Brug af Oprydning af samtale til at fjerne overflødige meddelelser

Du kan reducere antallet af meddelelser i dine e-mail-mapper med den nye funktion Oprydning af samtale i Microsoft Outlook 2010. Overflødige meddelelser i en samtale flyttes til mappen Slettet post.

Hvad er en samtale?

Du kender muligvis en samtale som en e-mail-tråd. En samtale er den fulde kæde af e-mails fra den første meddelelse til alle svarene. Meddelelserne i en samtale har alle det samme emne.

Når du f.eks. sender en meddelelse til en person og vedkommende svarer, resulterer det i en samtale. I mange samtaler kan der være mange svar frem og tilbage, eller det kan være flere personer, der alle svarer på dele af samtalen.

Hvad gør Oprydning af samtale?

I funktionen Oprydning af samtale vurderes indholdet i hver enkelt meddelelse i samtalen. Hvis en meddelelse er medtaget i sin helhed i et af svarene, slettes den forrige meddelelse. Se følgende eksempel.

Jørgen sender en meddelelse til Malene og Anders. Malene sender svar til både Jørgen og Anders, og i brødteksten i hendes Outlook-meddelelse findes hele Jørgens oprindelige meddelelse. Nu ser Anders Malenes meddelelse og sender svar til Jørgen og Malene. Anders' svar indeholder alle de forrige meddelelser i samtalen. Funktionen Oprydning af samtale sletter alle meddelelserne, undtagen den sidste fra Anders, fordi der i hans meddelelse findes en kopi af alle de forrige meddelelser.

Funktionen Oprydning af samtale er mest effektiv i forbindelse med samtaler med mange svar frem og tilbage især med mange modtagere.

Fjerne overflødige meddelelser

  1. Klik på Ryd op i gruppen Slet under fanen Startside.

Kommandoen Ryd op på båndet

  1. Klik på en af følgende:
  • Ryd op i samtale    Den aktuelle samtale gennemses, og overflødige meddelelser slettes.
  • Ryd op i mappe    Alle samtaler i den markerede mappe gennemses, og overflødige meddelelser slettes.
  • Ryd op i mappe og i undermapper    Alle samtaler i den markerede mappe og dens undermapper gennemses, og overflødige meddelelser slettes.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Redigere indstillingerne for Oprydning i samtale

Du kan angive, hvilke meddelelser der ikke skal slettes under en oprydning, og hvor meddelelserne skal placeres, når de slettes.

  1. Klik på fanen Filer.
  2. Klik på Indstillinger.
  3. Klik på Post.
  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder under Oprydning i samtale:
  • Hvis du vil ændre den placering, de slettede elementer flyttes til, skal du klikke på Gennemse i Elementer, der er ryddet op, flyttes til denne mappe, og derefter vælge en mappe i Outlook. Meddelelser flyttes som standard til mappen Slettet post. Hvis du har flere e-mail-konti i Outlook-profilen, har hver konto sin egen mappe af typen Slettet post. Meddelelser flyttes til den mappe af typen Slettet post, der svarer til e-mail-kontoen.
  • Hvis du vil kopiere mappestrukturen for de elementer, som slettes af funktionen Ryd op (når du bruger kommandoen Ryd op i mapper og undermapper), skal du markere Når der ryddes op i undermapper, skal du genoprette mappehierarkiet i destinationsmappen.
  • Hvis du vil bevare de meddelelser, du ikke har læst endnu, skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Flyt ikke ulæste meddelelser. Det anbefales, at du ikke markerer denne indstilling. De resterende meddelelser i samtalen vil indeholde de meddelelser, der slettes, inklusive dem, du ikke har læst endnu.
  • Hvis du vil bevare de meddelelser, der er kategoriserede, skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Flyt ikke kategoriserede meddelelser. Det anbefales, at du markerer denne indstilling. Kategorier gælder for bestemte meddelelser, og hvis du sletter en kategoriseret meddelelse, medfører det, at du mister den kategoriserede meddelelse.
  • Hvis du vil bevare de meddelelser, der er markeret med flag, skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Flyt ikke meddelelser, der er markeret med flag. Det anbefales, at du markerer denne indstilling. Flag gælder for bestemte meddelelser, og hvis du sletter en markeret meddelelse, medfører det, at du mister den markerede meddelelse.
  • Hvis du vil bevare de meddelelser, der er signeret digitalt, skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Flyt ikke meddelelser, der er signeret digitalt. Det anbefales, at du markerer denne indstilling.
  • Hvis du vil bevare den oprindelige meddelelse, hvis der er nogen, der ændrer meddelelsen, når den medtages i svar, skal du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Når et svar ændrer en meddelelse, skal du ikke flytte den oprindelige meddelelse. Det anbefales, at du markerer denne indstilling. Det sikrer, at du har en intakt registrering af alt indhold i samtalen i det tilfælde, at der er nogen, der ændrer en meddelelse i et svar.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Outlook 2010