Hvad betyder indstillingerne for Autoarkiver?

Autoarkiver er med til at administrere pladsen i din postkasse eller på den e-mail-server, du benytter, da funktionen automatisk arkiverer elementer. Afhængigt af de valgte indstillinger udføres en eller begge af følgende handlinger i forbindelse med Autoarkiver:

  • Elementer flyttes fra det sted, de oprindeligt var placeret, til en arkivmappe.

VisHvor flyttes elementerne hen?

Arkivfilen er en type Outlook-datafil (.pst). Første gang Autoarkiver kører, oprettes der automatisk en arkivfil. Placeringen af filen afhænger af det operativsystem, der kører på computeren:

  • Windows 7     C:\Users\Brugernavn\Documents\Outlook Files\archive.pst
  • Windows Vista     C:\Users\Brugernavn\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
  • Windows XP     C:\Documents and Settings\Brugernavn\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst 

VisJeg kan ikke finde de mapper, der er angivet i denne artikel

Nogle af mapperne er muligvis skjulte mapper. Hvis du vil se skjulte mapper i Windows, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  • Klik på knappen Start, og klik derefter på Kontrolpanel.
  • Klik på Mappeindstillinger.

Skriv Mappeindstillinger i søgefeltet øverst i vinduet for at finde Mappeindstillinger. Skriv Mappeindstillinger i feltet Adresse i Kontrolpanel for Windows XP.

  • Markér Vis skjulte filer, mapper og drev under Skjulte filer og mapper under Filer og mapper på listen Avancerede indstillinger under fanen Vis.

  • De elementer, som har overskredet forældelsesfristen, slettes permanent.

 Bemærk!   Hvis du vælger at slette elementer, arkiveres de ikke. Hvis du vælger at arkivere elementer, kan de ikke slettes via en automatisk arkivering. Når elementer er blevet arkiveret, kan de kun slettes manuelt.

Du kan få flere oplysninger om funktionen Autoarkiver under Bruge Autoarkiver til at sikkerhedskopiere eller slette elementer.

Outlook-elementers forældelsesfrist

Alle de Outlook-elementer, der har overskredet forældelsesfristen, medtages i den næste automatiske arkivering, medmindre det er angivet, at elementet ikke skal medtages. Forældelsesfristen for de enkelte Outlook-mapper er som standard:

Mappe Forældelsesfrist
Indbakke og Kladder 6 måneder
Sendt post og Slettet post 2 måneder
Udbakke 3 måneder
Kalender 6 måneder
Opgaver 6 måneder
Noter 6 måneder
Journal 6 måneder

 Bemærk!   De mapper, du opretter, som indeholder den samme type elementer som Indbakke, Kalender, Opgaver, Noter eller Journal, har samme standardforældelsesfrist på seks måneder. Det kan f.eks. være en postmappe, du opretter til statusrapporter, som du modtager fra en kollega, eller en mappe med kontaktpersoner, som du opretter til personlige kontaktpersoner.

Fastslå alderen på et element

Elementtype Når nedtællingen til aldersgrænsen begynder
E-mail Den seneste, enten dato/klokkeslæt for modtagelse, eller sidste gang du ændrede og gemte meddelelsen.
Kalendermøde, begivenhed eller aftale Den seneste, enten datoen, hvor du sidste gang ændrede eller gemte elementet. Tilbagevendende elementer autoarkiveres ikke.
Opgave Færdiggørelsesdatoen eller den dato, hvor opgaven sidst blev ændret og gemt. Opgaver, der ikke er markeret som fuldført, autoarkiveres ikke. Opgaver, der er tildelt andre, arkiveres kun, hvis de er markeret som fuldført.
Noter Sidste gang du ændrede og gemte noten.
Journaloptegnelse Datoen, hvor journaloptegnelsen blev oprettet, eller sidste gang du ændrede og gemte den.
Kontaktperson Kontaktpersoner arkiveres som standard ikke, men du kan arkivere dem manuelt.

Indstillinger for Autoarkiver

Se beskrivelsen i det følgende vedrørende indstillinger, der kan vælges ved tilpasningen af Autoarkiver.

Dialogboksen med indstillinger for Autoarkiver

Autoarkiver for hver n dage    Vælg, hvor ofte Autoarkiver skal køre. Hvis flere elementer arkiveres på samme tid, kan det påvirke computerens ydeevne. Det er derfor bedre at bruge Autoarkiver hyppigt for at reducere antallet af elementer, der skal behandles.

Du kan slå funktionen Autoarkiver fra ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Autoarkiver for hver n dage.

Spørg før autoarkivering    Vælg, om der skal vises en påmindelse, inden Outlook-elementerne arkiveres med Autoarkiver. Når svaret vises, kan du klikke på Nej på påmindelsen for at annullere den pågældende autoarkiveringssession.

Slet udløbne elementer (kun e-mail-mapper)    Denne indstilling er som standard slået fra. Markér dette afkrydsningsfelt for at slette meddelelser, når forældelsesfristen er overskredet.

Arkivér eller slet gamle elementer    Vælg denne indstilling, hvis du vil angive eller ændre de efterfølgende indstillinger. Hvis du fjerner markeringen i dette afkrydsningsfelt, køres autoarkiveringen med standardindstillingerne.

Vis arkivmappe i mappelisten    Markér dette afkrydsningsfelt for at få vist mappen Arkiv sammen med dine andre arbejdsmapper i navigationsruden. Du kan dog stadig åbne arkivmappen, selvom du ikke angiver denne indstilling.   Klik på fanen Filer, og klik derefter på Åbn Outlook-datafil under fanen Åbn.

Fjern elementer, der er ældre end    Angiv, hvor gamle elementerne skal være på arkiveringstidspunktet i dage, uger eller måneder. Du kan konfigurere en periode på en dag op til maksimalt 60 måneder.

Flyt gamle elementer til    Markér dette afkrydsningsfelt for at arkivere gamle elementer i stedet for at slette dem automatisk. Standardmappen vises i feltet. Du kan bruge en anden mappe ved at angive en mappeplacering i feltet eller klikke på Gennemse. Hvis du markerer denne indstilling, fjernes markeringen i afkrydsningsfeltet Slet elementer permanent.

Slet elementer permanent    Denne indstilling sletter alle forældede elementer. De flyttes ikke, og der arkiveres ingen kopi. Hvis du vælger denne indstilling, fjernes markeringen i afkrydsningsfeltet Flyt gamle elementer til.

Anvend disse indstillinger på alle mapper nu    Med denne indstilling anvendes indstillingerne for Autoarkiver, herunder dine ændringer, på alle dine mapper. Hvis du vil vælge entydige indstillinger for en eller flere mapper, skal du ikke vælge denne indstilling. Du skal i stedet højreklikke på mappen, klikke på Egenskaber og derefter gå til fanen Autoarkiver for at ændre indstillinger for hver mappe, som du vil ændre.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Outlook 2010