Håndtere meddelelser ved hjælp af regler

Denne artikel beskriver, hvad regler er, og hvordan du kan bruge regler til at arbejde struktureret med aktiviteterne i din Indbakke.

Denne artikel indeholder


Bruge regler til at håndtere meddelelser

En regel er en handling, som Microsoft Outlook udfører automatisk på en indgående eller udgående meddelelse, der opfylder de betingelser, du har angivet i reglen. Du kan vælge mange betingelser og handlinger i guiden Regler og beskeder. Regler fungerer ikke på meddelelser, der er blevet læst, kun meddelelser, der er ulæst.

Regler kan inddeles i to hovedkategorier: meddelelsesregler og organisationsregler. Guiden Regler og beskeder indeholder skabeloner til de mest almindelige regler.

  • Hold orden i dine meddelelser    Disse regler bruges til at arkivere og følge op på meddelelser. Du kan f.eks. oprette en regel til meddelelser fra en bestemt afsender, f.eks. Erik Andersen med ordet "salg" i linjen Emne. Reglen afmærker meddelelserne med opfølgningsflag, kategoriserer dem som Salg og flytter dem til mappen Eriks salg.
  • Hold dig opdateret    Disse regler giver dig på en eller anden måde besked, når du modtager en bestemt meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, som automatisk sender en besked til din mobiltelefon, når du modtager en meddelelse fra et familiemedlem.
  • Start fra en tom regel    Disse regler skal du oprette fra grunden.

Regelskabeloner

Fig. 2  Guiden Regler og beskeder indeholder en række foruddefinerede regler, der kaldes skabeloner.

Undtagelser

Du kan føje undtagelser til reglerne, som kan bruges i særlige tilfælde, f.eks. når en meddelelse er markeret til opfølgning eller har prioriteten Høj. En regel anvendes ikke på en meddelelse, hvis bare én af de undtagelser, du har angivet, gør sig gældende.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette en regel ud fra en skabelon

  1. Klik på Post i navigationsruden (Navigationsrude: En kolonne, som giver adgang til mapper, der bruges til at organisere dine oplysninger. Klik på en mappe for at få vist dens indhold. Den indeholder også sektionen Foretrukne mapper og knapper til at skifte mellem post, kalender, opgaver og andre visninger.).
  2. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.
  3. Hvis du har mere end én e-mail-konto, skal du vælge den ønskede Indbakke på listen Anvend ændringer på denne mappe.
  4. Klik på Ny regel.
  5. Vælg den ønskede skabelon blandt skabelonsamlingerne Hold orden i dine meddelelser og Hold dig opdateret under Trin 1: Vælg en skabelon.
  6. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen. Hvis du f.eks. klikker på en person eller distributionsliste, åbnes adressekartoteket.
  7. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).
  8. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, hvis du ikke allerede har gjort det, og klik derefter på Næste.
  9. Vælg den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt, under Trin 1: Vælg handling(er).
  10. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, hvis du ikke allerede har gjort det, og klik derefter på Næste.
  11. Vælg eventuelle undtagelser fra reglen under Trin 1: Vælg eventuelle undtagelser, og klik derefter på Næste.
  12. Afslut oprettelsen af reglen med at skrive dens navn, og vælg evt. andre indstillinger.
    • Hvis du vil køre denne regel på de meddelelser, der allerede findes i en af dine mapper, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "mappen".
    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine e-mail-konti og den Indbakke, der er tilknyttet hver enkelt konto, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.
  13. Klik på Udfør.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette en regel fra grunden

Hvis du vil oprette en regel ved at vælge egne betingelser, handlinger og undtagelser, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på Post i navigationsruden (Navigationsrude: En kolonne, som giver adgang til mapper, der bruges til at organisere dine oplysninger. Klik på en mappe for at få vist dens indhold. Den indeholder også sektionen Foretrukne mapper og knapper til at skifte mellem post, kalender, opgaver og andre visninger.).
  2. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.
  3. Hvis du har mere end én e-mail-konto, skal du vælge den ønskede Indbakke på listen Anvend ændringer på denne mappe.
  4. Klik på Ny regel.
  5. Vælg enten Undersøg meddelelser, når de ankommer eller Undersøg meddelelser, når de er afsendt under Start fra en tom regel, og klik derefter på Næste.
  6. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).
  7. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, hvis du ikke allerede har gjort det, og klik derefter på Næste.
  8. Vælg den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt, under Trin 1: Vælg handling(er).
  9. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, hvis du ikke allerede har gjort det, og klik derefter på Næste.
  10. Vælg eventuelle undtagelser fra reglen under Trin 1: Vælg eventuelle undtagelser, og klik derefter på Næste.
  11. Afslut oprettelsen af reglen med at skrive dens navn, og vælg evt. andre indstillinger.
    • Hvis du vil køre denne regel på de meddelelser, der allerede findes i en af dine mapper, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "mappen".
    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine e-mail-konti og den Indbakke, der er tilknyttet hver enkelt konto, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.
  12. Klik på Udfør.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette en regel ud fra en meddelelse

Du kan oprette en regel direkte ud fra en meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, der flytter meddelelser fra andre til en bestemt mappe.

  1. Højreklik på den meddelelse, du vil basere reglen på, og klik derefter på Opret regel i genvejsmenuen.

Marker afkrydsningsfelterne for de indstillinger, der allerede er udfyldt med oplysninger fra den valgte meddelelse, i dialogboksen Opret regel.

  1. Marker afkrydsningsfeltet Flyt emne til mappe.
  2. Klik på en eksisterende mappe, eller klik på Ny for at oprette en ny mappe, hvor meddelelserne skal gemmes.
  3. Hvis du vil føje flere betingelser, handlinger eller undtagelser til reglen, skal du klikke på Avancerede indstillinger og følge resten af instruktionerne i Guiden Regler og beskeder.

Tip!     Hvis du vil køre reglen, straks efter den er oprettet, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i mappe på den sidste side i guiden Regler og beskeder.

Alle de meddelelser i din Indbakke, eller den mappe, du har valgt, som opfylder reglens betingelser og undtagelser, flyttes til den angivne mappe. Hvis du vil teste den nye regel, skal du åbne den nye mappe. Er de ønskede meddelelser blevet flyttet?

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Køre en regel jævnligt, men ikke hele tiden

Hvis reglen kun skal køres en gang imellem, skal du gøre følgende:

  1. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.
  2. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ved siden af reglen i dialogboksen Regler og beskeder for at deaktivere reglen.
  3. Klik på Kør regler nu.
  4. Marker afkrydsningsfeltet ud for den regel, du vil køre, under Marker de regler, der skal køres i dialogboksen Kør regler nu.
  5. Marker den mappe, reglen skal køres i.
  6. Marker den kategori af meddelelser, reglen skal anvendes på.

Du kan f.eks. vælge, at reglen kun skal køres på ulæste meddelelser i en mappe.

  1. Klik på Kør nu.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Serverbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter

Serverbaserede regler    Hvis du har en Microsoft Exchange-konto, kan serveren anvende regler på dine meddelelser, også selvom Outlook ikke kører. Disse regler kaldes serverbaserede regler. Reglerne skal indstilles, så de kan anvendes på meddelelser, når du modtager dem i din Indbakke på serveren, og reglerne skal desuden kunne køres til ende på serveren. En regel kan f.eks. ikke køres til ende på serveren, hvis handlingen angiver, at en meddelelse skal udskrives. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook.

Regler, der kun gælder for klienter    En "klient" er det e-mail-program, der kører på en brugers computer. En regel, som ikke kan anvendes på serveren, er en "regel, der kun gælder for klienter", fordi den kun kører på den enkelte brugers computer. Hvis din liste over regler både indeholder regler, som kan køres på serveren, og regler, som ikke kan, anvendes de serverbaserede regler først og derefter de regler, der kun gælder for klienter.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Kvitteringer for modtagelse, responser og ikke til stede-meddelelser

Kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, responser og ikke til stede-meddelelser behandles som meddelelser. Hvis du f.eks. opretter en regel, som flytter emner (element: Det grundelement, der indeholder oplysninger i Outlook (svarer til en fil i andre programmer). Elementer er bl.a. e-mails, aftaler, kontaktpersoner, opgaver, journaloptegnelser, notater, sendt post og dokumenter.) med ordet "møde" i boksen Emne til en bestemt mappe, flyttes også alle kvitteringer for modtagelse, responser og ikke til stede-meddelelser, som opfylder denne betingelse.

 Bemærk!   Hvis responser flyttes og placeres uden for Indbakke, følges der ikke automatisk op på disse responser i den oprindelige meddelelse.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter behandles som meddelelser. Hvis du f.eks. opretter en regel, som flytter emner (element: Det grundelement, der indeholder oplysninger i Outlook (svarer til en fil i andre programmer). Elementer er bl.a. e-mails, aftaler, kontaktpersoner, opgaver, journaloptegnelser, notater, sendt post og dokumenter.) med ordet "møde" i boksen Emne til en bestemt mappe, flyttes også de opgaveanmodninger eller mødeindkaldelser, der opfylder betingelsen. Du skal dog have følgende begrænsninger i tankerne, når du opretter regler, som påvirker disse typer af emner:

  • Et emne, der flyttes til en mappe, som ikke er beregnet til post, virker ikke altid efter hensigten. Der oprettes f.eks. ikke en ny aftale, hvis en meddelelse flyttes til mappen Kalender.
  • Hvis en regel flytter et møde eller en opgavebesvarelse til mappen Slettet post, registreres besvarelsen ikke i det oprindelige emne.
  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til Kalender.
  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Distributionslister

En ny regel for en distributionsliste vil fungere anderledes alt efter, hvordan du opretter reglen:

  • Flyt meddelelser, der er sendt til en distributionsliste, til en mappe    Hvis du vælger denne regelskabelon, er det kun meddelelser, der er sendt til distributionslisten, der flyttes til den angivne mappe. Meddelelser fra personer, der står på distributionslisten, flyttes ikke til den angivne mappe.

 Bemærk!   Denne regel fungerer kun på Microsoft Exchange-konti.

  • Flyt meddelelser fra en bestemt person til en mappe    Hvis du vælger denne regelskabelon, bliver meddelelser fra alle personer, der er medlemmer af den distributionsliste, du angiver, også flyttet til den angivne mappe.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Videresende meddelelser uden for organisationen

Hvis du arbejder i en organisation, der bruger Exchange, sendes meddelelser, du videresender til eksterne e-mail-adresser uden for organisationen med en regel, som standard ikke. Med denne indstilling forhindres det, at virksomhedsdata vises for andre, og indstillingen kontrolleres af Exchange-administratoren.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Outlook 2007