Hvis du ejer et websted for et team, er det en god idé at oprette en styringsmodel for webstedets politikker, processer, roller og ansvarsområder.
I denne artikel
Hvad er styring?
En vigtig, men ofte usynlig, del af et websted, er styringsmodellen – det vil sige det sæt af politikker, roller, ansvarsområder og processer, som fastsættes for, hvordan personerne i gruppen skal bruge SharePoint.
Mange organisationer har en styringsmodel for webstedet på niveauet Central administration eller på niveauet for gruppen af websteder, som kan oprettes og vedligeholdes af it-afdelingen eller af teamet.
Hvis du ejer et underordnet websted i en gruppe af websteder, f.eks. et websted for team, er det en god ide at oprette din egen styringsmodel for dine specifikke problemer.
Med en styringsmodel bliver det nemmere at:
- Fortælle webstedsbrugerne, at de bør oprette et nyt underordnet websted i stedet for at oprette en liste eller andet webstedsindhold.
- Sikre, at underordnede websteder og indhold fjernes, når det er forældet, så det ikke optager lagerplads eller vises i søgeresultaterne.
- Sikre, at de rette personer har adgang til det rette indhold.
- Give ejere af underordnede websteder besked om, hvilke skabeloner og temaer de kan bruge.
- Sikre nem overdragelse af ejerskabet af et websted fra en person til en anden.
Elementer i en styringsmodel
Din styringsmodel skal omhandle emner som:
- Oprettelse af websteder
- Administration af tilladelser
- Informationsarkitektur
- Livscyklus for og lukning af websted
- Lagergrænser
- Klassifikation af oplysninger
- Tilpasning
- Beskyttelse af data
- Navigation
- Søgning
- Roller og ansvarsområder for hjælp til webstedet
Nogle af disse spørgsmål kan allerede være besluttet for dig i styringsmodellen for gruppen af websteder eller i styringsmodellen for organisationen, f.eks. hvor meget lagerplads du har til et websted, og hvilke typer tilpasninger du kan foretage i webstedets udseende. Andre vil muligvis ikke være relevante, afhængigt af kompleksiteten af webstedet for team, og hvor mange brugere der anvender webstederne. Selvom du ikke skal træffe beslutningerne om disse emner, er det godt at vide, hvilke beslutninger der er truffet, så du kan informere brugerne og gennemføre de relevante politikker.
Her er nogle ting, som du bør overveje, når du opretter et nyt websted.
Oprette underordnede websteder
Du kan give teammedlemmer lov til at oprette underordnede websteder under webstedet for team, som kan bruges på bestemte projekter.
Det kan være en stor fordel for gruppen, hvis det er muligt at oprette nye underordnede websteder helt spontant, men det kan løbe løbsk, hvis der ikke er kontrol med, hvilke websteder der oprettes. Eksempler:
- Det kan være svært for brugerne at finde det rigtige websted eller at være sikre på, at de har fundet det rigtige websted.
- De samme oplysninger kan findes på flere underordnede websteder, hvilket vil bruge kostbar lagerplads, og det kan kræve ekstra meget arbejde at vedligeholde oplysninger, der findes flere steder.
- Underordnede websteder kan indeholde forældede oplysninger, potentielt i op til flere år, som så vises i søgeresultaterne. Det kan være svært at bestemme, hvilke versioner af oplysningerne der er rigtige.
- Det kan blive en omfattende opgave at administrere tilladelser for mange underordnede websteder, og det kan risikeres, at brugerne kan få adgang til oplysninger, som de ikke skulle have adgang til.
- Når medarbejdere forlader gruppen, kan de underordnede websteder, de opretter, blive efterladt uden vedligeholdelse, hvilket kan skabe forvirring og forstyrre søgeresultaterne for de øvrige brugere.
Du kan spare tid og energi, hvis du angiver politikker til oprettelse af websteder, som omhandler følgende områder:
- Hvem har tilladelse til at oprette underordnede websteder?
- Skal nye underordnede websteder godkendes på forhånd? Hvilke kriterier gælder der for godkendelse, og hvem godkender?
- Skal nye underordnede websteder bruge eksisterende skabeloner og temaer?
- Hvor mange oplysninger må der gemmes på et websted (dvs. hvor meget diskplads må de optage på serveren)?
- Hvilke regler gælder der for navigationsstrategier på webstedet?
- Hvor længe skal oplysninger gemmes på underordnede websteder, inden de slettes eller arkiveres?
Administrere tilladelser
Integriteten, fortroligheden og beskyttelsen af organisationens missionskritiske oplysninger står og falder med, hvor sikkert dit websted er. Især i forhold til, hvem du giver adgang til webstedet.
At tildele og begrænse adgang til webstedet kaldes at administrere tilladelser, og det er en af de vigtigste opgaver for en ejer af et websted.
Her får du nogle tip til, hvad du bør overveje, når du udvikler en strategi for tilladelser.
- Følg princippet for mindste tilladelser: giv brugerne det laveste niveau af tilladelser, som de skal bruge for at kunne udføre deres opgaver.
- Giv personer adgang ved at tildele dem til standardgrupper, f.eks. Medlemmer, Besøgende og Ejere. Tildel de fleste brugere til grupperne Medlemmer eller Besøgende, og begræns antallet af medlemmer af gruppen Ejere.
- Brug nedarvning af tilladelser for at oprette et tydeligt hierarki, der er nemt at visualisere. Det vil sige, at du bør arbejde med grupper i stedet for at tildele tilladelser til enkeltpersoner. Når det er muligt, skal underordnede websteder nedarve tilladelser fra webstedet for team i stedet for at benytte sine egne tilladelser.
- Organiser indholdet, så du udnytter nedarvning af tilladelser: Overvej at inddele indholdet efter sikkerhedsniveau – opret et særligt websted eller bibliotek til følsomme oplysninger i stedet for at sprede følsomme oplysninger i et stort bibliotek, hvor de skal beskyttes af entydige tilladelser.
Informationsarkitektur
Informationsarkitekturen for et websted svarer til indholdsfortegnelsen for en bog: Den bestemmer, hvordan oplysningerne på webstedet – websider, dokumenter, lister og data – organiseres og præsenteres til brugerne. Informationsarkitekturen er ofte en hierarkisk liste over webstedsindholdet, søgenøgleord, datatyper og andre koncepter.
Hvis du vil oprette en informationsarkitektur, skal du analysere de oplysninger, der skal præsenteres på webstedet. Her er nogle af de spørgsmål, du kan bruge til at udvikle informationsarkitekturen:
- Hvilken type indhold vil du have på webstedet? Kan det oprettes som underordnede websteder, lister, biblioteker osv.?
- Hvordan kan oplysningerne præsenteres på webstedet?
- Hvordan skal webstedsbrugerne navigere på webstedet?
- Hvordan skal oplysningerne målrettes til målgrupperne?
- Hvordan skal søgefunktionen konfigureres og optimeres?
Informationsarkitekturen kan også omfatte klassificering af oplysninger.
Hvis de oplysninger, du arbejder med, har stor værdi for virksomheden, kræver særlige sikkerhedsforhold eller er underlagt lovkrav, kan du opstille et klassificeringsskema, der identificerer forskellige typer indhold, der skal administreres omhyggeligt.
Når du har organiseret oplysningerne i specifikke lister og biblioteker, kan du bruge styrefunktioner til at administrere, hvordan indholdet administreres. Eksempler:
Kræve udtjekning af filer
Når du kræver udtjekning af en fil, sikrer du, at kun én person kan redigere filen, indtil den er tjekket ind. Når du kræver, at dokumenter skal tjekkes ud, forhindrer du flere personer i at foretage ændringer på samme tid, hvilket kan medføre redigeringskonflikter og dermed forvirring. At kræve udtjekning kan også være en hjælp til at minde teammedlemmer om at tilføje en kommentar, når de tjekker en fil ind, så du nemmere kan holde styr på, hvad der er ændret i hver version.
Holde styr på versioner
Hvis du har brug for at bevare tidligere versioner af filer, kan biblioteker hjælpe dig med at holde styr på, opbevare og gendanne filerne. Du kan vælge at holde styr på alle versioner på samme måde. Eller du kan vælge at angive nogle versioner som overordnede, f.eks. at tilføje et nyt kapitel i en manual, og andre som underordnede, f.eks. at rette en stavefejl. Af hensyn til lagerpladsen kan du angive, hvor mange af hver versionstype, der skal gemmes.
Kræve dokumentgodkendelse
Du kan angive, at der kræves godkendelse af et dokument. Dokumenterne har status som afventende, indtil de godkendes eller afvises af en bruger med de relevante tilladelser. Du kan styre, hvilke brugergrupper der kan få vist et dokument, inden det godkendes. Denne funktion kan være praktisk, hvis biblioteket indeholder vigtige retningslinjer eller fremgangsmåder, der skal være gennemført, før andre ser de pågældende dokumenter.
Få besked om ændringer
Biblioteker i SharePoint 2010 understøtter RSS-teknologi, så medlemmerne af arbejdsgruppen automatisk kan modtage og få vist opdateringer, eller feeds, med nyheder og oplysninger på ét konsolideret sted. Ved hjælp af RSS-teknologi kan du få besked om ændringer i et bibliotek, f.eks. når de filer, der er gemt i biblioteket, ændres. Med RSS-feeds kan medlemmer af arbejdsgruppen se en konsolideret liste over de filer, der er blevet ændret. Du kan også oprette e-mail-beskeder, så du får besked, når filer ændres.
Oprette arbejdsprocesser
Et dokumentbibliotek eller en indholdstype kan benytte arbejdsprocesser, som organisationen har defineret for forretningsprocesser, f.eks. administration af dokumentgodkendelse eller ‑gennemsyn. Din gruppe kan anvende forretningsprocesser på gruppens dokumenter, såkaldte arbejdsprocesser, hvilket angiver de handlinger, der skal udføres i en bestemt rækkefølge, f.eks. godkendelse eller oversættelse af dokumenter. En arbejdsproces er en automatiseret måde at lede dokumenter eller elementer gennem en bestemt rækkefølge af handlinger eller opgaver. Der findes som standard tre arbejdsprocesser til rådighed for biblioteker: Godkendelse, der sender et dokument til en gruppe af personer til godkendelse, Indsaml feedback, der sender et dokument til en gruppe af personer for feedback og returnerer dokumentet som en opsamling til den person, der startede arbejdsprocessen, og Indsaml signaturer, der sender et dokument til en gruppe af personer for at indsamle deres digitale signaturer.
Definere indholdstyper
Hvis din gruppe arbejder med flere typer af filer, f.eks. regneark, præsentationer og dokumenter, kan du udvide bibliotekets funktionalitet ved at aktivere og definere flere indholdstyper. Indholdstyper giver fleksibilitet og ensartethed på tværs af flere biblioteker. Hver indholdstype kan angive en skabelon og eventuelt arbejdsprocesser. Skabelonerne fungerer som et udgangspunkt med hensyn til formatering, eventuelle standardtekster og de egenskaber, der gælder for dokumenterne af den pågældende type, f.eks. navn på afdeling eller kontraktnummer.
Revisionsregistrering
Hvis du har en gruppe af følsomme filer, og det ville være praktisk at vide, hvordan de anvendes, kan du definere en politik, der giver dig mulighed for at aktivere revisionsregistrering af begivenheder, f.eks. filændringer, kopiering eller sletning.
Livscyklus for og lukning af websted
Websteder som dokumentarbejdsområder og diskussionswebsteder har en tendens til at fortsætte med at eksistere, selvom de ikke længere skal bruges, og det optager værdifuld lagerplads og forstyrrer i søgeresultaterne. Det er en god ide at oprette en tidsplan for gennemgang af websteder og deres indhold (mindst en gang om året) for at se, om de stadig skal bevares.
Det er også godt at huske på, at organisationens lagerstyringsmodel også kan holde øje med, om der findes forældede websteder. Det kan f.eks. være, at en administrator automatisk sletter de websteder, der ikke er blevet anvendt i de seneste 90 dage. Som webstedsejer vil du modtage en e-mail med en advarsel om, at webstedet snart bliver slettet.
Lagergrænser
En administrator kan have angivet en grænse for, hvor meget lagerplads din gruppe kan anvende. Du skal finde ud af, om der er en grænse, og hvis der er, skal du beslutte, hvordan pladsen skal fordeles mellem dine websteder, sider og biblioteker.
Som standard sættes der i SharePoint Server en grænse for, at der ikke kan overføres dokumenter på mere end 50 MB til et dokumentbibliotek. Som standard vil ejere af et websted for team modtage en advarsel, når der er anvendt 90 % af den tildelte lagerplads.
Når du kender grænsen, kan du bruge funktioner som versionsstyring eller revisionsregistrering til at sikre, at webstedet overholder grænserne.
Tilpasse
Din organisation har sandsynligvis en form for standardiseret branding, webstedsskabeloner eller webstedslayout, der er foretrukket eller obligatorisk. Hvor meget kan brugerne tilpasse udseendet på deres websteder og sider?
Hvis du vil styre tilpasningerne, kan du beslutte at låse, hvem på teamet der har tilladelse til at lave tilpasninger, eller du kan vælge at bruge standardiserede sidelayout for at sikre, at visse krav opfyldes, f.eks. at webstedets ejer vises i øverste venstre hjørne på alle websteder.
Du kan også angive retningslinjer for de funktioner, der kan bruges på underordnede websteder. Du kan f.eks. bede folk om at undlade at bruge webdele, der kræver programmering.
Du kan også gå helt over i den anden grøft og give hele teamet adgang til SharePoint Designer, så de kan foretage de ændringer, de har lyst til.
Navigere
Navigationselementer hjælper brugerne med at gennemse det indhold, de skal bruge. To navigationselementer, som kan tilpasses, er det øverste linkpanel og Hurtig start.
Ved hjælp af indstillingssiderne for hver liste eller hvert bibliotek kan du vælge, hvilke lister og biblioteker der skal vises på Hurtig start. Du kan også ændre rækkefølgen af links, tilføje eller slette links og tilføje eller slette de afsnit, som linkene er organiseret i. Hvis der f.eks. er for mange lister i sektionen Liste, kan du tilføje en ny sektion for opgavelister, hvor du kan medtage links til dine opgavelister.
Brugerne af dit websted kan anvende det øverste linkpanel til at navigere til andre websteder i gruppen af websteder, idet der vises en række faner øverst på hver side på webstedet. Når du opretter et nyt websted, kan du vælge, om webstedet skal medtages på det øverste linkpanel på det overordnede websted, og om det øverste linkpanel fra det overordnede websted skal bruges.
Søge
Indhold findes på mange forskellige steder, f.eks. websteder, lister, biblioteker, webdele og kolonner. Hvis en person søger på dit websted, vises alt indhold på webstedet eller underordnede websteder i søgeresultaterne.
Som ejer af et websted kan du vælge, om indholdet på webstedet skal vises i søgeresultater. Når du forhindrer, at indholdet på et websted vises i søgeresultater, bliver indholdet på alle underordnede websteder også blokeret fra at blive vist i søgeresultater.
Som standard vises det indhold, der er begrænsede tilladelser til, ikke i søgeresultaterne for de brugere, der ikke har tilladelse til at læse indholdet. Det kan du ændre, så det begrænsede indhold også vises i søgeresultater, men brugerne kan stadig ikke åbne det indhold, de ikke har tilladelser til.
Tilbage til toppen
Roller og ansvarsområder for hjælp til webstedet
Det er en god ide at definere roller og ansvarsområde for at mindske det kaos, der kan opstå, når medarbejdere forlader eller kommer til et team. Her kan du se nogle af de ting, som det kan være en god ide at have besluttet omkring, hvem der gør hvad på webstedet:
- Undervisning: Undervisning i grundlæggende navigation, søgning og dokumentstyring kan være praktisk for de brugere, der ikke har brugt produktet tidligere.
- Support: Du kan have en ekspert i teamet, der kan foretage fejlfinding, og som kan samarbejde med en administrator.
- Overholdelse af juridiske og organisatoriske retningslinjer: Nogle gange kan dette være et spørgsmål om at sikre, at links til de relevante retningslinjer er opdaterede, men det er godt at uddelegere ansvaret til en person.
Beskytte data
Funktioner til sikkerhedskopiering og gendannelse af data er med til at beskytte mod tab af data. En administrator kan konfigurere, hvor ofte der skal oprettes en sikkerhedskopi.
Tilbage til toppen
