Introduktion til biblioteker

Et bibliotek er et sted på et websted, hvor du kan oprette, indsamle, opdatere og administrere filer sammen med teammedlemmer. I hvert bibliotek vises en liste over filer og vigtige oplysninger om dem. Dette gør det nemmere for medlemmerne at bruge filerne til at samarbejde. Du kan vælge blandt en række færdige biblioteker og biblioteksskabeloner. Disse biblioteker og skabeloner er et godt udgangspunkt, når du vil organisere dine filer. Når du har oprettet et bibliotek, kan du tilpasse det på flere måder. Du kan f.eks. bestemme, hvordan dokumenter vises, registreres, administreres og oprettes. Du kan også registrere versioner, f.eks. typen og antallet af versioner. Du kan tilmed oprette brugerdefinerede visninger, formularer og arbejdsprocesser, så dine projekter og forretningsprocesser afvikles meget smidigere.

I denne artikel


Oversigt over biblioteker

Det er langt mere effektivt at bruge et SharePoint-bibliotek som en central placering, som alle på dit team kan se og bruge, i stedet for at de leder efter dokumenter på forskellige placeringer, f.eks. på personlige computere, på netværksdiske og i e-mail-mapper.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvad er et bibliotek?

Et typisk bibliotek Et SharePoint-bibliotek er en placering på et websted, hvor du kan oprette, gemme, opdatere og samarbejde om filer med teammedlemmer. I hver type bibliotek – dokument, billede, formular, wikiside, aktiv, rapport, post, dataforbindelse og dias – vises en liste over filer og vigtige oplysninger om dem, f.eks. hvem der sidst redigerede filen. Du kan vælge mellem flere typer biblioteker afhængigt af de filtyper, du vil gemme, og hvordan du planlægger at bruge dem. Når du er færdig med et bibliotek, kan du arkivere filer, slette det tomme bibliotek og spare diskplads på serveren.

Du kan tilpasse biblioteker på flere måder. Du kan bestemme, hvordan dokumenter vises, registreres, administreres og oprettes. Du kan registrere versioner, herunder antallet og typen af versioner, og du kan begrænse, hvem der kan se dokumenter, inden de godkendes. Hvis du vil ensrette en forretningsproces, kan du bruge arbejdsprocesser til at styre samarbejdet om dokumenter i biblioteker. Du kan gøre biblioteket mere overskueligt ved at oprette politikker for administration af oplysninger. Disse politikker styrer håndteringen af og udløbstidspunktet for dokumenter i bibliotekerne.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan bruger et typisk team et bibliotek?

Et marketingteam hos Contoso har brug for at samarbejde om projekt‑ og gruppedokumenter. Teammedlemmerne har behov for en central placering, hvor de kan samarbejde om dokumenter, administrere deres kalendere og møder, administrere projekter og registrere teamopgaver. Teamet har også en leverandør, der arbejder fra en ekstern placering, så der er en ekstra fordel ved at bruge SharePoint-teknologier.

Det første trin for teamet er at udpege et medlem som webstedsejer og ansvarlig for administration af webstedet. Webstedsejeren påtager sig rollen som webstedsadministrator, får tilladelsen Fuld kontrol til biblioteket og kontrollerer som det første, at alle medlemmerne af teamet har tilladelsen Bidrage til biblioteket med delte dokumenter på teamets websted. Webstedsejeren omdøber herefter biblioteket til "Marketingdokumenter" og tilføjer derefter en detaljeret beskrivelse, så alle brugerne, men særligt førstegangsbrugerne, får en klar ide om bibliotekets formål, og hvilket indhold der kan vises eller tilføjes. Teamet har besluttet at bruge biblioteket til administration af pressemeddelelser, budgetfiler, kontrakter, forslag og andre relevante teamdokumenter.

En af webstedsejerens første opgaver er at finde og overføre vigtige dokumenter til biblioteket for at få teamet fokuseret på at bruge biblioteket som en central placering. Webstedsejeren beslutter derefter at angive, at filer skal tjekkes ind og ud af biblioteket, så ingen ved et uheld overskriver ændringer i dokumenter. Ejeren angiver også, at versioner skal registreres, så teamet har en oversigt over, hvordan filer er ændret, og kan gendanne en tidligere version, hvis det er nødvendigt. Webstedsejeren sørger også for, at virksomhedens standarder følges, ved at føje standardskabeloner for marketingrapporter, salgskontrakter, kampagneplaner og budgetregneark til biblioteket. Hver skabelon indeholder firmaets logo og missionserklæring. Medlemmerne kan herefter let vælge den relevante skabelon, der skal anvendes, når de opretter en ny fil fra dokumentbiblioteket.

Når teammedlemmerne med tiden har tilføjet filer og samarbejdet om dokumenter, organiserer de biblioteket ved at tilføje kolonner og oprette visninger, der viser indhold på flere forskellige og mere praktiske måder. Webstedsejeren tilføjer f.eks. kolonnen "Projektnavn", så medlemmerne kan filtrere på eller sortere efter denne kolonne.

Andre teammedlemmer tilføjer offentlige visninger, der grupperer pr. regnskabskvartal og filtrerer på de kontrakter, der udløber i løbet af de næste seks måneder. Hvert medlem opretter også personlige visninger, så de hurtigt kan finde oplysninger og fuldføre deres arbejde.

Teamet beslutter efter en længere diskussion på et møde at oprette beskeder på biblioteksniveau, så de kan blive orienteret om opdateringer én gang om ugen. Hvert medlem kan også vælge at oprette flere beskeder eller RSS-feeds for bestemte filer, hvis der er behov for det. Teamet beslutter sig også for at følge en vigtig "bedste fremgangsmåde" i denne nye samarbejdsverden. Når medlemmer vil distribuere et dokument i et bibliotek, skal de ikke vedhæfte det i en e-mail, men i stedet sende linket til dokumentet i en e-mail. Det er let at indsætte et dokumentlink i en e-mail fra biblioteksbåndet og dermed sikre, at modtagerne får adgang til den nyeste version. Derved undgår du også, at det lokale netværk belastes unødigt.

Det kan ske, at teammedlemmer og andre brugere ikke kan åbne indhold, fordi de ikke har de nødvendige tilladelser. Nogle dokumenter er beskyttet, fordi de har følsomt indhold, f.eks. kontrakt‑ eller budgetoplysninger. Brugerne har dog mulighed for at anmode webstedsejeren om adgang fra en side, og webstedsejeren kan tildele rettigheder til et dokument, hvis det er relevant.

Alle medlemmerne på marketingteamet, men især leverandøren, synes, at det er praktisk, at der kan arbejdes offline med biblioteksindholdet hjemmefra eller fra et fjernwebsted, og at ændringerne nemt kan synkroniseres, når der igen arbejdes online. Det hele udføres med Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

En vigtig opgave for marketingteamet er at foreslå marketingkampagner for at øge salg og omsætning. Når teammedlemmerne udarbejder en ny kampagneplan, registrerer de underordnede versioner af filen. Hvis de laver en fejl i en version, kan de gendanne en tidligere version. Når de afslutter kampagneplanen, kan de oprette en overordnet version og derefter publicere den til godkendelse af den juridiske afdeling og deres chef. Når filen er godkendt, kan andre medarbejdere i virksomheden få vist filen. Webstedsejeren undersøger onlinedokumentationen, kurser og blogge og opretter uden nogen form for programmering en arbejdsproces, knytter den til biblioteket og automatiserer indsamlingen af tilbagemeldinger og signaturer samt publicering af det endelige dokument.

Efter tre måneders brug er marketingbiblioteket og ‑webstedet blevet en vigtig del af marketingteamet og har i udpræget grad været med til at forbedre deres produktivitet og synlighed i virksomheden. De kan ikke forestille sig at arbejde uden og undersøger aktivt, hvilke andre muligheder der er for at bruge SharePoint-teknologier til at samarbejde bedre.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Bibliotekstyper

Nogle biblioteker oprettes for dig, når du opretter et nyt websted, f.eks. biblioteket Delte dokumenter på et teamwebsted. Du kan tilpasse disse biblioteker til dine formål, eller du kan oprette dine egne biblioteker. Hver type af bibliotek har et bestemt formål, og nogle af dem har forskellige funktioner og egenskaber.

Dokumentbibliotek    Brug et dokumentbibliotek til mange filtyper, herunder dokumenter og regneark. Du kan gemme andre typer filer i et dokumentbibliotek, selvom nogle filer blokeres af sikkerhedshensyn. Når du arbejder med programmer, der ikke er blokerede, kan du oprette disse filer fra biblioteket. Marketingteamet kan f.eks. have sit eget bibliotek til planlægningsmaterialer, nyheder og publikationer.

Billedbibliotek    Brug et billedbibliotek, hvis du vil dele en samling af digitale billeder eller grafik. Selvom billeder kan gemmes i andre typer SharePoint-biblioteker, har billedbiblioteker flere fordele. Fra et billedbibliotek kan du f.eks. få vist billeder i et diasshow, overføre billeder til din computer og redigere billeder med de grafikprogrammer, der er kompatible med Windows SharePoint Services. Du kan overveje at oprette et billedbibliotek, hvis du vil gemme billeder af teambegivenheder eller produktlanceringer. Du kan også oprette en kæde til billeder i biblioteket fra et andet sted på dit websted, f.eks. fra wikis og blogs.

Formularbibliotek    Brug et formularbibliotek, hvis du vil administrere en gruppe XML-baserede forretningsformularer. Organisationen bruger f.eks. et formularbibliotek til udgiftsrapporter. Opsætning af et formularbibliotek kræver en XML-editor eller et XML-formulardesignprogram, f.eks. Microsoft InfoPath. Den formular, som brugerne udfylder, er blot en .xml-fil, som indeholder de data (og kun dataene), der blev angivet i formularen, f.eks. udgiftsdatoen og beløbet. Alt andet, der udgør udgiftsrapporten, findes i formularskabelonen. Når formularerne er blevet udfyldt, kan du flette formulardataene eller eksportere dem til analyse.

Wikisidebibliotek    Hvis du vil oprette en samling af forbundne wikisider, skal du bruge et wikisidebibliotek. Ved hjælp af en wikiside kan flere personer indsamle almindelige oplysninger i et format, der er nemt at oprette og tilpasse. Du kan også føje wikisider, der indeholder billeder, tabeller, links og interne links, til biblioteket. Hvis et team f.eks. opretter et wikiwebsted for et projekt, kan der gemmes tip og gode råd på webstedet på en række forbundne sider.

Aktivbibliotek    Hvis du vil dele og administrere digitale medieaktiver, f.eks. billed‑, lyd‑ og videofiler, skal du bruge et aktivbibliotek. Et aktivbibliotek gør det lettere for brugerne at finde og genbruge digitale mediefiler, som andre allerede har oprettet, f.eks. logoer og virksomhedsbilleder. Et aktivbibliotek indeholder også indholdstyper med egenskaber og visning til administration og gennemsyn af medieaktiver, f.eks. miniaturer og metadatanøgleord. Det kan f.eks. være, at du vil administrere og gemme mærkede billeder og genbrugelige brudstykker af indhold fra programmer, så de er tilgængelige i hele virksomheden og anvendes ensartet.

Diasbibliotek    Hvis du vil dele præsentationsdias på en effektiv måde, kan du bruge et diasbibliotek. Med diasbiblioteker kan du dele, gemme og administrere dias fra Microsoft PowerPoint eller et kompatibelt program. Når du publicerer en præsentation til et diasbibliotek, overføres diassene som individuelle filer, så de kan ændres og registreres uafhængigt af hinanden. Diasbiblioteket bevarer et link til præsentationen, så du får besked, når dias ændres. I biblioteket kan du sortere dias, tjekke dem ud og holde styr på historikken for diassene. Diasbiblioteker indeholder også særlige funktioner til at finde, administrere og genbruge dias.

Postbibliotek    Hvis du vil have et centralt lager til at gemme og administrere organisationens poster eller vigtige virksomhedsdokumenter, kan du bruge et postbibliotek. Din organisation skal måske overholde regler og standarder, hvilket kræver en organiseret proces til administration af relevante dokumenter. Et postcenterwebsted kan indeholde en række postbiblioteker til lagring af forskellige typer af poster. For hvert bibliotek kan du angive politikker, der fastsætter, hvilke poster der skal gemmes, hvordan dokumenter distribueres og administreres, og hvor længe disse poster skal opbevares.

Rapportbibliotek    Hvis du vil forenkle oprettelsen, administrationen og leveringen af websider, dokumenter og KPI'er (key performance indicators) for metrikværdier og mål, kan du bruge et rapportbibliotek. Rapportbiblioteket er et centralt sted, hvor du kan oprette og gemme rapporter, f.eks. Excel-projektmapper, og dashboardsider. Når du publicerer en Excel-projektmappe til et rapportbibliotek, kan du med et enkelt klik åbne den i en browser, hvilket er praktisk, når du vil se projektmappen uden at føje den til en webdelsside.

Bibliotek med procesdiagrammer (metriske og amerikanske enheder)    Hvis du vil gemme og dele dokumenter med diagramprocesser, f.eks. dem, der oprettes med Microsoft Office Visio 2010, skal du bruge et bibliotek med procesdiagrammer. Bibliotekerne med metriske og amerikanske enheder er tilpasset de respektive måleenheder.

 Bemærk!   Afhængigt af webstedet og konfigurationen oprettes der automatisk flere systembiblioteker, f.eks. typografibiblioteket, webstedsaktivbiblioteket og websidebiblioteket Du kan dog ikke oprette disse specifikke biblioteker via brugergrænsefladen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Måder at arbejde med biblioteker på

Her er nogle måder at arbejde med biblioteker på og gøre dem mere anvendelige for gruppen:

Oprette visninger    Du kan bruge en visning (visning: Et sæt kolonner på en webside, der viser elementer på en liste eller i et dokumentbibliotek. I visningen kan optræde sorterede eller filtrerede elementer, et udvalg af kolonner eller et brugerdefineret layout.) til at se de elementer i et bibliotek, der er vigtigst eller bedst passer til et formål. Indholdet af det faktiske bibliotek ændres ikke, men filerne er organiseret eller filtreret, så de er nemmere at finde og gennemse på en logisk måde.

Kræve udtjekning af filer    Når du kræver udtjekning (check ud: Låse en fil, mens den redigeres, for at forhindre, at andre utilsigtet overskriver eller redigerer den. Det er kun den bruger, der checker et dokument ud, som kan redigere dokumentet.) af en fil, sikrer du, at kun én person kan redigere filen, indtil den er tjekket ind (check ind: Åbne låsen for redigering og give andre brugere mulighed for at få vist den opdaterede fil eller checke filen ud.). Når du kræver, at dokumenter skal tjekkes ud, forhindrer du, at flere personer foretager ændringer på samme tid, hvilket kan medføre redigeringskonflikter og dermed forvirring. At kræve udtjekning kan også være en hjælp til at minde teammedlemmer om at tilføje en kommentar, når de tjekker en fil ind, så du nemmere kan holde styr på, hvad der er ændret i hver version.

Spore versioner     Hvis du har brug for at bevare tidligere versioner (versionering: En proces, hvor der oprettes en nummereret kopi af en fil eller et element, hver gang der gemmes en revision i biblioteket eller på listen.) af filer, kan biblioteker hjælpe dig med at holde styr på, opbevare og gendanne filerne. Du kan vælge at holde styr på alle versioner på samme måde. Du kan også vælge at angive nogle versioner som overordnede, f.eks. hvis du tilføjer et nyt kapitel i en brugervejledning, og andre som underordnede, f.eks. hvis du retter stavefejl. Du kan eventuelt vælge det antal af hver versionstype, du vil gemme, for på den måde at styre mængden af lagerplads.

Kræve dokumentgodkendelse     Du kan angive, at der kræves godkendelse af et dokument. Dokumenterne har status som afventende, indtil de godkendes eller afvises af en bruger med de relevante tilladelser. Du kan styre, hvilke brugergrupper der kan få vist et dokument, inden det godkendes. Denne funktion kan være praktisk, hvis biblioteket indeholder vigtige retningslinjer eller fremgangsmåder, der skal være gennemført, før andre ser de pågældende dokumenter.

Angive tilladelser     SharePoint-grupper og ‑tilladelsesniveauer gør det nemmere at administrere adgang til indhold på en effektiv måde. Tilladelser til biblioteker, mapper i biblioteker og dokumenter nedarves fra deres overordnede websted. Tildeling af tilladelsesniveauer til et specifikt element kan være med til at beskytte følsomt indhold som kontrakt‑ og budgetoplysninger uden at begrænse adgangen til resten af webstedet.

Få besked om ændringer     Biblioteker i SharePoint 2010 understøtter RSS-teknologi, så medlemmerne af arbejdsgruppen automatisk kan modtage og få vist opdateringer, eller feeds, med nyheder og oplysninger på ét konsolideret sted. Ved hjælp af RSS-teknologi kan du få besked om ændringer i et bibliotek, f.eks. når de filer, der er gemt i biblioteket, ændres. Med RSS-feeds kan medlemmer af arbejdsgruppen se en konsolideret liste over de filer, der er blevet ændret. Du kan også oprette e-mail-beskeder, så du får besked, når filer ændres.

Oprette arbejdsprocesser     Et dokumentbibliotek eller en indholdstype kan benytte arbejdsprocesser, som organisationen har defineret for forretningsprocesser, f.eks. administration af dokumentgodkendelse eller ‑gennemsyn. Din gruppe kan anvende forretningsprocesser på gruppens dokumenter, såkaldte arbejdsprocesser, hvilket angiver de handlinger, der skal udføres i en bestemt rækkefølge, f.eks. godkendelse af dokumenter. En arbejdsproces i SharePoint er en automatiseret måde at lede dokumenter eller elementer gennem en bestemt rækkefølge af handlinger eller opgaver. Der findes som standard tre arbejdsprocesser til rådighed for biblioteker: Godkendelse, der sender et dokument til en gruppe af personer til godkendelse, Indsaml feedback, der sender et dokument til en gruppe af personer for feedback og returnerer dokumentet som en opsamling til den person, der startede arbejdsprocessen, og Indsaml signaturer, der sender et dokument til en gruppe af personer for at indsamle deres digitale signaturer.

Definere indholdstyper     Hvis din gruppe arbejder med flere typer af filer, f.eks. regneark, præsentationer og dokumenter, kan du udvide bibliotekets funktionalitet ved at aktivere og definere flere indholdstyper (indholdstype: En genbrugelig gruppe af indstillinger for en indholdskategori. Brug indholdstyper til at administrere metadata, skabeloner og funktionsmåde for elementer og dokumenter konsekvent. Indholdstyper defineres på webstedsniveau og bruges på lister og i biblioteker.). Indholdstyper giver fleksibilitet og ensartethed på tværs af flere biblioteker. Hver indholdstype kan angive en skabelon og eventuelt arbejdsprocesser (arbejdsgang: Den automatiserede flytning af dokumenter eller elementer gennem en sekvens af handlinger eller opgaver, der er relateret til en forretningsproces. Arbejdsgange kan bruges til at administrere almindelige forretningsprocesser, f.eks. dokumentgodkendelse eller -korrekturlæsning, på en konsekvent måde.). Skabelonerne fungerer som et udgangspunkt med hensyn til formatering, eventuelle standardtekster og de egenskaber, der gælder for dokumenterne af den pågældende type, f.eks. navn på afdeling eller kontraktnummer.

Klientintegration    Visse kompatible klientprogrammer arbejder med SharePoint-funktioner direkte fra klienten. Hvis du f.eks. bruger Microsoft Word 2010, kan du nemmere administrere indtjekning og udtjekning. Du kan fra Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 eller Microsoft Outlook 2010 flytte bibliotekets indhold offline, arbejde med det på en ekstern placering og derefter nemt synkronisere ændringerne, når du igen arbejder online.

Revisionsregistrering   Hvis du har en gruppe af følsomme filer, og det ville være praktisk at vide, hvordan de anvendes, kan du definere en politik, der giver dig mulighed for at aktivere revisionsregistrering af begivenheder, f.eks. filændringer, kopiering eller sletning.

Indstille politikker    Politikindstillinger er de indstillinger, der gør det muligt at angive et forældelsestidspunkt for dokumenter, automatisk sletning eller periodisk gennemgang (via en arbejdsproces) af de dokumenter, der har nået en bestemt alder. Efterhånden som bibliotekerne udvikler sig, kan det spare tid og arbejde at bruge dispositionsindstillingerne til at frigøre mere ledig plads på harddisken og undgå at overstige kvotebegrænsninger.

Brug et dokumentcenter    Du kan bruge et dokumentcenterwebsted, når du vil oprette, administrere og opbevare et stort antal dokumenter. Et dokumentcenter er baseret på en webstedsskabelon og er udviklet til at fungere som et centraliseret lager til administration af mange dokumenter. Funktioner som metadata‑ og trævisningsnavigation, indholdstyper og webdele hjælper dig med at organisere og hente dokumenter på en måde, der er effektiv og praktisk for brugerne. "Indholdshjælpere" kan hurtigt konfigurere navigation med metadata, så det fungerer godt i de fleste biblioteker, uden at der eksplicit skal oprettes indekser. De kan også hjælpe med oprettelsen af flere indekser for at forbedre ydelsen over et bredere udvalg af filtre og visninger. Du kan bruge et dokumentcenterwebsted som redigeringsmiljø, hvor brugerne løbende tjekker filer ind og ud og opretter mappestrukturer til filerne, eller som et indholdsarkiv, hvor brugerne får kun vist eller overfører dokumenter.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Organisere biblioteker på et websted

Hvordan du vælger at organisere filerne i et bibliotek, afhænger af gruppens behov og af den måde, som du vil at gemme og søge efter oplysninger på. En vis planlægning kan hjælpe dig med at oprette den struktur, der fungerer bedst for din gruppe. Biblioteker indeholder en række funktioner, der gør det muligt at arbejde med flere filer i det samme bibliotek. Det kan dog være, at det passer bedre til din gruppe at arbejde med flere biblioteker.

Gemme dokumenter i et bibliotek

Det kan være, at du vil have, at ét bibliotek skal opfylde forskellige behov. Det kan f.eks. være, at du har flere projekter i den samme gruppe, eller at der er flere grupper, der arbejder på det samme projekt. Overvej at bruge ét enkelt bibliotek, når:

  • Gruppen har brug for at se oversigtsoplysninger om eller forskellige visninger af det samme sæt filer. Det kan f.eks. være, at en chef vil se filer grupperet efter afdeling eller forfaldsdato.
  • Personer vil søge efter filerne på den samme placering på et websted.
  • Du vil anvende de samme indstillinger på filer, f.eks. registrering af filversioner eller krav om godkendelse.
  • De grupper, der arbejder med biblioteket, har de samme egenskaber, f.eks. samme tilladelsesniveauer.
  • Du vil analysere oplysninger om filerne i et regneark eller modtage konsoliderede opdateringer om filerne.

Hvis du vil arbejde effektivt med dokumenter i ét bibliotek, kan du organisere filer i et bibliotek ved at tilføje kolonner, definere visninger eller oprette mapper.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Gemme dokumenter i flere biblioteker

Det kan være en god ide at oprette flere biblioteker, når der er tydelige forskelle mellem de filsæt, du vil gemme og administrere, eller mellem de grupper af personer, som skal arbejde med filerne. Brug flere biblioteker, når:

  • De filtyper, du vil gemme og administrere, er væsentligt forskellige, og du ikke forventer, at personer ofte har brug for at få vist oversigter over filer eller søge i filerne samlet.
  • De grupper af personer, som bruger filerne, er væsentligt forskellige og har klart forskellige tilladelsesniveauer.
  • Du har brug for at anvende forskellige indstillinger, f.eks. versioner eller godkendelse, på flere sæt filer.
  • Du ikke har brug for at analysere filerne samlet eller modtage konsoliderede opdateringer af filerne.
  • Du vil give mulighed for forskellige muligheder for oprettelse af nye filer eller ændre rækkefølgen for indstillingerne i menuen Ny i et bibliotek.

Nedenfor finder du eksempler på, hvordan du kan arbejde effektivt med flere biblioteker.

Oprette webstedsskabeloner og ‑kolonner    Hvis organisationen vil fastlægge ensartede indstillinger på tværs af bibliotekerne, kan den oprette webstedsskabeloner og ‑kolonner. Du kan dele indstillingerne på tværs af flere biblioteker, så du ikke behøver af oprette dem flere gange.

Sende filer til en anden placering    Hvis en fil skal være tilgængelig i flere biblioteker, kan du gemme den i ét bibliotek og derefter sende en kopi til de andre biblioteker. Du kan vælge at blive mindet om at opdatere kopier af dokumentet, når du ændrer den oprindelige fil.

Oprette biblioteksskabeloner    Hvis du vil fastlægge ensartede indstillinger for biblioteker eller genbruge egenskaber på tværs af biblioteker, kan du gemme et bibliotek som en skabelon. Biblioteksskabeloner er tilgængelige som en indstilling på webstedet, når du klikker på Opret i menuen Webstedshandlinger.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Organisere filer i et bibliotek

Der er flere måder at organisere filer i et bibliotek på. Du kan tilføje kolonner, definere visninger og oprette mapper. Hver tilgang har sine egne fordele, og du kan kombinere dem, så de passer til bibliotekets og teamets forskellige behov.

Tilføje kolonner

Biblioteker registrerer som standard navnet på en fil samt oplysninger om status for en fil, f.eks. om den er tjekket ind. Men du kan angive flere kolonner, så teamet nemt kan kategorisere og registrere filer, f.eks. et kampagnenavn eller projektnummer eller andre oplysninger, der er vigtige for teamet. Du har flere forskellige valgmuligheder, alt efter hvilken type kolonne du opretter. Du kan f.eks. vælge en enkelt tekstlinje, en rulleliste med valgmuligheder, et tal, der beregnes fra andre kolonner, eller navnet på og billedet af en person på webstedet.

Kolonner indeholder kolonneoverskrifter, der gør det lettere for brugerne at sortere og filtrere dokumenter. Når du får vist filer i et bibliotek, kan du midlertidigt sortere eller filtrere filerne ved at pege på navnet på en kolonne og derefter klikke på pil ned ud for navnet. Det er praktisk, hvis du har brug for at se filerne på en bestemt måde. Du skal dog gentage trinnene, næste gang du får vist biblioteket.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Definere visninger

Vil brugerne ofte have vist alle de dokumenter, der er relateret til et bestemt projekt, alle de dokumenter, der tilhører en bestemt afdeling, eller vil de gruppere dokumenterne efter den måned, de skal være færdige? Hvis du forventer, at filerne ofte skal vises på en bestemt måde, kan du definere en visning. Du kan bruge denne visning, hver gang du arbejder med biblioteket. Når du opretter en visning, føjes den til rullelisten Aktuel visning, der er placeret på biblioteksbåndet.

En biblioteksvisning er et udvalg af kolonner på en side, der viser elementer i et bibliotek, og som ofte definerer en bestemt sorteringsrækkefølge, filtrering, gruppering og brugerdefineret layout. Biblioteker kan indeholde personlige og offentlige visninger. Alle med tilladelsen Bidrage kan oprette en personlig visning for at få vist filerne på en bestemt måde eller for at filtrere filerne, så kun de relevante filer vises. Hvis du har tilladelse til at oprette et bibliotek, kan du oprette en offentlig visning, som alle kan bruge, når de arbejder med biblioteket. Du kan også gøre en offentlig visning til standardvisningen, så brugerne automatisk får vist den visning af biblioteket.

Hvis medlemmerne af gruppen får vist bibliotekerne på en mobilenhed, kan du oprette mobilvisninger med begrænsninger, f.eks. det antal elementer i en visning, der er optimalt for enhedernes båndbredde og begrænsninger.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette mapper

Mapper er en anden måde at gruppere og administrere indhold i et bibliotek eller på en liste. Hvis der kan bruges mapper i biblioteket, kan du føje mapper til de fleste typer af biblioteker. Hvis biblioteket indeholder mange elementer, kan mapper gøre det nemmere at få adgang til disse elementer. Når du opretter en mappe, opretter du i virkeligheden et internt indeks. Dette interne indeks oprettes også for rodmappen eller det øverste niveau i et bibliotek eller på en liste. Når du åbner elementer i en mappe, bruger du rent faktisk dette interne indeks til at få adgang til dataene.

Hvis et bibliotek indeholder mange elementer, der kan grupperes på en bestemt måde, kan du bruge mapper til at organisere indhold i biblioteket. Gode eksempler på dette er projekter, teams, afdelinger, produktkategorier, aldersgrupper, alfabetiske opstillinger og alfabetiske undergrupper (A-C, D-F osv.). Mapper kan være en hjælp for brugerne til at gennemgå og administrere et stort antal filer på en velkendt måde.

Mapper i et bibliotek

Et bibliotek med aktiverede mapper viser som standard mapper i bibliotekets standardvisning uden nogle filtre. Dette er praktisk, fordi brugerne kan vælge den relevante mappe, når de indsætter nye dokumenter. Visning af alle mapper gør det desuden mindre sandsynligt, at elementer tilføjes forkert uden for mapperne i biblioteket. Du kan let omorganisere dokumenter til andre biblioteksmapper ved hjælp af kommandoen Åbn i Windows Stifinder, der er tilgængelig på biblioteksbåndet.

 Bemærk!    Der kan angives en biblioteksvisning uden sortering, hvilket betyder, at mapperne ikke vises før eventuelle elementer i visningen. Hvis brugerne nemt skal kunne finde den korrekte mappe, skal du ikke vælge at bruge denne sorteringsindstilling for visningen.

Selvom biblioteksmapper ikke vises i sektionen Dokumenter i Hurtig start, kan webstedsejeren eller en bruger med tilladelse til at designe et websted aktivere Visning som træstruktur, så sektionen Webstedshierarki vises i Hurtig start. Her kan du udvide, skjule og navigere i bibliotekets mapper.

Mapper i en træstruktur

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Kombinere brugen af kolonner, visninger og mapper

Alle tre tilgange kan fungere sammen. De samme kolonner, som du bruger til at spore projekter i standardvisningen i et bibliotek, kan bruges til at oprette en visning med flere filterkriterier. Du kan også sortere og filtrere en visning dynamisk ved at klikke på kolonneoverskrifterne for at indsnævre det indhold, der er behov for på det pågældende tidspunkt. Hvis der er defineret en mappestruktur for biblioteket, kan du gøre en biblioteksvisning "flad" ved at markere indstillingen Vis alle elementer uden mapper i sektionen Mapper, når du opretter eller redigerer visningen. Tilgangene kan supplere hinanden, så du får vist det rette indhold på det rette tidspunkt og på den måde, der passer dig bedst.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Næste trin

Nu, hvor du har et et overblik over biblioteker, kan du udføre følgende almindelige og praktiske opgaver med biblioteker.

  • Oprette eller slette et bibliotek eller en mappe i et bibliotek
  • Tilføje, åbne og slette filer i et bibliotek
  • Føje kolonner til et bibliotek og oprette biblioteksvisninger
  • Arbejde med biblioteksskabeloner og indholdstyper
  • Synkronisere et SharePoint-bibliotek på din computer med klientprogrammer
  • Flytte og kopiere dokumenter mellem biblioteker
  • Bruge arbejdsprocesser med et bibliotek
  • Angive tilladelser og avancerede indstillinger for et bibliotek
  • Bruge biblioteker med dias, billeder og medieaktiver
  • Administrere et bibliotek med mange dokumenter
  • Administrere store biblioteker med dokumenter og poster ved hjælp af metadata

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
SharePoint Online til virksomheder