbejdstid. I de følgende eksempler kan du se, hvordan mødeindkaldelser kan blive vist i kalenderen.

Du er dog ikke helt færdig, da du højst sandsynligt ønsker at få vist denne tid som Ikke til stede i din egen kalender. Oplysningerne findes i afsnittet Oprette en ferieaftale til kalenderen .

Visningen Dag i Outlook-kalenderen

Dag-visning i kalenderen

Ugevisning med syv dage i Outlook-kalenderen

Ugevisning med syv dage i kalenderen

Oprette en ferieaftale til kalenderen

Når brugere anvender Outlook-kalenderen til at planlægge møder og andre begivenheder, kan de under fanen Tidsplan se, om du kan deltage (medmindre din kalender er angivet som Privat). Da tiden er angivet som Ledig i den mødeindkaldelse, du lige har sendt ud til alle (så den ikke markerer andre personers tid), skal du nu angive en aftale for dig selv, som viser, at du ikke er tilgængelig på disse datoer og tidspunkter.

  1. Peg på Ny i menuen Filer i kalenderen, og klik derefter på Aftale.
  2. Skriv dit navn i boksen Emne, og skriv derefter ferie. Du kan også angive andre former for fritid i boksen Emne.
  3. I Starttidspunkt skal du klikke på den dato, hvor din ferie (eller anden fritid) starter.
  4. I Sluttidspunkt skal du klikke på den dato, hvor din ferie (eller anden fritid) slutter.
  5. Klik på Hele dagen.
  6. Klik på Ikke til stede i Vis tidspunkt som.
  7. Klik på Gem og luk.

 Bemærk!   Du kan evt. overveje, om du vil slette den første mødeindkaldelse, som du har sendt til andre. Det kan dog være en god ide at bevare den i kalenderen. Hvis du beholder indkaldelsen, kan du let sende en opdatering eller en annullering, hvis dine planer ændres.

Det eneste, du nu mangler, er at nyde ferien!

Hvis du vil tilpasse dine fremtidige mødeindkaldelser, aftaler og kalendervisninger, kan du læse mere om kalenderen og planlægning.

 
 
Gælder for:
Outlook 2003