Svare automatisk på indgående meddelelser, når du ikke er til stede

Når du ikke er ved computeren og ikke tjekker e-mails, kan du konfigurere Microsoft Office Outlook 2007 til at sende et automatisk svar til nogle af eller alle de personer, der sender dig e-mails.

Denne artikel indeholder


Hvilken type e-mail-konto bruger du?

Den type e-mail-konto (e-mail-konto: Det servernavn, det brugernavn, den adgangskode og den e-mail-adresse, der bruges i Outlook til at oprette forbindelse til en e-mail-tjeneste. Du kan oprette e-mail-kontoen i Outlook ved hjælp af oplysninger fra administratoren eller internetudbyderen.), du bruger, bestemmer, hvilke funktioner du har til rådighed:

  • Hvis du ved, hvilken type e-mail-server du er forbundet med, kan du gå til det afsnit, hvor den beskrives.
  • Hvis du skal finde frem til, hvilken type konto du bruger, skal du fortsætte med at læse dette afsnit.

Når du vil se, om du bruger en Exchange-konto, er en af de letteste måder at kontrollere, om kommandoen Ikke til stede-assistent findes i menuen Funktioner. Husk at klikke på udvidelsesknappen Knappen Udvid nederst i menuen, så alle kommandoer i menuen Funktioner vises.

Hvis kommandoen Ikke til stede-assistent findes i menuen Funktioner, og følgende dialogboks åbnes, når du klikker på den, så har du en konto på Exchange 2007. Hvis det er tilfældet, skal du gå til afsnittet Automatiske svar fra Microsoft Exchange Server 2007-konti.

Dialogboksen Ikke til stede-assistent

Hvis kommandoen Ikke til stede-assistent findes i menuen Funktioner, og hvis følgende dialogboks åbnes, når du klikker på kommandoen, har du en konto på Exchange Server 2003 eller tidligere. Hvis det er tilfældet, skal du gå til afsnittet Automatiske svar fra Microsoft Exchange Server 5.5-2003-konti.

Dialogboksen Ikke til stede-assistent

Hvis kommandoen Ikke til stede-assistent ikke findes i menuen Funktioner, så har du sikkert ikke en Exchange-konto. Du kan dog tilnærme dig de fleste af Ikke til stede-assistentens funktioner ved hjælp af regler. Hvis du vil se, hvordan du gør det, skal du gå til afsnittet Automatiske svar for POP3- og IMAP-konti.

VisAndre måder at finde ud af, hvilken type e-mail-konto du bruger

Du kan åbne dialogboksen Kontoindstillinger i Outlook for at se, hvilke typer e-mail-konti du har i din Outlook-profil.

  1. Klik på Kontoindstillinger i menuen Funktioner.
  2. Kolonnen Type under fanen E-mail indeholder kontotypen for hver e-mail-adresse.

Fanen E-mail under Kontoindstillinger

Nogle funktioner kræver evt. bestemte versioner af Microsoft Exchange. Outlook overalt kræver f.eks. Exchange 2003 eller nyere.

Hvis du vil vide, hvilken version af Exchange, du har forbindelse til, skal du se under Bestemme, hvilken version af Microsoft Exchange min konto har forbindelse til.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen


Automatiske svar fra Microsoft Exchange Server 2007-konti

Denne funktion kræver, at du bruger en Microsoft Exchange 2007-konto. De fleste private og personlige konti bruger ikke Exchange.

Dette afsnit indeholder


Slå Ikke til stede-assistenten til eller fra

Når du bruger Outlook sammen med en Exchange 2007-konto, har du adgang til ny funktionalitet til Ikke til stede-assistenten og en forbedret brugergrænseflade. Der er følgende nye funktioner:

  • RTF-formatering     Brug skrifttyper, farver og formatering i dine svar.
  • Send autosvar til personer uden for virksomheden     Ikke til stede-autosvar kan tilpasses til modtagere i såvel som uden for virksomheden. Du vil måske have sendt en mere generel meddelelse ud fra virksomheden, en der f.eks. ikke angiver navne på alternative kontaktpersoner, telefonnumre eller e-mail-adresser. 
  • Planlæg Ikke til stede-autosvar på forhånd med et start- og stoptidspunkt     Du behøver aldrig mere at glemme at slå autosvarfunktionen Ikke til stede til (eller fra). Du kan planlægge, hvilke datoer og klokkeslæt autosvar skal sendes.
  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.

Kommandoen Ikke til stede i menuen Funktioner

  1. Klik på Send ikke til stede-autosvar.
  2. Skriv det svar, der skal sendes, når du ikke er ved computeren, under fanen I min organisation.

Du kan bruge kontrolelementerne til at ændre skrifttypen, skriftstørrelsen og anden tekstformatering.

Du kan også sende autosvar til personer uden for virksomheden. Du kan vælge, om der skal sendes et autosvar til hver person, som sender dig en e-mail, eller kun til personer, som står som dine kontaktpersoner.

 Bemærk!   Kontaktpersonen skal figurere i din Exchange-mappe Kontaktpersoner. Hvis kontakten kun findes i en mappe, der er en del af en privatmappefil (.pst), sendes autosvaret ikke.

  1. Skriv det svar, der skal sendes, når du ikke er ved computeren, under fanen Uden for min organisation.

Du kan bruge kontrolelementerne til at ændre skrifttypen, skriftstørrelsen og anden tekstformatering.

  1. Marker afkrydsningsfeltet Send autosvar til personer uden for organisationen.
  2. Klik på Kun mine kontaktpersoner eller Alle uden for organisationen for at angive de personer, som autosvar sendes til.

Når afkrydsningsfeltet Send autosvar til personer uden for organisationen er markeret, står der (slået til) ud for fanenavnet under fanen Uden for min organisation.

Bruge regler sammen med Ikke til stede-assistent

Denne funktion kræver, at du bruger en Microsoft Exchange 2002-, 2003- eller 2007-konto. De fleste private og personlige konti bruger ikke Exchange. Hvis du vil vide, hvilken version af Exchange, din konto har forbindelse til, skal du se under Bestemme, hvilken version af Microsoft Exchange min konto har forbindelse til.

Hvis du ikke kommer til at tjekke e-mails, mens du er væk fra computeren, kan du bruge Ikke til stede-assistenten med regler til automatisk at styre indgående meddelelser ved at angive, hvilken handling der skal udføres på dem. Du kan f.eks. oprette regler, der automatisk flytter eller kopierer meddelelser til andre mapper, sletter meddelelser, sender brugerdefinerede svar osv.

Hvis du opretter regler, er det vigtigt af forstå, hvordan de anvendes i Outlook:

  • Regler anvendes i den rækkefølge, de optræder i fra top til bund på listen over regler.
  • Hvis du markerer mere end én betingelse i dialogboksen Rediger regel, anvendes reglen kun på de meddelelser, der opfylder alle valgte betingelser. Hvis du f.eks. angiver "Jane Larsen" som afsender (betingelse) og "Marketingmøde" (betingelse) i boksen Emne, anvendes reglen kun på de meddelelser, der opfylder begge betingelser.
  • Hvis du derimod angiver flere kriterier for én enkelt betingelse, anvendes reglen i alle meddelelser, der opfylder mindst ét kriterium for den pågældende betingelse. Hvis du f.eks. angiver "Jane Larsen;Frank Lange" i boksen Fra, anvendes reglen på meddelelser fra enten Jane Larsen eller Frank Lange.
  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.
  2. Klik på Tilføj regel.
  3. Angiv de betingelser, meddelelsen skal opfylde, for at reglen kan anvendes, under Når der kommer en meddelelse, der opfylder følgende betingelser.
  4. Klik på Avanceret, hvis du vil angive flere betingelser. Marker de ønskede indstillinger, og klik derefter på OK.
  5. Marker afkrydsningsfeltet Stop behandlingen af efterfølgende regler, hvis du vil angive, at denne regel skal anvendes sidst.
  6. Marker de ønskede handlinger under Udfør disse handlinger. Du kan markere flere handlinger.

 Bemærk!   Hvis du angiver, at en meddelelse skal slettes, påvirkes meddelelsen ikke af de regler, der følger den slettede regel på listen over regler i dialogboksen Ikke til stede-assistent.

Redigere regler, som bruges sammen med Ikke til stede-assistent

Denne funktion kræver, at du bruger en Microsoft Exchange 2002-, 2003- eller 2007-konto. De fleste private og personlige konti bruger ikke Exchange. Hvis du vil vide, hvilken version af Exchange, din konto har forbindelse til, skal du se under Bestemme, hvilken version af Microsoft Exchange min konto har forbindelse til.

  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.

Kommandoen Ikke til stede i menuen Funktioner

  1. Du kan redigere reglerne ved at benytte en af følgende fremgangsmåder:
    • Ændre en bestemt regel    
      1. Klik på Regler, vælg reglen, og klik derefter på Rediger regel.
      2. Foretag ændringer i reglens betingelser og handlinger.
    • Ændre den rækkefølge, hvori regler anvendes på indgående meddelelser    
  1. Klik på den regel, du vil flytte op eller ned på listen, under Disse regler anvendes på indgående meddelelser, mens du er væk.
  2. Klik på Flyt op eller Flyt ned.
  • Slette en regel    
  1. Klik på den regel, du vil slette, under Disse regler anvendes på indgående meddelelser, mens du er væk.
  2. Klik på Slet regel.

Slå regler, som bruges sammen med Ikke til stede-assistenten, til eller fra

Denne funktion kræver, at du bruger en Microsoft Exchange 2002-, 2003- eller 2007-konto. De fleste private og personlige konti bruger ikke Exchange. Hvis du vil vide, hvilken version af Exchange, din konto har forbindelse til, skal du se under Bestemme, hvilken version af Microsoft Exchange min konto har forbindelse til.

  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner, hvis du vil slå ikke til stede-regler til eller fra.

Kommandoen Ikke til stede i menuen Funktioner

  1. Klik på Regler.
  2. Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet i kolonnen Status ud for den regel, du vil slå til eller fra.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen


Automatiske svar for Microsoft Exchange Server 2000- og Exchange Server 2003-konti

Denne funktion kræver en Microsoft Exchange 2000- eller 2003-konto. De fleste private og personlige konti bruger ikke Exchange. Hvis du vil vide, hvilken version af Exchange din konto har forbindelse til, skal du se under Bestemme, hvilken version af Microsoft Exchange min konto har forbindelse til.

Dette afsnit indeholder


Slå Ikke til stede-assistenten til eller fra

  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.
  2. Klik på Jeg er ikke til stede i øjeblikket.
  3. Skriv den meddelelse, der skal sendes til andre personer, når du ikke er til stede, i boksen Automatisk svar sendes kun én gang til hver afsender med følgende tekst.
  4. Du kan evt. oprette regler, der kan håndtere indgående e-mails.
    1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.

Kommandoen Ikke til stede i menuen Funktioner

 Bemærk!   Ikke til stede-assistent vises kun, hvis du bruger en e-mail-konto på Exchange Server.

  1. Klik på Tilføj regel.
  2. Angiv de betingelser, meddelelsen skal opfylde, for at handlingen, der er tilknyttet reglen, kan udføres, under Når der kommer en meddelelse, der opfylder følgende betingelser.
  3. Klik på Avanceret, hvis du vil angive flere betingelser. Marker de ønskede indstillinger, og klik derefter på OK.
  4. Marker afkrydsningsfeltet Stop behandlingen af efterfølgende regler, hvis du vil angive, at denne regel skal anvendes sidst.
  5. Marker de ønskede indstillinger under Udfør disse handlinger. Du kan markere flere indstillinger.

 Bemærk!   Hvis du angiver, at en meddelelse skal slettes, påvirkes meddelelsen ikke af de regler, der følger den slettede regel på listen over regler i dialogboksen Ikke til stede-assistent.

Bruge regler sammen med Ikke til stede-assistent

Denne funktion kræver en Microsoft Exchange 2000- eller 2003-konto. Hvis du vil vide, hvilken version af Exchange din konto har forbindelse til, skal du se under Bestemme, hvilken version af Microsoft Exchange min konto har forbindelse til.

Hvis du ikke kommer til at tjekke e-mails, mens du er væk fra computeren, kan du bruge Ikke til stede-assistenten med regler til automatisk at styre indgående meddelelser ved at angive, hvilken handling der skal udføres på dem. Du kan f.eks. oprette regler, der automatisk flytter eller kopierer meddelelser til andre mapper, sletter meddelelser, sender brugerdefinerede svar osv.

Hvis du opretter regler, er det vigtigt af forstå, hvordan de anvendes i Outlook:

  • Regler anvendes i den rækkefølge, de optræder i fra top til bund på listen over regler.
  • Hvis du markerer mere end én betingelse i dialogboksen Rediger regel, anvendes reglen kun på de meddelelser, der opfylder alle valgte betingelser. Hvis du f.eks. angiver "Jane Larsen" som afsender (betingelse) og "Marketingmøde" (betingelse) i boksen Emne, anvendes reglen kun på de meddelelser, der opfylder begge betingelser.
  • Hvis du derimod angiver flere kriterier for én enkelt betingelse, anvendes reglen i alle meddelelser, der opfylder mindst ét kriterium for den pågældende betingelse. Hvis du f.eks. angiver "Jane Larsen;Frank Lange" i boksen Fra, anvendes reglen på meddelelser fra enten Jane Larsen eller Frank Lange.
  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.

Kommandoen Ikke til stede i menuen Funktioner

  1. Klik på Regler.
  2. Klik på Tilføj regel.
  3. Angiv de betingelser, meddelelsen skal opfylde, for at handlingen, der er tilknyttet reglen, kan udføres, under Når der kommer en meddelelse, der opfylder følgende betingelser.
  4. Klik på Avanceret, hvis du vil angive flere betingelser. Marker de ønskede indstillinger, og klik derefter på OK.
  5. Marker afkrydsningsfeltet Stop behandlingen af efterfølgende regler, hvis du vil angive, at denne regel skal anvendes sidst.
  6. Marker de ønskede indstillinger under Udfør disse handlinger. Du kan markere flere indstillinger.

 Bemærk!   Hvis du angiver, at en meddelelse skal slettes, påvirkes meddelelsen ikke af de regler, der følger den slettede regel på listen over regler i dialogboksen Ikke til stede-assistent.

Redigere regler, som bruges sammen med Ikke til stede-assistent

Denne funktion kræver en Microsoft Exchange 2000- eller 2003-konto. Hvis du vil vide, hvilken version af Exchange din konto har forbindelse til, skal du se under Bestemme, hvilken version af Microsoft Exchange min konto har forbindelse til.

  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.

Kommandoen Ikke til stede i menuen Funktioner

Ikke til stede-assistent vises kun, hvis du bruger en e-mail-konto på Exchange Server.

  1. Du kan redigere reglerne ved at benytte en af følgende fremgangsmåder:
    • Ændre en bestemt regel    
      1. Marker reglen, og klik derefter på Rediger regel.
      2. Foretag ændringer i reglens betingelser og handlinger.
    • Ændre den rækkefølge, hvori regler anvendes på indgående meddelelser    
  1. Klik på den regel, du vil flytte op eller ned på listen, under Disse regler anvendes på indgående meddelelser, mens du er væk.
  2. Klik på Flyt op eller Flyt ned.
  • Slette en regel    
  1. Klik på den regel, du vil slette, under Disse regler anvendes på indgående meddelelser, mens du er væk.
  2. Klik på Slet regel.

Slå regler, som bruges sammen med Ikke til stede-assistenten, til eller fra

Denne funktion kræver en Microsoft Exchange 2000- eller 2003-konto. Hvis du vil vide, hvilken version af Exchange din konto har forbindelse til, skal du se under Bestemme, hvilken version af Microsoft Exchange min konto har forbindelse til.

  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner, hvis du vil slå ikke til stede-regler til eller fra.

Kommandoen Ikke til stede i menuen Funktioner

  1. Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet i kolonnen Status ud for den regel, du vil slå til eller fra.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen


Automatiske svar for POP3- og IMAP-konti

Hvis din profil ikke er knyttet til en e-mail-konto på Exchange Server, kan du kombinere en e-mail-skabelon fra Outlook med Outlook-regler og dermed reproducere funktionaliteten i Ikke til stede-assistenten. Ved hjælp af denne kombination kan du bruge en e-mail-konto af typen POP3-e-mail-konto eller IMAP til automatisk at besvare indgående e-mails.

 Vigtigt!   Du skal lade computeren være tændt og Outlook køre, for at de automatiserede svar kan sendes.

Dette afsnit indeholder


Oprette en meddelelsesskabelon

  1. Peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Postmeddelelse.
  2. Klik på Almindelig tekst i gruppen Format under fanen Indstillinger.
  3. Skriv den meddelelse i tekstområdet, du vil sende som automatiseret svar.
  4. Klik på knappen Microsoft Office Knapflade i meddelelsesvinduet, og klik derefter på Gem som.
  5. Klik på Outlook-skabelon (*.oft) på listen Filtype i dialogboksen Gem som.
  6. Giv meddelelsesskabelonen et navn i boksen Filnavn, og klik derefter på Gem.

Oprette en regel til automatisk besvarelse af nye e-mails

Benyt en af følgende fremgangsmåder:

  1. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.
  2. Klik på Ny regel i dialogboksen Regler og beskeder.
  3. Klik på Undersøg meddelelser, når de ankommer under Start fra en tom regel, og klik derefter på Næste.
  4. Marker afkrydsningsfeltet sendt kun til mig og eventuelle andre kriterier, som du ønsker skal opfyldes, under Hvilke betingelser skal kontrolleres?, og klik derefter på Næste.
  5. Klik på Ja, når der vises en dialogboks med en meddelelse om, at denne regel bliver anvendt på alle meddelelser, du modtager.
  6. Under Hvad skal der ske med meddelelsen? skal du markere afkrydsningsfeltet svar ved hjælp af en bestemt skabelon.
  7. Under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen (klik på en understreget værdi) skal du klikke på en bestemt skabelon.
  8. Klik på Brugerskabeloner i filsystemet i boksen Søg i i dialogboksen Marker en svarskabelon.
  9. Marker den skabelon, som du oprettede ovenfor, og klik derefter på Åbn.
  10. Klik på Næste.
  11. Du kan eventuelt markere afkrydsningsfelterne ud for undtagelser, som skal gælde for autosvarreglen.
  12. Klik på Næste.
  13. Under Trin 1: Angiv et navn for denne regel skal du skrive et navn for autosvarreglen og derefter klikke på Udfør.

Reglen svar ved hjælp af en bestemt skabelon i guiden Regler sender kun automatisk dit svar én gang til hver afsender i en session. Denne regel forhindrer, at Outlook kan sende gentagne svar til en enkelt afsender, du har fået flere beskeder fra. I løbet af en session holdes der styr på listen over brugere, som Outlook har svaret. Hvis du derimod afslutter Outlook og derefter genstarter det, nulstilles listen over afsendere, der har modtaget automatisk svar.

 Vigtigt!   Hvis guiden Regler skal sende et svar automatisk, skal Outlook køre og være konfigureret til at se efter nye meddelelser med jævne mellemrum.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Outlook 2007