Planlægge indholdet til dit teamwebsted

Hvis indholdet på dine websteder er organiseret logisk og nemt at finde, bliver dine websteder nemmere at vedligeholde og administrere, og webstedsbrugerne bliver mere produktive. Hvis du er administrator for en gruppe af websteder eller webstedsejer, kan det være en god ide at sætte dig ned sammen med de personer i organisationen, som skal oprette og gemme indhold, for at høre deres ideer til hvordan det arrangeres bedst. Det gør det nemmere for dig at afgøre ting som f.eks. antallet og typerne af websteder, der behøves, samt hvordan du vil konfigurere funktioner som f.eks. biblioteker, indholdstyper, navigation og søgning.

I denne artikel


Hvilke typer af websteder har du brug for?

Afhængigt af organisationens størrelse og den mængde indhold, du planlægger at have på teamwebstedet, kan det være en god ide at oprette underordnede websteder under teamwebstedet for at organisere indhold. Webstederne i en gruppe af websteder er arrangeret i et hierarki. Når du opretter websteder under teamwebstedet, udbygger du hierarkiet. Du kan oprette flere underordnede websteder eller sider under teamwebstedet, og du kan også oprette flere underordnede websteder eller sider under disse websteder.

Hvad er forskellen på et websted og en side? Et websted er en samling af indhold, som kan indeholde elementer som sider, dokumentbiblioteker eller lister. En side er en individuel webside, hvor du kan få vist indhold, webdele eller links.

Diagram over webstedshierarki

Der er mange måder, du kan vælge at organisere de underordnede websteder på. Du kan f.eks. vælge at oprette underordnede websteder:

  • Efter team eller afdeling
  • Efter funktion.
  • Efter indholdskategori
  • Efter projekt
  • Efter kunde
  • Efter tilladelsesniveau eller fortrolighed (hvis der f.eks. er oplysninger, der skal være begrænset adgang til, kan det være en god ide at placere disse oplysninger for sig selv på et bestemt websted)

Før du går i gang med at oprette websteder, bør du bruge noget tid på at tænke over, hvor mange websteder du vil oprette, og hvordan du vil organisere dem. Det kan være en hjælp at oprette et diagram over webstedshierarkiet, så du bedre kan organisere planlægningen. Du kan hurtigt tegne et diagram på et stykke papir eller en tavle, men du kan også vælge at oprette et mere formelt diagram ved hjælp af nogle af de hierarkifigurer, der findes som SmartArt i Microsoft Word eller Microsoft PowerPoint. På den måde får du et diagram, du kan gemme og bruge igen, hvis der bliver brug for at ændre det på et senere tidspunkt.

Tænk også over formålet med eller funktionen for hvert enkelt websted. På den måde kan du nemmere beslutte, hvilke webstedsskabeloner du vil bruge til at oprette nye websteder. SharePoint Online indeholder en lang række forskellige webstedsskabeloner, som du kan vælge mellem, når du opretter et nyt websted. Når du vælger en webstedsskabelon, der er udviklet til et bestemt formål, giver du brugerne et stort forspring i deres arbejde. Hvis du f.eks. vil oprette et websted, som teammedlemmer kan bruge, hvis de indimellem vil dele interessante nyheder, kan du vælge at bruge skabelonen med Blog-webstedet, da denne skabelon er udviklet til denne type af kommunikation.

De webstedsskabeloner, der findes i Office 365 Small Business, omfatter:

  • Teamwebsted
  • Blog
  • Projektwebsted
  • Communitywebsted
  • Grundlæggende søgecenter

Du kan få mere at vide om at oprette websteder under Oprette et websted.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvilken type af indhold skal der være på webstederne?

Når du har tænkt over det antal og de typer af websteder, du vil have, skal du tænke over det indhold, der skal lagres på webstederne. Målet med denne indholdsplanlægning er at fastslå:

  • Hvilke typer af indhold du kunne tænke dig at oprette   . Indholdstyper gør det nemt at tilpasse, hvordan du vil håndtere og registrere bestemte indholdstyper.
  • Hvilke typer af metadata (webstedskolonner) du vil knytte til disse indholdstyper   . Metadata er oplysninger, som er med til at beskrive og kategorisere indholdet.
  • Hvilke typer af lister eller biblioteker du vil oprette på websteder for at organisere indhold    Biblioteker kan bruges til at gemme dokumenter og andre filer, mens lister kan være nyttige til at registrere opgaver eller problemer.

Det kan være, at din organisation vil udføre denne type af planlægning på en centraliseret måde (især i forbindelse med indholdstyper), men dette er også den type af planlægning, du bør opfordre de enkelte webstedsejere til at udføre, når de tilpasser de websteder, de har ansvaret for.

Har du brug for at kunne definere indholdstyperne?

Ved hjælp af indholdstyper kan webstedsbrugerne hurtigt oprette specialiserede typer af indhold ved at bruge kommandoerne Nyt element eller Nyt dokument på en liste eller i et bibliotek. Indholdstyper er praktiske, fordi de gør det muligt for webstedsejerne at sikre, at indholdet er ensartet på tværs af websteder. Indholdstyper gør det også muligt for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek at indeholde flere elementtyper eller dokumenttyper. Webstedsejerne kan forudkonfigurere bestemte oplysninger om indholdet, når de konfigurerer indholdstyperne for et websted, en liste eller et bibliotek.

Rul ned i menuen Nyt dokument og få vist en indholdstype for salgskontrakten.

Webstedsejere kan definere indholdstyper for listeelementer, dokumenter eller mapper.

Det kan være praktisk at definere indholdstyper for noget af indholdet, hvis indholdet opfylder følgende kriterier:

Hvis dette er sandt: Kan du drage nytte af indholdstyper på følgende måde:
Du har bestemte typer af dokumenter, som er i et standardiseret format, eller som har et bestemt formål, og du vil have, at de skal være ensartede på tværs af hele organisationen. Konfigurer webstedsindholdstyperne for disse typer af dokumenter på teamwebstedsniveau, så de kan bruges på tværs af alle underordnede websteder på teamwebstedet. På den måde opretter alle brugere i organisationen disse dokumenter på samme måde.
Du har bestemte skabeloner, som brugerne skal bruge til bestemte typer af dokumenter. Føj disse dokumentskabeloner til de relevante indholdstyper, så skabelonen bruges til alle de nye dokumenter, der oprettes fra indholdstypen.
Der er et standardsæt af oplysninger, du vil registrere for bestemte typer af dokumenter eller elementer. Føj kolonner til indholdstypen for at registrere disse oplysninger. Hvis der er nogen af oplysningerne, der er særligt vigtige, kan du angive de kolonner efter behov. Du kan også angive standardværdier for bestemte kolonner, når du konfigurerer indholdstypen.
Der er en defineret forretningsproces for, hvordan bestemte typer af dokumenter altid behandles eller gennemses. Overvej at konfigurere arbejdsprocesser for bestemte indholdstyper. Du kan bruge arbejdsprocesser til at administrere forretningsprocesser som gennemsyn eller godkendelse af dokumenter.

Når du har identificeret det indhold, som du muligvis vil definere indholdstyper for, bør du overveje, på hvilket niveau du vil definere indholdstyperne. Hvis du definerer webstedsindholdstyper på teamwebstedet, vil de kunne genbruges på lister og i biblioteker på alle de underordnede websteder på teamwebstedet. De enkelte webstedsejere kan også definere webstedsindholdstyper for deres websteder, selvom disse indholdstyper kun vil kunne bruges på lister og i biblioteker på det websted og eventuelle underordnede websteder.

Det kan være praktisk at oprette et regneark eller en tabel med de oplysninger, som skal inkluderes, når du definerer indholdstyperne. Du kan f.eks. begynde med at oprette noget simpelt som tabellen nedenfor og derefter tilpasse den, så den omfatter de oplysninger, du gerne vil registrere, f.eks. de websteder eller teams, som skal bruge indholdstyperne:

Ny indholdstype Overordnet indholdstype Kolonner Dokumentskabelon Arbejdsprocesser
Skriv navnet på den indholdstype, du vil oprette. Angiv den overordnede indholdstype, som den skal oprettes ud fra. Angiv den nye eller eksisterende kolonne, du vil føje til indholdstypen. Angiv, om der skal knyttes en dokumentskabelon til indholdstypen. Angiv, om der skal knyttes nogen arbejdsprocesser til indholdstypen.

Du kan få mere at vide om at arbejde med indholdstyper i Oprette eller tilpasse en indholdstype.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvilke typer apps vil du tilføje?

Foruden at overveje indholdstyperne kan du også overveje, hvilke typer oplysninger der skal gemmes på webstedet, eller hvilke typer opgaver, som brugerne i organisationen gerne vil bruge webstederne til at administrere. Dette hjælper dig med at planlægge forskellige typer apps, du kan føje til websteder for at komme i gang. Hvis du f.eks. ved, at du vil have et sted at gemme dokumenter, så er det nok en god ide at tilføje et dokumentbibliotek. Hvis du har brug for at holde styr på vigtige datoer, skal du bruge en kalender.

Du behøver ikke at starte med at tilføje alle de apps, du eventuelt måtte få brug for. Webstedsejerne tilføjer og sletter løbende apps, efterhånden som virksomhedens behov ændrer sig. Men, hvis du planlægger i god tid, hvordan du vil tilpasse indholdet på dine websteder, kan det være med til at sikre, at webstederne lige fra starten er nyttige for brugerne.

SharePoint Online indeholder indbyggede apps, der er praktiske til en lang række forretningsmæssige formål lige fra lagring og administration af dokumenter til projektstyring og projektsporing samt kommunikation. Du kan tilføje flere forekomster af disse typer apps på et websted. Du kan også købe og tilføje apps fra en tredjepart i SharePoint Store på dit websted.

Du kan få mere at vide under Føje en app til et websted og Købe en app fra SharePoint Store.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan finder og får brugerne adgang til indholdet?

Tænk over, hvordan brugerne af webstedet skal kunne finde og bruge indholdet på dine SharePoint Online-websteder. Denne type planlægning hjælper dig med at træffe beslutninger om, hvordan du skal konfigurere både navigationen og søgefunktionen for teamwebstedet og de underordnede websteder.

Hvilke websteder skal inkluderes i den globale navigation?

Når du skal planlægge navigationen, kan det være nyttigt at oprette et diagram over webstederne i webstedshierarkiet. Hvis du allerede har oprettet et diagram, kan du bruge det diagram og redigere det. Medtag alle de underordnede websteder på teamwebstedet. Du kan evt. også medtage de vigtige lister og biblioteker, som findes på teamwebstedet og de underordnede websteder. På den måde kan du hurtigt identificere de vigtige steder, som brugerne vil finde, hvis de starter fra startsiden på teamwebstedet.

Den øverste navigation på et websted indeholder det, der kendes som global navigation.

Den øverste navigation på et websted

Som standard har hvert websted sin egen navigationsmenu øverst, men du kan angive, at websteder skal nedarve den øverste navigationsmenu fra det overordnede websted, så navigationen er ens på alle webstederne. Du kan konfigurere, hvilke websteder der vises i den øverste navigationsmenu. Du kan også tilpasse den øverste navigationsmenu, så den indeholder links til andre URL-adresser, hvis du vil integrere links til eksterne ressourcer i webstedets navigation. Hvis du vil have mere at vide om tilpasning af den øverste navigation, skal du se Tilpasse navigationen på dit teamwebsted.

Hvis du har mange underordnede websteder til dit teamwebsted, vil du sikkert ikke vise dem alle sammen i det øverste linkpanel, da det kan virke overvældende på brugerne. Du skal dog også sikre, at det ikke bliver svært at finde vigtige websteder eller vigtigt indhold. Brug diagrammet over webstedshierarkiet til at identificere de websteder, der skal være adgang til i den globale navigation.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan skal brugerne navigere på webstederne?

Foruden den øverste navigation vises der også et navigationselement til venstre på siden, som kaldes for Hurtig start.

Typisk vil Hurtig start indeholde links, der er specifikke for det aktuelle websted, og det kan bruges til at fremhæve det indhold, der er det vigtigste. Når du opretter en ny liste eller et nyt bibliotek, vises der automatisk et nyt link under Seneste på Hurtig start. Kun de fem nyeste links vises i sektionen Seneste.

Linket Seneste i Hurtig start viser de senest oprettede sider, lister og biblioteker

Du kan tilpasse Hurtig start for at tilføje eller fjerne links på lister og i biblioteker på webstedet. Du kan også gruppere links under brugerdefinerede overskrifter. Hvis du vælger, at alle underordnede websteder skal bruge den samme globale navigation som teamwebstedet, vil det være vigtigt for webstedsejerne at tilpasse navigationen i Hurtig start, da det vil være den primære måde for brugerne at finde indhold på et websted, når de besøger det. Hvis du beslutter, at de underordnede websteder ikke skal bruge den samme globale navigation som teamwebstedet, vil brugerne kunne bruge både det øverste linkpanel og Hurtig start på et underordnet websted til at finde indhold på det. Hvis du vil have mere at vide om at redigere links i Hurtig start, skal du se Tilpasse navigationen på dit teamwebsted

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvad bør du tænke på, når du planlægger søgning?

Brugerne vil være mere tilbøjelige til at bruge SharePoint Online, hvis de nemt kan finde de oplysninger, de søger. Hvis du bruger indholdsfunktioner som f.eks. indholdstyper, eller hvis du føjer metadatakolonner til lister og biblioteker, kan du gøre det nemmere at finde indholdet via søgning.

Administratorer for websteder og for grupper af websteder kan udføre en række konfigureringer for at tilpasse brugernes søgeoplevelse.

Hvis du vil: Skal du se dette emne:
Tilpasse de karakteristika og indstillinger, som påvirker søgeresultaterne, kan du tilpasse søgecenteret og webdelene, som bruges på siderne for Søgecenter. Administrere Søgecenter i SharePoint Online
Oprette forespørgselsregler for at forbedre måden, hvorpå søgningen svarer til brugerens intentioner. Administrere forespørgselsregler
Tilpasse resultatkilderne for søgninger. Administrere resultatkilder
Se, oprette eller ændre administrerede egenskaber eller knytte gennemsøgte egenskaber til administrerede egenskaber. Administrere søgeskemaet i SharePoint Online
Hvis du vil eksportere og importere tilpassede indstillinger for søgekonfiguration mellem websteder. Omfatter de indstillinger, du skal eksportere og importere, alle de brugerdefinerede forespørgselsregler, resultatkilder, resultattyper, rangeringsmodeller og indstillinger for webstedssøgning. Eksportere og importere tilpassede indstillinger for søgekonfiguration

Sådan bliver indhold tilgængeligt ved søgning

Søgetjenesten er planlagt til at søge i SharePoint Online-indhold hvert femte minut. Når et element er føjet til et SharePoint Online-websted, vil der gå et stykke tid, før det bliver indekseret og returneret i søgeresultater. Denne periode varierer alt efter de aktuelle brugeraktiviteter. Opgaver som f.eks. overflytning, opgradering og vedligeholdelse af et websted øger belastningen på indekseringsprocessen. Ny indholdselementer bør typisk vises i søgeresultaterne inden for en time

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvad skal brugerne kunne gøre med indhold?

Hvis du stiller nogle grundlæggende spørgsmål om, hvad brugerne har brug for at kunne foretage sig med indholdet, kan du afgøre, hvordan du skal konfigurere bestemte websteder, lister eller biblioteker, samt hvilke bestemte funktioner, webstedsbrugerne kan have brug for.

Det er også en god ide at gennemgå Softwarekrav til Office 365 Small Business, så du kan foregribe netop de personer i organisationen, der støder på problemer, når de arbejder med SharePoint Online-indhold, der er baseret på konfigurationen af deres lokale computere.

Spørgsmål at udforske: Overvejelser i forbindelse med konfiguration af indhold:
Har du brug for at registrere versioner af bestemte typer af dokumenter eller listeelementer?
  • Overvej at aktivere versionsstyring for disse lister eller biblioteker.
  • Overvej at kræve, at dokumenter eller elementer skal tjekkes ud, før de kan ændres
Har brugerne af webstedet brug for at kunne arbejde samtidigt på bestemte typer af dokumenter?
  • Overvej at aktivere samtidig redigering for relevante biblioteker, så det bliver muligt for brugerne at samarbejde.
Er der visse dele af indholdet, der skal godkendes, før de bliver bredt tilgængeligt?
  • Overvej at aktivere indholdsgodkendelse for biblioteker eller bruge arbejdsprocesser til at administrere godkendelse.
Er der bestemte typer af dokumenter, der skal følge bestemte forretningsprocesser eller personstyrede arbejdsprocesser?
  • Overvej at oprette eller konfigurere arbejdsprocesser for de indholdstyper, der gælder for disse dokumenter, eller for de biblioteker, hvor disse dokumenter er placeret.
Skal du bruge lister til at drive eller administrere processer?
  • Overvej at oprette eller konfigurere listebaserede arbejdsprocesser for processer som f.eks. registrering og administration af problemer.
Vil der være fortroligt indhold på webstederne, som skal begrænses fra generel adgang?
  • Overvej at oprette bestemte websteder eller biblioteker, som er konfigureret med forskellige tilladelser, til opbevaring af fortroligt indhold.
  • Overvej tilladelse på elementniveau, hvis der ikke er det store behov for at begrænse adgang til indhold.
  • Overvej at bruge målgrupper, så brugerne får vist forskelligt indhold.
  • Overvej, om bestemte lister eller biblioteker skal udelades fra søgeindeksering.
Har brugerne behov for at modtage opdateringer om bestemt indhold?
  • Overvej at aktivere RSS for nøglelister og ‑biblioteker.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Flytte dit indhold til teamwebstedet

Når du har opbygget strukturen for teamwebstedet, har du måske noget eksisterende indhold, du vil flytte til webstedet. Selvom Microsoft på nuværende tidspunkt ikke har nogen programmer til at overføre indhold, findes der måder, du kan flytte dokumenter og filer på fra en lokal computer eller et filshare til teamwebstedet. Du kan få mere at vide under Flytte dokumenter og filer til dit SharePoint Online-websted.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Gå tilbage til SharePoint Online-planlægningsvejledning til Office 365 Small Business

 
 
Gælder for:
SharePoint Online Small Business