Om at håndtere meddelelser med regler

Regler (regel: En eller flere handlinger, der udføres automatisk på e-mails og mødeindkaldelser, som overholder visse betingelser, samt eventuelle undtagelser til betingelserne. Regler kaldes også for filtre.) gør det lettere at administrere e-mails ved at udføre handlinger på meddelelser, som stemmer overens med et bestemt sæt betingelser. Når du har oprettet en regel, anvender Microsoft Outlook reglen, når du modtager en meddelelse i din Indbakke, eller når du sender en meddelelse. Du kan f.eks. automatisk:

  • Videresende alle meddelelser fra Jane Larsen til chefen, når du modtager dem i Indbakke.
  • Tildele kategorien Salg til alle meddelelser, du sender, som indeholder ordet "salg" i boksen Emne.
  • Markere hver mødeindkaldelse eller mødeopdatering, du modtager fra din overordnede.

Regler kan inddeles i to hovedkategorier: meddelelsesregler og organisationsregler. Meddelelsesregler giver dig en eller anden form for besked, når du modtager en bestemt meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, som automatisk sender en e-mail til din mobiltelefon, når du modtager en meddelelse fra et familiemedlem. Organisationsregler udfører en eller flere handlinger på en meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, som flytter bestemte meddelelser til en mappe eller markerer dem, så der bliver fulgt op på dem en bestemt dag.

Du kan også køre en eller flere af dine regler manuelt. Når du gør det, kan du vælge, hvilke af dem du vil anvende på meddelelser allerede i Indbakke eller i en anden mappe.

Du kan føje undtagelser til dine regler, som kan bruges i særlige tilfælde, f.eks. når en meddelelse er markeret til opfølgning eller har prioriteten Høj. En regel anvendes ikke på en meddelelse, hvis en af de undtagelser, du har angivet, gør sig gældende.

VisServerbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter

Hvis du har en e-mail-konto (e-mail-konto: Det servernavn, det brugernavn, den adgangskode og den e-mail-adresse, der bruges i Outlook til at oprette forbindelse til en e-mail-tjeneste. Du kan oprette e-mail-kontoen i Outlook ved hjælp af oplysninger fra administratoren eller internetudbyderen.) på en Microsoft Exchange-server, kan serveren anvende regler på dine meddelelser, også selvom Outlook ikke kører. Disse regler kaldes serverbaserede regler. Reglerne skal indstilles, så de kan anvendes på meddelelser, når du modtager dem i Indbakke på serveren, og reglerne skal desuden kunne køres til ende på serveren. En regel kan f.eks. ikke anvendes på serveren, hvis en handling angiver, at en meddelelse skal udskrives. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook.

En regel, som ikke kan anvendes på serveren, har ordene "kun klientprogram" sidst i navnet. Regler af denne type anvendes efter alle andre regler. Hvis din liste over regler både indeholder regler, som kan køres på serveren, og regler, som ikke kan, anvendes de serverbaserede regler først og derefter de regler, der kun er beregnet til klientprogrammet.

VisKvitteringer for modtagelse, responser og ikke til stede-meddelelser

Kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, responser og ikke til stede-meddelelser behandles som meddelelser. Hvis du f.eks. opretter en regel, som flytter emner (element: Det grundelement, der indeholder oplysninger i Outlook (svarer til en fil i andre programmer). Elementer er bl.a. e-mails, aftaler, kontaktpersoner, opgaver, journaloptegnelser, notater, sendt post og dokumenter.) med ordet "møde" i boksen Emne, flyttes alle kvitteringer for modtagelse, responser og ikke til stede-meddelelser, som opfylder denne betingelse.

 Bemærk!   Hvis responser flyttes og placeres uden for Indbakke, følges der ikke automatisk op på disse responser i den oprindelige meddelelse.

VisMødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter behandles som meddelelser. Hvis du f.eks. opretter en regel, som flytter emner (element: Det grundelement, der indeholder oplysninger i Outlook (svarer til en fil i andre programmer). Elementer er bl.a. e-mails, aftaler, kontaktpersoner, opgaver, journaloptegnelser, notater, sendt post og dokumenter.) med ordet "møde" i boksen Emne, flyttes de opgaveanmodninger eller mødeindkaldelser, der opfylder betingelsen. Du skal dog have følgende begrænsninger i tankerne, når du opretter regler, som påvirker disse typer af emner:

  • Et emne, der flyttes til en mappe, som ikke er beregnet til post, virker ikke altid efter hensigten. Der oprettes f.eks. ikke en ny aftale, hvis en meddelelse flyttes til mappen Kalender.
  • Hvis en regel flytter et møde eller en opgavebesvarelse til mappen Slettet post, opdateres registreringen ikke i det oprindelige emne.
  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til kalenderen .
  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.
 
 
Gælder for:
Outlook 2003