Flytte dokumenter og filer til dit SharePoint Online-websted

Når du konfigurerer SharePoint Online til Office 365, har du sikkert nogle dokumenter og filer, du vil føje til teamwebstedet. Her er nogle måder, hvorpå du kan føje forskellige typer indhold til dit websted.

Denne artikel indeholder


Inden du begynder

Før du går i gang med at flytte filer, skal du kontrollere, hvor meget plads du har til SharePoint Online i Office 365. Typisk er lagergrænsen for en gruppe af SharePoint Online-websteder 10 GB plus 500 MB for hver licenseret slutbruger. Det vil sige, at med 250 brugere er den maksimale lagerplads 135 GB plus 25 GB lagerplads for hver bruger i OneDrive for Business. Du kan også købe mere lagerplads til Office 365, hvis du ønsker det. Hvis du vil have mere at vide om lagergrænser for SharePoint Online, skal du se SharePoint Online: grænser og begrænsninger for software.

 Tip!    Det er vigtigt at huske, at i Office 365 afviger lagerbegrænsningerne for SharePoint Online (dit teamwebsted) fra lagerbegrænsningerne for Exchange Online (til mailkonti). Hvis du vil have mere at vide om lagerbegrænsninger for postkasser, skal du se Modtagere itjenestebeskrivelsen for Exchange Online i Office 365.

Det næste skridt er at analysere det indhold, du har. Det indbefatter dokumenter, billeder, formularer osv.

 Tip!    Søg blandt eksisterende filer ud fra størrelse og dato vha. Filstifinder. På den måde kan du hurtigt identificere de filer, der er blevet brugt for nylig, eller som er meget store.

Tænk over, hvor meget af indholdet der bruges jævnligt, samt hvorvidt du vil lagre det hele i Office 365. Lidt på samme måde, som hvis du flyttede til en mindre bolig, er målet at afgøre, hvad der kan passe ind på det nye websted. Hvis f.eks. organisationen nu anvender mere lagerplads end grænsen for SharePoint Online i Office 365, er du nødt til at træffe beslutninger som disse:

  • Hvilke filer vil du flytte?
  • Vil du købe mere lagerplads?
  • Bør du planlægge at have mere plads til, at webstedet kan vokse? Det kommer det helt sikkert til.

Hvis din organisation er stor eller kompleks, bør du overveje at bede en ekspert om hjælp. Du kan få kyndig vejledning hos Microsoft Pinpoint software- og teknologitjenester. Pinpoint er en hurtig, nem måde, hvorpå virksomheder over hele verden kan finde certificerede Microsoft-eksperter og professionelle tjenester

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette mapper, biblioteker og underordnede websteder

Når du har identificeret det indhold, du vil flytte, skal du overveje, hvordan du vil organisere det. Du kan begynde med at overføre filer til biblioteket Dokumenter på teamwebstedet. Det er en god ide at organisere indholdet, især hvis du forventer, at der med tiden vil være et stort antal filer. Efterhånden som mængden vokser, kan du oprette flere dokumentbiblioteker, formularbiblioteker og billedbiblioteker til alt indholdet. Du kan også oprette underordnede websteder til forskellige typer af dokumenter eller projekter.

Hvis du vil have mere at vide om, hvordan du kan planlægge og strukturere indholdet på dit websted, skal du se en af følgende artikler:

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Overføre dokumenter, billeder og filer

Hvis du vil overføre filer, f.eks. Word-dokumenter, PDF-filer eller JPG-fotos, skal du overføre dem til et bibliotek eller en mappe i et bibliotek.

 Bemærk!    Den maksimale filstørrelse for en enkelt fil, der kan overføres til et SharePoint Online-bibliotek, er i øjeblikket 250 MB. Desuden kan du kun overføre 100 eller færre filer ad gangen.

Den bedste måde at gøre dette afhænger af antallet af filer. Først skal du finde frem til destinationsbiblioteket, og derefter skal du bruge denne tabel til at vælge en metode:

Antal filer Overførselsmetode
Enkelt dokument Vælg Nyt dokument > OVERFØR EN EKSISTERENDE FIL, og find derefter frem til filen på computeren.
Mange dokumenter og mapper Vælg knappen Åbn med Stifinder under fanen Bibliotek på båndet. Træk og slip derefter filerne ved hjælp af Filstifinder.

Du kan få mere at vide under Overføre, oprette eller slette filer i et bibliotek.

 Bemærk!    Der er bestemte filtyper, der ikke kan overføres til et bibliotek. Du finder en liste over disse i artiklen Typer af filer, der ikke kan tilføjes til en liste eller et bibliotek .

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Overveje at oprette SharePoint-lister til kontakter, kalendere og regneark

Alle virksomheder har data i mange formater, f.eks. kalendere, opgaver og regneark. For denne type af data kan du flytte eller konvertere indholdet til en liste på webstedet. Eksempelvis kan du konvertere din liste over forretningskontakter til en liste over kontakter. Derudover kan du ofte konvertere kalendere til en SharePoint-kalender, som er en særlig type liste.

Hvis du bruger Microsoft Excel-regneark til at registrere oplysninger, kan du overføre disse regneark direkte til et dokumentbibliotek i SharePoint Online. Eller du kan importere et regneark som SharePoint-lister. SharePoint-lister er med til at fremme samarbejdet, da flere personer kan opdatere dem på samme tid. Du kan oprette forskellige visninger af lister for at få vist netop de oplysninger, du ønsker.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Overveje SharePoint-løsninger til almindelige forretningsbehov

En anden måde at flytte indhold på er at bruge en SharePoint-løsning til at administrere en eksisterende opgave bedre. Eksempelvis vil de fleste organisationer registrere og dele viden fra dag til dag mellem de personer, der er ansat. En wiki på dit websted kan være løsning til netop denne type deling.

I denne tabel kan du se, hvilke SharePoint-funktioner der kan hjælpe dig med at administrere dine forretningsprocesser.

Forretningsproces Beskrivelse
Dele vigtige meddelelser på en teamblog

Blogge kan fungere som nyttige værktøjer til at kommunikere oplysninger til kolleger. Hvis du ønsker et forum til at dele oplysninger, bør du overveje at oprette en blog.

Brug af en wiki til at samarbejde og dele internt i teamet

Wikier er særlige websteder, hvor et community af brugere sammen opretter og ajourfører oplysninger. Wikier kan være et rigtig godt værktøj til registrering og deling af procesoplysninger eller generelle referenceoplysninger, som er vigtige for arbejdet.

Flytte ressourceplanlægning til kalendere for SharePoint-grupper

En gruppekalender kan være praktisk til at planlægge fælles ressourcer, f.eks. mødelokaler, a/v-udstyr osv. Da en gruppekalender er placeret på et SharePoint Online-websted, kan alle på teamet nemt se den på SharePoint eller i Outlook.

Konvertere databaseprogrammer til en Access-app

Du kan bruge Microsoft Access 2013 til at udvikle og publicere en database, og derefter kan du oprette en Access-app til at benytte databasen på teamwebstedet.

Automatisere forretningsprocesser med arbejdsprocesser

Arbejdsgange automatiserer og registrerer de vigtigste opgaver i en forretningsproces. Du kan bruge arbejdsprocesser til opgaver som godkendelsesprocesser eller indsamling af feedback.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hjælpe webstedsbrugere med at finde dit indhold

Når du har flyttet dokumenterne og filerne til teamwebstedet, skal du sørge for at informere de andre webstedsbrugere om det. Du kan tilbyde dem flere forskellige metoder til at søge efter og finde indhold på webstedet.

I denne tabel beskrives de forskellige metoder, du kan bruge.

Metode Beskrivelse
Brug af søgning til at finde indhold

Den nemmeste måde at finde indhold på på et SharePoint Online-websted er at bruge søgefunktionen.

Konfigurere visninger på lister og i biblioteker, så det bliver nemmere at finde indhold

Du kan vælge de elementer, der skal optræde i en visning. I en visning kan du f.eks. vise titel og forfatter. I en anden visning kan du nøjes med at vise de elementer, der er blevet tilføjet efter en bestemt dato.

Tilpasse webstedsnavigation

Du kan tilpasse navigationen på teamwebstedet for at gøre det nemmere for brugerne at finde indhold.

Søge i onlineindhold, når du er offline

Du kan bruge OneDrive for Business eller Outlook til at søge efter indhold, som ligger på SharePoint Online-webstedet, når du er offline

Holde styr på opdateringer af indhold

Konfigurer beskeder, eller abonner på et RSS-feed, så du automatisk får besked om ændringer af indholdet.

Hvis du vil have mere at vide om måder, hvorpå du kan hjælpe webstedsbrugere med nemt at finde indhold, skal du se artiklen Planlægge indholdet til dine teamwebsteder i planlægningsvejledningen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
SharePoint Administrationscenter, SharePoint Online Enterprise (E1 og E2), SharePoint Online Enterprise (E3 og E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business