Åbne, redigere og opdatere filer fra et SharePoint-sted

Du kan oprette forbindelse til et bibliotek på et SharePoint-sted ved at bruge Microsoft Office Outlook 2007 og gennemse, redigere og endog søge efter filerne. Når du har oprettet forbindelse på SharePoint-biblioteket til Outlook, kan du arbejde med filerne på din harddisk, selv når du ikke er på kontoret.

 Bemærk!   De funktioner, der beskrives i denne artikel, fungerer med SharePoint-websteder, der kører Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007. Hvis du ikke er sikker på, hvilke versioner af Microsoft SharePoint Products and Technologies der kører på serveren, skal du spørge serveradministratoren.

Denne artikel indeholder


Oversigt

Hvis du ofte bruger Outlook til administration af dine oplysninger, foretrækker du muligvis at arbejde med filer fra SharePoint-biblioteket direkte i Office Outlook 2007 i stedet for i en webbrowser. Du kan f.eks. have besvaret en e-mail og har nu behov for at henvise til nogle retningslinjer på dit SharePoint-sted. Hvis der er oprettet forbindelse fra SharePoint-biblioteket til Outlook, kan du søge efter filen og få den vist, nøjagtig som en e-mail, uden at forlade Outlook.

Dokumenter fra SharePoint-biblioteket i Outlook

Billedtekst 1 Du kan arrange og sortere visningen af et SharePoint-bibliotek på forskellige måder i Outlook 2007.
Billedtekst 2 Der vises en rød pil, når du arbejder offline med en fil. Du kan klikke på den for at få yderligere oplysninger om filens status, f.eks. hvornår den blev ændret.

En anden fordel ved redigering af dine filer fra Outlook er, at filerne gemmes på harddisken, mens du arbejder med dem, hvilket normalt er hurtigere end at arbejde på en server.

At arbejder med filer i Outlook

Det fungerer bedst, når du arbejder med filer fra dit SharePoint-sted i Outlook, ved gennemsyn og redigering af filer, at du gemmer dem i et dokumentbibliotek, f.eks. dokumenter, regneark og præsentationer. Du kan også søge efter filer i andre biblioteker, f.eks. billedbiblioteker. Mere komplekse datahandlinger, f.eks. at arbejde med tilpassede lister eller opdatering af databaseprogrammer, klares bedre direkte på SharePoint-stedet. Hvis du ønsker at ændre indstillingerne eller strukturen i et bibliotek eller oprette et nyt, bør du arbejde med biblioteket direkte på SharePoint-stedet.

Du kan åbne filer fra andre programmer i Office Outlook 2007. Hvis filen er kompatibel med Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007, kan du også redigere filen og opdatere dine ændringer på serveren, når du er færdig. Eksempler på kompatible filer er Microsoft Office Excel 2007 regneark, Microsoft Office PowerPoint 2007 præsentationer og Microsoft Office Word 2007 dokumenter.

Du kan også arbejde med filerne offline, f.eks. mens du er på en flyrejse. Når du kommer tilbage til kontoret, kan du opdatere versionerne på dit SharePoint-sted.

Ændringerne til en fil opdateres ikke automatisk på serveren, mens du redigerer og gemmer filen. Det giver mulighed for at arbejde hurtigere med offlinefiler, da computeren ikke har behov for at oprette forbindelse til serveren, mens du arbejder. Når du lukker en fil, bliver du bedt om at opdatere ændringerne på serveren. Kun de ændringer, som du foretog af bestemte filer opdateres, hvilket betyder, at Outlook ikke behøver at synkronisere hele biblioteket igen med serveren.

Hvis andre foretager ændringer til en fil, før du opdaterer den på serveren, vil programmet bede dig om enten at flette de to sæt ændringer, når du opdaterer filen på serveren, eller at angive hvilken version af filen, du vil beholde. Hvis du vil forhindre andre i at foretage ændringer i en fil, kan du tjekke filen ud, før du begynder at arbejde på den.

Hvor filerne vises i Outlook

Når du opretter forbindelse fra et SharePoint-bibliotek til Office Outlook 2007, vises biblioteket i en mappe med navnet SharePoint-lister. Herfra kan du bruge de registrerings- og kommunikationsfunktioner, som du normalt anvender i Outlook, f.eks. markere en fil med flag til opfølgning, kategorisere filen og videresende filerne til kolleger. De flag og kategorier, som du anvender med Outlook, er ikke tilgængelige, når du arbejder på webstedet i en webbrowser, men de kan være med til at organisere dit arbejde i Outlook.

Når du er i Outlook, kan du nemt finde de filer, som du arbejder med ved hjælp af søgemapper, som Outlook opretter for dig i mappen SharePoint-lister. Søgemapper gemmer ikke emner, men visninger, så du hurtigt kan finde de emner, som er gemt i andre mapper.

På samme måde som du kan se meddelelserne i din Indbakke, kan du se titlerne på filerne i biblioteket, søge efter dem og åbne dem. Alle mappestrukturer i biblioteket vises også i Outlook. Filerne forøger ikke størrelsen på din Indbakke, men gemmes i stedet for i en privatmappefil (.pst) på harddisken.

Du kan også bare hente en enkelt fil eller mappe, hvis det er det, du behøver for at arbejde med den i Outlook. Hvis filen eller filerne, som du arbejder på, er i mapper, henter Outlook også mappestrukturen. Du kan dog ikke hente en filtreret visning af et bibliotek, f.eks. de filer, som blev oprettet af en bestemt afdeling.

Vise filer i Outlook

I eksempelruden i Office Outlook 2007 kan du få vist flere typer filer, som er gemt i et SharePoint-bibliotek. Yderligere oplysninger om filstatus, f.eks. hvornår filen sidst blev redigeret, vises muligvis øverst i filen.

Oplysning om fil fra SharePoint-bibiliotek, der vises i eksempelrude

 Bemærk!   Hvis du har et stort bibliotek, kan en administrator finde ud af, om brevhovedet (f.eks. titel og visse egenskaber) for en fil eller hele filen er blevet hentet. Hvis kun brevhovedet hentes som standard, kan du hente individuelle filer, når du har brug for dem.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette forbindelse fra et SharePoint-bibliotek til Outlook

  1. I et webbrowser skal du åbne biblioteket på SharePoint-stedet.

Klik på Vis alt indhold på webstedet, hvis du ikke kan finde dit bibliotek, og klik derefter på navnet på biblioteket.

  1. Klik på Opret forbindelse til Outlook i menuen Handlinger menuen Handlinger.

Menuen Handlinger i Delte dokumenter

  1. Når du bliver bedt om at bekræfte, at du vil oprette forbindelse fra biblioteket til Outlook, skal du klikke på Ja.

Biblioteket i Outlook tilføjes mappelisten i en ny mappe kaldet SharePoint-lister.

Når du klikker på det bibliotek, der blev tilføjet, vises filer på samme måde som e-mails bliver vist. Dobbeltklik på filen for at åbne den, eller højreklik på den for at se flere indstillinger.

 Bemærk! 

  • Hvis dit bibliotek indeholder mapper, og du ønsker at tilslutte alle mapperne og filerne til Outlook, skal du se bibliotekets øverste niveau, før du tilslutter dem til Outlook. Hvis du søger gennem indholdet i en mappe i biblioteket, når du opretter forbindelse, bliver kun indholdet af mappen tilsluttet.
  • Hvis du kun vil oprette forbindelse til indholdet i en mappe til Outlook, har du to muligheder. Hvis mappen, som indeholder dine filer, ikke er åben, skal du pege på mappen, klikke på den pil, der vises, og derefter klikke på Connect to Outlook. Følg disse trin for at oprette forbindelse til et bibliotek ved at klikke på Connect to Outlook på menuen Handlinger, hvis mappen, som du vil oprette forbindelse til, allerede er åben.

 Tip!    Når du har tilsluttet et bibliotek til Outlook, kan du sende en delt meddelelse til andre kolleger, der opfordrer dem til at oprette forbindelse til biblioteket. Højreklik på biblioteksnavnet i Outlook, og derefter klikke på Del biblioteksnavnet. Dette opretter en e-mail, som indeholder et hyperlink og en kommando om at oprette forbindelse til biblioteket.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hente en fil fra et SharePoint-bibliotek til Outlook

Når det drejer sig om meget store biblioteker, kan Outlook kun hente en liste over de tilgængelige filer, så du kun behøver at hente de filer, du ønsker. Eller det henter muligvis først en liste med filer, og derefter alle filer over en periode. Det giver dig mulighed for meget hurtigt at se en liste med dine filer. Din administrator kan også angive, at alle filer ikke automatisk hentes.

Hvis du ikke har hentet en fil, vises den i gruppen Kan hentes i meddelelseslisten. Du kan markere filen, der skal hentes ved den næste Send/modtag-kommando, eller du kan hente den straks, hvis du har oprette forbindelse til SharePoint-stedet.

  1. I gruppen Kan hentes skal du højreklikke på den fil, som du ønsker at hente.

 Tip!    Du kan vælge flere filer på én gang ved at holde CTRL nede, mens du klikker på filernes brevhoveder.

  1. Klik på Marker for at hente dokument(er) i genvejsmenuen.

 Bemærk!   I visningen af en fil, der endnu ikke er blevet hentet, kan du se en knap Hent dette dokument, som du kan klikke på for at hente dokumentet, hvis du har en forbindelse til serveren.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Åbne en fil fra et SharePoint-bibliotek ved hjælp af Outlook

For at åbne en fil i Office Outlook 2007 skal du først oprette forbindelse fra biblioteket til Outlook. Yderligere oplysninger finder du under Oprette forbindelse fra et SharePoint-bibliotek til Outlook i denne artikel.

Efter du har hentet filer til Outlook, kan du åbne dem, når du arbejder offline. Du kan kontrollere, om der er tilgængelige filer, ved at skifte til en visning, der arrangerer filerne ud fra deres tilgængelighed. Filer, der ikke er hentet, vises i gruppen Kan hentes. Du kan finde links til generelle oplysninger om, hvordan du arrangerer visningerne i Outlook, i sektionen Se også.

  1. I Post, i navigationsruden skal du udvide mappen SharePoint-lister og derefter vælge navnet på dit SharePoint-bibliotek.

Klik på pilen ud for Alle e-mail-emner, hvis du ikke ser mappen SharePoint-lister, og bekræft, at SharePoint-lister vælges.

  1. Dobbeltklik på filens navn for at åbne den. Hvis du bliver bedt om at bekræfte kilden til filen, skal du klikke på Åbn, hvis du tror, at det er sikkert at åbne filen.
  2. Hvis filen blev opdateret på serveren, efter den blev hentet til Outlook, kan du blive bedt om at vælge, om du vil åbne den nyeste version af filen. Klik på Ja eller Nej afhængigt af, om du vil åbne kopien på din harddisk eller kopien fra serveren.
  3. Filen åbnes i det program, hvor den blev oprettet, hvis du har dette program installeret på din computer.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Redigere en fil fra et SharePoint-bibliotek ved hjælp af Outlook

For at redigere en fil i Office Outlook 2007 er du nødt til først at oprette forbindelse fra biblioteket til Outlook. Yderligere oplysninger finder du under Oprette forbindelse fra et SharePoint-bibliotek til Outlook i denne artikel.

 Tip!    Hvis du vil forhindre nogen i at foretage ændringer i en fil, mens du arbejder på den, kan du tjekke filen ud først fra biblioteket på SharePoint-stedet. Hvis du tjekker filen ud, før du åbner den, åbnes filen i redigeringstilstand, og du kan med det samme begynde at foretage ændringer.

Efter du har hentet filer til Outlook, kan du åbne dem, når du arbejder offline. Du kan kontrollere, om der er tilgængelige filer, ved at skifte til en visning, der arrangerer filerne ud fra deres tilgængelighed. Filer, der ikke er hentet, vises i gruppen Kan hentes. Du kan finde links til generelle oplysninger om, hvordan du arrangerer visningerne i Outlook, i sektionen Se også.

  1. I Post i navigationsruden skal du udvide mappen SharePoint-lister og derefter vælge navnet på dit SharePoint-bibliotek.

Klik på pilen ud for Alle e-mail-emner, hvis du ikke ser mappen SharePoint-lister, og bekræft, at SharePoint-lister vælges.

  1. Dobbeltklik på filens navn for at åbne den. Hvis du bliver bedt om at bekræfte kilden til filen, skal du klikke på Åbn, hvis du tror, at det er sikkert at åbne filen.
  2. Hvis filen blev opdateret på serveren, efter den blev hentet til Outlook, kan du blive bedt om at vælge, om du vil åbne den nyeste version af filen. Klik på Ja eller Nej afhængigt af, om du vil åbne kopien på din harddisk eller kopien fra serveren.
  3. Filen åbnes i det program, hvor den blev oprettet, hvis du har dette program installeret på din computer.

Hvis filen blev oprettet i et program, som er kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, f.eks. Word 2007, Excel 2007 eller PowerPoint 2007, vises Meddelelseslinje muligvis øverst i filen. Meddelelseslinje vises under titellinjen i filen, og på alle værktøjslinjer, der vises øverst i filen. Meddelelseslinje indeholder teksten Offline-serverdokument og en knap Rediger offline.

  1. Klik på Rediger offline.

En meddelelse vises muligvis med oplysninger om at arbejde offline, f.eks. hyperlinks til mappen SharePoint-kladder på harddisken og til Indstillinger for offlineredigering til dit program.

  1. Foretag de ønskede ændringer af filen, og gem derefter filen, som du plejer.
  2. Luk filen.

Hvis du har oprettet forbindelse til serveren, når du lukker filen, vises dialogboksen Rediger offline muligvis, så du kan opdatere dine ændringer på serveren. Hvis du ikke har oprettet forbindelse til serveren for dit SharePoint-sted, vises dialogboksen ikke, når du lukker filen, men den vises muligvis, når du opretter forbindelse og åbner filen igen.

  1. Klik på Opdater, hvis du er klar til at opdatere filen på serveren.
  2. Hvis filen er tjekket ud, kan andre personer ikke se ændringerne på serveren, før du tjekker filen tilbage. Hvis filen er tjekket ud, bliver du muligvis bedt om at tjekke filen ind. Når du er klar til at tjekke filen ind, skal du klikke på Ja.

Du bliver muligvis bedt om yderligere oplysninger, f.eks. kommentarer om de ændringer, som du foretager, eller andre oplysninger om filen.

  1. Hvis du arbejder på filen, mens forbindelsen afbrydes til serveren, vil du blive bedt om at opdatere filen, når du lukker den. Når du er klar til at opdatere filen på serveren, skal du åbne filen igen, foretage eventuelle ændringer, og derefter lukke den. Når dialogboksen Rediger offline vises, skal du klikke på Opdater.

 Bemærk!   Hvis du ikke tjekkede filen ud, før du begyndte at arbejde med den, og nogen opdaterede filen på serveren, vises en serverkonfliktmeddelelse. Følg vejledningerne for at afstemme ændringerne.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Fjerne en SharePoint-fil fra Outlook

Hvis du har et stort bibliotek, ønsker du muligvis ikke at få vist alle filerne i Outlook 2007. Du kan fjerne individuelle filer eller mapper fra mappen SharePoint-lister i Outlook, hvis du ikke har behov for at arbejde med dem. Denne procedure sletter ikke filerne fra SharePoint-biblioteket.

  1. I Post i navigeringsruden i mappen SharePoint-lister skal du vælge det bibliotek, som en eller flere filer skal fjernes fra.
  2. I meddelelseslisten skal du vælge den fil, der skal fjernes.

Hold CTRL nede, mens du klikker på filbrevhovederne, for at vælge flere filer. Tryk på CTRL+A for at vælge alle filer.

  1. Højreklik på valget, og klik derefter på Fjern offlinekopi.

De fjernede filbrevhoveder flyttes derefter fra gruppen Hentede dokumenter til gruppen Kan hentes. Når du klikker på brevhovedet for de fjernede filer, er der ingen visning i læseruden, da den lokale kopi af filen er blevet fjernet.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Fjerne et SharePoint-bibliotek fra Outlook

  1. I Post i navigationsruden i mappen SharePoint-lister skal du vælge det bibliotek, som du vil fjerne.
  2. Højreklik på mappen, og klik derefter på Slet "biblioteksnavnet " i genvejsmenuen.
  3. Klik på Ja, når du bliver bedt om at bekræfte sletningen.

 Bemærk!   Denne procedure fjerner kun biblioteket fra Outlook, ikke fra SharePoint-stedet.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Føje en fil til et SharePoint-bibliotek ved at sende e-mail

Hvis dit SharePoint-sted og -bibliotek konfigureres til at modtage e-mail, kan du føje en fil til biblioteket ved at sende den som en vedhæftelse i en e-mail, på samme måde som du sender en vedhæftelse i en e-mail til en kollega. Det er ikke nødvendigt at oprette forbindelse fra dit biblioteket til Outlook.

Før du kan sende e-mail til et bibliotek, skal du vide, om biblioteket er konfigureret til at modtage e-mail og i så fald få adressen.

  1. Gør et ud af flere for at få e-mail-adressen til biblioteket:
    • Se i Adressekartoteket. Hvis e-mail-adressen ikke findes her, kan du få den fra den person, som konfigurerede biblioteket. Derefter kan du føje den til listen over Kontaktpersoner, så den er lettere at finde senere hen.
    • Se beskrivelsen af biblioteket på SharePoint-stedet, som vises lige under titlen på biblioteket. Ejeren af webstedet kan have føjet bibliotekets e-mail-adresse til beskrivelsen.
    • Se bibliotekets e-mail-indstillinger, hvis du har tilladelse til at få vist bibliotekets indstillinger:
      1. På webstedet i browseren skal du klikke på bibliotekets navn for at åbne det.

Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på bibliotekets navn.

  1. I menuen IndstillingerMenubillede skal du klikke på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner.

F.eks. skal du i et dokumentbibliotek klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  1. Hvis biblioteket er aktiveret til at modtage e-mail, vises adressen under Listeoplysninger ud for E-mail-adresse.
  1. I Outlook skal du vedhæfte filen, f.eks. et dokument eller regneark, til en e-mail.
  2. I feltet Til eller Cc tilføjes adressen for biblioteket. Hvis din SharePoint-gruppe allerede findes i biblioteket, tilføjes e-mail-adressen for SharePoint-gruppen i stedet for.
  3. Klik på Send.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Outlook 2007