Fjerne skjulte data og personlige oplysninger fra Office-dokumenter

Inden du deler et vigtigt dokument med kollegaer eller kunder, sørger du formentlig for at læse korrektur eller gennemse indholdet for at sikre dig, at alt er korrekt, og at dokumentet ikke indeholder oplysninger, som du ikke vil dele med andre personer. Hvis du skal distribuere en elektronisk kopi af et Microsoft Office-dokument, er det en god ide at gennemse dokumentet ekstra grundigt for at finde skjulte data eller personlige oplysninger, der er gemt i dokumentet eller i dokumentegenskaberne (metadata (metadata: Data, der beskriver andre data. For eksempel er ordene i et dokument data og ordtallet er metadata.)). Disse skjulte data kan indeholde oplysninger om din organisation eller om selve dokumentet, som du ikke vil gøre offentligt tilgængelige. Derfor ønsker du muligvis at fjerne disse skjulte oplysninger, inden du deler dokumentet med andre personer.

I denne artikel forklares det, hvordan funktionen Dokumentinspektion i Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 og Microsoft Office PowerPoint 2007 kan hjælpe dig med at finde og fjerne skjulte data og personlige oplysninger i Office-dokumenter.

Denne artikel indeholder


Hvilke typer skjulte data og personlige oplysninger gemmes i Office-dokumenter?

Der kan gemmes forskellige typer skjulte data og personlige oplysninger i et Office-dokument. Disse oplysninger er muligvis ikke umiddelbart synlige, når dokumentet er åbent i et Office program, men andre personer har mulighed for at få vist og hente oplysningerne.

Skjulte oplysninger kan bl.a. være de data, som Office-programmerne føjer til en fil, hvis du skal samarbejde med andre personer om at skrive og redigere dokumentet. Det kan også være oplysninger, som du bevidst har valgt at skjule.

Office-dokumenter kan indeholde følgende typer skjulte data og personlige oplysninger:

  • Kommentarer, korrekturmærker fra registrerede ændringer, versioner og håndskrevne anmærkninger    Hvis du har oprettet dokumentet i samarbejde med andre brugere, kan det indeholde f.eks. korrekturmærker fra registrerede ændringer, kommentarer, håndskrevne anmærkninger eller oplysninger om versioner. Disse oplysninger gør det muligt at se navnene på de personer, der har arbejdet på dokumentet, kommentarer fra korrekturlæsere og de ændringer, der er udført i dokumentet.
  • Dokumentegenskaber og personlige oplysninger    Dokumentegenskaber, også kaldet metadata (metadata: Data, der beskriver andre data. For eksempel er ordene i et dokument data og ordtallet er metadata.), er oplysninger om dokumentet, f.eks. forfatter, emne og titel. Dokumentegenskaberne kan også omfatte oplysninger, som Office-programmerne automatisk registrerer, f.eks. navnet på den person, der sidst har gemt dokumentet, og den dato, hvor dokumentet blev oprettet. Hvis du har brugt bestemte funktioner, kan dokumentet desuden indeholde andre typer personlige oplysninger (PII) (personlige oplysninger (PII): Alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en person, f.eks. navn, adresse, e-mail-adresse, SE-nr., IP-adresse eller et entydigt id, der er knyttet til PII i et andet program.), f.eks. brevhoveder til e-mails, oplysninger om dokumentgennemsyn, distributionslister, printerstier og den filsti, der bruges til udgivelse af websider.
  • Sidehoveder, sidefødder og vandmærker    Word-dokumenter og Excel-projektmapper kan indeholde oplysninger i sidehoveder og sidefødder og i eventuelle vandmærker, du har indsat i dine Word-dokumenter.
  • Skjult tekst    Word-dokumenter kan indeholde tekst, der er formateret som skjult tekst. Hvis du ikke ved, om dokumentet indeholder skjult tekst, kan du søge efter eventuel skjult tekst ved hjælp af Dokumentinspektion.
  • Skjulte rækker, kolonner og regneark    I en Excel-projektmappe kan rækker, kolonner og hele regneark være skjulte. Hvis du distribuerer en kopi af en projektmappe med skjulte rækker, kolonner eller regneark, kan andre personer fjerne formateringen og få vist de skjulte oplysninger.
  • Usynligt indhold    PowerPoint-præsentationer og Excel-projektmapper kan indeholde objekter, der ikke er synlige, fordi de er formateret som usynlige.
  • Indhold uden for dias    PowerPoint-præsentationer kan indeholde objekter, der ikke umiddelbart er synlige, fordi de er blevet trukket ud i området uden for diaset. Disse elementer kan være tekstbokse, multimedieklip, grafik og tabeller.
  • Præsentationsnoter    Afsnittet Noter i en PowerPoint-præsentation kan indeholde tekst, som publikum ikke skal se. Det kan f.eks. være noter, som udelukkende er skrevet til den person, der afholder præsentationen.
  • Egenskaber for dokumentserver    Hvis dokumentet er blevet gemt på en dokumentstyringsserver, f.eks. et dokumentarbejdsområde eller et bibliotek, der er baseret på Microsoft Windows SharePoint Services, kan dokumentet indeholde yderligere dokumentegenskaber eller oplysninger, der er relateret til denne serverplacering.
  • Brugerdefinerede XML-data    Dokumenter kan indeholde brugerdefinerede XML-data, der ikke er synlige i selve dokumentet. Funktionen Dokumentinspektion kan finde og fjerne disse XML-data.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvilke oplysninger kan Dokumentinspektion finde og fjerne?

Værktøjet Dokumentinspektion omfatter flere forskellige inspektionsværktøjer, som du kan bruge til at finde og fjerne forskellige typer skjulte data og personlige oplysninger. Nogle af disse inspektionsværktøjer findes kun i bestemte Office-programmer. Dokumentinspektion indeholder forskellige inspektionsværktøjer i Office Word 2007, Office Excel 2007 og Office PowerPoint 2007, så du kan finde og fjerne de skjulte data og personlige oplysninger, der specifikt findes i de enkelte programmer.

Tabellen nedenfor angiver, hvilke typer skjulte data og personlige oplysninger Dokumentinspektion kan finde og fjerne i de forskellige Microsoft Office-programmer.

 Bemærk!   Hvis din organisation har tilpasset Dokumentinspektion ved at tilføje inspektionsmoduler, kan du muligvis kontrollere dokumenterne for andre typer oplysninger.

Office Word 2007

Inspektion Finder og fjerner
Kommentarer, ændringer, versioner og anmærkninger
  • Kommentarer
  • Korrekturmærker fra registrerede ændringer
  • Oplysninger om dokumentversion
  • Håndskrevne anmærkninger
Dokumentegenskaber og personlige oplysninger
  • Dokumentegenskaber, herunder oplysninger fra fanerne Dokumentinfo, Statistik og Brugerdefineret i dialogboksen Dokumentegenskaber
  • E-mail-brevhoveder
  • Distributionslister
  • Send-til-gennemsyn-oplysninger
  • Egenskaber for dokumentserver
  • Politikoplysninger om dokumentstyring
  • Oplysninger om indholdstype
  • Oplysninger om databindingskæder for databundne felter (sidste værdi konverteres til tekst)
  • Brugernavn
  • Skabelonnavn
Sidehoveder og sidefødder
  • Oplysninger i dokumentsidehoveder
  • Oplysninger i dokumentsidefødder
  • Vandmærker
Skjult tekst
  • Tekst, der er formateret som skjult tekst (en skrifttypeeffekt, der vælges i dialogboksen Skrifttype)

 Bemærk!   Inspektionsværktøjet kan ikke registrere tekst, der er skjult ved hjælp af andre metoder (f.eks. hvid tekst på en hvid baggrund).

Brugerdefinerede XML-data
  • Brugerdefinerede XML-data, der kan være gemt i et dokument

Office Excel 2007

Inspektion Finder og fjerner
Kommentarer og anmærkninger
  • Kommentarer
  • Håndskrevne anmærkninger
Dokumentegenskaber og personlige oplysninger
  • Dokumentegenskaber, herunder oplysninger fra fanerne Dokumentinfo, Statistik og Brugerdefineret i dialogboksen Dokumentegenskaber
  • E-mail-brevhoveder
  • Distributionslister
  • Send-til-gennemsyn-oplysninger
  • Egenskaber for dokumentserver
  • Politikoplysninger om dokumentstyring
  • Oplysninger om indholdstype
  • Brugernavn
  • Oplysninger om printersti
  • Scenariekommentarer
  • Filsti til udgivelse af websider
  • Kommentarer til angivne navne og tabelnavne
  • Inaktive eksterne dataforbindelser
Sidehoveder og sidefødder
  • Oplysninger i sidehoveder i regneark
  • Oplysninger i sidefødder i regneark
Skjulte rækker og kolonner
  • Skjulte rækker
  • Skjulte kolonner, der indeholder data

 Bemærk! 

  • Hvis projektmappen indeholder skjulte kolonner uden data, og disse kolonner er placeret mellem kolonner med data, bliver de tomme, skjulte kolonner også fundet og fjernet.
  • Hvis de skjulte rækker eller kolonner i projektmappen indeholder data, bliver resultaterne af beregninger eller formularer i projektmappen muligvis ændret, når du fjerner disse rækker eller kolonner. Hvis du ikke er klar over, hvilke oplysninger de skjulte rækker eller kolonner indeholder, skal du lukke Dokumentinspektion, vise de skjulte rækker eller kolonner og derefter gennemse indholdet.
  • Dette inspektionsværktøj registrerer ikke figurer, diagrammer, kontrolelementer, Microsoft ActiveX-objekter, billeder eller SmartArt-grafik, der findes i skjulte kolonner.
Skjulte regneark
  • Skjulte regneark

 Bemærk!   Hvis de skjulte regneark i projektmappen indeholder data, bliver resultaterne af beregninger eller formularer i projektmappen muligvis ændret, når du fjerner disse regneark. Hvis du ikke er klar over, hvilke oplysninger de skjulte regneark indeholder, skal du lukke Dokumentinspektion, vise de skjulte regneark og derefter gennemse indholdet.

Brugerdefinerede XML-data
  • Brugerdefinerede XML-data, der kan være gemt i en projektmappe
Usynligt indhold
  • Objekter, der ikke er synlige, fordi de er formateret som usynlige

 Bemærk!   Dette inspektionsværktøj registrerer ikke objekter, der er dækket af andre objekter.

Office PowerPoint 2007

Inspektion Finder og fjerner
Kommentarer og anmærkninger
  • Kommentarer
  • Håndskrevne anmærkninger
Dokumentegenskaber og personlige oplysninger
  • Dokumentegenskaber, herunder oplysninger fra fanerne Dokumentinfo, Statistik og Brugerdefineret i dialogboksen Dokumentegenskaber
  • E-mail-brevhoveder
  • Distributionslister
  • Send-til-gennemsyn-oplysninger
  • Egenskaber for dokumentserver
  • Politikoplysninger om dokumentstyring
  • Oplysninger om indholdstype
  • Filsti til udgivelse af websider
Usynligt indhold på dias
  • Objekter, der ikke er synlige, fordi de er formateret som usynlige

 Bemærk!   Denne inspektion registrerer ikke objekter, der er dækket af andre objekter.

Indhold uden for dias
  • Indhold eller objekter, der ikke umiddelbart er synlige i en præsentation, fordi de er placeret uden for diasområdet, herunder:
    • Multimedieklip
    • Tekstbokse
    • Grafik
    • Tabeller

 Bemærk!   Dokumentinspektion finder og fjerner ikke objekter med animationseffekter, der er placeret uden for diaset.

Præsentationsnoter
  • Tekst, der er føjet til afsnittet Noter i en præsentation

 Bemærk!   Dokumentinspektion kan ikke fjerne billeder, der er føjet til afsnittet Noter i en præsentation.

Brugerdefinerede XML-data
  • Brugerdefinerede XML-data, der kan være gemt i en præsentation

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvordan kan jeg finde og fjerne skjulte data og personlige oplysninger i Office-dokumenter?

Du kan bruge Dokumentinspektion til at finde og fjerne skjulte data og personlige oplysninger i Office-dokumenter, som er oprettet i Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 og tidligere versioner af disse Office-programmer. Det er en god ide at bruge Dokumentinspektion, inden du distribuerer en elektronisk kopi af et Office-dokument, f.eks. som vedhæftet fil i en e-mail.

  1. Åbn det Office-dokument, som du vil undersøge for skjulte data og personlige oplysninger.
  2. Klik på knappen Microsoft OfficeKnapflade, klik på Gem som, og skriv derefter et navn i feltet Filnavnfor at gemme en kopi af det oprindelige dokument.

 Vigtigt!   Du bør bruge Dokumentinspektion på en kopi af det oprindelige dokument, da det ikke altid er muligt at gendanne de data, som Dokumentinspektion fjerner.

  1. Klik på knappen Microsoft OfficeKnapflade i kopien af det oprindelige dokument, peg på Forbered, og klik derefter på Undersøg dokument.
  2. Marker afkrydsningsfelterne for de typer af skjult indhold, som du vil undersøge, i dialogboksen Dokumentinspektion. Yderligere oplysninger om de enkelte inspektionsværktøjer finder du i Hvilke oplysninger kan Dokumentinspektion finde og fjerne?
  3. Klik på Undersøg.
  4. Gennemse resultaterne af undersøgelsen i dialogboksen Dokumentinspektion.
  5. Klik på Fjern alle ud for resultaterne for de typer af skjult indhold, som du vil fjerne fra dokumentet.

 Vigtigt!   Hvis du fjerner skjult indhold fra dokumentet, er det ikke sikkert, at du kan gendanne indholdet ved at klikke på Fortryd.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007