Planlægge et møde

Et møde er en aftale, som du inviterer personer eller reserverer ressourcer til. Du kan oprette og sende mødeindkaldelser og reservere ressourcer til personlige møder eller onlinemøder. Når du opretter et møde, angiver du de personer, der skal inviteres, og de ressourcer, der skal reserveres, og vælger et mødetidspunkt. Svar på mødeindkaldelsen vises i din Indbakke. Du kan også føje personer til et eksisterende møde eller omlægge et møde.

Hvad vil du foretage dig?


Planlægge et fysisk møde

  1. Peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Mødeindkaldelse.

Genvejstaster  Hvis du vil oprette en ny mødeindkaldelse, skal du trykke på CTRL+SKIFT+Q.

  1. Indtast en beskrivelse i boksen Emne.
  2. Skriv en beskrivelse, eller klik på Lokaler i boksen Sted, eller klik for at vælge mellem lokaler, du kan bruge automatisk ved hjælp af Microsoft Exchange til at planlægge mødet.
  3. Vælg start- og sluttidspunktet for mødet i listerne Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Marker afkrydsningsfeltet Hele dagen, hvis mødet varer hele dagen.

Et heldagsmøde varer 24 timer fra midnat til midnat.

 Bemærk!   Som standard anvendes den aktuelle tidszoneindstilling på dit computersystem ved planlægning af møder. Hvis du ønsker at planlægge et møde baseret på en alternativ tidszone, skal du klikke på Tidszoner i gruppen Indstillinger under fanen Møde.

  1. Skriv de oplysninger, du vil dele med modtagerne, vedhæft eventuelle filer, eller opret et mødearbejdsområde.

Se afsnittet Se også for at få yderligere oplysninger om mødearbejdsområder.

  1. Klik på Planlægningsassistent i gruppen Vis under fanen Møde.

Planlægningsassistent hjælper med at finde den bedste tid for mødet.

  1. Klik på Tilføj andre, og klik derefter på Tilføj fra adressekartoteket.
  2. Angiv navnet på en person eller ressource, som du vil invitere til mødet, i boksen Søg i dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer. Hvis du søger med indstillingen Flere kolonner, skal du derefter klikke på Søg.
  3. Marker navnet på resultatlisten, klik på Nødvendig, Valgfri eller Ressourcer, og klik derefter på OK.

Nødvendige og Valgfrie deltagere vises i boksen Til under fanen Møde, og Ressourcer vises i boksen Placering.

Ledig/optaget-gitteret viser de tilgængelige deltagere. En grøn lodret linje repræsenterer begyndelsen af mødet. En rød lodret linje repræsenterer slutningen af mødet.

Ledig/Optaget-gitter

I ruden Suggested Times anbringes de bedste tidspunkter for dit møde, der er defineret som det tidspunkt, hvor de fleste deltagere er til rådighed. Det bedste mødetidspunkt vises øverst i ruden. Klik på tidsforslagene i ruden Suggested Times for at vælge et af de foreslåede tidspunkter. Du kan også manuelt vælge en tid på ledig/optaget-gitteret.

Ruden Suggested Times

  1. Hvis du ønsker, at gøre mødet tilbagevendende, skal du klikke på Gentagelse i gruppen Indstillinger under fanenMøde og vælge gentagelsesmønstret og derefter klikke på OK.

Når du føjer et gentagelsesmønster til en mødeindkaldelse, ændres fanen Møde til Tilbagevendende møde.

  1. Klik på Aftale i gruppen Vis under fanen Meddelelse.
  2. Klik på Send.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Ændre et møde

  1. Åbn det møde, du vil ændre.
  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
    • Redigere indstillingerne for et møde, der ikke er en del af en serie    
      1. Rediger de ønskede indstillinger, f.eks. emne, sted og tidspunkt.
      2. Klik på Send opdatering.
    • Redigere indstillingerne for alle møder i en serie    
  1. Klik på Åbn serien.
  2. Rediger de ønskede indstillinger, f.eks. emne, sted og tidspunkt.
  3. Klik på Gentagelse i gruppen Indstillinger under fanen Tilbagevendende møde for at redigere indstillinger for gentagelser. Rediger indstillingerne, f.eks. tidspunkt, gentagelsesmønster eller gentagelsesperiode, og klik derefter på OK.
  4. Klik på Send opdatering.
  • Redigere indstillingerne for et møde, der er en del af en serie    
  1. Klik på Åbn denne forekomst.
  2. Rediger de ønskede indstillinger, f.eks. emne, placering og tidspunkt, under fanen Tilbagevendende møde.
  3. Klik på Send opdatering.

 Tip!    Du kan trække mødet til en anden dato i kalenderen, og du kan også redigere emnet ved at klikke på teksten i beskrivelsen, trykke på F2 og derefter angive ændringerne.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Gøre et møde tilbagevendende

  1. Åbn det møde, der skal gøres tilbagevendende.
  2. Klik på Gentagelse i gruppen Indstillinger under fanen Møde.
  3. Klik på den hyppighed – Dagligt, Ugentligt, Månedligt eller Årligt –, som mødet skal forekomme med, vælg derefter indstillingerne for hyppigheden, og klik derefter på OK.
  4. Klik på Send opdatering.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Gør et møde privat

  1. Opret eller åbn det møde, der skal markeres som privat.
  2. Klik på Indstillinger i gruppen Indstillinger under fanen Møde, og klik derefter på Privat.

 Vigtigt!   Du bør ikke stole på, at funktionen Privat kan forhindre adgang fra andre brugere til detaljerne om møder, kontaktpersoner eller opgaver. Hvis du vil sikre dig, at andre brugere ikke kan læse emnet, som du har markeret som privat, skal du ikke give dem læsetilladelse til mapperne Kalender, Kontaktpersoner eller Opgaver. En person med læsetilladelse til dine mapper, kunne benytte et program eller andre e-mail-programmer til at få vist indholdet af et privat emne. Brug kun funktionen Privat, når du deler mapper med folk, som du har tillid til.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette eller fjerne en påmindelse

Benyt en af følgende fremgangsmåder:

  • Ved alle nye møder, som du vil oprette    
    1. Klik på Indstillinger i menuen Funktioner
    2. Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Standardpåmindelse, hvis der automatisk skal aktiveres eller deaktiveres en påmindelse ved nye møder.
    3. Angiv, hvor lang tid før mødet du ønsker at få påmindelsen, hvis du markerede afkrydsningsfeltet.
  • Ved eksisterende møder    
  1. Åbn aftalen eller serien, hvis mødet er tilbagevendende.
  2. Hvis du have en påmindelse aktiveret eller deaktiveret, skal du vælge Ingen eller et tidspunkt for påmindelse i gruppen Funktioner under fanen Møde.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Outlook 2007