Som en værktøj til samarbejde byder Microsoft Office OneNote 2007 på langt mere end blot deling af statiske notesbogssider via e-mail. Afhængigt af din gruppe og arten af dine projekter kan du bruge OneNote til brainstorming under møder, bruge notesbogssider som opslagstavle eller oprette delte notesbøger, hvor alle kan se, tilføje og redigere oplysninger.

---

• Oprette en delt notesbog

• Være vært for eller deltage i en direkte delt session

---

Oprette en delt notesbog

OneNote giver mulighed for at gemme og vedligeholde delte notesbøger på en netværksserver eller et filshare, hvor flere brugere samtidig kan få adgang til delte noter og bidrage til dem løbende. Det at tage noter som en gruppe er en samarbejdsproces, og mange andre programmer, som "låser" filer, så de kan redigeres af én person ad gangen, er ikke egnede til opgaven. I OneNote kan alle få adgang til et delt sæt noter samtidig, og alle ændringer af notesbogen synkroniseres automatisk. Resultatet er en notesbog, som altid er opdateret, og som bogstavelig talt sørger for, at alle arbejder på samme side.

Det er let at oprette en delt notesbog. Guiden Ny notesbog hjælper dig med trinvis at oprette en delt notesbog på en netværksplacering, som du og dine gruppemedlemmer har adgang til. Du kan også oprette notesbogen på et filshare på din computer.

Når flere brugere åbner en delt notesbog samtidig, synkroniserer OneNote hele tiden de ændringer, der udføres på notesbogen. OneNote fører også en separat offlinekopi af noterne på hver enkelt brugers computer. På denne måde kan deltagere redigere noter lokalt, også når de ikke har forbindelse til netværket. Næste gang de opretter forbindelse til den delte notesbog, fletter OneNote automatisk deres ændringer med alle andres.

Oprette en ny delt notesbog

1. Peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Notesbog.
2. Benyt følgende fremgangsmåde i guiden Ny notesbog:
   • Skriv et navn til den delte notesbog i feltet Navn, f.eks. Ugentlige gruppestatusrapporter eller Filosofistudiegruppens noter.
   • Du kan også vælge en farve til notesbogens omslag, der vises som et ikon på navigationslinjen Notesbøger.
   • Du kan også vælge en standardskabelon, som skal bruges til siderne i den delte notesbog, på listen Fra skabelon.
3. Klik på Næste.
4. Klik på Flere brugere skal dele notesbogen under Hvem vil bruge denne notesbog?, og benyt derefter en af følgende fremgangsmåder:
   • Klik på På en server, hvis du og de personer, der skal bruge den delte notesbog, har tilladelse til at åbne og ændre filer på et netværksfilshare eller en server.

      Bemærk!   Du skal muligvis kontakte netværksadministratoren for at få adgangstilladelse til et filshare på en server.

   • Klik på I en delt mappe på denne computer, hvis du vil oprette et filshare på din computer, som andre kan få adgang til. Du skal være logget på som administrator på computeren for at oprette en delt mappe på harddisken.

      Bemærk!   Du skal kun vælge denne indstilling, hvis din computer er tilgængelig på netværket det meste af tiden. Hvis du ofte arbejder offline eller tager computeren med på rejse, kan du i stedet for overveje at oprette den delte notesbog på et netværksfilshare.

5. Klik på Næste.
6. Bestem dig for en egnet delt placering til din nye notesbog. Følgende placeringer anbefales til lagring af delte OneNote-notesbøger:
   • Et internt eller offentligt filshare på virksomhedens eller skolens computernetværk
   • En delt mappe på en computer, som du har administratortilladelser til
   • Et dokumentbibliotek på et Microsoft Windows SharePoint Services-websted
   • Et USB-drev (Universal Serial Bus) med stor lagerkapacitet

    Advarsel!   Det anbefales, at du ikke bruger delte notesbøger med andre teknologier til fil- eller mappedeling og synkronisering.

7. Bekræft den foreslåede placering til den delte notesbog i feltet Placering.

    Bemærk!   Det notesbognavn, du angav under trin 2, føjes automatisk til stien til placeringen.

8. Hvis du vil skrive en e-mail med et hyperlink til det sted, hvor den delte notesbog er placeret, og sende det til andre brugere, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret en e-mail med et hyperlink til denne notesbog, som jeg kan sende til andre personer.

    Tip!    Du kan sende et hyperlink til den delte notesbog, efter at den er oprettet, hvis du klikker på Send hyperlink til delt notesbog til andre i menuen Del.

9. Klik på Opret.

    Bemærk!   OneNote opretter en delt notesbog på den placering, du gav et navn. Afhængigt af hvilke indstillinger du valgte i guiden Ny notesbog, vises en dialogboks og et Hjælp-emne med vejledning i, hvordan du angiver tilladelser for andre brugere.

Dele en eksisterende notesbog

Hvis du allerede har oprettet en OneNote-notesbog på din computer og vil give andre tilladelse til at se og redigere den, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

1. Luk den notesbog, du vil dele, i OneNote. Højreklik på notesbogens titel på navigationslinjen Notesbøger, og klik derefter på Luk denne notesbog i genvejsmenuen.
2. Klik på Afslut i menuen Filer for at afslutte OneNote.
3. Klik på Start på proceslinjen i Windows, peg på Alle programmer, peg på Tilbehør, og klik derefter på Windows Stifinder.
4. Dobbeltklik på OneNote-notesbøger i mappen Dokumenter.

    Bemærk!   Hvis du har ændret standardplaceringen for dine notesbøger under installationen af OneNote, skal du gå til den mappe, der indeholder dine OneNote-notesbøger.

5. Højreklik på den notesbogsmappe, du vil dele, og klik derefter på Klip i genvejsmenuen.
6. Naviger fra Windows Stifinder til den delte placering, hvor andre skal kunne få adgang til din notesbog. Klik på Sæt ind i menuen Rediger i Windows Stifinder.

    Bemærk!   Når du klipper og indsætter en eksisterende notesbogsmappe, flyttes mappen effektivt fra din computers harddisk til den delte placering, du har valgt. Det kan ikke anbefales at kopiere notesbøger til dette formål.

7. Når notesbogen er flyttet til den nye placering, kan du lukke Windows Stifinder og starte OneNote.
8. Peg på Åbn i menuen Filer i OneNote, og klik derefter på Notesbog.
9. Gå til den delte placering, som du flyttede notesbogen til i de foregående trin, i dialogboksen Åbn notesbog. Klik for at vælge notesbogsmappen, og klik derefter på Åbn.

    Tip!    Du kan sende en e-mail til andre brugere for at lade dem vide, hvor de kan få adgang til din notesbog på dens delte placering. Klik på Send hyperlink til delt notesbog til andre i menuen Del i OneNote.

Stoppe delingen af en eksisterende notesbog på computeren

1. Naviger i OneNote til en side i en delt notesbog på computeren, som du ikke længere vil dele.
2. Klik i menuen Del på Stop deling af notesbog.
3. Klik i dialogboksen på Ja for at bekræfte, at delingen af den valgte notesbog skal stoppe.

    Bemærk!   Din notesbog kan stadig være tilgængelig for andre, hvis du har delt denne mappe med flere andre navne, eller hvis notesbogen er indeholdt i en anden delt mappe. Hvis det er tilfældet, skal du højreklikke på den delte notesbogsmappe i Windows Stifinder og derefter klikke på Deling og sikkerhed i genvejsmenuen. Klik på Del ikke denne mappe i dialogboksen Egenskaber for mappen under fanen Deling, og klik derefter på OK.

 Tilbage til toppen

Være vært for eller deltage i en direkte delt session

Når computeren er tilsluttet internettet eller et netværk, kan du deltage i delte notetagningssessioner med andre OneNote-brugere, f.eks. medarbejdere, klassekammerater eller venner. Delte notetagningssessioner gør det muligt for alle deltagere at se og redigere hinandens noter i realtid.

Under en delt notetagningssession kan du dele en eller flere bestemte sektioner i en notesbog. Indtastet tekst og digital håndskrift overføres med det samme, som om du så en deltager arbejde på vedkommendes computer. Det er en god ide at benytte sig af en ekstra kommunikationsform under en notetagningssession, f.eks. telefon eller onlinemeddelelser. Det er en hjælp til at overføre supplerende oplysninger og til at aftale, hvem af deltagerne der skal tilføje kommentarer eller redigere noter.

Som OneNote-bruger kan du enten starte en ny notetagningssession eller slutte dig til en eksisterende session som deltager. Når du deltager i en delt notetagningssession, vises navnene på alle deltagerne i opgaveruden Aktuel direkte session. Hvis du starter den delte notetagningssession, kan du angive en adgangskode for sessionen, så kun de deltagere, der angiver adgangskoden, kan slutte sig til den.

Hvis du starter en notetagningssession, kan du vælge de sektioner, du vil dele, og derefter invitere de deltagere, du vil samarbejde med. Når du inviterer andre til en delt notetagningssession, og OneNote er installeret på din computer, oprettes der automatisk en e-mail, der indeholder invitationen til sessionen, IP-adressen på sessionens værtscomputer og adgangskoden til sessionen, hvis der skal bruges adgangskode. Når du har gennemset meddelelsen, kan du sende den til deltagerne.

Deltagere kan forlade en delt notetagningssession når som helst.

 Bemærk! 

• Brug stærke adgangskoder, der består af en kombination af store og små bogstaver, tal og symboler. Svage adgangskoder består ikke af en blanding af disse elementer. Stærk adgangskode: Y6dh!et5. Svag adgangskode: House27. Adgangskoder skal være på 8 tegn eller derover. En adgangssætning, der bruger 14 tegn eller derover, er bedre. Yderligere oplysninger finder du i Beskyt dine personlige oplysninger med effektive adgangskoder.

  Det er vigtigt, at du husker din adgangskode. Hvis du glemmer den, kan Microsoft ikke gendanne den. Opbevar adgangskoder, du skriver ned på papir, et sikkert sted langt fra de oplysninger, de skal beskytte.

• Hvis du vil sende adgangskoden til eller IP-adressen for en delt notetagningssession, anbefales det at anvende et e-mail-program, der understøtter IRM (Information Rights Management), f.eks. Microsoft Office Outlook 2007. Når du opretter en e-mail med begrænset tilladelse, er det med til at sikre adgangskoden til eller IP-adressen for en delt notetagningssession. Hvis modtagerne ikke har Microsoft Office Outlook 2007 installeret på deres computere, kan de hente Windows Rights Management-tilføjelsesprogrammet til Internet Explorer eller et andet program, der understøtter indhold med begrænset tilladelse.

Være vært for en delt notetagningssession

Hvis du er vært for en delt notetagningssession, kan du gøre følgende:

Starte en direkte delt session

1. Åbn notesbogen og den sektion, du vil dele med andre.
2. Peg på Direkte delt session i menuen Del, og klik derefter på Start deling af aktuelt afsnit.

   Opgaveruden Start direkte session åbnes.

3. Hvis du vil tildele en adgangskode, som deltagerne skal angive for at slutte sig til den direkte delte session, skal du skrive adgangskoden i boksen Adgangskode til session i opgaveruden Start direkte session.

    Bemærk!   

   Brug stærke adgangskoder, der består af en kombination af store og små bogstaver, tal og symboler. Svage adgangskoder består ikke af en blanding af disse elementer. Stærk adgangskode: Y6dh!et5. Svag adgangskode: House27. Adgangskoder skal være på 8 tegn eller derover. En adgangssætning, der bruger 14 tegn eller derover, er bedre. Yderligere oplysninger finder du i Beskyt dine personlige oplysninger med effektive adgangskoder.

   Det er vigtigt, at du husker din adgangskode. Hvis du glemmer den, kan Microsoft ikke gendanne den. Opbevar adgangskoder, du skriver ned på papir, et sikkert sted langt fra de oplysninger, de skal beskytte.

4. Klik på Start en direkte delt session.
5. Angiv de ønskede indstillinger i opgaveruden Aktuel direkte session.

Invitere deltagere til en direkte delt session

1. Benyt en af følgende fremgangsmåder i opgaveruden Aktuel direkte session:
   • Marker afkrydsningsfeltet Tillad deltagere at redigere, hvis deltagere i den direkte delte session skal have lov til at redigere de sider, du deler.
   • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Tillad deltagere at redigere, hvis deltagere i den direkte delte session skal have lov til at få vist, men ikke ændre de sider, du deler.
2. Klik på Inviter deltagere.
3. Skriv e-mail-adresserne for de deltagere, der skal inviteres, i boksen Til i den e-mail, der åbnes, og klik derefter på Send.

 Bemærk! 

• Du kan oprette e-mails med begrænsede tilladelser ved at bruge et e-mail-program, der understøtter IRM (Information Rights Management), f.eks. Office Outlook 2007. Når du opretter en e-mail med begrænset tilladelse, er det med til at sikre adgangskoden eller IP-adressen for en delt notetagningssession. Hvis modtagerne ikke har installeret Outlook på deres computere, kan de hente Windows Rights Management-tilføjelsesprogrammet til Internet Explorer eller et andet program, der understøtter indhold med begrænsede tilladelser.
• Hvis Outlook ikke er installeret på din computer, vises en dialogboks med oplysninger om den delte notetagningssession, når du klikker på Inviter deltagere. Send de relevante oplysninger til deltagerne, f.eks. adgangskoden eller IP-adressen, via en sikker kommunikationsmetode.  

• Brug stærke adgangskoder, der består af en kombination af store og små bogstaver, tal og symboler. Svage adgangskoder består ikke af en blanding af disse elementer. Stærk adgangskode: Y6dh!et5. Svag adgangskode: House27. Adgangskoder skal være på 8 tegn eller derover. En adgangssætning, der bruger 14 tegn eller derover, er bedre. Yderligere oplysninger finder du i Beskyt dine personlige oplysninger med effektive adgangskoder.

  Det er vigtigt, at du husker din adgangskode. Hvis du glemmer den, kan Microsoft ikke gendanne den. Opbevar adgangskoder, du skriver ned på papir, et sikkert sted langt fra de oplysninger, de skal beskytte.

Forlade en delt notetagningssession

• Klik på Forlad delt session i opgaveruden Aktuel direkte session.

   Bemærk!   Sessionen afsluttes ikke, hvis du lukker opgaveruden Aktuel direkte session.

Deltage i en delt noteskrivningssession

Hvis du ikke er vært for en delt notetagningssession, kan du gøre følgende:

Deltage i en delt notetagningssession

1. Peg på Delt session i menuen Del, og klik derefter på Deltag i session.
2. Skriv IP-adressen på værtscomputeren for sessionen i boksen Adressen på den direkte delte session i opgaveruden Deltag i direkte session.
3. Hvis der kræves adgangskode for at slutte sig til sessionen, skal du skrive adgangskoden i boksen Adgangskode til session.
4. Klik på Deltag i session.

    Bemærk!   Kontakt sessionsværten, hvis du ikke kender adgangskoden.

Forlade en delt notetagningssession

• Klik på Forlad direkte delesession i opgaveruden Aktuel direkte session.

   Bemærk!   Sessionen afsluttes ikke, hvis du lukker opgaveruden Aktuel direkte session.

 Tilbage til toppen