Planlægge indhold på websteder

Hvis du er ansvarlig for planlægning af indholdet på SharePoint Online, er du måske i tvivl om, hvor du skal begynde, eller hvordan du skal tilpasse dine websteder, så de opfylder dine behov. Denne artikel redegør for nogle af de vigtigste overvejelser i forbindelse med planlægning af strukturen og indholdet af dine websteder. Den kan også hjælpe dig med at beslutte, hvilke indholdsfunktioner du kan få brug for til at understøtte dine forretningsmæssige mål.

Denne artikel indeholder


Hvilken type indhold vil du have på webstederne?

Som ejer af et eller flere websteder er det en god idé at foretage planlægning i forbindelse med det indhold, som skal placeres på webstederne. Målet for planlægningen af dette indhold er at finde frem til følgende:

  • Hvilke potentielle indholdstyper du ønsker at oprette   . Indholdstyper hjælper dig med at tilpasse, hvordan du håndterer og sporer specifikke typer af indhold.
  • Hvilken slags metadata (webstedskolonner) du vil tilknytte til indholdstyper   . Metadata er oplysninger, der hjælper med at beskrive og kategorisere indholdet.
  • Hvilken slags ordsæt du vil oprette, og hvilke metadatakolonner du vil tilknytte til indholdstyper   . Metadatakolonner kan hjælpe dig med at sikre, at bestemte typer af indhold altid kategoriseres på bestemte måder.
  • Hvilken slags politikker for administration af oplysninger du vil konfigurere for indholdstyper   . Politikker hjælper dig med at finde frem til, hvordan typer af indhold administreres, f.eks. hvor længe det skal gemmes.
  • Hvilken slags lister eller biblioteker du vil oprette for at organisere indholdet   . Biblioteker kan bruges til lagring af dokumenter og andre filer, og lister kan være nyttige i forbindelse med sporing af opgaver eller problemer.

Måske ønsker din organisation af foretage denne type planlægning på en centraliseret måde (især hvad angår indholdstyper). I mange tilfælde er du nødt til at koordinere omhyggeligt med administratoren af gruppen af websteder og med SharePoint Online-administratoren, fordi de beslutninger, der følger af din planlægning af indhold, kræver, at der konfigureres funktioner på forskellige niveauer.

Skal du definere indholdstyper?

Indholdstyper gør det nemt for brugerne af webstedet at oprette specielle typer indhold ved hjælp af kommandoen Nyt element eller Nyt dokument i en liste eller et bibliotek. Indholdstyper er nyttige, fordi de giver ejere af websteder en mulighed for at sikre, at indhold er konsekvent på tværs af websteder. Indholdstyper muliggør også, at en enkelt liste eller et enkelt bibliotek kan indeholde flere elementtyper eller dokumenttyper. Ejerne af websteder kan forudkonfigurere bestemte detaljer om indholdet, når de opretter indholdstyper for et websted, en liste eller et bibliotek.

Rul ned i menuen Nyt dokument og få vist en indholdstype for salgskontrakten.

Ejerne af websteder kan definere indholdstyper for listeelementer, dokumenter eller mapper. I SharePoint Online til Office 365 Enterprise kan indstillingerne for en indholdstype angive:

  • De kolonner (metadata), som du vil tildele til elementer af denne type (inklusive kolonner af typen Administrerede metadata).
  • De brugerdefinerede formularer af typen Ny, Rediger og Vis, der skal bruges med denne indholdstype.
  • De arbejdsprocesser, der er tilgængelige for elementer af denne indholdstype.
  • De brugerdefinerede løsninger eller funktioner, der er knyttet til elementer af denne indholdstype.
  • De politikker for administration af oplysninger, der er knyttet til elementer af denne indholdstype.
  • Det Panel for dokumentoplysninger, der vises i kompatible Microsoft Office-programmer for elementer af denne indholdstype.
  • Dokumentskabelonen for nye elementer af denne type (kun dokumentindholdstyper).

Måske er det nyttigt for dig at definere typer for noget af dit indhold, hvis dit indhold overholder følgende kriterier:

Hvis dette er sandt: Indholdstyper kan være nyttige for dig på følgende måder:
Du har specifikke typer af dokumenter, der har et standardiseret format eller formål, og du ønsker, at de skal være konsekvente på tværs af organisationen. Konfigurer indholdstyper til websteder for disse typer af dokumenter på det websted, der er på det øverste niveau i gruppen af websteder, så de kan bruges på alle underordnede websteder. På denne måde opretter alle brugere i organisationen disse dokumenter på en konsekvent måde.
Du har specifikke skabeloner, som folk skal bruge til specifikke typer af dokumenter. Tilføj disse dokumentskabeloner til de relevante indholdstyper, så alle nye dokumenter, der oprettes fra indholdstypen, bruger skabelonen.
Der er standardsæt af oplysninger, som du vil spore for specifikke typer af dokumenter eller elementer. Tilføj kolonner til din indholdstype for at spore disse oplysninger. Hvis nogle af oplysninger er særligt afgørende, kan du angive disse kolonner efter behov. Du kan også angive standardværdier for specifikke kolonner, når du konfigurerer indholdstypen.
Der er en defineret forretningsproces for, hvordan specifikke typer af dokumenter altid håndteres eller gennemses. Overvej at konfigurere arbejdsprocesser for specifikke indholdstyper. Du kan bruge arbejdsprocesser til at administrere forretningsprocesser som dokumentgennemsyn eller -godkendelse.

Når du har defineret indhold, som du vil identificere indholdstyper for, skal du tænke over, hvor du vil definere indholdstyper. Hvis du definerer webstedsindholdstyper på det websted, der er på det øverste niveau i gruppen af websteder, bliver de bredt tilgængelige til genbrug i lister og biblioteker på alle websteder, der er underordnede i forhold til det websted, der er på det øverste niveau. De enkelte ejere af webstederne kan også definere webstedsindholdstyper for deres websteder, men disse indholdstyper vil kun kunne bruges i lister og biblioteker på det websted og på eventuelle websteder under det. Derudover kan du dele indholdstyper på tværs af grupper af SharePoint Online-websteder ved at angive et specifikt websted som hub for indholdstypepublicering. Indholdstypepublicering hjælper organisationer med at administrere indhold og metadata konsekvent på tværs af deres websteder, fordi indholdstyper kan oprettes og opdateres centralt, og opdateringer kan publiceres til flere grupper af websteder, der abonnerer på dem.

Når du planlægger indholdstyper, kan det være nyttigt at oprette et regneark eller en tabel, der registrerer de oplysninger, du vil medtage, når du definerer dine indholdstyper. Du kan f.eks. starte med at oprette noget helt grundlæggende som nedenstående tabel, som du derefter kan tilpasse, så den medtager eventuelle yderligere oplysninger, det kan være nyttigt for dig at spore, f.eks. de websteder og team, der bruger indholdstyperne:

Ny indholdstype Overordnet indholdstype Kolonner Dokumentskabelon Arbejdsprocesser Politikker for administration af oplysninger
Angiv navnet for den indholdstype, du vil oprette. Angiv den overordnede indholdstype, som den skal oprettes fra. Angiv den nye eller eksisterende kolonne, du vil tilføje til indholdstypen. Angiv, om der skal knyttes en dokumentskabelon til indholdstypen. Angiv, om der skal knyttes arbejdsprocesser til indholdstypen. Angiv, hvilke politikker for administration af oplysninger der eventuel gælder for denne indholdstype.

Se Oprette eller tilpasse en indholdstype for at få flere oplysninger om at arbejde med indholdstyper.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvilke typer af apps vil du tilføje?

Ud over at tænke over indholdstyper kan det være nyttigt for dig at tænke over, hvilke andre typer af oplysninger der skal lagres på websteder, eller hvilke typer af opgaver folk i organisationen vil bruge webstederne til at administrere. Dette hjælper dig med at planlægge de forskellige typer af apps, som du eventuelt vil tilføje til webstederne for at komme i gang. Hvis du f.eks. skal bruge et sted til lagring af dokumenter, vil du formentlig gerne tilføje et dokumentbibliotek. Hvis du vil holde styr på vigtige datoer, vil du formentlig gerne have en kalender.

Du behøver ikke tilføje alle de apps, du måske får brug for, med det samme. Ejere af webstederne kan tilføje og fjerne nye apps over tid, efterhånden som virksomhedens behov ændrer sig. Men tidlig planlægning af, hvordan du vil tilpasse indholdet på dine websteder, kan hjælpe med at sikre, at websteder med det samme er nyttige for brugerne.

SharePoint Online har indbyggede apps, der er nyttige til en række virksomhedsformål, lige fra lagring og administration til projektstyring, sporing og kommunikation. Du kan tilføje flere forekomster af disse typer af apps på et websted. Du kan også købe og tilføje tredjepartsapps fra SharePoint Store til dit websted.

Se Tilføje en app til et websted og Købe en app fra SharePoint Store, hvis du vil have flere oplysninger.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan skal dine brugere finde og åbne indhold?

Brug noget tid på at planlægge, hvordan brugerne af webstederne skal finde og bruge indholdet på dine SharePoint Online-websteder. Denne form for planlægning hjælper dig med at beslutte, hvordan både navigation og søgning skal konfigureres for teamwebstedet og dets underordnede websteder.

Hvilke websteder vil du medtage i din globale navigation?

Ved planlægning af din navigation kan det være nyttigt at lave et diagram over webstederne i dit hierarki af websteder. Hvis du allerede har lavet et diagram i forbindelse med planlægningen af webstederne, kan tage udgangspunkt i dette diagram og justere det. Medtag alle de websteder, der er underordnede i forhold til dit teamwebsted. Måske vil du også medtage eventuelle vigtige lister eller biblioteker, der findes på teamwebstedet og dets underordnede websteder. Dette hjælper dig med at hurtigt at identificere de vigtige destinationer, som brugere af webstederne ønsker at finde, hvis de starter fra startsiden på webstedet på det øverste niveau.

På SharePoint-websteder har det øverste linkpanel det, der kaldes global navigation. Dette øverste linkpanel vises øverst på alle webstedets sider, under webstedets titel.

Den øverste navigation på et websted

Hvert enkelt websted bruger som standard sin egen øverste navigation, men du kan vælge at lade websteder nedarve den øverste navigation fra det overordnede websted, så der er en ensartet navigationsoplevelse på tværs af alle webstederne. Du kan konfigurere, hvilke websteder der vises på den øverste navigation. Du kan også medtage links til eventuelle andre URL'er, du ønsker, hvis du vil integrere links til eksterne ressourcer i navigationen på dit websted. Se Tilpasse navigationen på dit teamwebsted for flere oplysninger om tilpasning af den øverste navigation.

.

Hvis du har mange underordnede websteder i din gruppe af websteder, vil du måske ikke vise dem alle på det øverste linkpanel, fordi det kan virke overvældende for brugerne af webstedet. Men du vil heller ikke risikere, at de ikke opdager vigtige websteder eller vigtigt indhold. Brug dit diagram over hierarkiet af websteder til at identificere vigtige websteder, som du vil vise i din globale navigation.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan vil folk navigere inden for webstederne?

Ud over det øverste linkpanel viser websteder også et navigationselement til venstre på siden, som kaldes Hurtig start.

Hurtig start viser typisk links, der er specifikke for det aktuelle websted, og dette element kan bruges til at fremhæve det indhold, der er vigtigst.

Linket Seneste på Hurtig start viser de senest oprettede sider, lister og biblioteker

Ligesom med det øverste linkpanel kan du tilpasse Hurtig start ved at tilføje links til eller fjerne links fra listerne og bibliotekerne på siden. Du kan også gruppere links under tilpassede overskrifter. Hvis du vælger at lade alle underordnede websteder nedarve den globale navigation, er det vigtigt, at ejerne af websteder tilpasser navigationen på Hurtig start, da denne vil være den primære måde, som brugerne anvender til at finde indhold på et websted, når de kommer til det. Hvis du vælger ikke at lade underordnede websteder nedarve global navigation fra webstedet på øverste niveau, vil brugere kunne anvende både det øverste linkpanel og Hurtig start på et underordnet websted til at finde indhold på det.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan vil brugere navigere i lister og biblioteker?

Hvis du planlægger at bruge de Administrerede metadata-funktioner, der er tilgængelige i SharePoint Online, til at oprette ordsæt, som bidragydere til websteder kan bruge til at tagge indhold med administrerede termer, har du yderligere muligheder for at forbedre muligheden for at opdage indholdet på siderne. Du kan konfigurere metadata-navigation, så det er nemmere for brugere at finde indhold i store lister og biblioteker. Med metadata-navigation kan brugere dynamisk filtrere og finde indhold i lister og biblioteker ved at bruge et hierarkitræ-kontrolelement til at anvende forskellige metadata-baserede filtre på visningen. Nøglefiltre kan bruges i kombination med navigationshierarkiet til at afgrænse listen med elementer, der vises.

Kontrolelement til metadatanavigation

Se Introduktion til administrerede metadata for flere oplysninger om konfiguration af metadata-navigation eller arbejde med Administrerede metadata.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvad skal du overveje, når du planlægger søgning?

Som SharePoint Online-administrator kan du tilpasse søgeoplevelsen for brugere ved at bruge siden til administration af søgninger i SharePoint-administrationscenter. Denne tilpasning omfatter angivelse af søgbare administrerede egenskaber i søgeskemaet, identificering af sider af høj kvalitet for at forbedre relevansen, administration af forespørgselsregler og resultatkilder samt fjernelse af individuelle resultater. Du kan også evaluere eventuelle ændringer ved at gennemse rapporter om brug og søgning.

De ændringer, du foretager på siden for administration af søgning, gælder for hele SharePoint Online-miljøet (lejer), men du kan også tilpasse søgning på niveauet for grupper af websteder og på webstedsniveau.

Hvordan indhold bliver tilgængeligt i søgning

Søgetjenesten er indstillet til at gennemsøge SharePoint Online-indhold hvert femte minut. Når der er tilføjet et element til et SharePoint Online-website, vil der gå et tidsrum, inden det indekseres og vises i søgeresultater. Dette tidsrum varierer afhængigt af de aktuelle brugeraktiviteter. Opgaver som overflytning af websted, opgradering og vedligeholdelse øger belastningen af indekserings-pipelinen. Nye indholdselementer vil typisk vises i søgeresultater inden for en time

Se Oversigt over administration af søgning i SharePoint Online for flere oplysninger om konfiguration af søgning.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvad skal brugerne gøre med indhold?

Det er en god ide at inkorporere specifikke spørgsmål om scenarier for brug af indhold i indholdsplanlægningsprocessen, fordi disse spørgsmål vil hjælpe dig med at afgøre, hvordan du skal konfigurere specifikke websteder eller biblioteker, samt hvilke specifikke funktioner brugere af websteder kan få brug for sammen med indhold.

Det er også en god idé at læse Softwarekrav til Office 365 til virksomheder, så du kan være forberedt på, hvilke specifikke personer i organisationen der vil få problemer i arbejdet med SharePoint Online-indhold i forhold til konfigurationen af deres lokale computere.

Spørgsmål, der bør undersøges: Overvejelser om konfiguration af indhold:
Har du brug for at spore versioner af bestemte typer af dokumenter eller listeelementer?
  • Overvej at aktivere versionsstyring på disse lister eller biblioteker.
  • Overvej at kræve, at dokumenter eller elementer kontrolleres, inden de ændres
Skal webstedets brugere kunne arbejde eller samarbejde på samme tid med bestemte typer af dokumenter?
  • Overvej at aktivere samtidig redigering for relevante biblioteker for at gøre samarbejde nemmere.
Skal specifikke typer af indhold godkendes, inden de bliver bredt tilgængelige?
  • Overvej at aktivere godkendelse af indhold for biblioteker eller at bruge arbejdsprocesser til at administrere godkendelse.
Er bestemte typer af dokumenter genstand for specifikke forretningsprocesser eller menneskelige arbejdsprocesser?
  • Overvej at oprette eller konfigurere arbejdsprocesser for de indholdstyper, der er relevante for disse dokumenter, eller for de biblioteker, hvor disse dokumenter skal placeres.
Skal du bruge lister til at holde processer i gang eller administrere dem?
  • Overvej at oprette eller konfigurere listebaserede arbejdsprocesser som f.eks. problemsporing og -administration.
Skal websteder indeholde fortroligt indhold, som der ikke skal være adgang til for alle?
  • Overvej at oprette specifikke websteder eller biblioteker, der er konfigureret med unikke tilladelser til lagring af fortroligt indhold.
  • Overvej at anvende IRM (Information Rights Management) på lister eller biblioteker, hvor der skal lagres fortroligt indhold. Se Brug af IRM (Information Rights Management) på en liste eller et bibliotek for flere oplysninger.
  • Overvej at slå ekstern deling fra for grupper af websteder, der skal indeholde fortroligt indhold. Se Administrere ekstern deling for dit SharePoint Online-miljø for flere oplysninger.
  • Overvej tilladelser på elementniveau, hvis der er minimalt behov for at begrænse adgang til indhold.
  • Overvej at bruge målretning til målgruppe for at vise forskelligt indhold for forskellige brugere.
  • Overvej, om specifikke lister eller biblioteker skal udelades fra søgeindeksering.
Skal indhold administreres som poster, med kontrol med, hvor længe de gemmes, eller hvornår de udløber?
  • Overvej at oprette et datacenter eller at konfigurere direkte datastyring.
Kan din organisation blive bedt om at udlevere eDiscovery-dokumenter til en retssag eller en undersøgelse?
  • Overvej af konfigurere et eDiscovery-center til at administrere indhold til retssager og undersøgelser.
Skal brugerne kunne modtage opdateringer om ændring af indhold?
  • Overvej at aktivere RSS for vigtige lister og biblioteker.
Skal brugere publicere Microsoft Access-databaser på websteder?
  • Måske skal du sikre, at Access Services er korrekt aktiveret og konfigureret til dit websted.
Skal brugere publicere Microsoft Excel-projektmapper på websteder?
  • Måske skal du sikre, at Excel Services er korrekt aktiveret og konfigureret til dit websted.
Skal brugere arbejde med mange videoer, billeder eller lydfiler, og skal de administrere oplysninger om disse filer?
  • Overvej at konfigurere et aktivbibliotek, som er forudkonfigureret til at bruge specialfunktioner, der gør det lettere at administrere rich media-aktiver, f.eks. billed-, lyd- og videofiler.
Skal brugere publicere Microsoft Visio-diagrammer som webtegninger?
  • Måske skal du sikre, at Visio Services er korrekt aktiveret og konfigureret til dit websted.
Skal brugere oprette formularbaserede løsninger?

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan skal indhold administreres igennem sin livscyklus?

Mens du planlægger indhold til dine websteder, skal du tænke over dette indholds livscyklus. Det vil sige:

  • Hvordan og hvorfor vil dette indhold sandsynligvis blive produceret? Skal det f.eks. produceres for at understøtte formelle projektleverancer, eller bliver det til i forbindelse med det daglige arbejde og samarbejde?
  • Hvor længe har man brug for adgang til det?
  • Hvor meget vil det vokse eller ændre sig, mens det er i brug?
  • Hvornår er der ikke længere aktivt behov for det?
  • Hvad skal der ske med det, når der ikke længere er aktivt behov for det?
  • Er der forretningsmæssige eller lovmæssige grunde til, at specifikke typer af indhold skal bevares ud over den periode, hvor det bruges aktivt?

Svarene på disse spørgsmål hjælper dig med at planlægge og overvåge lagring, og de vil også hjælpe dig med at planlægge ting, du måske har brug for til implementering af direkte datastyring, f.eks. udløbspolitikker.

Se Vælge, hvordan du vil gemme og administrere poster og Implementere datastyring for flere oplysninger. Se også Politikker for lukning af websted.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Gå tilbage til SharePoint Online-planlægningsvejledning til Office 365 Enterprise og Midsize.

 
 
Gælder for:
SharePoint Administrationscenter, SharePoint Online Enterprise (E1 og E2), SharePoint Online Enterprise (E3 og E4), SharePoint Online Midsized Business