Introduktion til at bruge IRM til e-mails

I denne artikel beskrives det, hvordan du kan begrænse tilladelse til e-mails i Microsoft Office Outlook 2007 ved hjælp af IRM (Information Rights Management), der er tilgængelig i 2007 Microsoft Office System. Oplysninger om, hvordan du kan begrænse tilladelse til indhold af dokumenter, projektmapper og præsentationer, finder du under Begrænse tilladelse til fortrolige oplysninger i Office-filer.

Denne artikel indeholder


Formålet med IRM og dets begrænsninger

Med IRM (Information Rights Management) kan du angive adgangstilladelser til e-mails. Brugen af IRM er med til at beskytte følsomme oplysninger mod at blive udskrevet, videresendt eller kopieret af uautoriserede personer. Når tilladelsen til en meddelelse er begrænset ved hjælp af IRM, gælder adgangs- og brugsbegrænsningerne altid, uanset hvor oplysningerne findes, fordi adgangstilladelsen til en e-mail gemmes i selve meddelelsesfilen.

IRM gør det nemmere for en bruger at beskytte overførslen af personlige eller private oplysninger. IRM er også en hjælp for virksomheder, der ønsker at gennemføre en firmapolitik for styringen og spredningen af oplysninger, der er fortrolige eller beskyttet af ophavsret.

IRM kan bruges til følgende formål:

  • Forhindre en autoriseret modtager af begrænset indhold i at videresende, kopiere, ændre, udskrive, faxe eller klippe og indsætte indhold til uautoriseret brug
  • Forhindre begrænset indhold i at blive kopieret ved hjælp af funktionen Print Screen i Microsoft Windows
  • Begrænse indhold, uanset hvor det sendes
  • Sikre samme begrænsningsniveau for vedhæftede filer i e-mail, hvis de vedhæftede filer er oprettet i andre Microsoft Office-programmer som f.eks. Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 eller Microsoft Office PowerPoint 2007
  • Understøtte filudløb, så indholdet af dokumenter og e-mails ikke længere kan ses efter en bestemt periode
  • Gennemtvinge firmapolitikker, der styrer brugen og spredningen af indhold i firmaet

IRM kan ikke forhindre, at:

  • Indhold slettes, stjæles eller opsnappes og overføres af skadelige programmer som f.eks. trojanske heste, tastetrykslogføringer og visse typer spyware
  • Indhold går tabt eller bliver beskadiget pga. computervirus
  • Begrænset indhold kopieres eller nedskrives manuelt fra modtagerens computerskærm
  • En modtager tager et digitalt billede af det begrænsede indhold, der vises på en computerskærm
  • Begrænset indhold kopieres ved hjælp af tredjeparters screen-capture-programmer

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Konfigurere computeren til at bruge IRM

Hvis du bruger en computer med Windows Vista, er Windows Rights Management Services-klienten (RMS) allerede installeret. Hvis du bruger en computer med Microsoft Windows XP, skal Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1) installeres på computeren af enten dig selv eller af RMS-administratoren.

RMS-administratoren kan konfigurere firmaspecifikke IRM-politikker, der definerer, hvem der kan få adgang til oplysninger, og hvilket redigeringsniveau der er tilladt i en e-mail. En firmaadministrator kan f.eks. definere en rettighedsskabelon med navnet "Firmafortroligt", der angiver, at en e-mail, der benytter denne politik, kun kan åbnes af brugere internt i firmaets domæne.

Installere Windows RMS-klienten (Rights Management Services)

 Bemærk!   Hvis du bruger en computer med Windows Vista, er Windows Rights Management Services-klienten (RMS) allerede installeret.

  1. Klik på knappen Start, og klik derefter på Kontrolpanel i Windows XP.
  2. Klik på Tilføj eller fjern programmer, og klik derefter på Tilføj eller fjern programmer.
  3. Klik på Tilføj nye programmer.
  4. Klik på Windows Rights Management Services-klienten på listen over programmer, og klik derefter på Tilføj.

 Bemærk!   Dobbeltklik på Tilføj eller fjern programmer i klassisk visning, og klik derefter på Tilføj nye programmer i venstre rude. Klik på Windows Rights Management Services-klienten på listen over programmer, og klik derefter på Tilføj.

Alternativt beder Office 2007-version dig om at hente Windows Rights Management Services-klienten, første gang du forsøger at åbne filer, der er rettighedsstyret ved hjælp af IRM, hvis du kører en computer uden den pågældende software. Flere oplysninger om Windows Rights Management Services-klienten finder du på webstedet Windows Rights Management Services.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hente tilladelser

Første gang du forsøger at åbne en e-mail med begrænset tilladelse, skal du oprette forbindelse til en licensserver for at få godkendt dine legitimationsoplysninger og hente en brugerlicens. Brugerlicensen definerer det adgangsniveau, du har til en fil. Denne proces er obligatorisk for hver fil med begrænset tilladelse. Med andre ord kan indhold med begrænset tilladelse ikke åbnes uden en brugerlicens. Når du skal hente tilladelser, kræves det, at Microsoft Office sender dine legitimationsoplysninger (inklusive din e-mail-adresse) og oplysninger om dine rettigheder til licensserveren. Oplysningerne i e-mailen sendes ikke til licensserveren. Flere oplysninger finder du i Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Få vist meddelelser, uden at IRM er tilgængelig

Hvis du har brug for at læse eller åbne indhold med begrænset tilladelse, men Office 2007-version ikke er tilgængelig på den computer, du bruger, kan du hente tilføjelsesprogrammet Rights Management til Internet Explorer, så du kan få vist meddelelsen i Microsoft Windows Internet Explorer. Med dette tilføjelsesprogram kan modtagerne kun se meddelelserne. De kan ikke besvare, videresende, kopiere eller udskrive meddelelserne.

 Bemærk!   Når du bruger Tilføjelsesprogrammet Rights Management til at få vist meddelelser, kan evt. vedhæftede filer, der er blevet sendt sammen med meddelelsen, ikke ses.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Filtyper, der er dækket af IRM-politikker, når de er vedhæftet meddelelser

Når følgende filtyper er vedhæftet en rettighedsstyret e-mail i Office Outlook 2007, bliver de også automatisk rettighedsstyret.

 Bemærk!   Når du vedhæfter en meddelelsesfil (.msg) i en rettighedsstyret e-mail, er den vedhæftede meddelelse ikke rettighedsstyret. IRM rettighedsstyrer ikke filer af typen .msg.

Word-filer

Filtype Filtypenavn
Dokument .doc
Dokument .docx
Dokument med makroer aktiveret .docm
Skabelon .dot
Skabelon .dotx
Skabelon med makroer aktiveret .dotm

Excel-filer

Filtype Filtypenavn
Projektmappe .xls
Projektmappe .xlsx
Projektmappe med makroer aktiveret .xlsm
Skabelon .xlt
Skabelon .xltx
Skabelon med makroer aktiveret .xltm
Binær ikke-XML-projektmappe .xlsb
Tilføjelsesprogram med makroer aktiveret .xla
Tilføjelsesprogram med makroer aktiveret .xlam

PowerPoint-filer

Filtype Filtypenavn
Præsentation .ppt
Præsentation .pptx
Præsentation med makroer aktiveret .pptm
Skabelon .pot
Skabelon .potx
Skabelon med makroer aktiveret .potm
Show .pps
Show .ppsx
Show med makroer aktiveret .ppsm
Office-tema .thmx

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Outlook 2007