Af Stephanie Krieger, ekspert i dokumentproduktion
| Gælder for: |
| Microsoft Office System 2003-udgaver |
Har du nogensinde brugt for meget tid på en gentagen opgave i et Microsoft Office-program og haft en fornemmelse af, at det måtte kunne gøres mere effektivt? Måske ville du omformatere flere tabeller i et langt Word-dokument eller ændre rækkefølgen af data i et Excel-regneark. Eller måske ville du foretage de samme ændringer af flere Visio-sider eller PowerPoint-dias, der ligner hinanden. Hvis disse eller lignende opgaver lyder bekendt, er det på tide, at du lærer noget om makroer.
Du har måske set makroadvarsler, når du åbner Office-dokumenter, og derfor får makroer dig til at tænke på skræmmende udtryk som virus eller programmering. Det er vigtigt at slå fast, at de fleste makroer ikke blot er harmløse, men at de faktisk kan spare dig for en masse tid. Og makroer er nemmere at oprette og bruge, end du måske tror.
På denne side:
Hvad er en makro?
En makro er en samling af kommandoer, som du kan anvende med et enkelt klik. De kan automatisere næsten alt, hvad du kan udføre i det program, du bruger, og de kan endda give dig mulighed for at udføre ting, du måske ikke vidste var muligt.
Er makroer en slags programmering?
Makroer er programmering, men du behøver ikke at være udvikler eller at have kendskab til programmering for at kunne bruge dem. De fleste makroer, du kan oprette i Office-programmerne, er skrevet i et sprog, der hedder Microsoft Visual Basic for Applications, som normalt kaldes VBA. Denne artikel beskriver makroer af VBA-typen.
Hvornår og hvorfor skal du bruge makroer?
Makroer sparer tid og udvider mulighederne i de programmer, du bruger hver dag. De kan bruges til at automatisere gentagne opgaver i forbindelse med dokumentproduktion, strømline besværlige opgaver eller oprette løsninger som automatisering af oprettelsen af dokumenter, som du og dine kollegaer bruger regelmæssigt. De, der har erfaring med VBA, kan bruge makroer til at oprette brugerdefinerede tilføjelsesprogrammer, der indeholder skabeloner og dialogbokse, og som endda lagrer oplysninger med henblik på gentagen anvendelse.
Tag et kig på eksemplet i denne artikel, hvor flere tabeller i et Word-dokument skal formateres. Lad os sige, at der er 50 tabeller i dit dokument, som skal omformateres. Selv hvis du er superbruger, tager det omkring fem minutter at formatere hver enkelt tabel, dvs. over fire timer for den ene opgave. Hvis du indspiller en makro, der formaterer tabellerne, og derefter redigerer makroen, så ændringerne gentages i hele dokumentet, kan du udføre opgaven i løbet af minutter i stedet for timer.
Hvordan oprettes makroer?
I mange Office-programmer kan du oprette en makro ved enten at indspille en række handlinger eller ved at skrive makroen.
Indspille en makro
Det er næsten lige så nemt at indspille en makro som at tænde og slukke for en båndoptager. Når du bruger makrooptageren, skrives der automatisk en makro for dig, baseret på de handlinger, du udfører. I Office kan du indspille makroer i Word, Excel, PowerPoint, Visio og Project.
Lad os f.eks. se, hvordan du indspiller en makro til den første opgave, der er nævnt i starten af denne artikel – omformatering af flere tabeller i et langt Word-dokument. Du kan anvende en tabeltypografi for at opnå en del af tabelformateringen, men du kan også have brug for at anvende formatering, der ikke kan være en del af en typografi, f.eks. bredden af tabellerne eller højden af tabelrækkerne.
Når du skal indspille denne makro, skal du starte med indsætningspunktet i den første tabel, du vil formatere, og derefter gøre følgende:
- Klik på Makro i menuen Funktioner, og klik derefter på Indspil ny makro.
- I dialogboksen Indspil makro, der vises her, kan du give makroen et navn, tildele den til en værktøjslinje eller en tastaturgenvej, så den er nem at få adgang til, angive, hvor makroen skal gemmes, og tilføje en beskrivelse af makroen til senere reference. Du kan også springe alle disse trin over nu og blot klikke på OK for at starte indspilningen, hvis du foretrækker det.
- Du kan ændre det automatisk tildelte numeriske navn på makroen. Makronavne kan indeholde bogstaver og tal, men ikke mellemrum.
- Som standard gemmes nye makroer, du indspiller, i den globale skabelon, der hedder Normal.dot. Du kan også gemme makroen i det aktive dokument eller i en anden brugerdefineret skabelon.
- Du kan angive, at makroen skal kunne aktiveres fra en værktøjslinje eller ved hjælp af en tastaturgenvej. Hvis du ikke angiver det nu, kan du gøre det på et hvilket som helst tidspunkt senere, når makroen er oprettet.
- Makrobeskrivelsen indeholder datoen og navnet på den bruger, som indspiller makroen. Du kan redigere beskrivelsen efter behov.
Når du har klikket på OK, åbnes en lille værktøjslinje med to knapper, Stop indspilning
og Pause
.
- Udfør de nødvendige trin for at formatere tabellen. Du vil måske anvende en tabeltypografi, angive, at bredden af tabellen skal være 50% af den tilgængelige sidebredde, markere tabellen og derefter fjerne indstillingerne for rækkehøjde fra alle tabelrækker. Når du er færdig med at anvende formatering, der skal være ens i alle de tabeller, som skal formateres, skal du klikke på knappen Stop indspilning.
- Du kan nu klikke på en af tabellerne i dokumentet og derefter køre denne makro for automatisk at gentage alle de handlinger, du udførte i den første tabel.
Bemærk! Hvis du ikke har tildelt makroen til en værktøjslinje eller tastaturgenvej, kan du få adgang til den i dialogboksen Makroer. Det gør du ved at klikke på Makro i menuen Funktioner og derefter klikke på Makroer. Vælg makroen på listen over makronavne, og klik derefter på Afspil.
Skrive en makro
I de Office-programmer, hvor du kan indspille makroer, samt i Access, Outlook, FrontPage og Publisher kan du skrive dine egne VBA-makroer. Hvis du vil skrive en makro, skal du kende lidt til VBA, men du bliver måske overrasket over, hvor nemt det er at lære på grund af den viden, du allerede har fra blot at have brugt programmet. VBA handler om at automatisere de funktioner, du bruger hver dag. I Word omfatter VBA-udtryk f.eks. elementer som dokumenter, tabeller, afsnit eller sektioner.
Når du skriver en makro eller redigerer en makro, du har indspillet, får du mulighed for at gøre dine makroer stærkere. I ovenstående eksempel på en makroindspilning kunne du redigere makroen ved at tilføje noget, der hedder en løkke – simpel VBA-kode, der giver mulighed for, at makroen kan anvende formateringen på alle tabelller i dokumentet på én gang, i stedet for at du skal køre makroen separat for hver enkelt tabel.
En af de største fordele ved at skrive eller redigere VBA-makroer er, at så snart du ved, hvordan du skriver bare en lille smule VBA i ét Office-program, kan du bruge en stor del af denne viden til at skrive eller redigere makroer i andre Office-programmer. Terminologien er forskellig for specifikke funktioner, men det sprog, du skal kende for at kunne opstille en makro eller tilføje funktioner som f.eks. løkker, er det samme for alle programmer, der bruger VBA.
Tip! En god metode til at begynde at lære VBA er at indspille en makro og så se på den i Visual Basic Editor. Det gør du ved at klikke på Makro i menuen Funktioner og derefter klikke på Makroer. Vælg den indspillede makro på listen over makronavne, og klik derefter på Rediger.
Hvad med makrosikkerhed?
Det er en kendsgerning, at selvom de fleste makroer er både harmløse og nyttige, udgør makroer et væsentligt sikkerhedsproblem. Når makroer oprettes med ondsindede hensigter, kan de indeholde destruktiv kode, der kan ødelægge dine dokumenter eller dit system.
For at beskytte dit system og dine filer bør du ikke aktivere makroer fra ukendte kilder. For at have mulighed for at aktivere eller deaktivere makroer, men stadig have adgang til makroer, du gerne vil bruge, bør du indstille makrosikkerheden i dine Office-programmer til Mellem. Herved får du mulighed for at aktivere eller deaktivere makroer, når du åbner en fil, der indeholder en makro, men du vil have mulighed for at køre alle makroer, du vælger.
Hvis du vil angive makrosikkerhed i et Office-program, der giver mulighed for VBA-makroer, skal du klikke på Makro i menuen Funktioner og derefter klikke på Sikkerhed. Vælg dit foretrukne sikkerhedsniveau, og klik derefter på OK. Bemærk, at sikkerhedsindstillingen Lav ikke anbefales.
Introduktion til makroer i...
Word
Du kan indspille eller skrive makroer i Word.
Hvis du er Word-superbruger og fortrolig med indspilning af makroer, er Word et fremragende sted at starte på at lære, hvordan du redigerer og skriver dine egne makroer, fordi Word VBA bruger så meget af den terminologi, du allerede kender og bruger hver dag.
Excel
Makroer er meget populære i Excel, fordi de kan udvide den funktionalitet, du bruger hele tiden. Excel-makroer kan bruges til alt fra automatisering af almindelige opgaver til oprettelse af brugerdefinerede funktioner.
PowerPoint, Visio og Project
På samme måde som i Word og Excel kan du indspille eller skrive makroer i PowerPoint, Visio og Project.
Access
Makroer er vigtige i Access, fordi de kan udvide funktionaliteten af dine databaser meget. Selvom du ikke kan indspille makroer i Access, kan du skrive kode i Access VBA eller oprette makroer ved hjælp af et værktøj, der hedder Makrogenerator. VBA er blot én af de mange muligheder, du har for at oprette den nødvendige automatisering i Access.
FrontPage og Publisher
På samme måde som i Word, Excel, PowerPoint og Visio kan du skrive makroer i FrontPage eller Publisher for at spare tid på gentagne opgaver eller i FrontPage for at oprette og bruge tilføjelsesprogrammer, der udvider programmets muligheder.
Om forfatteren
Stephanie Krieger er ekspert i dokumentproduktion og har specialiseret sig i oprettelse af løsninger med Microsoft Office System. Hun er forfatter til Microsoft Office Document Designer. Stephanie skriver for flere Microsoft-websteder, herunder Microsoft At Work og Office Online, og er en hyppig vært for Office System-webudsendelser.
