Planlægge websteder og administrere brugere

Hvis du har ansvaret for administrationen af organisationens teamwebsteder til jeres abonnement på Office 365 Small Business, kan denne artikel vejlede dig gennem nogle af de vigtige opgaver og koncepter i forbindelse med administration af en gruppe af websteder og dens brugere.

I denne artikel


Hvad er en gruppe af websteder?

Standardwebstederne på SharePoint Online i Office 365 Small Business er en del af en enkelt gruppe af websteder. En gruppe af websteder er en gruppe af SharePoint-websteder, som har samme ejer og deler administratorindstillinger, f.eks. tilladelser. Grupperne af websteder er hierarkisk opbyggede og indeholder altid ét websted på det øverste niveau og eventuelt underordnede websteder.

Hierarkisk diagram af en gruppe af websteder, som viser et websted på øverste niveau samt underordnede websteder.

Din gruppe af SharePoint Online-websteder består af tre grupper af websteder fra starten: Teamwebsted, Mine websteder og Offentligt websted. Du kan oprette flere underordnede websteder under teamwebstedet. Individuelle brugere kan også oprette underordnede websteder under Mine websteder.

 Bemærk!    Du kan ikke oprette flere grupper af websteder i SharePoint Online til Office 365 Small Business.

Teamwebsted   Teamwebstedet, og andre websteder, som du opretter under det, er tilgængeligt for brugere, som du inviterer ved at give dem tilladelse til webstedet, eller for eksterne brugere, som du specifikt deler webstedet med vha. funktionen for ekstern deling. Som standard tilføjes alle personerne på Office365-adresselisten som Medlemmer i gruppen af interne websteder og som Gæster i gruppen af offentlige websteder. Med et teamwebsted kan din organisation, gruppe eller team oprette forbindelse til hinanden og samarbejde om dokumenter og andre filer, opslå meddelelser, planlægge møder, vedligeholde opgaver, spore problemer og handlingselementer, gemme oplysninger på lister og meget mere. Du kan også oprette forskellige underwebsteder ud fra de tilgængelige webstedskabeloner på teamwebsteder.

Offentligt websted   Det websted, der er vendt mod offentligheden, er et websted, der fungerer som organisationens ansigt på nettet. Det offentlige websted indeholder alt det, der kræves for at komme i gang med at designe webstedet – biblioteker til at lagre webstedsindhold som logoer, grafik eller dokumenter samt Designadministrator, som bruges til at tilpasse indholdet og typografien på webstedet.

Personlige websteder (websteder af typen Mit websted) Personlige websteder giver brugerne i organisationen en lang række sociale netværksfunktioner. Disse funktioner omfatter:

  • Nyhedsopdatering   En side, hvor webstedets brugere kan interagere
  • OneDrive for Business :   Et sted, hvor brugerne kan gemme, dele og synkronisere personlige forretningsdokumenter, billeder og andre mediefiler
  • Websteder   Et personligt websted, hvor brugerne kan gemme genveje til nyttige websteder
  • Profil   En side, hvor brugerne kan præsentere sig for hinanden og for organisationen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Administrere en gruppe af websteder

Som administrator for gruppen af websteder har du tilladelsesniveauet Fuld kontrol for gruppen af websteder. Det betyder, at du har adgang til indhold på alle underordnede websteder på teamwebstedet og kan bruge Designadministrator til at designe det offentlige websted. Du kan administrere brugertilladelser for teamwebstedet og det offentlige websted samt udføre administrative opgaver, som er relevante i forhold til webstederne. Ud over disse opgaver kan du også blive pålagt andre opgaver i rollen som administrator for gruppen af websteder.

Typiske ansvarsområder for en administrator for en gruppe af websteder

Hvis du er administrator for en gruppe af websteder på SharePoint Online-webstedet, kan ansvarsområderne omfatte følgende:

  • Fungere som et kontaktled mellem brugerne og den globale administrator af Office 365 (hvis det ikke også er dig).
  • Give brugertilladelser til at få adgang til webstedet for teamet.
  • Give brugertilladelser til design af det offentlige websted.
  • Bestemme, hvem der har adgang til vigtigt indhold, som er gemt på SharePoint Online-websteder, ved at konfigurere tilladelser på niveauet for grupper af websteder.
  • Bestemme, hvilke funktioner der skal gøres tilgængelige for de brugere, der anvender webstederne i gruppen af websteder.
  • Yde teknisk support til de brugere, der anvender gruppen af websteder.
  • Vælge en sekundær administrator for gruppen af websteder.
  • Hjælpe med administrationen af bestemte funktioner, f.eks.:
    • Slå tilgængelige funktioner i gruppen af websteder til eller fra.
    • Oprette eller tilpasse indholdstyper på webstederne.
    • Angive internationale indstillinger.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Planlægge webstederne i gruppen af websteder

Selvom det er forholdsvis nemt at oprette flere websteder til dit team, er det en god ide at planlægge de websteder, du vil have, fordi det kan hjælpe dig med at holde styr på dine SharePoint Online-websteder på længere sigt. Du skal også overveje, om du vil tillade, at brugerne i virksomheden kan oprette deres egne teamwebsteder til administration af projekter. Hvis du ønsker en mere centraliseret styring af, hvordan websteder bliver oprettet, kan du slå denne indstilling fra (du kan altid slå den til igen, hvis du skifter mening). Se Lade brugere oprette deres egne teamwebsteder for at få flere oplysninger.

I den følgende liste er der en oversigt over de webstedsskabeloner, der findes til SharePoint Online til Office 365 Small Business, og en beskrivelse af hver enkelt. Brug denne liste til at finde ud af, hvilke typer websteder der passer bedst til organisationen.

  • Blog   Et websted, hvor en person eller et team kan fremlægge ideer, observationer og viden, som de besøgende på webstedet kan kommentere på.
  • Communitywebsted   Et websted, hvor man kan deltage i gruppediskussioner.
  • Projektwebsted   Et websted, hvor man kan administrere og samarbejde om et projekt.
  • Teamwebsted   Et websted, hvor teamet hurtigt kan organisere, udarbejde og dele oplysninger. Det indeholder et dokumentbibliotek og oversigter til styring af meddelelser, kalenderemner, opgaver og diskussioner.

Styring

Styring er det sæt politikker, roller, ansvarsområder og processer, der kan bruges til at vejlede, styre og kontrollere, hvordan en organisations teams samarbejder om at opnå forretningsmæssige mål. Når det gælder gruppen af websteder på SharePoint Online, kan en styringsplan fungere som en vejledning i, hvordan du planlægger de roller, ansvarsområder og politikker, som kræves for at understøtte gruppen af websteder. Dette kan omfatte, men er ikke begrænset til, følgende overvejelser:

  • Oplysningsarkitektur, herunder websider, dokumenter, lister og data
  • Vedligeholdelsesaktiviteter, herunder administration af brugerkonti
  • Brug af brand og tilpasning af politikker
  • Kursus

Det er vigtigt at udarbejde en styringsplan for organisationen. Hvis du deltager i udviklingen af en styringsplan, kan du få identificeret ejerskabet både for forretningstemaet og det tekniske team og dermed definere, hvem der er ansvarlig for hvilke systemområder. SeBedste fremgangsmåder til oprettelse og administration af teamwebsteder for at få flere oplysninger om udarbejdelse af en styringsplan.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Administrere brugere

Brugerkonti oprettes af den globale administrator af Office 365. Som administrator for en gruppe af websteder er du den person, der giver tilladelser til gruppens brugere vha. funktionen IndstillingerDet lille tandhjul Indstillinger, som har erstattet Indstillinger for websted. for dit teamwebsted.

Brugerkonti i Office 365

Den globale administrator føjer nye brugere til Office 365 Small Business ved at bruge Office 365 Administration, som er en portal til administration af brugere og konfiguration af tjenester. Når der skal tilføjes en ny bruger, foretager den globale administrator følgende:

  • Angiver, om den pågældende bruger kan få adgang til Administration
  • Indstiller brugerens geografiske placering
  • Vælger typen af brugerlicens
  • Opretter et brugernavn og en adgangskode til brugeren

Brugere af websted for team

Når en ny bruger er blevet føjet til adressekartoteket over brugere af Office 365 Small Business, føjes denne bruger automatisk til en SharePoint-gruppe med navnet Medlem (personer, som kan redigere indhold og sider) på det interne websted samt Besøgende (personer, som kan få vist og læse indhold) på de offentlige websteder. Hvis du har brug for at give nogle brugere mere omfattende adgang, end de har som Besøgende eller Medlem, kan du justere tilladelser for disse brugere ved at føje dem til andre SharePoint-grupper, f.eks. Ejere (personer med fuld kontrol over webstedet). Tilladelsesniveauer og medlemskab af SharePoint-grupper angiver under Indstillinger i Brugere og tilladelser. Du kan finde flere oplysninger om tilladelsesniveauer og gruppemedlemskab i afsnittet Tilladelsesniveauer og gruppemedlemskab i denne artikel.

Tilladelsesniveauer og gruppemedlemskab

Tilladelsesniveauer er grupper af tilladelser (eller SharePoint-rettigheder), som giver brugerne mulighed for at udføre en række relaterede opgaver. Tilladelsesniveauet Læse omfatter f.eks. tilladelserne Vis elementer, Åbn emner, Se sider og Vis versioner (blandt andre), der alle er nødvendige for at få vist sider, dokumenter og elementer på et SharePoint-websted. Tilladelser kan indgå i mere end ét tilladelsesniveau.

Det anbefales ikke, at du tildeler tilladelser direkte til individuelle brugere, fordi det kan gøre det meget vanskeligt at spore og administrere, hvem der har adgang til webstederne. Tildel i stedet tilladelserne til SharePoint-grupper, og tildel derefter de enkelte brugere til de relevante SharePoint-grupper. Du kan også gøre brug af de SharePoint-grupper, som er blevet oprettet til dig automatisk.

En SharePoint-gruppe er et sæt brugere, som er defineret på niveauet for gruppen af websteder, så det er nemt at styre tilladelserne. Hver gruppe er tildelt et standardtilladelsesniveau.

 Bemærk!    Når du tildeler tilladelsesniveauer til SharePoint-grupper på niveauet for grupper af websteder, nedarver alle websteder og alt webstedsindhold som standard disse tilladelsesrettigheder. Denne standardfunktionsmåde kaldes nedarvning af tilladelser. Du kan også angive, om du vil bryde nedarvningen af tilladelser, eller om du vil give separate tilladelser. Dette er nyttigt, når du har filer, som kun må ses af bestemte brugere. Når du bryder nedarvningen af tilladelser, kan du fjerne alle de andre SharePoint-grupper og nøjes med at give adgang til bestemte SharePoint-grupper eller brugere.

Da en brugers tilladelser bestemmer, hvad der vises og er adgang til på et websted, skal du omhyggeligt overveje, hvilken type SharePoint-gruppemedlemskab brugeren skal have. En bruger, der er ansvarlig for at oprette og tilpasse websteder, skal f.eks. som minimum være medlemmer af gruppen Designer. En bruger, der kun har behov for at læse indhold og måske tilføje kommentarer på en blog, har på den anden side måske kun brug for at være i gruppen Medlemmer.

Standardroller   

Her beskrives standardrollerne for SharePoint Online, og det defineres, hvilke aktiviteter en bruger med en bestemt rolle kan udføre på webstedet.

  • Administratorer for grupper af websteder   Administratorer for grupper af websteder har tilladelsesniveauet Fuld kontrol. De har adgang til indhold på alle underordnede websteder på teamwebstedet, og de bruger Webstedsdesigner til at designe et websted i Websted. De kan føje brugere til teamwebstedet og Websted, og de kan udføre administrative opgaver og overvågningsopgaver, der er relevante for webstederne.
  • Webstedsejere   Som standard har medlemmerne af gruppen Ejere tilladelsesniveau Fuld kontrol for websteder, de opretter på teamwebstedet. De kan tilføje brugere og udføre administrative opgaver, der er relevante for webstedet. De kan også bruge Webstedsdesigner til at designe et websted.

     Tip!    Det er en god ide at føje en webstedsejers kontaktoplysninger til et websteds startside. Det kan hjælpe brugerne med at finde ejeren, når de har brug for administrativt hjælp.

 Bemærk!    En bruger, der opretter et websted under et websted på øverste niveau på teamwebstedet, bliver automatisk ejer af webstedet.

  • Designer   Som standard har medlemmerne af gruppen Design tilladelsesniveauet Designe. De kan oprette lister og dokumentbiblioteker, redigere sider samt anvende temaer og typografiark på teamwebstedet. De kan også bruge Webstedsdesigner til at designe et websted.
  • Redigere   Som standard har medlemmerne af gruppen Medlemmer tilladelsesniveauet Redigere. På teamwebstedet kan personer med redigeringstilladelse få vist, tilføje, redigere, slette samt godkende og tilpasse lister og biblioteker. De kan ikke bruge Webstedsdesigner til at designe et websted.
  • Må bidrage   Ingen gruppe har tilladelsesniveauet Må bidrage som standard. På teamwebstedet kan bidragydere kun tilføje, redigere og slette elementer i eksisterende lister og dokumentbiblioteker og arbejde med webdele. Bidragydere kan ikke bruge webstedsdesigner til at designe et websted.
  • Gæst   Som standard har medlemmerne af gruppen Gæster tilladelsesniveauet Læse. På teamwebstedet kan besøgende kun få vist sider, listeelementer og dokumenter. Besøgende kan ikke bruge Webstedsdesigner til at designe et websted.

Administrative roller

Når du opretter et SharePoint Online-websted, oprettes følgende administrative roller som standard:

  • Global administrator   Den øverste administrator i Office 365. Når du registrerer dig for at købe Office 365, bliver du global administrator. Globale administratorer har adgang til alle funktionerne i Office 365 Administration (f.eks. til at føje brugere til adressekartoteket, tilføje domæner og administrere tjenesteindstillinger), og kun globale administratorer kan tildele andre administratorroller. Der kan være globale administratorer i din virksomhed, men den første globale administrator bliver som standard administrator for gruppen af SharePoint Online-websteder.
  • Administrator for gruppe af websteder   Administratorer af grupper af websteder har tilladelsesniveauet Fuld kontrol i gruppen af SharePoint Online-websteder. De har adgang til indhold på alle underordnede websteder på teamwebstedet og bruger Webstedsdesigner til at designe et websted i Websted. De kan føje brugere til teamwebstedet og det offentlige websted samt udføre administrative opgaver og overvågningsopgaver, der er relevante for webstederne. En administrator af en gruppe af websteder kan tilføje en anden administrator af en gruppe websteder eller ændre administratoren for gruppen af websteder via siden Indstillinger for websted.

Se Planlægge din strategi for tilladelser, Introduktion: Kontrollere brugeradgang med tilladelser og Oprette og administrere SharePoint-grupper for at få flere oplysninger om administration af brugere og tilladelser.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Planlægge at bruge funktioner for grupper af websteder

Som administrator for en gruppe af websteder på SharePoint Online administrerer du funktionerne i gruppen af websteder. Disse opgaver kan være at aktivere eller deaktivere funktioner ifølge styringsplanen. Se Aktivere eller deaktivere funktioner for grupper af websteder. Se også Administrere papirkurven for en gruppe af SharePoint-websteder.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Planlægge at aktivere flere sprog på websteder

Som administrator for en gruppe af websteder kan du aktivere MCI-funktionen (Multiple Language User Interface), så brugerne kan få vist webstederne på andre sprog end det standardsprog, der er angivet for gruppen af websteder.

Når MCI er aktiveret, kan brugerne få vist følgende elementer på et andet sprog:

  • Webstedstitel og beskrivelse
  • Standardmenuer og ‑handlinger i SharePoint
  • Standardkolonner
  • Brugerdefinerede kolonner (liste eller websted)
  • Links i navigationslinjen

Se Introduktion til flersproglige funktioner for at få flere oplysninger om MUI-funktionen (Multiple Language User Interface).

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Gå tilbage til SharePoint Online-planlægningsvejledning til Office 365 Small Business

 
 
Gælder for:
SharePoint Online Small Business