Planlægge websteder og administrere brugere

Hvis du er ansvarlig for at administrere grupper af websteder eller websteder for din organisations SharePoint Online-miljø, kan denne artikel hjælpe dig gennem nogle af de vigtigste opgaver og koncepter i forbindelse med udvikling af en bæredygtig tilgang til administration af websteder og brugere.

I denne artikel


Administrere websteder og grupper af websteder

En gruppe af websteder er en gruppe af SharePoint-websteder, som har samme ejer og deler administratorindstillinger, f.eks. tilladelser. Grupperne af websteder er hierarkisk opbyggede og indeholder altid ét websted på det øverste niveau og eventuelt underordnede websteder.

Hierarkisk diagram af en gruppe af websteder, som viser et websted på øverste niveau samt underordnede websteder.

Webstedet for teamet og andre websteder, du opretter under det, er kun tilgængelige for de brugere, som du inviterer ved at give dem tilladelser til webstedet. Med et websted for teamet kan organisationen, teamet eller gruppen komme i forbindelse med hinanden og samarbejde om dokumenter og andre filer, komme med meddelelser, planlægge møder, vedligeholde opgaver, spore problemer eller andre ting, der skal handles på, gemme oplysninger i listeform osv. Du kan også oprette forskellige underordnede websteder via de tilgængelige webstedsskabeloner i webstedet for teamet.

Administrere en gruppe af websteder

I en stor organisation vil et SharePoint Online-miljø typisk indeholde flere grupper af websteder, som hver især har flere websteder under sig. Derfor kan det være praktisk at uddelegere administrationen af webstederne eller grupperne af websteder til forskellige personer i organisationen. Tilladelsesmodellen i SharePoint gør det nemmere med muligheden for at tildele tilladelser til forskellige roller, administrator for gruppe af websteder, webstedsejer samt andre roller, som du kommer til at høre om senere.

Som administrator for gruppen af websteder har du tilladelsesniveauet Fuld kontrol til gruppen af websteder. Det betyder, at de kan tilføje eller slette websteder eller ændre indstillingerne for et websted inden for en gruppe af websteder.

Typiske ansvarsområder for en administrator for en gruppe af websteder

Hvis du er administrator for en gruppe af websteder på SharePoint Online-webstedet, kan ansvarsområderne omfatte følgende:

  • Fungere som et kontaktsted mellem brugerne og den globale administrator af Office 365 eller SharePoint Online-administratoren.
  • Bestemme, hvem der har adgang til vigtigt indhold, som er gemt på SharePoint Online-websteder, ved at konfigurere tilladelser på niveauet for grupper af websteder.
  • Bestemme, hvilke funktioner der skal gøres tilgængelige for de brugere, der anvender webstederne i gruppen af websteder.
  • Yde teknisk support til de brugere, der anvender gruppen af websteder.
  • Vælge en sekundær administrator for gruppen af websteder.
  • Oprette nye websteder.
  • Få vist, slette eller gendanne elementer fra Papirkurv for gruppen af websteder.
  • Oprette og tilpasse det offentlige websted.
  • Hjælpe med administrationen af bestemte funktioner, f.eks.:
    • Slå tilgængelige funktioner i gruppen af websteder til eller fra.
    • Oprette eller tilpasse indholdstyper på webstederne.
    • Angive internationale indstillinger.

 Bemærk!    Det kan være, at du skal arbejde sammen med SharePoint Online-administratoren (hvis det ikke også er dig). Du kan få mere at vide om ansvarsområderne for SharePoint Online-administratoren i Administrere grupper af websteder og globale indstillinger i SharePoint Administration.

SharePoint Online-administratoren kan udføre følgende opgaver:

  • Oprette, slette og administrere grupper af websteder.
  • Allokere og overvåge lagerplads til grupper af websteder.
  • Give adgang til administratorer af grupper af websteder.
  • Angive standard-SharePoint-webstedet.
  • Tage højde for flere websteder.
  • Administrere brugerprofiler.
  • Planlægge og administrere funktioner som administrerede metadata.
  • Aktivere eller deaktivere ekstern deling.

Typiske ansvarsområder for webstedsejer

Hvis du er webstedsejer, har du tilladelsesniveauet Fuld kontrol til et websted, og dine ansvarsområder kan omfatte følgende:

  • Oprette og administrere websteder.
  • Administrere webstedets funktioner og indstillinger, f.eks. dets udseende og præg.
  • Gemme et websted som en skabelon
  • Administrere webstedskolonner og webstedets indholdstyper.
  • Slette et websted.
  • Justere internationale og sproglige indstillinger.
  • Føje apps til websteder.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvilken type af websteder har du brug for?

Afhængigt af størrelsen af organisationen og den mængde indhold, du planlægger at have på webstederne, kan det være en god ide at oprette underordnede websteder til at organisere indholdet. Webstederne i en gruppe af websteder er arrangeret i et hierarki. Når du opretter websteder under webstedet på det øverste niveau, udbygger du hierarkiet. Du kan oprette underordnede websteder under webstedet for teamet, og du kan også oprette yderligere underordnede websteder under disse websteder.

 Bemærk!    SharePoint Online-administratoren opretter webstedet på øverste niveau for gruppen af websteder og tildeler en administrator for gruppen af websteder. Webstedsejerne kan oprette underordnede websteder.

Diagram over webstedshierarki

Der er mange måder, du kan vælge at organisere de underordnede websteder på. Du kan f.eks. vælge at oprette underordnede websteder:

  • Efter team eller afdeling
  • Efter funktion
  • Efter indholdskategori
  • Efter projekt
  • Efter kunde
  • Efter tilladelsesniveau eller fortrolighed (hvis der f.eks. er oplysninger, der skal være begrænset adgang til, kan det være en god ide at placere disse oplysninger for sig selv på et bestemt websted)

Brug noget tid på at tænke over, hvor mange websteder du vil oprette, og hvordan du vil organisere dem. Det kan være en hjælp at oprette et diagram over webstedshierarkiet, så du bedre kan organisere planlægningen. Du kan hurtigt tegne et diagram på et stykke papir eller en tavle, men du kan også vælge at oprette et mere formelt diagram ved hjælp af nogle af de hierarkifigurer, der findes som SmartArt i Microsoft Word eller Microsoft PowerPoint. På den måde får du et diagram, du kan gemme og bruge igen, hvis der bliver brug for at ændre det på et senere tidspunkt.

Tænk også over formålet med hvert enkelt websted. På den måde kan du nemmere beslutte, hvilke webstedsskabeloner du vil bruge til at oprette nye websteder. SharePoint Online indeholder en lang række forskellige webstedsskabeloner, som du kan vælge mellem, når du opretter et nyt websted. Når du vælger en webstedsskabelon, der er udviklet til et bestemt formål, giver du brugerne et stort forspring i deres arbejde. Hvis du f.eks. vil oprette et referencewebsted, som teammedlemmer kan bruge, hvis de hurtigt vil dele eller opdatere projektoplysninger, kan du vælge at bruge skabelonen med Wiki-webstedet, da denne skabelon er udviklet til denne type af kommunikation.

Du kan finde yderligere oplysninger om planlægning af indholdet på webstedet i Planlægge indhold på websteder.

 Bemærk!    SharePoint Online-administratoren administrerer personlige websteder (websteder af typen Mit websted). Personlige websteder er centrale steder, hvor brugerne kan indgå i netværk med kollegaer og registrere oplysninger. Som administrator for en gruppe af websteder kan du ikke styre personlige websteder. I stedet er den enkelte bruger administrator for sit eget Mit websted. Du kan få mere at vide om planlægning af websteder af typen Mit websted i Administrere grupper af websteder og globale indstillinger i SharePoint Administration.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Liste over webstedsskabeloner

I den følgende liste er der en oversigt over de webstedsskabeloner, der understøttes, og en beskrivelse af hver enkelt. Brug denne liste til at finde ud af, hvilke typer websteder der passer bedst til organisationen.

  • Grundlæggende søgecenter    Et websted, som leverer søgefunktionaliteten. Webstedet indeholder sider til søgeresultater og avanceret søgning.
  • Blog Et websted, hvor en person eller et team kan fremlægge ideer, observationer og viden, som de besøgende på webstedet kan kommentere på.
  • Business Intelligence Center    Et websted til præsentation af Business Intelligence-indhold i SharePoint Online.
  • Communitywebsted    Et websted til deltagelse i gruppediskussioner.
  • Discovery Center Et websted til administration af bevarelse, søgning og eksportering af indhold til juridiske anliggende og efterforskninger.
  • Dokumentcenter    Et websted, hvor det centralt er muligt at administrere dokumenter i virksomheden.
  • Enterprise Search Center Et websted, som leverer søgefunktionalitet. Velkomstsiden indeholder et søgefelt med to faner: en til generelle søgninger og en til søgning efter oplysninger om personer. Du kan tilføje og tilpasse fanerne for at fokusere på andre søgeområder eller resultattyper.
  • Projektwebsted    Et websted til at administrere og samarbejde om et projekt.
  • Datacenter    Et websted, som er udviklet til datastyring. Administratorer for datastyring kan konfigurere dirigeringstabellen til at dirigere indgående filer til bestemte placeringer. På dette websted kan du også styre, om poster kan slettes eller ændres, efter de er blevet føjet til lageret.
  • Websted for SAP-arbejdsproces    Et websted for SAP-arbejdsproces, som kombinerer alle brugernes forretningsmæssige opgaver. Du kan tilføje andre webdele, som har relation til arbejdsprocessen.
  • Websted for team    Et websted, hvor team hurtigt kan organisere, udarbejde og dele oplysninger. Det indeholder et dokumentbibliotek og oversigter til styring af meddelelser, kalenderemner, opgaver og diskussioner.
  • Visio-proceslagringssted    Et websted, hvor teams hurtigt kan få vist, dele og lagre Visio-procesdiagrammer. Det har et versionsstyret dokumentbibliotek til lagring af procesdiagrammer og lister til administration af meddelelser, opgaver og gennemgang af diskussioner.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Styring

Styring er det sæt politikker, roller, ansvarsområder og processer, der kan bruges til at vejlede, styre og kontrollere, hvordan en organisations divisioner og tekniske team samarbejder om at opnå forretningsmæssige mål. Når det gælder gruppen af websteder på SharePoint Online, kan en styringsplan fungere som en vejledning i, hvordan du planlægger de roller, ansvarsområder og politikker, som kræves for at understøtte gruppen af websteder. Dette kan omfatte, men er ikke begrænset til, følgende overvejelser:

  • Oplysningsarkitektur, herunder websider, dokumenter, lister og data
  • Vedligeholdelsesaktiviteter, herunder administration af brugerkonti
  • Brug af brand og tilpasning af politikker
  • Kursus

Det er vigtigt at udarbejde en styringsplan for organisationen. Hvis du deltager i udviklingen af en styringsplan, kan du få identificeret ejerskabet både for forretningstemaet og det tekniske team og dermed definere, hvem der er ansvarlig for hvilke systemområder. Du kan få mere at vide om udarbejdelsen af en styringsplan i Bedste fremgangsmåder til oprettelse og administration af teamwebsteder.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Administrere brugere

 Bemærk!    Det kan være, at du skal arbejde sammen med administratoren af SharePoint Online for at administrere brugere. Administratoren af SharePoint Online administrerer f.eks. brugerprofiler.

Brugerkonti i Office 365

Den globale administrator føjer nye brugere til Office 365 ved at bruge Office 365 Administration, som er en portal til administration af brugere og konfiguration af tjenester. Når der skal tilføjes en ny bruger, foretager den globale administrator følgende:

  • Angiver, om den pågældende bruger kan få adgang til administrationscentret
  • Indstiller brugerens geografiske placering
  • Vælger typen af brugerlicens
  • Opretter et brugernavn og en adgangskode til brugeren

Brugere af websted for team

Du kan føje brugere til teamwebstedet og justere tilladelser for brugere. Tilladelsesniveauer og SharePoint-gruppemedlemskab findes under Indstillinger. Nu opretter Office 365 en sikkerhedsgruppe med navnet Alle undtagen eksterne brugere, som omfatter alle i Office 365-kataloget (undtagen personer, som er uden for organisationen, og som inviteres via funktionen til ekstern deling). Denne sikkerhedsgruppe får automatisk tilladelsesniveauet Medlem i SharePoint Online. Det betyder, at de brugere, du føjer til Office 365-kataloget, som standard kan redigere websteder, lister og biblioteker.

Tilladelsesniveauer og gruppemedlemskab

Tilladelsesniveauer er grupper af SharePoint Online-rettigheder, som giver brugerne mulighed for at udføre en række relaterede opgaver. Tilladelsesniveauet Læse omfatter f.eks. tilladelserne Vis elementer, Åbn emner, Se sider og Vis versioner (blandt andre), der alle er nødvendige for at få vist sider, dokumenter og elementer på et SharePoint-websted. Tilladelser kan indgå i mere end ét tilladelsesniveau.

Vi anbefaler ikke, at du tildeler tilladelsesniveauer direkte til individuelle brugere, fordi det kan gøre det meget vanskeligt at registrere og administrere, hvem der har adgang til webstederne. Det er sommetider nødvendigt, men det bør holdes på et minimum for at undgå kompleksitet. Tildel i stedet tilladelserne til gruppen, og tildel derefter de enkelte brugere til de relevante grupper. En gruppe er et sæt brugere, som er defineret på niveauet for gruppen af websteder, så det er nemt at styre tilladelserne. Hver gruppe er tildelt et standardtilladelsesniveau. Standard-SharePoint-grupperne indeholder f.eks. følgende tilladelsesniveauer:

Gruppe Tilladelsesniveau
Ejere Fuld kontrol
Gæster Læse
Medlemmer Bidrage

Alle brugere, som har tilladelsen Fuld kontrol, kan oprette brugerdefinerede grupper.

 Bemærk!    Når du tildeler tilladelsesniveauer til SharePoint-grupper på gruppeniveauet for websteder, nedarver alle websteder og alt webstedsindhold som standard disse tilladelsesrettigheder. Denne standardfunktionsmåde kaldes nedarvning af tilladelser.

Da en brugers tilladelsesniveau bestemmer, hvad vedkommende får vist og har adgang til på et websted, skal du omhyggeligt overveje, hvilket gruppemedlemskab brugeren skal have. En bruger, der er ansvarlig for at oprette og tilpasse websteder, skal f.eks. som minimum være medlemmer af gruppen Designer. En bruger, der kun har behov for at læse og måske hente indhold, har på den anden side måske kun brug for at være medlem af gruppen Besøgende.

Du kan få mere at vide om at administrere brugere og tilladelser under Introduktion: Kontrollere brugeradgang med tilladelser og Planlægge din strategi for tilladelser. .

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Sekundær administrator for gruppe af websteder

Den sekundære administrator for gruppen af websteder kan blive udpeget af administratoren af gruppen af websteder. Som administrator for en gruppe af websteder kan du tilføje en anden administrator for en gruppe websteder eller ændre administratoren for gruppen af websteder via siden Indstillinger. Du kan få flere oplysninger om denne opgave i Administrere administratorer for en gruppe af websteder.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Planlægge at bruge funktioner til websted og gruppe af websteder

Som administrator for en gruppe af websteder på SharePoint Online kan det være nødvendigt at administrere funktioner på niveauet for websted og grupper af websteder. Disse opgaver kan være at aktivere eller deaktivere funktioner ifølge styringsplanen. Du kan få mere at vide under Aktivere eller deaktivere funktioner for grupper af websteder. Se også Administrere Papirkurv for en gruppe af SharePoint-websteder.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Gå tilbage til SharePoint Online-planlægningsvejledning til Office 365 Enterprise og Midsize.

 
 
Gælder for:
SharePoint Administrationscenter, SharePoint Online Enterprise (E1 og E2), SharePoint Online Enterprise (E3 og E4), SharePoint Online Midsized Business