Give alle besked om, hvornår du er væk fra kontoret

Du kan let markere tidspunkter som "optaget" eller "ikke til stede" i kalenderen i Microsoft Office Outlook 2007. Men hvordan kan du gøre disse tidspunkter, f.eks. ferier, tydeligt synlige for dine medarbejdere? Og hvordan kan du hurtigt få et overblik over, hvornår dine medarbejdere ikke er til stede?

I denne artikel forklares det, hvordan brugerne selv kan definere mødeindkaldelser for hele dagen og give alle besked uden at berøre den tilgængelige ledige tid på modtagernes kalendere.

Hvad vil du foretage dig?


Føje tidspunkterne for din ferie til medarbejdernes kalendere

Når du markerer tidspunkter som "ikke til stede" i kalenderen, kan medarbejderne se det, når de forsøger at planlægge et møde med dig. Men ville det ikke være smart, hvis du forud kunne give alle besked på en gang om optagede tidspunkter uden at berøre deres ledig/optaget-status eller fylde op i deres kalendere? Det kan du gøre ved at indstille dine oplysninger til at blive vist i deres kalendere som en heldagsbegivenhed, men i modsætning til en normal heldagsbegivenhed, der normalt er angivet som "optaget", vises denne heldagsbegivenhed som ledig tid. Dine medarbejderes ledig/optaget-status berøres ikke.

 Bemærk!   Mødeindkaldelser er udformet til at blive sendt mellem Outlook-brugere. Muligheden for at se andre personers tidsplaner, mens du laver mødeindkaldelser i Outlook kræver, at organisationen bruger Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 eller Microsoft Exchange Server 2007. Hvis organisationen ikke bruger Microsoft Exchange, kan du finde alternativer i afsnittet Vise din ferieplan for personer uden for organisationen.

  1. Peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Mødeindkaldelse.

Genvejstaster  Hvis du vil oprette en ny mødeindkaldelse, skal du trykke på CTRL+SKIFT+Q.

  1. Skriv en beskrivelse i boksen Emne.
  2. Skriv en beskrivelse i boksen Placering.
  3. Vælg start- og sluttidspunkt for din optagede tid på listerne Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Til ferier omfatter dette normalt hele dage. Hvis det er tilfældet, skal du markere afkrydsningsfeltet Hele dagen.

En heldagsbegivenhed er en 24-timers begivenhed, der strækker sig fra midnat til midnat.

 Bemærk!   Som standard bruger Outlook den aktuelle tidszoneindstilling på computeren til planlægning. Hvis du vil planlægge din optagede tid på baggrund af en anden tidszone, skal du klikke på Tidszoner i gruppen Indstillinger under fanen Møde.

  1. Klik på Ledig på rullelisten for Vis som i gruppen Indstillinger.

 Vigtigt!   Du skal manuelt ændre denne indstilling til Ledig fra standardindstillingen Optaget. Det giver modtagerne af mødeindkaldelserne mulighed for at acceptere mødeindkaldelsen og føje tidspunktet for din ferie til kalenderen, men uden at markere tid som optaget i deres kalender. Modtagerens kalender viser stadig fri tilgængelighed for planlægning under tidspunktet for din ferie.

  1. Skriv oplysninger, som du vil dele med modtagerne.
  2. Klik på Til, og skriv derefter navnet på en person eller ressource, som du vil invitere til mødet, i boksen Søg i dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer. Hvis du søger med indstillingen Flere kolonner, skal du klikke på Søg.
  3. Marker navnet på resultatlisten, klik på Nødvendig, og klik derefter på OK.
  4. Hvis du giver personer besked om en serie tilbagevendende tidspunkter, hvor du ikke vil være til stede, skal du klikke på Gentagelse i gruppen Indstillinger under fanen Møde tab, vælge gentagelsesmønstret og derefter klikke på OK.

Når du føjer et gentagelsesmønster til en mødeindkaldelse, ændres fanen Møde til Tilbagevendende møde.

  1. Klik på Aftale i gruppen Vis under fanen Møde.
  2. Klik på Send.

Når du sender denne mødeindkaldelse med Vis som angivet til Ledig, vises begivenheden øverst hver dag i dine medarbejderes Outlook-kalender – en visuel påmindelse, der ikke markerer arbejdstid som optaget.

 Bemærk!   Hvis du ikke markerer Hele dagen, vises begivenheden i tidsgitteret. Den vises ikke øverst på dagen, men er dog stadig markeret som ledig tid.

Du er dog ikke helt færdig, da du højst sandsynligt ønsker at få vist denne tid som Ikke til stede i din egen kalender. Det kan du lære i det næste afsnit, Markere tidspunkterne for din ferie som optaget i din kalender.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Markere tidspunkterne for din ferie som optaget i din kalender

Hvis du har fulgt trinene i forrige afsnit, markeres den sendte mødeindkaldelse som ledig tid for at forhindre, at tid markeres som optaget i andre personers kalendere. Men tiden markeres også som ledig i din egen kalender. Du skal nu oprette en ekstra aftale til dig selv, så andre kan se, at du ikke er ledig i den tid, du angiver.

En almindelig fejltagelse er at åbne mødeindkaldelsesemnet i din kalender og ændre indstillingen Vis som fra Ledig til Ikke til stede, efter du har sendt den oprindelige indkaldelse. Du tror måske, at dette ændrer begivenheden, så den kun vises som Optaget i din egen kalender. Men når du gør dette, sendes en opdatering til alle, du har sendt mødeindkaldelsen til, så Ledig ændres til Ikke til stede, og de trin, du har udført for at undgå dette, annulleres. Du skal oprette en duplikeret aftale i din kalender, hvor indstillingen Vis som er angivet til Ikke til stede.

Når personer bruger Outlook-kalenderen til at planlægge møder og andre begivenheder, kan de se din tilgængelighed, medmindre du har ændret tilladelserne i din kalender for at forhindre dette. Normalt er indstillingen Vis som for aftaler, møder og begivenheder angivet til Optaget. Du kan også oprette emner, hvor indstillingen Vis som er angivet til Ikke til stede. Emner, der er angivet til Ikke til stede, opfattes som svarende til emner, der er angivet til Optaget – ingen skal forvente, at du er ledig på dette tidspunkt. Visuelt er de to typer forskellige. Emner, der er angivet til Ikke til stede, vises med en mørklilla farve, og emner, der er angivet til Optaget, kan genkendes ved et blåt farvetema. Denne forskel i udseende er med til at understrege, hvorfor du ikke er tilgængelig. Du kan måske flytte et Optaget-emne i konflikt, men du kan sikkert ikke eller er ikke indstillet på at ændre et Ikke til stede-emne, f.eks. din ferie.

  1. Peg på Ny i menuen Filer i kalenderen, og klik derefter på Aftale.
  2. Skriv dit navn i boksen Emne, og skriv derefter ferie. Du kan også bruge boksen Emne til at angive en anden type fritid.
  3. Klik på datoen, hvor din ferie (eller en anden type fritid) starter, i Starttidspunkt.
  4. Klik på datoen, hvor din ferie (eller en anden type fritid) slutter, i Sluttidspunkt.
  5. Marker afkrydsningsfeltet Hele dagen.
  6. Skift indstillingen af Vis som til Ikke til stede.
  7. Klik på Gem og luk.

 Bemærk!   Du kan overveje at slette (kun fra din kalender) den oprindelige mødeindkaldelse, som du sendte til andre personer. Eller du kan bevare den i din kalender, så du kan bruge den til let at sende en opdatering eller annullering, hvis du ændrer planer.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Vise din ferieplan for personer uden for organisationen

Uanset om du bruger en Exchange-, POP3-, IMAP- eller Windows Live Mail-konto, kan du dele dine kalenderoplysninger med alle, der har adgang til e-mail eller internettet.

I dette afsnit



Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Gemme en kalender som en iCalendar-fil

Kalendere kan sendes som en vedhæftet fil til en e-mail. Disse vedhæftede filer sammenkædes ikke tilbage til kildekalenderen og opdateres derfor aldrig. Du kan f.eks. arbejde med en person i et andet firma, der ikke har adgang til dine oplysninger i Outlook om ledig/optaget tid, og som ikke ved, hvornår du kan afholde et møde. I denne situation sender du en e-mail med et kalendersnapshot. Dit kalendersnapshot ses i brødteksten i en e-mail og som en vedhæftet iCalendar-fil. Hvis modtageren kører Office Outlook 2007, åbnes den vedhæftede iCalendar-fil som en Outlook-kalender.

  1. Vælg en kalender i Kalender for at gøre den til den aktive kalender i visningen.
  2. Klik på Gem som i menuen Filer.
  3. Skriv et navn til iCalendar-filen i tekstboksen Filnavn. Det skal være et navn, der let kan genkendes, og som giver mening for dig og dine modtagere.

Der vises en oversigt over kalendernavn, datoområde og detaljeniveau ved siden af Flere indstillinger. Hvis du er tilfreds med denne oversigt, skal du gå videre til trin 8. Ellers skal du fortsætte med trin 4.

  1. Klik på Flere indstillinger.
  2. Vælg mængden af kalenderdata, der skal med i iCalendar-filen, på listen Datoområde, eller klik på Angiv datoer for at angive et brugerdefineret datoområde.

 Bemærk!   Hvis du vælger et stort datoområde eller vælger Hele kalenderen, opretter du måske en stor iCalendar-fil.

  1. Vælg mængden af detaljer, der skal vises for modtagerne, på listen Detalje. Som standard er indstillingen Kun tidsplaner valgt.

 Bemærk!   Ingen af indstillingerne omfatter de emner, der er markeret som private, medmindre du ændrer indstillingen for beskyttelse af personlige oplysninger under Avanceret.

  1. Du kan også klikke på Vis for at se indstillinger under Avanceret.
    • Medtag detaljer om emner, der er markeret som private     Denne indstilling kræver, at Detalje er angivet til Begrænsede detaljer eller Detaljerede oplysninger. Tilstedeværelsen af private emner noteres, men der deles ikke yderligere oplysninger.
    • Medtag vedhæftede filer i kalenderemner     Denne indstilling kræver, at Detalje er angivet til Detaljerede oplysninger. Alle filer, der er vedhæftet kalenderemner, f.eks. regneark, medtages.

 Bemærk!   Dette kan øge størrelsen af iCalendar-filen væsentligt.

  1. Klik på OK, og klik derefter på Gem.

Hvis kalenderen ikke indeholder emner, vises en dialogboks, hvor du har mulighed for at annullere lagringen af iCalendar-filen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Udgive en kalender på Office Online

Du kan dele dine Office Outlook 2007-kalendere ved at udgive dem på Microsoft Office Online. Office Online tilbyder en gratis mulighed for at dele kalendere, og du kan kontrollere hvem, der har adgang til dem. Desuden kan du udgive eller få vist kalendere på Office Online, selvom du ikke bruger en Exchange-konto. Brug af Office Online er en god måde til at dele kalenderoplysninger, hvis du bruger POP3 (POP3: En almindelig protokol, der bruges til at hente e-mails fra en e-mail-server.)- eller IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): I modsætning til e-mail-protokoller, f.eks. POP3, hvor der kun oprettes en enkelt serverbaseret Indbakke-mappe, kan der med IMAP oprettes flere servermapper til at gemme og organisere meddelelser, som man kan få adgang til fra flere computere.)-e-mail-konti, som er de mest almindelige typer e-mail-konti til private eller mindre virksomheder.

  1. Højreklik på den kalender, du vil udgive, i navigationsruden i Kalender.

 Bemærk!   Hvis du bruger navigationsruden (Navigationsrude: En kolonne, som giver adgang til mapper, der bruges til at organisere dine oplysninger. Klik på en mappe for at få vist dens indhold. Den indeholder også sektionen Foretrukne mapper og knapper til at skifte mellem post, kalender, opgaver og andre visninger.) i visningen Minimeret, skal du i navigationsruden klikke på knappen KalenderKnapflade, klikke på Navigationsrude og derefter højreklikke på den kalender, du vil udgive.

 Tip!    Hvis du vil udgive din standardkalender, skal du klikke på Udgiv min kalender i Navigationsruden og derefter gå videre med trin 3.

  1. Peg på Udgiv på internettet i genvejsmenuen, og klik derefter på Udgiv på Office Online.
  2. Hvis dette er første gang, du udgiver en kalender på Office Online, skal du registrere hos Office Online ved at bruge din Windows Live-id-konto. Hvis du ikke har en gratis Windows Live-id-konto, kan du oprette en. Følg instruktionerne på skærmen.
  3. Vælg det antal dage, du vil dele kalenderen, ved siden af Tidsperiode.

Skærmbillede af datoområde

  1. Klik på pilen ved siden af Detalje, og vælg mængden af detaljer, der skal deles. Du kan også markere afkrydsningsfeltet Vis kun tid i arbejdstiden for at begrænse delte detaljer for dine arbejdstider, der er angivet i Outlook.

Detaljer i kalender

  1. Vælg ved siden af Tilladelser, om dine kalenderoplysninger kun kan ses af udvalgte personer eller søges i og ses af alle, der bruger Office Online.
    • Det er kun inviterede brugere, der kan få vist denne kalender     Hvis du klikker på denne indstilling, åbnes en e-mail om deling i Outlook, når kalenderen er udgivet på Office Online. Du kan sende e-mailen om deling til hver person, du vil give adgang til din kalender. Meddelelsen om deling omfatter automatisk et link til kalenderen, og du kan skrive en meddelelse, hvis du ønsker det.
    • Alle kan få vist og søge i denne kalender på Office Online     Hvis du klikker på denne indstilling, kan alle, der kender linket til din kalender, få den vist. Det er ikke nødvendigt med en Windows Live-id-konto for at logge på eller tilmelde sig en tjeneste. Desuden kan Office Online-brugere finde denne kalender, når de søger efter kalendere.
  2. Hvis du udgiver en kalender, som alle kan få vist og søge efter, skal du skrive en beskrivelse af kalenderen i boksenBeskrivelse. Disse oplysninger hjælper andre Office Online-brugere med at finde din kalender.

Som standard opdateres denne kalender regelmæssigt. Ændringer af kalenderen udgives på Office Online under næste manuelle eller automatiske Send/modtag. Som standard er der et 30-minutters interval mellem hver afsendelse/modtagelse for hver Send/modtag-gruppe. Hvis du ændrer intervallet for automatisk afsendelse/modtagelse til mindre end 20 minutter, sendes kalenderopdateringer til Office Online med et mindste interval på 20 minutter.

Hvis du vil sende denne kalender og derefter aldrig sende opdateringer, skal du klikke på Avanceret og derefter klikke på Enkelt overførsel: Opdateringer bliver ikke overført.

  1. Klik på OK.

Når du har delt en kalender, ændres kalenderikonet i navigationsruden som vist nedenfor.

Delt kalender

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Udgive en kalender på en WebDAV-server

Udgivelse på en WebDAV-server er nyttigt, hvis du vil dele kalendere og tilgængelige oplysninger med andre, men ikke bruger et program som f.eks. Exchange.

WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) er en udvidelse af HTTP (HTTP (Hypertext Transfer Protocol): En protokol, der bruges, når du får adgang til websider via internettet. I Outlook bruges HTTP som e-mail-protokol.), der giver dig mulighed for at oprette og ændre dokumenter på en webserver. Den server, du udgiver kalenderen på, skal understøtte WebDAV-protokollen. Ikke alle webservere understøtter WebDAV. Selvom du kan bruge FTP (File Transfer Protocol) (FTP: En kommunikationsprotokol, der gør det muligt for brugere at overføre filer mellem fjernnetværk. Protokollen giver også mulighed for brug af FTP-kommandoer, f.eks. visning af filer og mapper på lister, og for at arbejde på fjerne placeringer.) eller gemme direkte på en UNC-sti (Universal Naming Convention) (universal naming convention (UNC): En navngivningskonvention for filer, der giver mulighed for maskinuafhængig søgning efter en fil. I stedet for angivelse af et drevbogstav, bruges syntaksen \\server\share\sti\filnavn.) som f.eks. \\server\teamdokumenter, betyder det ikke, at WebDAV er tilgængeligt. Serveradministratoren eller internetudbyderen (ISP: En udbyder af adgang til internettet og tjenester såsom elektronisk post, chatgrupper og brugen af World Wide Web. Visse udbydere er multinationale og tilbyder adgang mange forskellige steder, mens andre er lokale.) kan sige dig, om WebDAV understøttes på den server, du vil bruge.

  1. Højreklik på den kalender, du vil dele, i navigationsruden i Kalender.
  2. Peg på Udgiv på internettet i genvejsmenuen, og klik derefter på Udgiv til WebDAV-server.
  3. Skriv placeringen af WebDAV-serveren og -mappen i boksen Placering.
  4. Vælg det antal dage, du vil dele kalenderen, ved siden af Tidsperiode.
  5. Klik på pilen ved siden af Detalje, og vælg mængden af detaljer, der skal deles. Du kan også markere afkrydsningsfeltet Vis kun tid i arbejdstiden for at begrænse delte detaljer for dine arbejdstider, der er angivet i Outlook.

Detaljer i kalender

Som standard opdateres denne kalender regelmæssigt. Ændringer af kalenderen udgives på WebDAV-serveren under næste manuelle eller automatiske Send/modtag. Som standard er der et 30-minutters interval mellem hver afsendelse/modtagelse for hver Send/modtag-gruppe. Hvis du ændrer intervallet for automatisk afsendelse/modtagelse til mindre end 20 minutter, sendes kalenderopdateringer til WebDAV-serveren med et mindste interval på 20 minutter.

Hvis du vil sende denne kalender og derefter aldrig sende opdateringer, skal du klikke på Avanceret og derefter klikke på Enkelt overførsel: Opdateringer bliver ikke overført.

  1. Klik på OK.

Når du har delt en kalender, ændres kalenderikonet i navigationsruden som vist nedenfor.

Delt kalender

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Gemme en kalender som en webside

Du kan gemme en kalender som en webside og derefter dele den med andre. Du kan f.eks. indsætte en kalender med vigtige projektdatoer som en side på virksomhedens intranet eller indsætte fodboldholdets spilleplan som en side på dit personlige websted. Derefter kan du let henvise andre til kalenderen ved at distribuere URL-adressen. Og hvis din internetudbyder (ISP: En udbyder af adgang til internettet og tjenester såsom elektronisk post, chatgrupper og brugen af World Wide Web. Visse udbydere er multinationale og tilbyder adgang mange forskellige steder, mens andre er lokale.) leverer et websted eller et sted, hvor du kan dele filer offentligt, kan du dele kalenderen som en webside.

 Tip!    En bedre løsning er at bruge Microsoft Office Online-tjenesten til kalenderudgivelse. Du kan gemme og udgive kalendere direkte fra Outlook, og opdateringer styres automatisk.

Når du gemmer en kalender som en webside, kan du angive start- og slutdatoerne for kalenderen, og om der skal medtages aftaledetaljer, der er angivet i aftalens tekstafsnit. Du kan også tilføje en baggrund.

  1. Vælg en kalender i Kalender for at gøre den til den aktive kalender i visningen.
  2. Klik på Gem som webside i menuen Filer.
  3. Angiv en dato i boksene Startdato og Slutdato under Varighed. Klik på pil ned for at få vist en kalender.

Standard er den aktuelle og følgende måned.

  1. Under Indstillinger kan du vælge at medtage detaljer om dine aftaler og eventuelt vælge en baggrundsgrafik til websiden, som du opretter.
  2. Skriv navnet, der skal vises som websidens titel, i tekstboksen Kalendertitel under Gem som.
  3. Gå til placeringen, hvor websiden skal gemmes, og skriv et filnavn i Filnavn.
  4. Som standard åbnes websiden i din webbrowser, når du har klikket på Gem. Hvis du ikke ønsker at se websiden, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Åbn den gemte webside i browseren.
  5. Klik på Gem.

 Bemærk!   I nogle webbrowsere, f.eks. Windows Internet Explorer, vises siden måske ikke, som den burde, fordi det aktive indhold er blokeret. Hvis du kan se et oplysningspanel foroven, skal du klikke på teksten, klikke på Tillad blokeret indhold, og derefter klikke på Ja.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Sende din kalender via e-mail

  1. Klik på Send en kalender via e-mail i navigationsruden i Kalender.

 Bemærk!   Hvis du bruger navigationsruden i visningen Minimeret, skal du i navigationsruden klikke på knappen KalenderKnapflade, klikke på Navigationsrude, højreklikke på den kalender, som du vil dele, og derefter klikke på Send via e-mail.

  1. Angiv navnet på den person, du vil sende abonnementsoplysninger til, i boksen Til.
  2. Vælg kalenderen, der skal sendes, på listen Kalender. Som standard vælges din standardkalender. Det er den Outlook-kalender, der bruges til at vise oplysninger om ledig/optaget for andre, og hvor mødeindkaldelser accepteres.
  3. Vælg området af kalenderdatoer, der skal med i e-mailen, på listen Datoområde, eller klik på Angiv datoer for at angive et brugerdefineret datoområde.

 Tip!    Hvis du vælger et stort datoområde eller vælger Hele kalenderen, opretter du måske en stor e-mail.

  1. Vælg mængden af detaljer, der skal vises for modtagerne, på listen Detalje. Som standard er indstillingen Kun tidsplaner valgt.

 Bemærk!   Ingen af indstillingerne omfatter de emner, der er markeret som private, medmindre du ændrer indstillingen for beskyttelse af personlige oplysninger under Avanceret.

  1. Du kan vælge at begrænse de oplysninger, der medtages i e-mailen, til dine arbejdstider ved at markere afkrydsningsfeltet Vis kun tid i arbejdstiden. Hvis du vil ændre dine arbejdstider, skal du klikke på Angiv arbejdstimer.
  2. Du kan også klikke på Vis for at se indstillinger under Avanceret.
    • Medtag detaljer om emner, der er markeret som private     Denne indstilling kræver, at Detalje er angivet til Begrænsede detaljer eller Detaljerede oplysninger. Tilstedeværelsen af private emner noteres, men der deles ikke yderligere oplysninger.
    • Medtag vedhæftede filer i kalenderemner     Denne indstilling kræver, at Detalje er angivet til Detaljerede oplysninger. Alle filer, der er vedhæftet kalenderemner, f.eks. regneark, medtages.

 Bemærk!   Dette kan øge størrelsen af e-mailen væsentligt.

  • E-mail-layout     Du kan medtage en Daglig tidsplan eller en Liste over begivenheder.
  1. Du har mulighed for at anmode om tilladelse til at se modtagerens standardkalender. Det gør du ved at markere afkrydsningsfeltet Anmod om tilladelse til at få vist modtagerens kalender.

 Bemærk!   Med denne indstilling anmodes kun om adgang til modtagerens standardkalender. Hvis du vil anmode om adgang til en anden kalender, som modtageren har oprettet, f.eks. en personlig kalender, skal du sende en e-mail, hvor du beder om tilladelse til den bestemte kalender.

  1. Klik på Send.
  2. Gennemse dialogboksen til bekræftelse, og klik på OK, hvis den er korrekt.

Hvis kalenderen ikke indeholder emner, vises en dialogboks, hvor du har mulighed for at annullere afsendelsen af e-mailen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Automatisk besvare e-mails, når du ikke er til stede

Når du ikke er ved computeren og ikke tjekker e-mails, kan du konfigurere Office Outlook 2007 til at sende et automatisk svar til nogle eller alle de personer, der sender dig e-mails. Du skal vide, hvilken type e-mail-konto (e-mail-konto: Det servernavn, det brugernavn, den adgangskode og den e-mail-adresse, der bruges i Outlook til at oprette forbindelse til en e-mail-tjeneste. Du kan oprette e-mail-kontoen i Outlook ved hjælp af oplysninger fra administratoren eller internetudbyderen.) du bruger, for at bestemme, hvilken funktionalitet der er tilgængelig til oprettelse af automatiske svar.

Hvilken type e-mail-konto bruger du?

Hvis du kender den type e-mail-server, du er forbundet til, kan du gå til et af følgende afsnit for at få instruktioner i, hvordan du konfigurerer et automatisk svar:

Hvis du skal identificere den type konto, som du bruger, skal du fortsætte med at læse dette afsnit.

En let måde til at se, om du bruger en Exchange-konto, er at undersøge, om kommandoen Ikke til stede-assistent findes i menuen Funktioner. Sørg for at klikke på udvidelsessymbolet Knapflade i bunden af menuen, så alle kommandoerne i menuen Funktioner vises.

Hvis kommandoen Ikke til stede-assistent findes i menuen Funktioner, og du kan se følgende dialogboks, når du klikker på den, har du en konto på Exchange 2007. Hvis dette er tilfældet, skal du gå videre til afsnittetAutomatiske svar for Exchange 2007-konti.

Dialogboksen Ikke til stede-assistent

Hvis kommandoen Ikke til stede-assistent findes i menuen Funktioner, og du kan se følgende dialogboks, når du klikker på kommandoen, så har du en konto på Exchange 2003 eller ældre. Hvis dette er tilfældet, skal du gå videre til afsnittet Automatiske svar for Exchange 2000- og Exchange 2003-konti.

Dialogboksen Ikke til stede-assistent

Hvis kommandoen Ikke til stede-assistent ikke findes i menuen Funktioner, har du sandsynligvis ikke nogen Exchange-konto. Men du kan efterligne det meste af funktionsmåden i Ikke til stede-assistent ved at bruge regler. Det kan du se i afsnittet Automatiske svar for POP3- og IMAP-konti.

VisEn anden måde til at identificere den type e-mail-konto, du bruger

Du kan åbne dialogboksen Kontoindstillinger i Outlook for at se, hvilke typer af e-mail-konti du har i din Outlook-profil.

  1. Klik på Kontoindstillinger i menuen Funktioner.
  2. I kolonnen Typeunder fanen E-mail vises kontotypen for hver e-mail-adresse.

Fanen E-mail med kontoindstillinger

Nogle funktioner kan kræve specifikke versioner af Exchange. Outlook overalt kræver f.eks. Exchange 2003 eller Exchange 2007.

Hvis du vil identificere den version af Exchange, du opretter forbindelse til, skal du se Bestemme den version af Microsoft Exchange, som min konto opretter forbindelse til.

Automatiske svar fra Exchange 2007-konti

Denne funktion kræver, at du bruger en Microsoft Exchange Server 2007-konto. De fleste private og personlige konti bruger ikke Microsoft Exchange. Klik på linkene under Se også for at få yderligere oplysninger om Microsoft Exchange-konti, og hvordan du finder ud af, hvilken version af Exchange din konto er knyttet til.

Når du bruger Outlook med en Exchange 2007-konto, får du adgang til ny Ikke til stede-assistent-funktionalitet og en forbedret brugergrænseflade. De nye funktioner omfatter:

  • Rtf-formatering     Brug skrifttyper, farver og formatering i dine svar.
  • Mulighed for at sende automatiske svar til personer uden for organisationen     Automatiske Ikke til stede-svar kan tilpasses for modtagere både inden for og uden for organisationen. Du har måske brug for en mere generel meddelelse, der sendes ud af firmaet – det kan være en meddelelse, der ikke viser alternative kontaktnavne, telefonnumre eller e-mail-adresser.
  • Mulighed for at planlægge automatiske Ikke til stede-svar på forhånd med et starttidspunkt og et sluttidspunkt     Du behøver aldrig igen at glemme at aktivere (eller deaktivere) den automatiske funktion til Ikke til stede-svar. Planlæg datoer og klokkeslæt, hvor automatiske svar skal sendes.
  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.

Kommandoen Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner

  1. Klik på Send ikke til stede-autosvar.
  2. Skriv det svar, du vil sende, når du ikke er til stede, under fanen I min organisation.

Du kan bruge kontrolelementerne til at ændre skrifttypen, skriftstørrelsen og anden tekstformatering.

Du kan også sende automatiske svar til personer uden for organisationen. Du kan vælge, om du vil sende et automatisk svar til hver person, der sender en e-mail eller kun til personer, der står blandt dine kontaktpersoner.

 Bemærk!   Kontaktpersonen skal være i Exchange-mappen Kontaktpersoner. Hvis kontaktpersonen kun findes i en mappe, der er en del af en .pst-fil, sendes det automatiske svar ikke.

  1. Skriv det svar, du vil sende, når du ikke er til stede, under fanen Uden for min organisation.

Du kan bruge kontrolelementerne til at ændre skrifttypen, skriftstørrelsen og anden tekstformatering.

  1. Marker afkrydsningsfeltet Send autosvar til personer uden for organisationen.
  2. Klik på Kun mine kontaktpersoner eller Alle uden for organisationen for at angive de personer, automatiske svar skal sendes til.

Når afkrydsningsfeltet Send autosvar til personer uden for organisationen er markeret, vises (slået til) ved siden af fanenavnet under fanen Uden for min organisation.

Automatiske svar for Exchange 2000- og Exchange 2003-konti

Denne funktion kræver, at du bruger en Exchange 2000- eller Exchange 2003-konto. De fleste private og personlige konti bruger ikke Microsoft Exchange. Klik på linkene under Se også for at få yderligere oplysninger om Microsoft Exchange-konti, og hvordan du finder ud af, hvilken version af Exchange din konto er knyttet til.

  1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.
  2. Klik på Jeg er ikke til stede i øjeblikket.
  3. Skriv den meddelelse, du vil sende til andre personer, når du ikke er til stede, i boksen Automatisk svar med følgende tekst kun én gang til hver afsender.
  4. Hvis du ønsker det, kan du oprette regler til at administrere indgående post.
    1. Klik på Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner.

Kommandoen Ikke til stede-assistent i menuen Funktioner

 Bemærk!   Kommandoen Ikke til stede-assistent vises ikke, medmindre du bruger en Exchange-e-mail-konto.

  1. Klik på Tilføj regel.
  2. Angiv betingelserne, der skal opfyldes for at handlingen, der er knyttet til reglen, finder sted under Når du modtager en meddelelse, der overholder følgende betingelser.
  3. Hvis du vil angive flere betingelser, skal du klikke på Avanceret, vælge de ønskede indstillinger og derefter klikke på OK.
  4. Hvis du vil angive, at denne regel skal anvendes sidst, skal du markere afkrydsningsfeltet Stop behandlingen af efterfølgende regler.
  5. Vælg de ønskede indstillinger under Udfør disse handlinger. Du kan vælge mere end én indstilling.

 Bemærk!   Hvis du angiver, at en meddelelse skal slettes, berøres meddelelsen ikke af regler, der følger efter slettereglen på listen over regler i dialogboksen Ikke til stede-assistent.

Automatiske svar for POP3- og IMAP-konti

Hvis din profil ikke er knyttet til en Exchange-konto, kan du kombinere en Outlook-e-mail-skabelon med Outlook-regler og dermed reproducere funktionaliteten i Ikke til stede-assistenten. Med denne kombination kan du bruge din POP3- eller IMAP-e-mail-konto til at sende automatiske svar på indgående meddelelser.

 Vigtigt!   Du skal lade computeren være tændt, og Outlook skal køre, hvis de automatiske svar skal kunne sendes.

  1. Peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Postmeddelelse.
  2. Klik på Almindelig tekst i gruppen Formater under fanen Indstillinger.
  3. Skriv den meddelelse, du vil sende som automatisk svar, i brødteksten.
  4. Klik på Microsoft Office-knappenKnapflade i meddelelsesvinduet, og klik derefter på Gem som.
  5. Klik på Outlook-skabelon (*.oft) på listen Filtype i dialogboksen Gem som.
  6. Skriv et navn til meddelelsesskabelonen i feltet Filnavn, og klik derefter på Gem.
  7. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.
  8. Klik på Ny regel i dialogboksen Regler og beskeder.
  9. Klik på Undersøg meddelelser, når de ankommer under Start fra en tom regel, og klik derefter på Næste.
  10. Marker afkrydsningsfeltet Sendt kun til mig, og vælg eventuelt andre kriterier under Hvilke betingelser skal kontrolleres?, og klik derefter på Næste.
  11. Når du får vist en dialogboks om, at denne regel anvendes på alle meddelelser, du modtager, skal du klikke på Ja.
  12. Marker afkrydsningsfeltet Svar ved hjælp af en bestemt skabelon under Hvad skal der ske med meddelelsen?.
  13. Under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen (klik på en understreget værdi) skal du klikke på en bestemt skabelon.
  14. Klik på Brugerskabeloner i filsystemet i boksen Søg i i dialogboksen Marker en svarskabelon.
  15. Marker den skabelon, som du oprettede ovenfor, og klik derefter på Åbn.
  16. Klik på Næste.
  17. Du kan eventuelt markere afkrydsningsfelterne ud for undtagelser, som skal gælde for autosvarreglen.
  18. Klik på Næste.
  19. Under Trin 1: Angiv et navn for denne regel skal du skrive et navn for autosvarreglen og derefter klikke på Udfør.

Reglen Svar ved hjælp af en bestemt skabelon i guiden Regler sender kun det automatiske svar til hver afsender i løbet af en enkelt session. Denne regel forhindrer, at Outlook kan sende gentagne svar til en enkelt afsender, du har fået flere beskeder fra. I løbet af en session opretter Outlook en liste over brugere, Outlook har svaret. Hvis du afslutter og genstarter Outlook, nulstilles listen over afsendere, der har modtaget automatisk svar.

 Vigtigt!   Hvis guiden Regler skal sende et svar automatisk, skal Outlook køre og være konfigureret til regelmæssigt at undersøge for nye meddelelser.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Outlook 2007