Håndtere mails ved hjælp af regler

En regel er en handling, som automatisk køres i Microsoft Outlook efter indgående eller udgående meddelelser på baggrund af betingelser, du har angivet. Du kan oprette en regel ud fra en skabelon, fra en meddelelse eller vha. dine egne betingelser.

Bruge Outlook Web App i stedet? Se Indbakkeregler for at få mere at vide om oprettelse og administration af regler, der også virker sammen med Outlook på computeren.

Denne artikel indeholder


Hvordan regler hjælper dig med at håndtere meddelelser

En regel er en handling, som Microsoft Outlookautomatisk udfører, når der ankommer eller afsendes en meddelelse, og som opfylder de betingelser, du angiver i reglen. Du kan vælge mange betingelser og handlinger ved hjælp af guiden Regler.

Regler er opdelt i to kategorier - organisation og besked. Regler virker ikke på meddelelser, der er blevet læst, men kun på ulæste meddelelser.

Regelskabeloner i Guiden Regler

Guiden Regler indeholder skabeloner til de mest anvendte regler, herunder:

  • Hold styr på dine meddelelser     Disse regler gør det muligt at arkivere og følge op på meddelelser. Du kan f.eks. oprette en regel til meddelelser fra en bestemt afsender, f.eks. Bobby Moore med ordet "salg" i linjen Emne, som skal afmærkes til opfølgning, kategoriseres som Salg og flyttes til mappen Bobbys salg.
  • Hold dig opdateret     Disse regler giver dig på en eller anden måde besked, når du modtager en bestemt meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, som automatisk sender en besked til din mobilenhed, når du modtager en meddelelse fra et familiemedlem.
  • Start fra en tom regel     Dette er regler, du har oprettet uden hjælp fra en regelskabelon, og som kan tilpasses fuldstændigt.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette en regel

Outlook omfatter regelskabeloner til almindelige situationer. Brug disse regelskabeloner, eller opret dine egne brugerdefinerede regler.

Brug af Outlook regelskabeloner

  1. Klik på fanen Filer.
  2. Klik på Administrer regler og beskeder.
  3. Klik på Ny regel i dialogboksen Regler og beskeder under fanen Regler for e-mail.
  4. Vælg den ønskede skabelon blandt skabelonsamlingerne Hold orden i dine meddelelser og Hold dig opdateret under Trin 1: Vælg en skabelon.
  5. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen. Hvis du f.eks. klikker på linket en person eller offentlig gruppe, åbnes adressekartoteket.
  6. Klik på Næste.
  7. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).
  8. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen for de betingelser, du har tilføjet, og angiv derefter værdien.
  9. Klik på Næste.
  10. Vælg den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt, under Trin 1: Vælg handling(er).
  11. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen for de handlinger, du har tilføjet, og angiv derefter værdien.
  12. Klik på Næste.
  13. Vælg eventuelle undtagelser fra reglen under Trin 1: Vælg eventuelle undtagelser, og klik derefter på Næste.
  14. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen for de undtagelser, du har tilføjet, og angiv derefter værdien.
  15. Klik på Næste.
  16. Skriv et navn under Trin 1: Angiv et navn for denne regel.
  17. Markér afkrydsningsfelterne ud for de ønskede indstillinger under Trin 2: Konfigurer indstillingerne for reglen.
    • Hvis reglen skal køres på de meddelelser, der allerede findes i Indbakke, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".
    • Den nye regel aktiveres som standard. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér reglen for at deaktivere reglen.
    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine mailkonti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.
  18. Klik på Udfør.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Design en brugerdefineret regel

  1. Klik på fanen Filer.
  2. Klik på Administrer regler og beskeder.
  3. Klik på Ny regel i dialogboksen Regler og beskeder under fanen Regler for e-mail.
  4. Klik på Undersøg meddelelser, når de ankommer eller Undersøg meddelelser, når de er afsendt under Start fra en tom regel.
  5. Klik på Næste.
  6. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).
  7. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen for de betingelser, du har tilføjet, og angiv derefter værdien.
  8. Klik på Næste.
  9. Vælg den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt, under Trin 1: Vælg handling(er).
  10. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen for de handlinger, du har tilføjet, og angiv derefter værdien.
  11. Klik på Næste.
  12. Vælg eventuelle undtagelser fra reglen under Trin 1: Vælg eventuelle undtagelser, og klik derefter på Næste.
  13. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen for de undtagelser, du har tilføjet, og angiv derefter værdien.
  14. Klik på Næste.
  15. Skriv et navn under Trin 1: Angiv et navn for denne regel.
  16. Markér afkrydsningsfelterne ud for de ønskede indstillinger under Trin 2: Konfigurer indstillingerne for reglen.
    • Hvis reglen skal køres på de meddelelser, der allerede findes i Indbakke, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".
    • Den nye regel aktiveres som standard. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér reglen for at deaktivere reglen.
    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine mailkonti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.
  17. Klik på Udfør.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Opret en regel baseret på afsendere eller modtagere af en meddelelse

En regel kan hurtigt oprettes i en meddelelse. Fordelen ved at oprette regler på denne måde er, at reglerne foreslås på baggrund af meddelelsens afsender eller modtagere. Når du åbner en meddelelse, er der f.eks. en regel, der foreslår, at alle meddelelser fra den pågældende afsender flyttes til en mappe efter dit valg.

  1. Klik på den meddelelse, du vil oprette en regel for, og klik derefter på Regler i gruppen Flyt under fanen Startside.

Anbefalede regler vises på baggrund af meddelelsens afsender og modtagere.

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
  • Klik på en af de anbefalede regler, klik på en destinationsmappe, og klik derefter på OK.
  • Klik på Opret regel for at få flere regelindstillinger, der er baseret på afsender, modtagere eller meddelelsens emne.

Hvis du har valgt Opret regel i trin 2, vises dialogboksen Opret regel. Fortsæt med følgende trin.

  1. Markér afkrydsningsfelterne for de ønskede betingelser under Når jeg modtager mails, der opfylder alle de valgte betingelser.
  2. Markér afkrydsningsfelterne for den handling, som reglen skal foretage, når de angivne betingelser opfyldes, under Gør følgende.
  3. Marker afkrydsningsfeltet Flyt emne til mappe.
  4. Klik på en eksisterende mappe, eller klik på Ny for at oprette en mappe, hvor meddelelserne skal gemmes.

Hvis du vil føje flere betingelser, handlinger eller undtagelser til reglen, skal du klikke på Avancerede indstillinger og følge resten af instruktionerne i Guiden Regler. Dette er den samme guide, der vises, når du klikker på Administrer regler og beskeder i Backstage-visningen (ved at klikke på fanen Filer). Se Design en brugerdefineret regel for at få flere oplysninger.

  1. Klik på OK.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Importere eller eksportere regler

Se Importere eller eksportere et regelsæt for at få mere at vide om at importere eller eksportere regler, så andre kan bruge dem.

Køre regler manuelt

Hvis du vil køre en eller flere regler manuelt, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på fanen Filer.
  2. Klik på Administrer regler og beskeder.
  3. Klik på Kør regler nu.
  4. Markér afkrydsningsfeltet ud for den regel, du vil køre, under Marker de regler, der skal køres i dialogboksen Kør regler nu.
  5. Hvis du vil markere en anden mappe, skal du klikke på Gennemse i feltet Kør i mappe og derefter klikke på mappen og på OK.

Markér afkrydsningsfeltet Medtag undermapper for at medtage alle mapper under den mappe, der blev angivet i trin 5.

  1. Standarden på listen Anvend regler på er alle meddelelser. Du kan ændre dette til læste eller ulæste meddelelser.
  2. Klik på Kør nu.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Serverbaserede regler versus regler, der kun gælder for klienter

Der er to typer af regler i Outlook – serverbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter.

  • Serverbaserede regler     Hvis du bruger en Microsoft Exchange Server-konto, er nogle af de regler, du opretter, serverbaserede regler. Disse regler køres i din postkasse på Exchange-mailserveren, også selvom Outlook ikke kører på din computer. Serverbaserede regler skal anvendes på meddelelser, når de leveres til din indbakke første gang, og reglerne skal kunne køre, indtil de afsluttes på serveren. En regel, der angiver, at en meddelelse skal udskrives, kan f.eks. ikke køre, indtil den afsluttes på serveren. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook, og bliver således en regel, der kun gælder for klienter.
  • Regler, der kun gælder for klienter     Regler, der kun gælder for klienter, er regler, der kun køres på computeren. Disse regler kan ikke køres, før de er gennemført på serveren, f.eks. angivelse af, at bestemte meddelelser skal udskrives. Regler, der kun gælder for klienter, kan kun køres, når Outlook kører.

Hvis din liste over regler indeholder begge slags regler, anvendes de serverbaserede regler først og derefter de regler, der kun gælder for klienter.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Anvende regler på andre Outlook-elementer

Kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar og automatiske svar

Når regler anvendes, behandles handlinger på kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, afstemningssvar og automatiske svar (Fraværende-beskeder), som om de var meddelelser. En regel, der flytter elementer (element: Det grundelement, der indeholder oplysninger i Outlook (svarer til en fil i andre programmer). Elementer er bl.a. e-mails, aftaler, kontaktpersoner, opgaver, journaloptegnelser, notater, sendt post og dokumenter.) med ordet "møde" i emnefeltet til en bestemt mappe, flytter f.eks. også alle kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar eller automatiske svar, der indeholder ordet "møde" i emnefeltet.

 Bemærk!    Når en regel flytter afstemningssvar fra indbakken til en anden mappe, påvirkes registreringen af afstemningen. Når du åbner en sendt meddelelse, som indeholdt en svarknap, vil registreringsoplysningerne ikke indeholde en opgørelse for svar, som er blevet flyttet af en regel. Hvis et svar flyttes eller slettes manuelt, har det ikke indflydelse på registreringen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter

Når der anvendes regler, behandles mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter som meddelelser. Hvis du f.eks. opretter en regel, der flytter elementer (element: Det grundelement, der indeholder oplysninger i Outlook (svarer til en fil i andre programmer). Elementer er bl.a. e-mails, aftaler, kontaktpersoner, opgaver, journaloptegnelser, notater, sendt post og dokumenter.) med ordet "møde" i feltet Emne til en bestemt mappe, vil alle opgaveanmodninger eller mødeindkaldelser, der opfylder denne betingelse, også blive flyttet. Du skal dog være opmærksom på følgende begrænsninger, når du opretter regler, der påvirker denne slags elementer:

  • Et element, der flyttes til en mappe, som ikke er beregnet til mail, virker ikke altid efter hensigten, efter det er flyttet. Der oprettes f.eks. ikke en ny aftale, hvis en meddelelse flyttes til mappen Kalender.
  • Hvis en regel flytter et møde eller en opgavebesvarelse til mappen Slettet post, registreres besvarelsen ikke i det oprindelige element.
  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til Kalender.
  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Kontaktpersongrupper

En regel, der indeholder en kontaktgruppe, kan fungere anderledes, alt efter hvordan reglen oprettes:

  • Flytte meddelelser, der er sendt til en Kontaktgruppe-mappe      Denne regel er kun tilgængelig, hvis du bruger en Exchange Server-konto. Det er kun de meddelelser, der sendes til kontaktgruppen, der flyttes til den angivne mappe. Meddelelser fra personer, der er medlem af kontaktgruppen, flyttes ikke til den angivne mappe.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Videresende meddelelser uden for organisationen

Hvis du bruger en Microsoft Exchange Server 2010-konti, kan du som standard ikke bruge regler til at videresende meddelelser til mailadresser uden for organisationen. Denne indstilling bidrager til at forhindre fortrolige og private oplysninger om organisationen i at blive afsløret. Denne indstilling kan kun ændres af en Exchange-administrator.

Du kan få flere oplysninger under Fastslå den version af Microsoft Exchange Server, som min konto opretter forbindelse til.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Outlook 2010