Forberede brugen af webstedspostkasser i Office 365

En webstedspostkasse kan bruges fra et SharePoint-teamwebsted til at opbevare og organisere teammail. Den kan også bruges fra Outlook 2013, som leveres i Office 365 ProPlus til teammail og som en måde til hurtig lagring af vedhæftede filer og hentning af dokumenter fra teamwebstedet.

Før du bruger webstedspostkasser i organisationen, og specielt hvis du forventer at bruge dem fra Outlook, skal du læse denne artikel for at forstå kravene og konfigurationsovervejelserne. Se Ofte stillede spørgsmål for at forstå spørgsmål, som brugere kan stille, og for at udføre fejlfinding af adgangsproblemer.

Denne artikel indeholder


Hvornår og hvordan bruges en webstedspostkasse

Som introduktion kan du lære, hvordan en webstedspostkasse kan forenkle samarbejdet i et team. Når du er klar til at konfigurere og bruge en webstedspostkasse, kan du se følgende:

Tilladelser og krav

Tilladelse til at arbejde med webstedspostkasser styres ved at føje personer til bestemte grupper på SharePoint-webstedet. I følgende tabel vises, hvem der kan gøre hvad.

Opgave Hvem kan gøre det?
Sende mail til webstedspostkassens mailadresse. Alle.
Oprette en webstedspostkasse til webstedet. Alle i SharePoint-ejergruppen for webstedet.
Læse, organisere, svare på eller slette mail fra webstedspostkassen i SharePoint.
  • Alle i standardejergruppen eller standardmedlemsgruppen for webstedet (alle med tilladelsen Bidrage) kan bruge webstedspostkassen fra SharePoint. Personer kan angives som enkeltpersoner eller som del af en sikkerhedsgruppe i ejer- eller medlemsgruppen.
Brug en webstedspostkasse fra Outlook 2013, som leveres i Office 365 ProPlus.

 Vigtigt!    Vær opmærksom på følgende:

  • Outlook 2013, som leveres i Office 365 ProPlus er påkrævet.
  • Du kan ikke bruge andre versioner af Outlook til at bruge en webstedspostkasse som beskrevet her.
  • Outlook 2013, som leveres i Office 365 ProPlus fås kun med nogle Office 365-abonnementsplaner.
  • Brugerens brugernavn skal være angivet i SharePoint-standardejergruppen eller -standardmedlemsgruppen.
  • Hvis du føjer en sikkerhedsgruppe, som brugeren allerede er i, til SharePoint-gruppen, kan brugeren ikke se webstedspostkassen i Outlook 2013, som leveres i Office 365 ProPlus , selvom den kan bruges fra SharePoint.

Hvis du vil anvende hybride konfigurationer, skal brugeren have en Exchange-postkasse i Outlook 2013, som leveres med Office 365 ProPlus, for at kunne se en webstedspostkasse i Outlook 2013, som leveres i Office 365 ProPlus.

Sende mail fra webstedspostkassens mailadresse. Som standard har mail, der sendes fra webstedspostkassen, en Fra-adresse på den person, der sendte mailen. Du kan give en bruger tilladelse til at bruge webstedspostkassens mailadresse som Fra-adresse ved at give brugeren tilladelsen Send som til webstedspostkassens mailadresse.

Ofte stillede spørgsmål om administration af webstedspostkasser

Her er svar på nogle almindelige spørgsmål, der kan opstå, når du begynder at bruge webstedspostkasser i organisationen.

Brug af webstedspostkasser

VisHvordan kan et webstedsmedlem finde ud af, hvem der kan se webstedspostkassen?

I Outlook skal du højreklikke på dit kontonavn i navigationsruden og derefter klikke på Administrer alle webstedspostkasser. Der åbnes et nyt vindue med en liste over alle de webstedspostkasser, som du har adgang til. Dobbeltklik på webstedspostkassen, og klik derefter på brugere.

Du kan også bruge Outlook Web App. I øverste højre hjørne skal du klikke på IndstillingerIndstillinger: opdater din profil, installer software og forbind den til skyen, klikke på Indstillinger, klikke på webstedspostkasser, dobbeltklikke på webstedspostkassen og så klikke på brugere.

VisKan jeg kopiere en mail til en webstedspostkasse i Outlook i stedet for at flytte den?

Når du trækker en mail fra din postkasse til webstedspostkassen, flyttes mailen til webstedspostkassen. Hvis du vil kopiere den, skal du højreklikke på mailen for at trække den til webstedspostkasser og derefter klikke på Kopiér.

VisHvad sker der, hvis to personer forsøger at overføre det samme dokument til webstedspostkassen ved hjælp af Outlook?

Hvert dokument skal have et entydigt filnavn. Den anden bruger modtager en mail med en besked om, at filen ikke kunne tilføjes, fordi der allerede findes en fil med det navn. Mailen indeholder den vedhæftede fil.

VisHvad sker der, hvis to personer samtidig redigerer en kladdemail i webstedspostkassen ved hjælp af SharePoint-webstedets App'en Webstedspostkasse?

Den anden persons ændringer overskriver de ændringer, som den første person har lavet.

Arbejde med dokumenter fra Outlook

VisKan en bruger tjekke en fil ud fra Outlook?

Nej. Hvis du vil tjekke en fil, skal du gå til teamwebstedet i SharePoint.

Hvis din SharePoint-arbejdsproces kræver udtjekning af dokumenter, kan dokumenterne ikke redigeres fra Outlook.

VisHvad sker der, hvis to personer redigerer det samme dokument fra en webstedspostkasse i Outlook?

SharePoint administrerer og fletter ændringerne.

VisHvordan indstilles SharePoint -metadata, når en bruger trækker et dokument eller en vedhæftet fil til webstedspostkassen?

Når en bruger trækker en vedhæftet fil eller et dokument til en webstedspostkasse i Outlook, gemmes data om den vedhæftede fil eller dokumentet. I følgende tabel vises de Outlook-egenskaber, der gemmes som SharePoint-metadata.

Navn på Outlook-egenskab SharePoint-metadata

Emne

Filnavn

Fra

Senest ændret af

SenestÆndretAf

Senest ændret af

Modtagelsestidspunkt

Senest ændret

Dokumentstørrelse

Dokumentstørrelse

Tjekket ud til

Tjekket ud til

Hvis dit dokumentbibliotek kræver flere metadata, og en bruger trækker dokumentet til et websted ved hjælp af Outlook, vises dokumentet som tjekket ud i SharePoint, indtil den samme person går til SharePoint og tilføjer de påkrævede metadata.

VisHvor ofte synkroniseres Outlook med en webstedspostkasse?

Når en webstedspostkasse er åben i Outlook eller i SharePoint, synkroniseres data hver 15. minut. Oplysninger i Outlook-webstedspostkassen synkroniseres, hver gang Outlook åbnes.

Hvis der kræves en manuel synkronisering, kan enhver bruger starte en synkronisering fra Outlook eller Outlook Web App. I Outlook skal du højreklikke på dit kontonavn i navigationsruden og derefter klikke på Administrer alle webstedspostkasser. Der åbnes et nyt vindue med en liste over alle de webstedspostkasser, som du har adgang til. Dobbeltklik på webstedspostkassen, klik på Synkroniseringsstatus, og klik derefter på Start synkronisering. I øverste højre hjørne af Outlook Web App skal du klikke på IndstillingerIndstillinger: opdater din profil, installér software og forbind den til skyen, klikke på Indstillinger og derefter klikke på webstedspostkasser. Dobbeltklik på webstedspostkassen, klik på Synkroniseringsstatus, og klik derefter på Start synkronisering.

VisHvad sker der, hvis jeg trækker en vedhæftet fil eller et dokument, der findes i Outlook, til webstedspostkassen, og SharePoint ikke kan gemme dokumentet?

Hvis et dokument kan gemmes i SharePoint-dokumentbiblioteket, gemmes det. Hvis det ikke kan gemmes, modtager du en mail om, at dokumentet blev gemt som en vedhæftet fil.

VisHvad skal jeg gøre, hvis jeg kan se mappen Synkroniseringsproblemer i min webstedspostkasse?

Mappen Synkroniseringsproblemer vises, hvis der opstår fejl under synkroniseringen, eller hvis et dokument ikke kan overføres eller slettes. Hvis du ikke kan overføre eller slette en fil fra Outlook, kan du prøve at bruge SharePoint-webstedet til at overføre eller slette din fil på SharePoint-webstedet. Hvis du vil til SharePoint-webstedet fra din webstedspostkasse i Outlook, skal du højreklikke på dokumentmappen og derefter klikke på Åbn i webbrowser.

Hvis et dokument ikke synkroniseres fra SharePoint-webstedet til en webstedspostkasse i Outlook, kan du prøve en manuel synkronisering for at se, om det løser problemet. Du skal foretage en manuel synkronisering fra Outlook Web App for din konto – ikke fra SharePoint. I Outlook Web App skal du klikke på Indstillinger Indstillinger: opdater din profil, installér software, og opret forbindelse til skyen, klikke på Indstillinger og derefter klikke på webstedspostkasser. Dobbeltklik på webstedspostkassen, klik på Synkroniseringsstatus, og klik derefter på Start synkronisering. Hvis det ikke virker, skal du klikke på send en mail med oplysninger, foretage fejlfinding af problemet og eventuelt kontakte Support.

Oprette og fjerne webstedspostkasser

VisSkal jeg tildele en licens til webstedspostkassens mailadresse?

Nej. Webstedsmailadressen kræver ikke en Exchange-licens.

VisEr der situationer, hvor jeg ikke bør bruge en webstedspostkasse?

Der er tidspunkter, hvor en webstedspostkasse muligvis ikke er passende:

  • Overvej fortrolighed – enhver mail i en webstedspostkasse kan læses eller videresendes af ethvert webstedsmedlem.
  • Fordi webstedspostkassen er et delt arbejdsområde, kan enhver bruger af webstedspostkassen omarrangere og slette mail.

VisKan jeg omdøbe en webstedspostkasse?

Visningsnavnet for en webstedspostkasse er visningsnavnet på SharePoint-teamwebstedet. Hvis du ændrer visningsnavnet for webstedet i SharePoint, ændres visningsnavnet også i Outlook. Dog ændres webstedets mailadresse ikke.

VisKan jeg ændre webstedspostkassens mailadresse?

Nej. Et websteds mailadresse kan ikke ændres, når den først er oprettet. Mailadressen blev oprettet ud fra visningsnavnet for webstedet, da webstedspostkassen blev oprettet.

Hvis visningsnavnet for webstedet bruger tegn fra et andet alfabet end det engelske, eller hvis det indeholder tre eller færre tegn fra det engelske alfabet, bruges visningsnavnet ikke som mailadresse. I stedet oprettes mailadressen automatisk for at sikre, at den virker korrekt. En mailadresse, der oprettes automatisk, starter med præfikset SM, efterfulgt af et tocifret årstal, tre cifre for dagen i året og fire tilfældige bogstaver.

VisKan jeg føje et præfiks til webstedspostkassens mailadresse for nye websteder?

Du kan bruge cmdlet'en Set-SiteMailboxProvisioningPolicy Exchange Online Windows PowerShell med parameteren –AliasPrefix for at oprette et præfiks, du vil bruge med alle nye webstedspostkasser.

VisKan jeg slette en webstedspostkasse?

Når et websted lukkes eller slettes manuelt eller som resultat af politikker for lukning af websteder, lukkes eller slettes webstedspostkassen også.

Du kan forhindre visning af en webstedspostkasse på et SharePoint-websted, men du kan ikke slette webstedspostkassen alene.

VisKan jeg gøre oprettelse af webstedspostkasser automatisk?

Ja.

  1. Hvis du vil oprette en webstedspostkasse for et eksisterende SharePoint-websted ved hjælp af dit automatiske klargøringssystem, skal du installere App'en Webstedspostkasse.
  2. Brug Windows PowerShell sammen med cmdlet'erne Exchange Online, og kør følgende kommando for at oprette webstedspostkassen og angive visningsnavnet:

New-SiteMailbox –DisplayName "<Webstedets visningsnavn>" –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Her er et eksempel på, hvordan du konfigurerer en ny webstedspostkasse på teamwebstedet for marketing:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Der findes flere oplysninger om de cmdlet'er, der blev brugt til administration af webstedspostkasser i Cmdlet'er til deling og samarbejde.

VisHvordan styrer jeg maksimumstørrelsen for postkassen?

Du kan bruge cmdlet'en Set-SiteMailboxProvisioningPolicy Exchange Online Windows PowerShell til at styre maksimumstørrelsen for modtagne mails, hvornår der vises advarsler om postkassens størrelse, og den maksimalt tilladte størrelse på postkassen.

VisFindes der brugsstatistik for webstedspostkasser?

Ja. Du kan bruge følgende Windows PowerShell cmdlets til at få brugsoplysninger:

  • Get-SiteMailbox: Hent grundlæggende oplysninger om en postkasse.
  • Get-MailboxFolderStatistics: Vis antallet af elementer og mappestørrelse.
  • Get-MailboxStatistics: Vis tidspunkt for sidste logon.

Du kan finde flere oplysninger om brug af disse cmdlet'er i Cmdlet'er til deling og samarbejde.

Foretage fejlfinding af adgang til webstedspostkasser

VisHvorfor kan brugere ikke se en webstedspostkasse i Outlook, selvom de kan se den i SharePoint?

Der er flere årsager til, at brugere muligvis kan se en webstedspostkasse i Outlook, men ikke i SharePoint. Kontrollér følgende:

  • Kontrollér, at brugeren bruger en understøttet version af Outlook.
  • Kontrollér, at brugeren er blevet føjet til enten gruppen af webstedsejere eller gruppen af webstedsmedlemmer som en individuel bruger og ikke som del af en sikkerhedsgruppe.
  • Der kan kun bruges 10 webstedspostkasser ad gangen i Outlook. Hvis en bruger allerede har konfigureret 10 postkasser og vil have vist flere af dem, skal brugeren først skjule nogle webstedspostkasser. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du fjerner markeringen i Vis i Outlook ved at se under Få adgang til projektmails og -dokumenter fra ét sted.

VisHvorfor kan en bruger se et dokument i SharePoint, men ikke i webstedspostkassen i Outlook?

Hvis et dokument skal være synligt i webstedspostkassen i Outlook, skal det dokumentbibliotek, der indeholder dokumentet, være fastgjort til webstedets Hurtig start.

VisHvorfor kan en bruger se et dokument i en webstedspostkasse i Outlook, men ikke i SharePoint?

Outlook viser alle dokumenter, men SharePoint viser kun de dokumenter, som brugeren har læsetilladelser til. Hvis en bruger ikke har læse--rettigheder til et specifikt dokument,, vises dokumentets navn webstedspostkassen iOutlook, men Outlook-brugeren kan ikke åbne dokumentet.

 
 
Gælder for:
Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise admin, Office 365 Midsize Business, Office 365 Midsize Business-administrator