Importere eller sammenkæde data

Nogle gange findes de data, som du skal bruge i din Microsoft Office Access 2007-database i et andet format eller i en separat Office Access 2007-database. Det kan f.eks. være oplysninger, der er gemt i en projektmappe i Microsoft Office Excel 2007 eller på en liste i Windows SharePoint Services 3.0. Hvis du vil bruge disse data i Office Access 2007, skal du enten importere dem eller oprette en kæde til dem. Når du importerer data, placeres der en kopi af dataene i en tabel i din database. Hvis du vælger at oprette en kæde, bevares dataene i deres originale format, og Office Access 2007 får direkte adgang til dem, som om de var tabeller i din database. Vær dog opmærksom på de undtagelser, der er angivet i afsnittet Oprette en kæde til data i et andet format.

Hvad vil du foretage dig?


Importere data

Når du importerer data, placeres der en kopi af dataene i en ny eller eksisterende tabel, uden at kildefilen ændres. Du kan importere data fra et regneark i Office Excel 2007, en tabel i en anden Access-database, en Windows SharePoint Services 3.0-liste og en række andre kilder. Du bruger normalt kommandoerne i gruppen Hent eksterne data under fanen Eksterne data til at importere data.

Hvis du arbejder med en skabelon, som du har åbnet i Access eller hentet fra webstedet Microsoft Office Online, indeholder skabelonen muligvis en knap, der kan bruges til at importere data. Nogle skabeloner indeholder f.eks. formularen Liste over kontaktpersoner med knappen Tilføj fra Outlook, som kan bruges til at importere kontaktpersoner direkte fra Office Outlook 2007.

Importere data til en eksisterende tabel

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Knapflade, og klik derefter på Åbn.
  1. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.
  2. Klik på kommandoen for den filtype, du vil importere, i gruppen Import under fanen Eksterne data. Hvis du f.eks. skal importere data fra et Excel-regneark, skal du klikke på Excel. Hvis den ønskede programtype ikke vises, skal du klikke på Mere.

Dialogboksen Hent eksterne data vises.

 Bemærk!   Hvis du ikke kan finde den rigtige formattype under Import, bliver du muligvis nødt til at starte det program, hvor dataene oprindeligt er oprettet, og derefter bruge dette program til at gemme dataene i et almindeligt filformat (f.eks. afgrænset tekstfil (afgrænset tekstfil: En fil, der indeholder data, hvor individuelle feltværdier er adskilt af et tegn, f.eks. et komma eller et tabulatorstop.)), før du kan importere dataene til Access.

  1. Klik på Gennemse i dialogboksen Hent eksterne data for at finde kildedatafilen, eller skriv den fulde sti til kildedatafilen i boksen Filnavn.
  2. Klik på den ønskede indstilling under Angiv, hvor og hvordan dataene skal gemmes i den aktuelle database. Du kan oprette en ny tabel, der bruger de importerede data, tilføje dataene i en eksisterende tabel eller oprette en sammenkædet tabel med en kæde til datakilden.

Der startes en guide til de fleste filformater. Hvis du importerer fra en Access-database, er det imidlertid dialogboksen Importer objekter, der åbnes. Hvis det er tilfældet, skal du foretage dine valg i denne dialogboks og fortsætte til trin 8. Ellers skal du fortsætte til trin 6. .

  1. Følg instruktionerne på de næste sider i guiden. Den præcise fremgangsmåde afhænger af, hvilke importindstillinger du har valgt.
  2. Klik på Udfør på den sidste side af guiden.
  3. På den sidste side i guiden bliver du muligvis spurgt, om du vil gemme oplysningerne om importproceduren. Hvis du regner med, at du skal udføre den samme importprocedure på et senere tidspunkt, skal du markere afkrydsningsfeltet Gem importtrin, angive oplysningerne og klikke på Gem import. Når du på et senere tidspunkt vil gentage trinnene i den gemte procedure, skal du blot klikke på Gemte importer i gruppen Import under fanen Eksterne data. Hvis du ikke vil gemme oplysningerne om importhandlingen, skal du klikke på Luk.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du importerer data i Access, i artiklerne Importere eller oprette en kæde til data i en Excel-projektmappe, Importere fra eller oprette en kæde til en SharePoint-liste, Importere eller oprette en kæde til data i en anden Access-database. Du kan få adgang til artiklerne via hyperlinkene i afsnittet Se også.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Importere adressekartotekdata fra Outlook

Nogle skabeloner omfatter formularen Liste over kontaktpersoner, der indeholder knappen Tilføj fra Outlook. Du kan bruge knappen Tilføj fra Outlook til at importere kontaktpersoner direkte fra adressekartoteket i Outlook.

  1. Klik på knappen Tilføj fra Outlook på formularen.
  2. Vælg et Profilnavn i dialogboksen Vælg profil, og klik derefter på OK.

 Bemærk!   Følgende meddelelse vises muligvis: Et program prøver at få adgang til de e-mail-adresser, du har gemt i Outlook. Vil du tillade det? Hvis dette er uventet, er det måske en virus, og så bør du vælge "Nej". Hvis denne meddelelse vises, og du vil vælge mere end én kontaktperson, kan du eventuelt markere afkrydsningsfeltet Giv adgang i og derefter vælge en kort tidsperiode, f.eks. 5 minutter. På denne måde får du adgang til de e-mail-adresser, der er gemt i Outlook, i den angivne tidsperiode. Klik på Ja, når du er færdig.

  1. Dobbeltklik på de navne, der skal tilføjes, i dialogboksen Vælg navne, der skal tilføjes, og klik derefter på OK.

Navnene føjes til formularen.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette en kæde til data i et andet format eller en anden database

Hvis du opretter en kæde til data i et andet format, bevares disse data i det oprindelige format og vises som en sammenkædet tabel i databasen. For de fleste filformaters vedkommende betyder det, at du kan få vist og redigere dataene i enten Office Access 2007 eller det program, som dataene er oprettet i, fordi begge programmer arbejder med de samme fysiske data. Du kan imidlertid kun få vist sammenkædede data fra Excel i Office Access 2007. Disse data kan ikke redigeres i Access. Hvis du vil redigere dem, skal det foregå i Excel. 

Oprette en sammenkædet tabel

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Knapflade, og klik derefter på Åbn.
  1. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.
  2. Klik på kommandoen for den filtype, som du vil oprette en kæde til, i gruppen Import under fanen Eksterne data. Hvis du f.eks. skal oprette en kæde til data i et Excel-regneark, skal du klikke på Excel. Hvis den ønskede programtype ikke vises, skal du klikke på Mere.

Dialogboksen Hent eksterne data vises.

 Bemærk!   Hvis du ikke kan finde den rigtige formattype under Import, bliver du muligvis nødt til at starte det program, hvor dataene oprindeligt er oprettet, og derefter bruge dette program til at gemme dataene i et almindeligt filformat (f.eks. afgrænset tekstfil (afgrænset tekstfil: En fil, der indeholder data, hvor individuelle feltværdier er adskilt af et tegn, f.eks. et komma eller et tabulatorstop.)), før du kan oprette en kæde til dataene fra Access.

  1. Klik på Gennemse i dialogboksen Hent eksterne data for at finde kildedatafilen, eller skriv den fulde sti til kildedatafilen i boksen Filnavn.

Der startes en guide til de fleste filformater. Hvis du opretter en kæde til data i en Access-database, er det imidlertid dialogboksen Sammenkæd tabeller, der vises. Hvis det er tilfældet, skal du foretage dine valg i denne dialogboks og fortsætte til trin 8. Ellers skal du fortsætte til trin 5. .

  1. Klik på Opret en kæde til datakilden ved at oprette en sammenkædet tabel under Angiv, hvor og hvordan dataene skal gemmes i den aktuelle database. Vær opmærksom på, at Access kun kan oprette kæde til bestemte filformater, så denne indstilling er muligvis ikke tilgængelig for det anvendte filformat.
  2. Følg instruktionerne på de næste sider i guiden. Den præcise fremgangsmåde afhænger af, hvilke sammenkædningsindstillinger du har valgt.
  3. Klik på Udfør på den sidste side af guiden.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Access 2007