IRM (Information Rights Management) i 2007 Microsoft Office-system

Denne artikel indeholder oplysninger om, hvordan du kan begrænse tilladelse til indhold i dokumenter, projektmapper og præsentationer ved brug af IRM (Information Rights Management), som er tilgængelig i 2007 Microsoft Office System. Se Begrænse tilladelse til fortrolige oplysninger i e-mails for at få flere oplysninger om, hvordan du kan begrænse tilladelse til indhold i e-mails.

Oplysninger om, hvordan du angiver en adgangskode, der skal bruges til at åbne og redigere en fil, finder du i Angive en adgangskode for at åbne eller redigere et dokument, en projektmappe eller en præsentation. I andre artikler beskrives det, hvordan du kan bruge adgangskoder til at beskytte formateringen i dokumenter og beskytte elementer i regneark og projektmapper.

Denne artikel indeholder


Formålet med IRM og dets begrænsninger

IRM (Information Rights Management) giver brugere og administratorer mulighed for at angive adgangstilladelser til dokumenter, projektmapper og præsentationer. Dette hjælper med at forhindre følsomme oplysninger i at blive udskrevet, videresendt eller kopieret af uautoriserede personer. Efter at tilladelse til en fil er blevet begrænset ved brug af IRM, opretholdes begrænsningerne for adgang og brug, uanset hvor disse oplysninger befinder sig, fordi tilladelsen til en fil gemmes i selve dokumentfilen.

IRM giver brugerne mulighed for angive og styre, hvilke personlige oplysninger der må videresendes. IRM hjælper også virksomheder med at gennemføre virksomhedspolitikker, der kontrollerer og styrer spredningen af fortrolige eller virksomhedsbeskyttede oplysninger.

IRM hjælper med følgende:

  • Forhindre en uautoriseret modtager af begrænset indhold i at videresende, kopiere, ændre, udskrive, faxe eller indsætte indholdet til uautoriseret brug
  • Forhindre begrænset indhold i at blive kopieret ved brug af funktionen Print Screen i Microsoft Windows
  • Begrænse indhold, uanset hvor det sendes hen
  • Understøtte udløb af filer, så indholdet i dokumenter ikke længere kan vises efter et bestemt tidsrum
  • Gennemføre virksomhedspolitikker som styrer brugen og udbredelsen af indhold i virksomheden

IRM kan ikke forhindre følgende:

  • At indhold bliver slettet, stjålet eller opfanget og udsendt af skadelige programmer, f.eks. trojanske heste, programmer til registrering af tastetryk og visse typer spyware
  • At indhold går tabt eller bliver ødelagt pga. computervirus
  • At begrænset indhold bliver håndkopieret eller genindtastet ud fra visningen på en modtagers skærm
  • At en modtager tager digitale billeder af det begrænsede indhold på en skærm
  • At begrænset indhold bliver kopieret ved brug af et tredjepartsprogram til skærmkopiering

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Filtyper, du kan rettighedsstyre med IRM

Når du bruger IRM i Office 2007-version, kan du rettighedsstyre .xps-filer (XML Paper Specification) såvel som følgende filtyper:

Word-filer

Filtype Filtypenavn
Dokument .doc
Dokument .docx
Dokument med aktiverede makroer .docm
Skabelon .dot
Skabelon .dotx
Skabelon med aktiverede makroer .dotm

Excel-filer

Filtype Filtypenavn
Projektmappe .xls
Projektmappe .xlsx
Projektmappe med aktiverede makroer .xlsm
Skabelon .xlt
Skabelon .xltx
Skabelon med aktiverede makroer .xltm
Binær ikke-XML-projektmappe .xlsb
Tilføjelsesprogram med aktiverede makroer .xla
Tilføjelsesprogram med aktiverede makroer .xlam

PowerPoint-filer

Filtype Filtypenavn
Præsentation .ppt
Præsentation .pptx
Præsentation med aktiverede makroer .pptm
Skabelon .pot
Skabelon .potx
Skabelon med aktiverede makroer .potm
Show .pps
Show .ppsx
Show med aktiverede makroer .ppsm
Office-tema .thmx

 Bemærk! 

  • Når disse filtyper er vedhæftet en rettighedsstyret e-mail i Office Outlook 2007, bliver de også automatisk rettighedsstyret.
  • Når du vedhæfter en meddelelsesfil (.msg) til en rettighedsstyret e-mail, er den vedhæftede meddelelse ikke rettighedsstyret. IRM rettighedsstyrer ikke meddelelser med filtypen .msg.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Konfigurere computeren til at bruge IRM

For at bruge IRM i Office 2007-version kræves som minimum softwaren Windows RMS-klient (Rights Management Services) SP1 (Service Pack 1). Hvis du bruger en computer, der kører Windows Vista, er Windows RMS (Rights Management Services) allerede installeret. Hvis du bruger en computer, der kører Windows XP, skal Windows RMS-klient (Rights Management Services) SP1 (Service Pack 1) installeres på computeren af enten dig selv eller RMS-administratoren. RMS-administratoren kan konfigurere virksomhedsspecifikke IRM-politikker, som definerer, hvem der kan få adgang til oplysninger, og hvilket redigeringsniveau der er tilladt i en e-mail. Virksomhedens administrator kan f.eks. definere en rettighedsskabelon med navnet "Virksomhedsfortrolig", som angiver, at en e-mail, der benytter denne politik, kun kan åbnes af brugere i virksomhedens domæne.

Installere Windows RMS-klienten (Rights Management Services)

  1. Klik på knappen Start i Windows XP, og klik derefter på Kontrolpanel.
  2. Klik på Tilføj eller fjern programmer, og klik derefter på Tilføj eller fjern programmer. Klik på Tilføj nye programmer i venstre rude. Klik på Windows Rights Management Services Client på listen med programmer, og klik derefter på Tilføj.

 Bemærk!   I Klassisk visning: Dobbeltklik på Tilføj eller fjern programmer, og klik derefter på Tilføj nye programmer i venstre rude. Klik på Windows Rights Management Services Client på listen med programmer, og klik derefter på Tilføj.

Alternativt sker der det, at når du forsøger at åbne filer, der er blevet rettighedsstyret ved hjælp af IRM, beder Office 2007-version dig om at hente Windows RMS-klienten (Rights Management Services), hvis du kører en computer uden den pågældende software. Flere oplysninger om Windows RMS-klienten finder du på webstedet Windows Rights Management Services.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hente tilladelser

Første gang du forsøger at åbne et dokument, en projektmappe eller en præsentation med begrænset tilladelse, skal du oprette forbindelse til en licensserver for at bekræfte dine legitimationsoplysninger og hente en brugerlicens. Brugerlicensen bestemmer, hvilket adgangsniveau du har til filen. Denne process kræves til alle filer med begrænset tilladelse. Det er med andre ord ikke muligt at åbne inhold med begrænset tilladelse uden en brugerlicens. For at kunne hente tilladelser kræves det, at Microsoft Office sender dine legitimationsoplysninger (herunder din e-mail-adresse) og oplysninger om dine adgangsrettigheder til licensserveren. Oplysningerne i selve dokumentet sendes ikke til licensserveren. Du kan finde flere oplysninger i Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Begrænse tilladelse til indhold i filer

Forfattere kan begrænse tilladelser for dokumenter, projektmapper og præsentationer enten på bruger-, dokument- eller gruppeniveau (gruppebaseret tilladelse kræver Microsoft Active Directory-tjenesten til gruppeudvidelse). Forfattere kan bruge dialogboksen Tilladelse til at give brugere læse- og ændringsadgang og til at sætte udløbsdato for indholdet. For eksempel kan Randi, forfatteren, give Helene tilladelse til at læse men ikke foretage ændringer i dokumentet. Randi kan give Bo tilladelse til at foretage ændringer i dokumentet og til at gemme det. Randi kan også beslutte at begrænse både Helene og Bos adgang til dette dokument til fem dage, før tilladelserne til dokumentet udløber. Yderligere oplysninger om angivelse af udløbsdatoer for dokumenter finder du under Angive en udløbsdato for en fil.

Dialogboksen Tilladelse

  1. Gem dokumentet, projektmappen eller præsentationen
  2. Klik på knappen Microsoft OfficeKnapflade, peg på Forbered, peg på Begræns tilladelse, og klik derefter på Må ikke distribueres.
  3. Marker afkrydsningsfeltet Begræns tilladelse til dette dokument, og tildel de ønskede adgangsniveauer for hver bruger.

Dine valgmuligheder kan være begrænsede, hvis en administrator har angivet brugerdefinerede tilladelsespolitikker, som brugere ikke kan ændre.

Tilladelsesniveauer

  • Læse     Brugere med tilladelse til at læse kan læse et dokument, en projektmappe eller en præsentation, men de har ikke tilladelse til at redigere, udskrive eller kopiere indholdet.
  • Redigere     Brugere med tilladelse til at redigere kan læse, redigere og gemme ændringer i et dokument, en projektmappe eller en præsentation, men de har ikke tilladelse til at udskrive dokumentet, projektmappen eller præsentationen.
  • Fuld kontrol     Brugere med fuld kontrol har fuldstændige forfattertilladelser og kan gøre alt det ved dokumentet, projektmappen eller præsentationen, som en forfatter kan gøre, f.eks. sætte udløbsdatoer for indholdet, forhindre udskrivning og angive tilladelser til brugere. Efter at tilladelse til et dokument er udløbet for autoriserede brugere, kan dokumentet kun åbnes af dokumentforfatteren eller brugere med fuld kontrol. Forfattere har altid fuld kontrol.
  1. Hvis du vil give en bruger fuld kontrol, skal du klikke på Flere indstillinger, klikke på pilen i kolonnen Adgangsniveau og derefter klikke på Fuld kontrol på listen Skift.

Dialogboksen Tilladelse

  1. Klik på OK, når du har tildelt tilladelsesniveauer.

Meddelelseslinje vises som indikation på, at dokumentet er rettighedsstyret. Hvis du har brug for at ændre adgangstilladelsen for dokumentet, skal du klikke på Skift tilladelse.

Meddelelseslinje

Hvis et dokument med begrænset tilladelse videresendes til en uautoriseret person, vises en meddelelse med forfatterens e-mail-adresse eller en webstedsadresse, så personen kan anmode om tilladelse til dokumentet.

Dialogboksbillede

Hvis forfatteren vælger ikke at medtage en e-mail-adresse, får uautoriserede brugere en fejlmeddelelse.

Angive en udløbsdato for en fil

  1. Åbn filen.
  2. Klik på knappen Microsoft OfficeKnapflade, peg på Forbered, peg på Begræns tilladelse, og klik derefter på Må ikke distribueres.
  3. Marker afkrydsningsfeltet Begræns tilladelse til dette dokument, og klik derefter på Flere indstillinger.
  4. Marker afkrydsningsfeltet Dette dokument udløber den under Yderligere brugertilladelser, og indtast en dato.
  5. Klik på OK to gange.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Bruge en anden Windows-brugerkonto til at rettighedsstyre filer

  1. Åbn dokumentet, projektmappen eller præsentationen.
  2. Klik på knappen Microsoft OfficeKnapflade, peg på Forbered, peg på Begræns tilladelse, og klik derefter på Administrer legitimationsoplysninger.
  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
    • Marker e-mail-adressen for den konto, du vil bruge, i dialogboksen Vælg bruger, og klik derefter på OK.
    • Klik på Tilføj i dialogboksen Vælg bruger, indtast dine legitimationsoplysninger til den nye konto, og klik derefter på OK to gange.

Dialogboksen Vælg bruger

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Vise indhold med begrænset tilladelse

Hvis du vil se rettighedsstyret indhold, som du har tilladelse til, ved brug af Office 2007-version, skal du blot åbne dokumentet, projektmappen eller præsentationen.

Hvis du vil se, hvilke rettigheder du har, skal du enten klikke på Vis tilladelse på Meddelelseslinje eller klikke på knappen på statuslinjen nederst på skærmen.

Statuslinje

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007