Introduktion til lister

En liste er en samling data, du kan dele med teammedlemmer og andre webstedsbrugere. Du kan f.eks. oprette et tilmeldingsark for en begivenhed eller registrere teamarrangementer i en kalender ved at bruge en liste. Du kan bruge en række brugsklare lister og listeskabeloner, som indeholder et godt udgangspunkt til organisering af listeelementer. Den måde, du organiserer dine lister på, afhænger af behovene i din gruppe, og hvordan du foretrækker at gemme og søge i oplysninger. I denne artikel får du en oversigt over funktionerne i lister, du får en beskrivelse af, hvad du kan bruge lister til, og du får en liste over, hvad du herefter bør gøre, når du arbejder med lister.

I denne artikel


Oversigt over lister

Et SharePoint-websted indeholder som regel mange standardlister, bl.a. Links, Meddelelser, Kontakter, Problemsporing, Undersøgelser og Opgaver, som du kan bruge som udgangspunkt for teamsamarbejde eller i en forretningsløsning. I mange tilfælde kan standardlisterne være en hurtig og effektiv løsning, som kun kræver få eller ingen ændringer. Du kan f.eks. bruge:

  • Undersøgelser, som indeholder betingede forgreninger og sideskift, til bedømmelse af medarbejder‑ og kundetilfredshed.
  • Problemsporing, med versionsstyring, som tillader en mere dybdegående analyse af arbejdsgruppeprojekter og almindelige arbejdsopgaver.

Lister er omfattende og fleksible, og de har mange indbyggede funktioner, som giver dig en pålidelig måde til at gemme, dele og arbejde med data. Du kan:

  • Oprette en liste med mange typer kolonner, herunder Tekst, Tal, Valg, Valuta, Dato og klokkeslæt, Opslag, Ja/Nej og Beregnet. Du kan også vedhæfte en eller flere filer til et listeelement for at stille flere oplysninger til rådighed, f.eks. et regneark med tal, der kan understøtte dataene, eller et dokument med baggrundsoplysninger.
  • Oprette listevisninger for at organisere, sortere og filtrere data på forskellige måder, ændre metadata, f.eks. tilføje og slette kolonner og tilpasse valideringsregler, og bruge lister på en ensartet måde på tværs af websteder med indholdstyper, webstedskolonner og skabeloner. Du kan f.eks. vælge kun at vise de aktuelle begivenheder fra en kalender på en startside og oprette en mere visuel version, der ligner en vægkalender, på en anden side.
  • Oprette relationer mellem lister ved at bruge en kombination af entydige kolonner, opslagskolonner og tvungne relationer (kaskadevis sletning og begrænset sletning). Det øger dine muligheder for at oprette mere avancerede forretningsløsninger, og det er med til at sikre integriteten af dine data.
  • Oprette brugerdefinerede lister, vise dataene i webdele og på webdelssider, og importere, eksportere og oprette kæder til data fra andre programmer, f.eks. Microsoft Office Excel og Office Access.
  • Registrere versioner og detaljeret historik, kræve godkendelse for at kunne redigere data, bruge sikkerhed på element‑ og mappeniveau, indtjekning og udtjekning og automatisk få besked om ændringer ved hjælp af advarsler og RSS-feeds.
  • Organisere indholdet på en enkelt liste i mapper, så det er nemmere at finde, og ydeevnen forbedres ved at bruge indeksering af store lister.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Måder at arbejde med lister på

Følgende måder bruges til at arbejde lister og kan hjælpe dig med at administrere oplysninger for en gruppe.

Holde styr på versioner og detaljerede oversigter    Du kan holde styr på versioner af listeelementer, så du kan se, hvilke elementer der er ændret fra version til version, samt hvem der ændrede listeelementerne. Hvis der laves fejl i en nyere version, kan du gendanne en tidligere version af et element. Det er især vigtigt at holde styr en listes versionshistorik, hvis organisationen har brug for at overvåge en liste, efterhånden som den udvikles.

Kræve godkendelse    Du kan angive, at der kræves godkendelse af et listeelement, inden det kan ses af andre. Elementers status er midlertidig, indtil de godkendes eller afvises af en person med tilladelse hertil. Du kan styre, hvilke brugergrupper der kan få vist et listeelement, inden det godkendes.

Tilpasse tilladelser    Du kan angive, om deltagere kun kan læse og redigere de elementer, de oprettede, eller alle elementer på listen. Personer med tilladelse til at administrere lister kan læse og redigere alle listeelementer. Du kan også anvende bestemte tilladelsesniveauer på et enkelt listeelement, f.eks. hvis det drejer sig om fortrolige oplysninger.

Oprette og administrere visninger    Din gruppe kan oprette forskellige visninger af den samme liste. Indholdet af den faktiske liste ændres ikke, men elementerne er organiseret eller filtreret, så personer kan finde de vigtigste eller mest interessante oplysninger, alt efter behov.

Opdatere lister    Uanset den listetype, du opdaterer, er det samme proces for at tilføje, redigere og slette listeelementer. Du kan tilføje eller redigere elementer på en liste på to forskellige måder.

  • Ved hjælp af en formular (standardmetoden).
  • Indbygget, hvilket betyder, at du tilføjer elementet direkte på listesiden.

Indbygget redigering skal være aktiveret af listeejeren eller en anden bruger med Design-tilladelse for listen. Indbygget redigering er en indstilling for visning (markér afkrydsningsfeltet Tillad indbygget redigering i sektionen Indbygget redigering på siden Rediger visning). Det er ikke en indstilling for listen.

Hvis listen er konfigureret til at spore versioner, oprettes der en ny version af listeelementer, hver gang du redigerer et listeelement. Du kan få vist en oversigt over ændringerne af listeelementet og gendanne en tidligere version, hvis du laver en fejl i en nyere version.

Bruge formler og beregnede værdier    Du kan bruge formler og beregnede værdier til dynamisk at indsætte oplysninger i en listes kolonner. Det kan omfatte data fra andre kolonner på en liste samt systemfunktioner, f.eks. [idag], der står for dags dato. Du kan f.eks. angive en standardforfaldsdato, der ligger syv dage fra dags dato.

Være informeret om ændringer    Lister og visninger kan bruge RSS, så medlemmer af arbejdsgruppen automatisk kan modtage opdateringer. RSS er en teknologi, der gør det muligt at modtage og se opdateringer eller RSS-kilder med nyheder og oplysninger på et konsolideret sted. Du kan også oprette e-mail-beskeder for at få besked om, når listerne ændres, eller når der tilføjes nye elementer. Beskeder er praktiske til at holde styr på de ændringer, der er vigtige for dig.

Oprette listerelationer    Hvis du vil oprette en relation mellem to lister, skal du oprette en kolonne i kildelisten, som henter (eller "laver et opslag") en eller flere værdier fra en målliste, hvis værdierne stemmer overens med værdien i opslagskolonnen i kildelisten. Du kan eventuelt fortsætte med at tilføje flere kolonner fra mållisten til kildelisten. Når du opretter en opslagskolonne, kan du også bestemme, at relationsfunktioner skal gennemtvinges ved at angive en indstilling for kaskadevis eller begrænset sletning. Dette er med til at sikre gyldigheden af dataene, og det er med til at forhindre inkonsistens, som kan medføre problemer på længere sigt.

Dele listeoplysninger med et databaseprogram    Hvis du har et databaseprogram installeret, f.eks. Microsoft Office Access 2010, kan du eksportere og importere data til og fra webstedet, og du kan sammenkæde tabeller fra databasen med en liste. Når du arbejder med dine listedata i en Access-database, kan du også oprette forespørgsler, formularer og rapporter.

Bruge lister på en ensartet måde på tværs af websteder    Hvis din gruppe arbejder med flere typer lister, kan du sikre konsistens på tværs af flere lister med indholdstyper, webstedskolonner og skabeloner. Med disse funktioner kan du genbruge indstillingerne og listestrukturen på en effektiv måde. Du kan f.eks. oprette en indholdstype for et problem i kundeservice, som definerer bestemte kolonner, f.eks. kundens kontakt, og forretningsprocesser for indholdstypen. Et andet eksempel er at oprette en webstedskolonne for afdelingsnavne, som indeholder en rulleliste med afdelingerne. Du kan genbruge kolonnen i flere lister for at sikre, at navnene altid vises på samme måde på alle listerne.

Arbejde med listeelementer fra et e-mail-program    Ved at bruge et e-mail-program, der er kompatibelt med SharePoint-teknologierne, kan du tage vigtige listeoplysninger med dig. Med Microsoft Office Outlook 2010 kan du f.eks. få vist og opdatere opgaver, kontaktpersoner og diskussionsforummer på webstedet fra Outlook.

Angive indholdsmålretning    Du kan aktivere indholdsmålretning for en liste og derefter angive, at elementerne på listen kun skal vises for de personer, der er medlem af bestemte SharePoint‑ og Active Directory-grupper eller ‑målgrupper. Dette opnås ved at bruge webdele, f.eks. webdelen Indholdsforespørgsel, der bruger målretning til målgruppe til at filtrere listen ud fra brugerens medlemskab i en gruppe. Før elementerne på en liste kan aktiveres for en bestemt målgruppe skal selve listen konfigureres med kolonnen Målretning af målgruppe.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Listetyper

Den listetype, du bruger, afhænger af den type oplysninger, der deles.

Meddelelser    Brug en meddelelsesliste til at dele nyheder og statusoplysninger og til at vise påmindelser. Meddelelser understøtter udvidet formatering med billeder, hyperlinks og formateret tekst.

Kontaktpersoner    Brug en liste over kontakter til at gemme oplysninger om personer eller grupper, som du samarbejder med. Hvis du bruger et e-mail-program eller et program til administration af kontakter, der er kompatibelt med SharePoint-teknologier, kan du få vist og opdatere dine kontakter fra dit SharePoint-websted i det andet program. Du kan f.eks. opdatere en liste over alle organisationens leverandører fra et e-mail-program, der er kompatibelt med SharePoint-teknologier, f.eks. Outlook 2010. En liste over kontakter bruges ikke til at administrere medlemmerne af webstedet, men kan bruges til at gemme og dele oplysninger om kontakter for organisationen, f.eks. en liste over eksterne leverandører.

Diskussionsforummer    Brug et diskussionsforum til at skabe et centralt sted til registrering og lagring af teamdiskussioner i et format, der ligner formatet for nyhedsgrupper. Hvis administratoren har aktiveret modtagelse af e-mails for lister på webstedet, kan diskussionsforummer lagre e-mail-diskussioner fra de mest almindelige e-mail-programmer. Du kan f.eks. oprette et diskussionsforum for organisationens nye produkter.

Hyperlinks    Brug en liste over hyperlinks som et centralt sted til hyperlinks til internettet, virksomhedens intranet og andre ressourcer. Du kan f.eks. oprette en liste over hyperlinks til kundernes websteder.

Kalender    Brug en kalender til alle begivenheder i temaet eller specifikke situationer, f.eks. ferier. En kalender indeholder visuelle visninger, der ligner en skrivebords‑ eller vægkalender, af teamets begivenheder, herunder møder, sociale begivenheder og begivenheder, der varer hele dagen. Du kan også registrere milepæle for teamet, f.eks. tidsfrister eller datoer for produktudgivelser, som ikke vedrører et bestemt tidsinterval. Hvis du bruger et e-mail‑ eller kalenderprogram, der er kompatibelt med SharePoint-teknologier, kan du få vist og opdatere kalenderen fra dit SharePoint-websted, når du arbejder i det andet program. Du kan f.eks. sammenligne og opdatere kalenderen på webstedet med datoer i din Office Outlook 2010-kalender ved at vise begge kalendere side om side eller overlappende i Office Outlook 2010.

Opgaver    Brug en opgaveliste til at registrere oplysninger om projekter og andre opgaver for gruppen. Du kan tildele personer opgaver, og du kan registrere status og fuldførelsesprocent, efterhånden som opgaven bliver fuldført. Hvis du bruger et e-mail‑ eller opgavestyringsprogram, der er kompatibelt med Office SharePoint-teknologier, kan du få vist og opdatere opgaverne fra dit websted i det andet program. Du kan f.eks. oprette en opgaveliste for organisationens budgetproces og derefter få den vist og opdatere den i Office Outlook 2010 sammen med dine øvrige opgaver.

Projektopgaver    Brug en projektopgaveliste med en Gantt-visning og statusindikatorer. Du kan registrere status og fuldførelsesprocent, efterhånden som opgaven bliver fuldført. Hvis du bruger et e-mail‑ eller opgavestyringsprogram, der er kompatibelt med SharePoint-teknologier, kan du få vist og opdatere projektopgaverne fra dit websted i det andet program. Du kan f.eks. oprette en projektopgaveliste på dit websted for at identificere og tildele arbejdet med oprettelsen af en kursushåndbog, og derefter kan du registrere organisationens fremskridt i Office Outlook 2010.

Problemsporing    Brug en problemsporingsliste til at gemme oplysninger om bestemte problemer, f.eks. supportproblemer, og registrere deres fremskridt. Du kan tildele problemer, kategorisere dem og relatere dem til hinanden. Du kan f.eks. oprette en problemsporingsliste for at administrere kundeserviceproblemer og -løsninger. Du kan også kommentere problemer, hver gang du redigerer dem, og derved oprette en historik af kommentarer uden at ændre den oprindelige beskrivelse af problemet. En kundeservicemedarbejder kan f.eks. registrere hvert trin, der iværksættes for at løse et problem, og resultaterne. Du kan også bruge en problemsporingsliste sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces for bedre at kunne administrere problem- eller projektsporing.

Undersøgelse    Brug en undersøgelse til at indsamle og kompilere tilbagemeldinger, f.eks. en medarbejdertilfredshedsundersøgelse eller en quiz. Du kan designe dine spørgsmål og svar på flere forskellige måder, og du kan se en oversigt over tilbagemeldingerne. Hvis du har installeret et regnearks‑ eller databaseprogram, der er kompatibelt med SharePoint-teknologier, kan du eksportere resultaterne for at analysere dem yderligere.

Brugerdefineret    Brug en brugerdefineret liste til at starte en liste fra bunden. Du kan også oprette en brugerdefineret liste, der er baseret på et regneark, hvis du har et regnearksprogram, der er kompatibelt med SharePoint-teknologier. Du kan f.eks. importere en liste fra Office Excel 2010, som du har oprettet til at gemme og administrere kontrakter med leverandører.

Brugerdefineret liste i dataarkvisning    Brug Brugerdefineret liste i dataarkvisning for at oprette en tom liste, der ligner en kundeliste, men for at vise listen som standard i dataarkvisning. Dataarkvisning indeholder et datagitter, hvor du kan få vist og redigere data som rækker og kolonner. Du kan tilføje og redigere rækker og kolonner, anvende filtre og sortere ordrer, få vist beregnede værdier og totaler og redigere data i gittercellerne på en praktisk måde. Dataarkvisning kræver, at Office 2010 er installeret på en 32-bit klientcomputer, og det kræver en browser, der understøtter ActiveX-objekter. Du kan finde flere oplysninger om brug af dataarkvisning i Hjælp til Dataark, som du finder ved at vise en liste i dataarkvisning og klikke på Hjælp på statuslinjen.

Statusoversigt    Brug en statusoversigt til at få vist og følge målene for dit projekt. Oversigten indeholder nogle farvede ikoner, der viser, i hvilken grad målene er opfyldt.

Cirkulationer    Brug listen med cirkulationer til at sende oplysninger, f.eks. godkendelsesstempler, til teammedlemmerne.

Microsoft IME-ordbogsliste    Brug Microsoft IME-ordbogslisten, når du vil bruge data på listen som en Microsoft IME-ordbog. Du kan konvertere elementer i kolonnen Læsning til Visning ved hjælp af Microsoft IME og få vist indholdet i Kommentar i vinduet IME-kommentar. Dataene kan sammenkædes med en specifik URL-adresse.

PerformancePoint-indholdsliste    Brug en PerformancePoint-indholdsliste til at gemme dashboardelementer, f.eks. scorecards, rapporter, filtre, dashboardsider og andre dashboardelementer, som du opretter ved hjælp af PerformancePoint-dashboarddesigner.

Sprog og oversættere    Brug en liste over sprog og oversættere i en arbejdsproces for oversættelsesstyring i et bibliotek for oversættelsesstyring. Arbejdsprocessen bruger listen til at tildele oversættelsesopgaver til den oversætter, der er angivet på listen for hvert sprog. Du kan oprette listen manuelt, eller du kan vælge at få listen oprettet automatisk, når du føjer en arbejdsproces for oversættelsesstyring til et bibliotek for oversættelsesstyring.

KPI-liste    Brug en KPI-liste til at registrere KPI'er (Key Performance Indicators), som gør det hurtigt at evaluere statussen for mål. Du kan oprette KPI-lister for at registrere effektiviteten ved hjælp af en ud af fire datakilder: manuelt indtastede data, data på en SharePoint-liste, data i Microsoft Office Excel-projektmapper eller data fra Analysis Services – en komponent i Microsoft SQL Server. Når KPI-listen er oprettet, kan du bruge den til at få vist statussen for indikatoren på en dashboardside.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Organisere lister på et websted

Selvom du kan bruge listernes funktioner på mange måder, afhænger brugen af dem af størrelsen og antallet af lister samt organisationens behov.

Gemme mange elementer på en liste

En stor liste kan tjene forskellige behov. Du har måske et stort antal tekniske problemer, der skal spores på tværs af organisationen, og de kan angå flere projekter og grupper.

Brug en enkelt liste, når:

  • Din gruppe har brug for at se oversigtsoplysninger om listeelementerne eller forskellige visninger af det samme sæt elementer. En leder kan f.eks. have brug for at se status for alle tekniske problemstillinger i en organisation eller alle de forekomster, der blev indsendt inden for den samme periode.
  • Brugere vil gennemse eller søge efter problemstillinger på samme sted på et websted.
  • Du vil anvende de samme indstillinger på listeelementer, f.eks. sporing af versioner eller krav om godkendelse.
  • Grupperne, der arbejder på listen, har de samme egenskaber, f.eks. de samme tilladelsesniveauer. Entydig tilladelse kan anvendes på bestemte listeelementer, men hvis tilladelsesniveauerne varierer meget, kan du overveje at bruge flere lister.
  • Du vil analysere oplysninger om listen eller modtage konsoliderede opdateringer af listen. Du kan modtage beskeder, når listeelementerne ændres, eller se ændringerne af en liste ved at bruge RSS-teknologi. Med RSS-kilder kan medlemmer af arbejdsgruppen se en konsolideret liste over oplysninger, der er blevet ændret.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette flere lister

Du kan have brug for flere lister, når der er klare forskelle mellem de elementer, du vil administrere, eller mellem de grupper af personer, som arbejder med den.

Brug flere lister, når:

  • Du ikke forventer, at brugere har behov for oversigter over alle elementerne.
  • De grupper af personer, de arbejder med oplysningerne, er væsentligt forskellige og har forskellige tilladelsesniveauer.
  • Du har brug for at anvende forskellige indstillinger, f.eks. versioner eller godkendelse, på flere sæt elementer.
  • Du ikke har brug for at analysere elementerne samlet eller modtage konsoliderede opdateringer af elementerne.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Organisere elementer på en liste

Du kan organisere lister og listeelementer på følgende måder:

Tilføje kolonner    Du kan føje kolonner til listen for at hjælpe gruppen med at finde de elementer, der er vigtigst. Du kan f.eks. føje kolonnen Projekt til en liste for at hjælpe personerne på bestemte projekter, så de nemt kan få vist og arbejde med deres elementer. Du kan også tilføje flere kolonner, hvis du vil indsamle flere oplysninger om hvert listeelement, f.eks. navnet på afdelingen eller en medarbejder.

Hvis der er flere elementer på en liste, kan du overveje at indeksere visse kolonner for at forbedre ydelsen, når du får vist flere elementer eller skifter visning. Denne funktion ændrer ikke, hvordan elementerne er organiseret, men den giver organisationer mulighed for nemmere at opbevare et stort antal elementer på en liste. Indeksering kan dog bruge mere databaseplads.

Oprette visninger    Du kan bruge visninger, hvis personerne i gruppen ofte har brug for at se dataene på en bestemt måde. I visninger bruges kolonner til at sortere, gruppere, filtrere og vise dataene. Du kan også vælge, hvor mange elementer der vises ad gangen i hver visning. Brugere kan f.eks. gennemse en liste i sæt på 25 eller 100 listeelementer pr. side, alt efter deres præferencer og forbindelseshastighed.

Visninger giver dig fleksibiliteten til at opbevare et stort antal elementer på en liste, men kun se de ønskede undersæt på et bestemt tidspunkt, f.eks. kun de indlæg, der blev sendt dette år, eller kun de aktuelle begivenheder i en kalender. Du kan oprette personlige visninger, der kun er tilgængelige for dig, og hvis du har tilladelse til at redigere en liste, kan du oprette offentlige visninger, der er tilgængelige for alle.

Oprette mapper    Du kan føje mapper til de fleste listetyper, hvis listeejeren har tilladt, at mapper må oprettes. Det er især nyttigt, hvis listeelementerne kan opdeles på en bestemt måde, f.eks. efter projekt eller gruppe. Mapper gør det nemmere at søge i og administrere listeelementer. SharePoint-teknologierne indeholder en trævisning, så brugerne kan navigere gennem deres websteder og mapper på samme måde, som når de arbejder med mapper på harddisken. Hver afdeling kan f.eks. have sin egen mappe.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Næste trin

Nu, hvor du har et et overblik over lister, kan du udføre følgende almindelige og praktiske opgaver med med lister.

  • Oprette eller slette en liste, en ekstern liste og listerelationer
  • Oprette eller slette kolonner, mapper og visninger
  • Oprette forskellige typer lister, f.eks. kalendere og diskussionsforummer
  • Oprette og administrere projektopgavelister
  • Tilføje, redigere eller slette elementer på en liste
  • Administrere en liste med mange elementer
  • Konfigurere lokationsbaserede visninger
  • Arbejde med listeskabeloner og indholdstyper
  • Synkronisere en SharePoint-liste på din computer med klientprogrammer
  • Angive tilladelser og avancerede indstillinger for en liste
  • Tilpasse brugeradgangen til mapper og listeelementer
  • Bruge arbejdsprocesser med en liste

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
SharePoint Online til virksomheder