Trin 4: Undervise og hjælpe brugere

Dette er den fjerde artikel i SharePoint Online-planlægningsvejledning til Office 365 til professionelle og små virksomheder. I denne artikel beskrives det, hvordan du kan udvikle en plan til at undervise og hjælpe brugerne på webstedet.

I denne artikel


Hvem bør læse denne artikel?

Du bør læse denne artikel, hvis du er administrator for en gruppe af websteder, er ejer af et websted, eller hvis du på anden vis er ansvarlig for at hjælpe medarbejderne i en organisation med at blive produktive med SharePoint Online til Office 365 til professionelle og små virksomheder. I denne artikel kan du læse om nogle af de overvejelser, du bør gøre dig i forbindelse med at undervise brugerne i at bruge SharePoint-websteder, og du får henvisninger til nogle af de basale ressourcer, du kan bruge til at undervise og hjælpe brugerne på webstedet.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvorfor undervise og hjælpe brugerne?

En undervisningsproces behøver ikke at være omfattende for at være en succes. Hvis du har en plan, der skal give brugerne oplysninger om SharePoint, kan du sikre, at folk i organisationen hurtigt kan blive produktive ved hjælp af det nye websted. Hvis folk kan bruge SharePoint-webstedet, og de forstår de bedste fremgangsmåder, du vil have dem til at bruge, kan du være med til at sikre, at SharePoint-installationen bliver en succes og nem at administrere.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Identificere behovet for undervisning af brugerne

Det første trin i at udvikle en undervisningsplan for brugerne er at bruge tid på at tænke over, hvem brugerne er, hvordan de bruger SharePoint Online, og hvilke opgaver de vil udføre. Når du skal starte processen, kan det være praktisk at stille følgende spørgsmål om dine brugere:

  • Hvem
  • Hvad
  • Hvornår
  • Hvor
  • Hvordan

I tabellerne herunder kan du se nogle forslag til spørgsmål, som du kan bruge til at komme i gang med at analysere behovet for undervisning af SharePoint-brugerne i din organisation. Listerne over spørgsmål (og de overvejelser, der følger med) er ikke lange, og du vil sikkert komme i tanke om flere praktiske spørgsmål, efterhånden som du arbejder dig gennem processen.

Hvem

"Hvem"-spørgsmål, som du kan stille om brugerne af webstedet Overvejelser til planlægning af undervisningen
  • Hvem skal bruge webstedet?
  • Hvilke roller har de i organisationen?
  • Skal brugerne have forskellige niveauer af tilladelser til webstedet?
  • Kender brugerne ikke SharePoint?
  • Undervisning virker bedst, når det er målrettet mod målgruppen. Hvis der er forskellige grupper i organisationen, der skal bruge webstedet til forskellige typer opgaver, eller hvis de har tilladelser til forskellige områder, bør du overveje at tilbyde undervisning til hver gruppe, så du kan målrette hvert kursus til målgruppens behov.
  • Hvis folk i organisationen allerede har erfaring med SharePoint-websteder, kan du lede dem til ressourcer, der handler om nye eller ændrede ting, f.eks. indhold om det nye bånd i SharePoint.
  • Hvis folk i organisationen ikke tidligere har brugt SharePoint-websteder, kan du planlægge at undervise dem i de almindelige opgaver omkring at arbejde med SharePoint-websteder.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvad

"Hvad"-spørgsmål, som du kan stille om brugerne af webstedet Overvejelser til planlægning af undervisningen
  • Hvilke typer opgaver eller arbejde vil brugerne udføre på webstedet, og hvilke funktioner skal de bruge for at kunne udføre opgaverne?
  • Vil brugerne søge efter og få vist oplysninger, eller skal de kunne tilføje, redigere eller slette indhold?
  • Varierer opgaverne efter brugerens rolle i organisationen eller efter tilladelsesniveau?
  • Når du identificerer de typer opgaver, som brugerne skal kunne udføre på webstedet, kan du bestemme, hvilke SharePoint-funktioner de har brug for at lære at bruge.
  • Hvis forskellige grupper af brugere udfører meget forskellige typer opgaver, kan du overveje at tilbyde særlige kurser for hver gruppe.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvornår

"Hvornår"-spørgsmål, som du kan stille om brugerne af webstedet Overvejelser til planlægning af undervisningen
  • Hvornår skal webstedet bruges?
  • Nogle brugere skal måske undervises før andre, hvis de skal bruge webstedet før de andre brugere. Disse brugere kan eventuelt også være kandidater til at fungere som interne SharePoint-eksperter, der kan hjælpe med at undervise og hjælpe deres kollegaer.
  • Hvis organisationen løbende tilpasser webstedet eller tilføjer nye løsninger, kan du overveje at undervise i bestemte områder i faser.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvor

"Hvor"-spørgsmål, som du kan stille om brugerne af webstedet Overvejelser til planlægning af undervisningen
  • Hvor er brugerne, når de skal have adgang til webstedet?
  • Hvor plejer brugerne at udføre deres arbejde, f.eks. fra programmer på en stationær computer eller i webprogrammer?
  • Hvis brugerne af webstedet arbejder andre steder fra, skal du måske konfigurere webstedet til mobil adgang, og du skal forklare brugerne, hvordan de får adgang til webstedet fra en mobilenhed.
  • Hvis du ved, at brugerne er vant til bestemte værktøjer, kan du muligvis forudse, hvilke områder på SharePoint-webstederne der kan være nye for dem.
  • Hvis brugerne har stor erfaring med at arbejde i Microsoft Office-programmer på deres computer, kan du lægge vægt på, hvordan de kan udføre SharePoint-opgaver fra disse programmer.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan

"Hvordan"-spørgsmål, som du kan stille om brugerne af webstedet Overvejelser til planlægning af undervisningen
  • Hvordan skal brugerne administrere dokumenter, samarbejde eller spore projekter?
  • Hvor ofte vil brugerne anvende webstedet?
  • Hvordan vil branchepolitikker eller politikker i organisationen påvirke brugerne?
  • Disse spørgsmål kan være en hjælp til at finde frem til bestemte problemer for virksomheden eller branchen, som du vil gøre til en del af undervisningen.
  • Er der f.eks. forretningsprocesser, som brugerne skal følge, når de bruger SharePoint-websteder?
  • Er der regler eller politikker, der er specifikke for organisationen, eller for organisationens plan til administration af SharePoint, som brugerne skal være opmærksomme på?
  • Hvis du f.eks. vil undgå, at brugerne overfører familiebilleder til et websted for team, kan du gøre bedste fremgangsmåder til en del af SharePoint-undervisningen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Når du arbejder med disse spørgsmål, begynder du at få en fornemmelse af, hvilke typer oplysninger dine brugere kan have behov for samt flere oplysninger, som du kan integrere i undervisningen.

Glem ikke "Hvorfor?"

Når du arbejder med "hvem, hvad, hvornår, hvor og hvordan"-spørgsmålene for at finde frem til undervisningsbehovet for brugerne, er der et ekstra spørgsmål, du bør stille. Og det er "Hvorfor?"

Hvis folk i organisationen aldrig tidligere har brugt SharePoint-websteder, bør undervisningen indeholde mere end blot en introduktion til trinvise vejledninger, hvor de kan se, hvordan opgaver skal udføres i SharePoint. Hvis de skal bruge SharePoint til at udføre arbejde, som de er vant til at udføre på en anden måde eller med andre værktøjer, skal du fortælle om fordelen ved at skifte til SharePoint Online. Hvis organisationens skift til SharePoint vil være en stor ændring for brugerne, skal du tage højde for dette i undervisningen, så det bliver nemmere for brugerne at skifte, og så du dermed nemmere får succes med SharePoint-installationen.

Fortælle om fordele

Sæt dig selv i slutbrugernes sted. Målgruppen for undervisningen kan have følgende overvejelser:

  • Hvorfor skal jeg interessere mig for det?
  • Hvorfor skal jeg gøre tingene på en ny måde?
  • Hvad får jeg ud af det?

De fleste ser software som et værktøj, som de bruger til at udføre det egentlige arbejde. De vil muligvis ikke være begejstrede for at skulle lære ny software blot for at lære ny software. Men, de vil sikkert meget gerne lære nye metoder til at udføre deres arbejde nemmere eller mere effektivt.

Når du fortæller folk i organisationen om skiftet til SharePoint, skal du fremhæve de mulige fordele. Forklar, hvordan deres arbejde skal foregå i det nye system, og forklar, hvilke effektiviseringer eller fordele de kan forvente i forhold til de gamle værktøjer eller processer.

Brug af arbejdsscenarier til at få brugerne engageret i teknologien

Hvis du vil have succes med SharePoint-installationen, skal du overveje at strukturere undervisningen omkring kendte arbejdssituationer. Brug de opgaver eller forretningsprocesser, som målgruppen kender, så du kan tilrette undervisningen efter funktionsspecifikke oplysninger.

Hvis brugerne f.eks. skal bruge dokumentbiblioteker til at administrere en rejserapport, som de tidligere gemte på en filserver eller administrerede via e-mail, kan du introducere dokumentbiblioteker ved at sige: "Nu skal vi tale om en ny proces til administration af rejserapporter". Det vil skabe et større engagement hos brugerne, end hvis du siger: "Nu skal vi tale om, hvordan man overfører dokumenter til et dokumentbibliotek".

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Indsamle ressourcer og oplysninger

Når du har fastslået, hvilke typer opgaver som brugerne skal udføre, kan du fremhæve det funktionsspecifikke indhold, som brugerne muligvis skal bruge.

Finde SharePoint-indhold til slutbrugere

Medtage organisationsspecifikke oplysninger og bedste fremgangsmåder

Hvis du udvikler diaspræsentationer, uddelingskopier eller andre formelle undervisningsmaterialer, kan du overveje at integrere oplysninger om de regler, processer eller bedste fremgangsmåder, som organisationen har oprettet vedrørende brug af SharePoint-websteder. De sæt af politikker, roller, ansvarsområder og processer, du har oprettet for at definere, hvordan folk i gruppen skal bruge SharePoint, kaldes ofte en styringsmodel.

En styringsmodel vil som regel omhandle emner som:

  • Oprettelse af websteder
  • Administration af tilladelser
  • Informationsarkitektur
  • Livscyklus for og lukning af websted
  • Lagergrænser
  • Klassifikation af oplysninger
  • Tilpasning
  • Beskyttelse af data
  • Navigation
  • Søgning
  • Roller og ansvarsområder for hjælp til webstedet

Nogle af disse spørgsmål kan allerede være besluttet for dig, f.eks. hvor meget lagerplads du har til et websted, og hvilke typer tilpasninger du kan foretage i webstedets udseende. Andre spørgsmål vil muligvis ikke være relevante, afhængigt af kompleksiteten af webstederne for team, og hvor mange brugere der anvender webstederne. Selvom du ikke skal træffe beslutningerne om disse emner, er det godt at vide, hvilke beslutninger der er truffet, så du kan informere brugerne af webstedet og gennemføre de relevante politikker.

Hvis du indarbejder styringsmodellen direkte i undervisningen, kan du være med til at sikre, at brugerne kender og overholder disse retningslinjer.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Starte med at undervise underviserne

Selvom du (eller en lille gruppe personer i organisationen) officielt har ansvaret for at give SharePoint-undervisning og ‑hjælp, behøver du ikke at gøre det alene. Det er en god ide at opbygge et netværk af personer i organisationen, som gerne vil styrke deres viden om SharePoint og undervise og hjælpe deres kolleger. Hvis du skaber et netværk af interne SharePoint-eksperter, kan du være med til at opmuntre til brugen af SharePoint og til at hjælpe brugerne.

Hvordan finder du frem til disse personer? Gode kandidater kan være de personer, der med stor sandsynlighed vil drive eller eje websteder for team. Det kan også være de personer, der er ansvarlige for at administrere visse processer, som flyttes til SharePoint. Disse personer vil sandsynligvis være med helt fremme, når det gælder om at få implementeret og vedligeholde styringsmodellen.

Planlæg at undervise underviserne først. Få underviserne opdateret omkring organisationens planer for SharePoint, og hjælp dem med at forstå styringsmodellen. Hjælp dem også med at få erfaring med brugen af SharePoint. Når netværket af interne SharePoint-eksperter er stablet på benene, kan du indføre dem i strategien for undervisningen. De kan være med til at undervise på teamniveau eller afdelingsniveau, og de kan fungere som ressource for de kolleger, der har brug for 1-til-1 hjælp til opgaver.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Lade bolden rulle: undervis brugerne, og forbliv engageret

Hvordan du vælger at afholde undervisningen for folk i organisationen afhænger meget af både størrelsen af organisationen og kulturen samt af andre faktorer, f.eks. ledig tid og ledige ressourcer.

Undervisningen kan foregå på mange måder:

  • formel klasseundervisning med praktiske øvelser
  • præsentationer
  • demoer for små grupper
  • selvstudier og onlineundervisning
  • lære, mens der arbejdes

Den mest fleksible og effektive tilgang til undervisning og hjælp til brugerne kan være at tilbyde en kombination af disse metoder:

Venn-diagram over undervisningstyper

Overvej at starte undervisningen med et formelt møde med alle brugere (hvis det er muligt), hvor du kan demonstrere dine SharePoint-websteder og fremhæve vigtige områder eller løsninger. Brug dette møde som en mulighed for at skabe entusiasme omkring nogle af de fordele, som brugerne vil få. På dette møde kan du fortælle brugerne om de undervisningsmuligheder og det undervisningsmateriale, som de kan udnytte i de kommende dage, uger eller måneder.

Følg op på mødet med små gruppedemonstrationer for bestemte teams eller grupper af brugere, hvor du samler de brugere, der har ensartede behov for undervisning baseret på deres stilling eller tilladelsesniveau. Få de relevante interne SharePoint-eksperter til at deltage i eller afholde disse sessioner.

Opret et system til håndtering af den hjælp, der er brug for i det daglige. Det kan f.eks. være, at de interne SharePoint-eksperter skal stå til rådighed til besvarelse af spørgsmål på bestemte tidspunkter, eller de kan stå til rådighed til direkte hjælp, når behovet opstår. Overvej at oprette en SharePoint-diskussionsliste, hvor brugerne kan oprette spørgsmål og svar.

Fortæl brugerne, at de kan bruge onlineressourcerne på Office.com, hvor de kan finde artikler med trinvise vejledninger eller detaljerede oplysninger om funktioner. Mange af disse ressourcer kan nemt udskrives, så de kan bruges som hurtig reference. Hvis du tror, at brugerne kan være interesseret i selv at lære mere, findes mange af kurserne til Microsoft SharePoint Server 2010 også på SharePoint Online.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Forrige artikel i denne planlægningsvejledning: Trin 3: Tilpasse det offentlige websted

Næste artikel i denne planlægningsvejledning: Trin 5: Planlægge at overvåge og vedligeholde grupper af websteder og websteder

Primær artikel i planlægningsvejledningen: Vejledning i planlægning af SharePoint Online til Office 365 til professionelle og små virksomheder

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
SharePoint Online til professionelle og små virksomheder