Oprette et udtryk

I denne artikel forklares det, hvordan du opretter og bruger udtryk i Microsoft Office Access 2007. Udtryk i Access svarer til formler i Microsoft Office Excel 2007. Artiklen indeholder baggrundsoplysninger om udtryk – du lærer, hvad udtryk er, og hvorfor og hvor du skal bruge dem. Artiklen beskriver desuden, hvordan du kan oprette udtryk fra bunden eller ved hjælp af værktøjet Udtryksgenerator. Bemærk, at baggrundsoplysningerne i denne artikel gælder for udtryk generelt, mens de fremgangsmåder, der angives, kun gælder for Office Access 2007. 

 Bemærk!   Hvis du vil have oplysninger om oprettelse af betingede udtryk – dvs. udtryk, der kun returnerer værdier, som opfylder en angivet betingelse – skal du læse artiklen Oprette betingede (booleske) udtryk  .

Denne artikel indeholder


Om udtryk

Et udtryk i Office Access 2007 svarer til en formel i Office Excel 2007. Et udtryk består af en række elementer, som bruges alene eller i kombination med andre udtryk for at opnå et resultat. Disse elementer kan omfatte:

  • Id'er – navne på tabelfelter eller kontrolelementer i formularer eller rapporter eller på egenskaberne for disse felter eller kontrolelementer. 
  • Operatorer, f.eks. + (plus) eller - (minus).
  • Funktioner som f.eks. SUM eller AVG og de argumenter, der bruges sammen med dem.
  • Konstanter – dvs. værdier, der ikke ændres – f.eks. tekststrenge eller tal, der ikke beregnes af et udtryk.  

Udtryk kan bruges til at udføre en beregning, hente værdien i et felt eller kontrolelement, angive kriterier for en forespørgsel, definere regler, oprette beregnede kontrolelementer og beregnede felter og til at definere en rapports grupperingsniveau.

Du kan anvende udtryk, hvis du skal bruge værdier, der ikke er direkte tilgængelige i databasen. Det kan f.eks. være, at du skal beregne moms for en ordre eller det samlede ordrebeløb. Eller det kan være, du skal bruge en forespørgsel eller et filter med kriterier – dvs. oplysninger, der bestemmer, hvilke poster forespørgslen skal returnere. Eller måske vil du angive en standardværdi eller en valideringsregel for et felt eller kontrolelement. I alle disse tilfælde kan du bruge et udtryk. 

Tabellen nedenfor viser nogle udtryk og angiver, hvor disse udtryk normalt bruges:

Udtryk Formål
=[Leveringsdato]-[Forsendelsesdato] Beregner forskellen mellem datoværdierne i to tekstbokse (Leveringsdato og Forsendelsesdato) i en rapport.
Date() Angiver standardværdien for feltet Dato og klokkeslæt til dags dato.
Varetotal: CCur([Ordredetaljer].Enhedspris*[Antal]*(1-[Rabat])/100)*100 Opretter et beregnet felt i en forespørgsel.
Between #1/1/2005# And #12/31/2005# Bruges til at angive kriterier for et felt af typen Dato og klokkeslæt i en forespørgsel.
=[Ordrer – underformular].Formular!Ordresubtotal Returnerer værdien i kontrolelementet Ordresubtotal i underformularen Ordrer i formularen Ordrer.
> 0 Angiver en valideringsregel for et numerisk felt i en tabel – brugerne skal angive værdier, der er større end nul. 

Som det fremgår af eksemplerne, bruges udtryk i Access ikke kun til matematisk beregning, men kan benyttes til en række forskellige formål. Bemærk desuden, at de eksempeludtryk, der angives ovenfor, på nogle punkter er forskellige. Nogle af udtrykkene starter f.eks. med operatoren = (lig med). Når du skal beregne en værdi for et kontrolelement i en formular eller i en rapport, skal udtrykket starte med operatoren =, mens du i andre tilfælde ikke skal bruge operatoren =. Hvis du f.eks. angiver et udtryk i en forespørgsel eller i egenskaberne Standardværdi eller Valideringsregel for et felt eller et kontrolelement, bruges operatoren = ikke, medmindre du føjer udtrykket til et tekstfelt i en tabel. I nogle tilfælde, f.eks. når du føjer udtryk til forespørgsler, fjernes operatoren = automatisk. Du kan finde flere oplysninger om udtrykkenes syntaks i artiklen Vejledning til udtrykkenes syntaks.

I de følgende afsnit beskrives de forskellige elementer i et udtryk mere detaljeret. De anvendte eksempler giver desuden en kort introduktion til den benyttede syntaks.

Id'er

Et id er navnet på et felt, en egenskab eller et kontrolelement. Du kan bruge et id i et udtryk til at henvise til den værdi, der er knyttet til et felt, en egenskab eller et kontrolelement. Et eksempel er udtrykket =[Leveringsdato]-[Forsendelsesdato]. Dette udtryk trækker værdien i feltet eller kontrolelementet Forsendelsesdato fra værdien i feltet eller kontrolelementet Leveringsdato. I dette udtryk er både Leveringsdato og Forsendelsesdato id'er.

Operatorer

Access understøtter en række forskellige operatorer, herunder de almindelige aritmetiske operatorer som +, -, * (gange), / (dividere). Du kan også bruge sammenligningsoperatorerne til sammenligning af værdier, tekstsammenføjningsoperatorer, logiske operatorer til fastlæggelse af sande og falske værdier og andre operatorer, der er specifikke for Access. Du kan finde flere oplysninger om operatorer i afsnittet Oversigt over operatorer.

Funktioner og argumenter

Funktioner er indbyggede procedurer, der kan bruges i udtryk. De kan bruges til en række forskellige handlinger, f.eks. til at udføre beregninger, manipulere tekst og datoer og få overblik over data. En af de ofte anvendte funktioner er Date, der returnerer dags dato. Funktionen Date kan bruges på forskellige måder, f.eks. som et udtryk, der angiver standardværdien for et felt i en tabel. På denne måde vil feltet automatisk blive sat til dags dato, når der oprettes en ny post.

Nogle funktioner kræver argumenter. Et argument er en værdi, der bruges som input til funktionen. Hvis en funktion kræver mere end ét argument, skal du adskille argumenterne med et komma, som i følgende eksempel, hvor udtrykket indeholder funktionen Dato:

=Format(Date(),"mmmm d, åååå")    

I eksemplet anvendes to argumenter. Det første - funktionen Dato angiver dags dato. Det andet - (adskilt fra det første med et komma) er en tekststreng, der fortæller funktionen Format, hvordan datoværdien skal formateres. Bemærk, at tekststrengen er sat i anførselstegn. Som en tommelfingerregel skal tekst sættes i anførselstegn. Dette udtryk illustrerer også et princip, som du skal huske under arbejdet: Ofte kan du bruge den værdi, der returneres af én funktion som et argument til en anden funktion.

Flere oplysninger om brug af anførselstegn og udtrykssyntaks generelt finder du i artiklen Vejledning til udtrykkenes syntaks.

Endelig understøtter Access et stort antal indbyggede funktioner. Du kan finde hyperlinks til oplysninger om funktionerne i artiklen Funktioner (ordnet efter kategori).

Konstanter

En konstant er et navngivet element, som har en konstant værdi, mens Access kører. De konstanter, du oftest bruger i udtryk, er Sand, Falsk og Null. Du kan desuden definere dine egne konstanter i VBA-kode (Visual Basic for Applications). Disse konstanter kan bruges i VBA-procedurer. VBA er det programmeringssprog, som benyttes i Access.

 Bemærk!   Du kan ikke bruge Microsoft Visual Basic-konstanter i brugerdefinerede funktioner, der indgår i udtryk. Visual Basic indeholder f.eks. konstanter for ugedagene: vbSunday repræsenterer søndag, vbMonday repræsenterer mandag osv. Hver konstant har en tilsvarende numerisk værdi: Værdien 1 for vbSunday, 2 for vbMonday osv. De angivne konstanter kan ikke bruges i brugerdefinerede funktioner, der kaldes fra et udtryk. Du skal i stedet for bruge de numeriske værdier.

Værdier

Du kan bruge konstantværdier i dine udtryk, f.eks. tallet 1.254 eller strengen "Angiv et tal mellem 1 og 10." Numeriske værdier kan være en serie cifre, herunder eventuelt et fortegn og et decimalpunkt. Hvis der ikke angives et fortegn, antages det, at værdien er positiv. Hvis du vil angive en negativ værdi, skal du medtage et minustegn (-). Du kan desuden bruge videnskabelige notationer. Dette gøres ved at angive "E" eller "e" og et eksponenttegn (f.eks. 1.0E-6).

Hvis du benytter tekststrenge som konstanter, skal de sættes i anførselstegn. I nogle tilfælde angives anførselstegnene automatisk. Hvis du f.eks. skriver tekst i et udtryk til en valideringsregel eller et forespørgselskriterium, indsættes tekststrengene automatisk med anførselstegn.

Hvis du f.eks. skriver Paris, vises "Paris" i udtrykket. Hvis du ønsker, at et udtryk skal resultere i en streng, der er omgivet af anførselstegn, skal du indsætte den indlejrede streng i enkelte anførselstegn (') eller anvende tre sæt dobbelte anførselstegn ("). Følgende udtryk er f.eks. identiske:

Forms![Kontaktpersoner]![Bynavn].DefaultValue = ' "Paris" '    

Forms![Kontaktpersoner]![Bynavn].DefaultValue = " " "Paris" " "    

Dato og klokkeslæt-værdier skal omgives af nummertegn (#). #3-7-07#, #7-Mar-07# og #Mar-7-2007# er f.eks. alle gyldige Dato og klokkeslæt-værdier. Når en gyldig Dato og klokkeslæt-værdi er indsat i #-tegn, behandler Access automatisk værdien som datatypen Dato og klokkeslæt.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvorfor bruge udtryk?

I Access bruges udtryk til at udføre følgende handlinger:

  • Beregne værdier, der ikke findes direkte i dine data. Du kan beregne værdier for tabelfelter, forespørgsler og kontrolelementer i formularer og rapporter.
  • Angive en standardværdi for et tabelfelt eller et kontrolelement i en formular eller rapport. Standardværdierne vises, hver gang du åbner og bruger en tabel, formular eller rapport.
  • Oprette en valideringsregel. Valideringsregler styrer, hvilke værdier brugerne kan angive i et felt eller et kontrolelement.
  • Angive kriterier for en forespørgsel

Figuren nedenfor viser nogle typiske udtryk, der bruges i de angivne scenarier:

Forskellige typer udtryk

Du kan f.eks. få brug for at skulle beregne det samlede beløb for en varepost på en faktura. Det samlede beløb for vareposten gemmes som regel ikke i databasen, men beløbet kan beregnes ud fra to værdier, der bør være gemt i databasen – antal og pris. Du kan bruge et udtryk som det følgende til at beregne værdien: 

=CCur([Antal]*[Pris])    

Dette udtryk multiplicerer antal og pris og bruger derefter funktionen CCur (konverter til valuta) til at konvertere resultatet til datatypen Valuta. Du kan også beregne en rabat for hver ordre.

Det er desuden muligt at oprette et felt i en forespørgsel, der beregner det samlede beløb for en varepost og derefter bruger denne værdi i en formular eller rapport. En kolonne i en forespørgsel, der er resultatet af en sådan beregning, kaldes et beregnet felt. Det følgende udtryk i en forespørgsel beregner f.eks. det samlede beløb for en varepost med en rabat:

Varetotal: CCur([Ordredetaljer].[Enhedspris]*[Antal]*(1-[Rabat])/100)*100    

Udtrykket tildeler navnet Varetotal til kolonnen med resultatet. Du kan oprette et beregnet felt, når du har brug for at beregne eller behandle data i to eller flere tabelfelter. Det kan f.eks. være fornavne og efternavne, der i mange tabeller gemmes i separate felter. Hvis du vil kombinere disse for- og efternavne og vise dem i et enkelt felt, skal du oprette et beregnet felt i en forespørgsel. Nogle brugere forsøger at oprette beregnede felter af denne type direkte i tabellerne, men tabellerne understøtter som standard ikke denne handling – de har ikke et felt eller en egenskab, som det nødvendige udtryk kan tilføjes. 

Et beregnet felt, der kombinerer fornavne og efternavne, kan se sådan her ud: [Fornavn] & " " & [Efternavn]. I dette tilfælde kombinerer og-tegnene værdierne i felterne Fornavn og Efternavn med et mellemrum (de dobbelte anførselstegn med et mellemrum imellem). 

Udtryk kan også bruges til at angive en standardværdi i et tabelfelt eller et kontrolelement. Hvis du f.eks. har et datofelt, der som standard skal vise dags dato, kan du skrive Date() i egenskabsboksen Standardværdi for feltet.

Du kan også bruge udtryk til at angive en valideringsregel. Det er f.eks. muligt at oprette en valideringsregel, der kræver, at den angivne dato er større end eller lig med dags dato. I dette tilfælde skal værdien i egenskabsboksen Valideringsregel være >= Date().

Endelig kan du også bruge udtryk til at angive kriterier for en forespørgsel. Hvis du f.eks. vil se de ordrer, der er blevet afsendt inden for et bestemt tidsinterval, kan du angive et kriterium, som definerer dataintervallet, så Access kun returnerer de rækker, der opfylder kriteriet:

Between #1/1/2007# And #12/31/2007#    

Når du føjer et kriterium til forespørgslen og derefter kører forespørgslen, returneres kun de værdier, der ligger inden for det angivne datointerval.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Hvor og hvordan bruges udtryk

Du kan bruge udtryk mange steder i en database – f.eks. i tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter og makroer, der alle har egenskaber, som accepterer udtryk. Udtryk kan bl.a. føjes til egenskaberne Kontrolelementkilde og Standardværdi for kontrolelementer og egenskaben Valideringsregel i tabelfelter. Når du skriver VBA-kode til en hændelsesprocedure eller et modul, vil du desuden ofte bruge udtryk, der minder om dem, som bruges i et Access-objekt (f.eks. en tabel eller en forespørgsel).

En kort beskrivelse af udtrykkenes syntaks

Udtryk indeholder ofte data fra tabeller og forespørgsler samt data, der er gemt i kontrolelementer i formularer og rapporter. For at kunne bruge disse data henviser udtrykkene til navnene på felterne i tabellerne og forespørgslerne og til navnene på kontrolelementerne. Disse felt- og kontrolelementnavne skal indsættes i kantede parenteser ([ ]) i udtrykkene. Hvis du f.eks. vil anvende tabelfeltet Enhedspris i et udtryk, skal du skrive [Enhedspris]. Hvis du angiver et navn, der ikke indeholder mellemrum eller specialtegn, indsættes kantparenteserne automatisk. Hvis navnet indeholder mellemrum eller specialtegn, skal du selv angive kantparenteserne.

Du kan finde flere oplysninger om udtrykkenes syntaks i artiklen Vejledning til udtrykkenes syntaks.

Bruge udtryk i kontrolelementer i en formular eller rapport

Du kan tildele et navn til et beregnet kontrolelement ved at angive et navn i egenskaben Navn. Navnet skal være entydigt – dvs. at det ikke må være identisk med andre kontrolelementnavne i formularen eller rapporten. Det skal også være forskelligt fra navne på felter og kontrolelementer, der bruges i udtryk i kontrolelementet, og det skal være forskelligt fra navne på felterne i den underliggende tabel eller forespørgsel. Du kan bruge dette navn, når du vil referere til værdien i kontrolelementet i andre udtryk i formularen eller rapporten.

Udtryk bruges som oftest følgende steder:

  • I tekstbokse i en formular eller rapport    Udtrykket kan bruges til at oprette et beregnet kontrolelement, f.eks. en subtotal, der lægger alle vareposterne på en ordreformular sammen. Subtotalen kan se ud som følgende:

Subtotal på en ordreformular

Du kan beregne subtotalen ved at placere en tekstboks i formularen og angive egenskaben Kontrolelementkilde for tekstboksen til følgende udtryk:

=Sum([tabelfelt])    

I dette tilfælde er tabelfelt navnet på det felt, som indeholder subtotalværdierne. Dette felt kan være i en tabel eller en forespørgsel. Funktionen Sum beregner totalen for et sæt værdier fra postkilden.

Fremgangsmåden nedenfor viser, hvordan du kan føje et udtryk til en tekstboks.

Sådan føjes et udtryk til en tekstboks

  1. Højreklik i navigationsruden på den formular, du vil ændre, og klik på Designvisning.
  2. Højreklik på den tekstboks, du vil ændre, og klik på Egenskaber for at åbne kontrolelementets egenskabsark.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på egenskaben Kontrolelementkilde for tekstboksen under fanen Data eller fanen Alle på egenskabsarket, og indtast derefter = og resten af udtrykket. Hvis du f.eks. vil beregne den subtotal, der er angivet ovenfor, skal du skrive =Sum([tabelfelt]). Husk at erstatte tabelfelt med navnet på feltet.

Eller

Klik på knappen GenererKnapflade til højre for egenskabsboksen for at oprette et udtryk ved hjælp af Udtryksgenerator.

Egenskabsarket ligner dette eksempel:

Et eksempel på et udtryk i egenskaben Kontrolelementkilde.

  1. Luk egenskabsarket, og gem ændringerne.

    Bruge udtryk i forespørgselskriterier

Du kan bruge et udtryk til at definere kriterier i en forespørgsel, så Access kun returnerer de rækker, der opfylder kriterierne. Hvis du f.eks. vil have vist alle ordrer med en forsendelsesdato i 2004, kan du indtaste det udtryk, der angives nedenfor, i cellen Kriterier for kolonnen Dato og klokkeslæt i forespørgslen. I dette eksempel bruges en Dato og klokkeslæt-kolonne med navnet Forsendelsesdato. Angiv følgende kriterier for at definere et datointerval:

Between #1/1/2004# And #12/31/2004#    

Kolonnen Forsendelsesdato ligner dette eksempel:

Brug af operatoren Between i forespørgselsgitteret

Udtrykket bruges til at bestemme, om forsendelsesdatoen falder inden for det angivne datointerval. Vær opmærksom på, at datoværdierne skal omgives af nummertegn (#). En værdi, der er omgivet af nummertegn, behandles som datatypen Dato og klokkeslæt i Access. Hvis du er ny bruger af Access, kan du nemmere foretage beregninger med værdierne, når de behandles som Dato og klokkeslæt-data.

Du kan finde flere oplysninger om datatypen Dato og klokkeslæt i artiklerne Angive en værdi for dato eller klokkeslæt og Indsætte, oprette eller slette et felt, der lagrer datoværdier.

Sådan angives kriterier i forespørgselsgitteret

  1. Højreklik på den forespørgsel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på cellen Kriterier i den kolonne, hvor du vil angive kriteriet.
  3. Skriv kriterieudtrykket.

Eller

Klik på Generator i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Design for at starte Udtryksgenerator, og opret udtrykket vha. udtryksgeneratoren.

 Bemærk!   Operatoren = må ikke indsættes foran kriterieudtrykket.

Hvis du vil have et større område til at angive udtrykket i, skal du trykke på SKIFT+F2 for at få vist dialogboksen Zoom.

Dialogboksen Zoom

    Bruge udtryk til at oprette beregnede felter i en forespørgsel

Du kan bruge et udtryk til at oprette et beregnet felt i en forespørgsel. Du kan f.eks. have brug for at få vist det årstal, hvor en ordre blev afsendt, som en del af en forespørgsel. Du kan oprette det beregnede felt ved at placere følgende udtryk i en tom celle i rækken Felt i forespørgslen:

År: Format([Forsendelsesdato],"åååå")    

I dette eksempel bruger udtrykket funktionen Format til at hente årstallet fra værdien i feltet Forsendelsesdato. Funktionen Format formaterer derefter årstallet, så det indeholder fire cifre. Resultatkolonnen tildeles navnet År, når udtrykket foranstilles med År:.

Et udtryk, der henter årstallet fra en datoværdi

Sådan angives et beregnet felt i en forespørgsel i designvisning

  1. Højreklik på den forespørgsel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på cellen Felt i den kolonne, hvor det beregnede felt skal oprettes.
  3. Skriv udtrykket.

Eller

Klik på Generator i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Design for at starte Udtryksgenerator, og brug udtryksgeneratoren til at oprette udtrykket.

 Bemærk!   Kriterieudtrykket må ikke starte med operatoren =, men bør starte med et navn efterfulgt af et kolon. Du kan f.eks. skrive SamletPris: for at starte et udtryk, der opretter et beregnet felt med navnet SamletPris.

    Bruge udtryk i egenskaben Valideringsregel i et tabelfelt

Du kan også med fordel anvende udtryk i egenskaben Valideringsregel i et felt i en tabel. Du kan f.eks. gennemtvinge en regel, der angiver, at feltet Enheder til rådighed i tabellen Lager skal have en værdi, der er større end eller lig med nul. Lagerbeholdningen kan med andre ord aldrig blive negativ. Du kan gøre dette ved at bruge det udtryk, der vises i følgende illustration.

Valideringsregel for EnhederIOrdre

Sådan angives en valideringsregel for et felt i en tabel

  1. Højreklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Vælg det felt, der skal ændres, i kolonnen Feltnavn.
  3. Klik på egenskabsboksen Valideringsregel under fanen Generelt.
  4. Skriv udtrykket.

Eller

Klik på knappen GenererKnapflade til højre for egenskabsboksen for at starte Udtryksgenerator, og brug udtryksgeneratoren til at oprette udtrykket.

Eller

Klik på Generator i gruppen Værktøjer under fanen Design for at starte Udtryksgenerator.

 Bemærk!   Når du opretter en valideringsregel, må operatoren = ikke indsættes foran udtrykket.

Når du arbejder med udtryk i valideringsregler, er det vigtigste, at du husker, at udtrykkene altid skal give værdien Sand, for at værdien kan accepteres. I dette eksempel skal værdien for [Enheder til rådighed] være >=0. Hvis det ikke er tilfældet, vises den tekst, der er angivet i egenskabsboksen Valideringsmeddelelse. Hvis du ikke har angivet en tekst i egenskabsboksen Valideringsmeddelelse, vises der en Access-meddelelse om, at den angivne værdi ikke overholder feltets valideringsregel.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af valideringsregler i artiklen Oprette en valideringsregel for at validere data i et felt.

    Bruge udtryk i egenskaben Valideringsregel for et kontrolelement

Du kan også anvende udtryk til at angive egenskaben Valideringsregel for et kontrolelement. Det kan f.eks. være, at du har en formular, hvor der skal angives et datointerval til en rapport, og du vil sikre, at startdatoen ikke ligger før 1/1/2004. I dette tilfælde kan du angive egenskaberne Valideringsregel og Valideringstekst for den tekstboks, hvor startdatoen skal angives, på følgende måde.

Egenskab Indstilling
Valideringsregel >=#1/1/2004#
Valideringsmeddelelse Du kan ikke angive en dato, der ligger før 1/1/2004.

Hvis du forsøger at angive en dato, der ligger før 1/1/2004, vises der en meddelelse. Når du klikker på OK, kommer du tilbage til tekstboksen.

Meddelelsesboks med valideringstekst til dialogboksen Salg efter år

Sådan angives en valideringsregel for et kontrolelement

  1. Højreklik på den formular eller rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

Eller

Højreklik på dokumentfanen, og klik på Designvisning i genvejsmenuen, hvis rapporten eller formularen allerede er åben.

Eller

Klik på knappen Vis for at skifte mellem de tilgængelige visninger i gruppen Vis på fanen Startside. Du kan også klikke på pilen under Vis og derefter vælge en af de tilgængelige visninger på menuen.

  1. Højreklik på det kontrolelement, du vil ændre, og klik på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

Kontrolelementets egenskabsark vises.

  1. Klik på fanen Alt, og klik derefter på egenskabsboksen Valideringsregel.
  2. Skriv udtrykket, eller klik på knappen GenererKnapflade til højre for egenskabsboksen for at oprette et udtryk ved hjælp af Udtryksgenerator.

 Bemærk!   Når du opretter en valideringsregel, må operatoren = ikke indsættes foran udtrykket.

  1. Rediger eventuelt egenskaben Valideringsmeddelelse.
  2. Luk egenskabsarket, og gem ændringerne.

Hvis du angiver en værdi, der ikke er tilladt ifølge valideringsreglen, kan du trykke på ESC, mens markøren er placeret i kontrolelementet, for at gendanne den oprindelige værdi eller standardværdien. Derefter kan du angive en værdi, der er tilladt ifølge valideringsreglen.

Hvis egenskaben Kontrolelementkilde for kontrolelementet er et felt i en tabel, er det som regel bedst også at angive egenskaben Valideringsregel for feltet. På denne måde vil reglen altid blive gennemtvunget, uanset hvilken formular eller forespørgsel der bruges til at opdatere feltet.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af valideringsregler i artiklen Oprette en valideringsregel for at validere data i et felt.

    Bruge udtryk til at angive standardværdier for et tabelfelt

Du kan bruge et udtryk til at gemme en standardværdi for et felt i en tabel. Du kan f.eks. vælge at få indsat dato og klokkeslæt automatisk i feltet Ordredato, når der tilføjes en ny post. Til dette formål skal du bruge et udtryk som det følgende.

Funktionen Now i feltegenskaben Standardværdi

Udtrykket bruger funktionen Now til at indsætte dato og klokkeslæt i feltet Ordredato.

Sådan angives en standardværdi for et felt i en tabel

  1. Højreklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Vælg det felt, der skal ændres, i kolonnen Feltnavn.
  3. Klik på egenskabsboksen Standardværdi under fanen Generelt.
  4. Skriv udtrykket, eller klik på knappen GenererKnapflade til højre for egenskabsboksen for at oprette et udtryk ved hjælp af Udtryksgenerator.

Hvis kontrolelementet er bundet til et tabelfelt, og kontrolelementet og feltet har en standardværdi, vil kontrolelementets standardværdi blive brugt.

Du kan finde flere oplysninger om angivelse af standardværdier i artiklen Angive standardværdier for felter eller kontrolelementer.

    Bruge udtryk til at angive standardværdier for kontrolelementer

Et andet sted, hvor der ofte bruges udtryk, er i egenskaben Standardværdi for kontrolelementer. Egenskaben Standardværdi for et kontrolelement fungerer på samme måde som egenskaben Standardværdi for et felt i en tabel. Hvis du f.eks. vil angive dags dato som standardværdi for tekstboksen Ordredato, kan du bruge et udtryk som det følgende.

Et udtryk i feltet Standardværdi for et kontrolelement

Dette udtryk bruger funktionen Date til at returnere dags dato, men ikke klokkeslættet. Hvis tekstboksen er bundet til et tabelfelt, og tekstboksen og feltet har en standardværdi, vil kontrolelementets standardværdi blive brugt. Det giver som regel mere mening at angive egenskaben Standardværdi for feltet i tabellen, fordi standardværdien altid føjes til kontrolelementet, medmindre den tilsidesættes af kontrolelementet.

Sådan angives en standardværdi for et kontrolelement

  1. Højreklik på den formular eller rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

Eller

Højreklik på dokumentfanen, og klik på Designvisning i genvejsmenuen, hvis rapporten eller formularen allerede er åben.

Eller

Klik på knappen Vis for at skifte mellem de tilgængelige visninger i gruppen Vis på fanen Startside. Du kan også klikke på pilen under Vis og derefter vælge en af de tilgængelige visninger på menuen.

  1. Højreklik på det kontrolelement, du vil ændre, og klik derefter på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

Kontrolelementets egenskabsark vises.

  1. Klik på fanen Alt, og klik derefter på egenskabsboksen Standardværdi.
  2. Skriv udtrykket, eller klik på knappen GenererKnapflade til højre for egenskabsboksen for at oprette et udtryk ved hjælp af Udtryksgenerator.
  3. Luk egenskabsarket.

Du kan finde flere oplysninger om angivelse af standardværdier i artiklen Angive standardværdier for felter eller kontrolelementer.

    Bruge udtryk til at køre makroer

Det kan i nogle tilfælde være hensigtsmæssigt at udføre en handling eller en række handlinger i en makro, når en bestemt betingelse er sand (f.eks. når værdien i en tekstboks er 10). Du kan bruge et udtryk til at definere den ønskede betingelse i kolonnen Betingelse.

I dette eksempel anvendes en tekstboks med navnet "Elementer".

Et betinget udtryk i en makro

Sådan angives en betingelse til en makrohandling

  1. Højreklik på den makro, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Hvis kolonnen Betingelse ikke vises i gruppen Vis/skjul under fanen Design i makrodesigneren, skal du klikke på Betingelser.
  3. Klik på kolonnen Betingelse, klik på den tomme celle ud for den makrohandling, der skal ændres, og skriv det betingede udtryk.
  4. Gem ændringerne, og luk makroen.

Ligesom egenskaben Valideringsregel skal udtrykket i kolonnen Betingelse være enten Sand eller Falsk. Makrohandlingen udføres kun, når betingelsen er Sand.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af makroer i artiklerne Grundlæggende oplysninger om makroer i Access 2007 og Oprette en makro.

    Bruge udtryk til at gruppere og sortere data i rapporter

Du kan bruge ruden Gruppering, sortering og total til at definere grupperingsniveauer og sorteringsindstillinger for data i en rapport. Denne rude erstatter dialogboksen Sortering og gruppering, der findes i tidligere versioner af Access. Du kan kun få vist ruden, når en rapport er åben i designvisning. Ruden vises i samme vindue som rapporten. 

Figuren nedenfor viser ruden, som den ser ud, når den åbnes første gang:

Ruden Gruppering, sortering og total

Hvis du er ny bruger af Access, skal du være opmærksom på, at gruppering er en proces, hvor kolonner med dublerede værdier kombineres. Du kan f.eks. have en database, der indeholder salgsoplysninger fra kontorer i forskellige byer. I så fald vil du ofte anvende en rapport af typen "Salg efter by", og den forespørgsel, der henter data til rapporten, grupperer dataene efter byværdier. Gruppering kan gøre det nemmere at læse og forstå oplysningerne.

Sortering er en proces, hvor der angives en rækkefølge for rækkerne (posterne) i forespørgselsresultaterne. Du kan f.eks. sortere posterne efter deres primær nøgle-værdier (eller et andet sæt værdier i et andet felt) i enten stigende eller faldende rækkefølge. Eller du kan sortere dem efter et eller flere tegn i (for eksempel) alfabetisk rækkefølge. Vær i det følgende opmærksom på, at forespørgsler i Access som standard returnerer poster på den hurtigst mulige måde. Første gang du opretter og udfører en forespørgsel, kan Access f.eks. som standard returnere værdierne efter primær nøgle-værdierne, hvis dette er Den mest hensigtsmæssige metode. På et senere tidspunkt, når brugerne har redigeret dataene og tilføjet eller fjernet rækker, bliver dataene muligvis returneret i en anden rækkefølge, fordi den nye rækkefølge er hurtigere. Du skal derfor angive en bestemt sorteringsrækkefølge, hvis forespørgslerne skal returnere dataene i den samme rækkefølge, uanset om dataene ændres.

Du kan finde flere oplysninger om kombinering af tekstværdier i afsnittet Kombinere tekstværdier.

Sådan anvendes gruppering og sortering i en rapport

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

Eller

Højreklik på dokumentfanen, og klik på Designvisning i genvejsmenuen, hvis rapporten allerede er åben.

Eller

Klik på knappen Vis for at skifte mellem de tilgængelige visninger i gruppen Vis på fanen Startside. Du kan også klikke på pilen under Vis og derefter vælge en af de tilgængelige visninger på menuen.

  1. Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering & totaler på fanen Design.

Ruden Gruppering, sortering og total vises nederst i arbejdsområdet.

  1. Klik på Tilføj en gruppe for at føje et grupperingsniveau til rapporten.

Eller

Klik på Tilføj en sortering for at føje en sorteringsrækkefølge til rapporten.

Der vises en ny gruppering eller sorteringsrækkefølge i ruden samt en liste over de felter, der leverer data til rapporten. Figuren nedenfor viser ruden med en typisk ny gruppering og sorteringsrækkefølge samt et vindue, der indeholder de tilgængelige felter:

Ruden Gruppering, sortering og total med en liste over felter

  1. Klik på udtryk i vinduet med de tilgængelige felter for at starte Udtryksgenerator.
  2. Angiv udtrykket i udtryksboksen (den øverste boks) i Udtryksgenerator. Udtrykket skal starte med operatoren = (lig med).
Sådan føjes et udtryk til en eksisterende gruppering eller sortering
  1. Gentag trin 1 i forrige afsnit for at åbne rapporten i designvisning.
  2. Klik på den gruppering eller sortering, du vil ændre.
  3. Klik på Pil ned ud for Grupper på (for grupperingsniveauer) eller Sorter efter (for sorteringsniveauer).

Der vises et vindue, som indeholder de tilgængelige felter.

  1. Klik på udtryk nederst i vinduet med felter for at starte Udtryksgenerator.
  2. Skriv udtrykket i udtryksboksen i Udtryksgeneratoren. Udtrykket skal starte med operatoren = (lig med).

Du kan finde flere oplysninger om udtryksgeneratoren i næste afsnit.

Yderligere oplysninger om aggregatfunktioner og udtryk i rapporter finder du i artiklen Oprette en grupperet oversigtsrapport.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Bruge Udtryksgenerator til at oprette udtryk

Du kan bruge Udtryksgenerator som et hjælpeværktøj, når du skal oprette udtryk. Udtryksgeneratoren giver dig nem adgang til navnene på de felter og kontrolelementer, der findes i databasen, og til mange af de indbyggede funktioner, som du kan bruge i udtrykkene. Du kan anvende Udtryksgenerator til at søge efter og indsætte elementer, som du har svært ved at huske, f.eks. id-navne (f.eks. felter, tabeller, formularer og forespørgsler) og funktioner og argumenter.

Du kan oprette udtryk fra bunden i Udtryksgenerator, eller du kan vælge nogle eksisterende udtryk til visning af sidetal, dags dato og dato og klokkeslæt.

Udtryksgeneratoren kan startes de fleste af de steder, hvor du skriver udtryk, f.eks. egenskaben Kontrolelementkilde for et kontrolelement eller egenskaben Valideringsregel for et tabelfelt. Hvis knappen Generer (Knapflade ) vises, kan du starte Udtryksgenerator ved at klikke på den.

Figuren nedenfor viser Udtryksgenerator, og værktøjets enkelte dele gennemgås i det følgende.

Dialogboksen Udtryksgenerator

Billedtekst 1 Udtryksboks

Den øverste del af værktøjet indeholder en udtryksboks, hvor du kan oprette udtrykket. Du kan skrive udtrykket i boksen eller vælge elementerne fra de tre kolonner i den nederste del af vinduet og føje dem til udtryksboksen. Hvis du vil tilføje et element, skal du dobbeltklikke på det eller markere det i en af kolonnerne og derefter klikke på Sæt ind.

Billedtekst 2 Operatorknapper

I den midterste del af Udtryksgenerator vises nogle knapper, der bruges til at indsætte de ofte anvendte aritmetiske og logiske operatorer i udtrykkene. Du kan indsætte en operator i udtryksboksen ved at klikke på den relevante knap. Hvis du vil have vist en liste over de operatorer, der kan bruges i udtryk, skal du klikke på mappen Operatorer i den nederste, venstre kolonne og derefter vælge den ønskede kategori i den midterste kolonne. I den højre kolonne vises derefter alle operatorerne i den valgte kategori. Hvis du vil indsætte en operator, skal du dobbeltklikke på operatoren eller markere den og og derefter klikke på Sæt ind.

Billedtekst 3 Udtrykselementer

Den nederste del af vinduet består af tre kolonner:

  • I den venstre kolonne vises mapper, der indeholder lister over de tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter, som findes i databasen. Desuden vises de tilgængelige indbyggede funktioner, brugerdefinerede funktioner, konstanter og almindelige udtryk.
  • I den midterste kolonne vises bestemte elementer eller kategorier for den mappe, der er markeret i den venstre kolonne. Hvis du f.eks. klikker på Indbyggede funktioner i venstre kolonne, vises der en liste over funktionskategorier i den midterste kolonne.
  • I den højre kolonne vises værdierne for de elementer, du har markeret i den venstre og den midterste kolonne. Hvis du f.eks. klikker på Indbyggede funktioner i venstre kolonne og derefter klikkeR på en funktionskategori i den midterste kolonne, vil alle de indbyggede funktioner for den markerede kategori blive vist i den højre kolonne.

Du kan oprette udtryk ved at skrive tekst i udtryksboksen og indsætte elementer fra andre områder i Udtryksgenerator. Du kan f.eks. klikke i kolonnen nederst til venstre for at få vist objekterne i databasen samt funktioner, konstanter, operatorer og almindelige udtryk. Når du klikker på et element i den venstre kolonne, bliver indholdet i de øvrige kolonner ændret. Hvis du f.eks. klikker på navnet på en tabel i den venstre kolonne, vises felterne i tabellen i den midterste kolonne. Hvis du dobbeltklikker på Funktioner og derefter klikker på Indbyggede funktioner, vises alle funktionskategorierne i den midterste kolonne, og i den højre kolonne vises funktionerne i disse kategorier. Hvis du dobbeltklikker på en funktion for at indsætte den i udtrykket, bliver funktionen og den tekst, der angiver de krævede argumenter til funktionen, vist som pladsholdertekst i udtryksboksen. Du kan derefter erstatte teksten med de korrekte argumentværdier.

Når du indsætter et id (navnet på et tabelfelt eller kontrolelement) i udtrykket, indsætter Udtryksgenerator kun de dele af id'et, der kræves i den aktuelle kontekst. Hvis du f.eks. starter Udtryksgenerator fra egenskabsarket i formularen Kunder og derefter indsætter et id for egenskaben Synlig for formularen i udtrykket, indsætter Udtryksgenerator kun egenskabsnavnet Synlig. Hvis du bruger udtrykket i en anden kontekst – dvs. uden for formularen – skal du medtage det fulde id: Forms![Kunder].Synlig.

Sådan startes Udtryksgenerator i en tabel, formular eller rapport

  1. Højreklik på den tabel, formular eller rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Hvis du åbner en tabel, skal du klikke på det felt, som du vil ændre, i kolonnen Feltnavn. Klik derefter på fanen Generelt, klik på den egenskab, der skal indeholde udtrykket, og klik på knappen GenererKnapflade ud for egenskaben.

Eller

Hvis du åbner en formular eller en rapport, skal du højreklikke på det kontrolelement, du vil ændre. Klik derefter på Egenskaber, find den egenskab, der skal indeholde udtrykket, og klik derefter på knappen GenererKnapflade ud for egenskaben.

Sådan startes Udtryksgenerator i en forespørgsel

  1. Højreklik på den forespørgsel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.

Eller

Højreklik på dokumentfanen til forespørgslen, og klik på Designvisning i genvejsmenuen, hvis forespørgslen allerede er åben.

  1. Klik på den celle i designgitteret, der skal indeholde udtrykket. Du kan f.eks. klikke på cellen Kriterier for den kolonne, hvor du vil angive kriterier, eller du kan klikke på cellen Felt for den kolonne, hvor du vil oprette et beregnet felt.
  2. Klik på Generator i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Design.

Flere oplysninger om oprettelse af udtryk, herunder eksempler på udtryk og udtrykssyntaks, finder du i artiklen Vejledning til udtrykkenes syntaks.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Bruge udtryk i praksis

I dette afsnit introduceres nogle af de måder, som du kan bruge udtryk på, når du skal løse problemer og beregne nødvendige oplysninger til formularer, rapporter og tabeller.

Markere ("stemple") en ny post med dags dato og klokkeslæt

I nogle tabeller er det vigtigt at holde styr på, hvornår du har tilføjet en post. Hvis dette tidspunkt automatisk skal angives, kan du oprette et felt med datatypen Dato og klokkeslæt og angive egenskaben Standardværdi for feltet til Date() eller Now(). Funktionen Date returnerer dags dato i overensstemmelse med computerens systemur. Funktionen Now returnerer dags dato og det aktuelle klokkeslæt.

Nedenfor forklares det, hvordan du føjer et nyt felt til en tabel, angiver datatypen for feltet til Dato og klokkeslæt og derefter føjer funktionen Now eller Date til feltet.

Sådan tilføjes et Dato og klokkeslæt-felt og et tidsstempel

  1. Dobbeltklik på den tabel, du vil ændre, i navigationsruden.

Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  1. Klik på den første tomme kolonne yderst i tabellen. Hvis du ikke kan finde den tomme kolonne, skal du kigge efter teksten Tilføj nyt felt i kolonneoverskriften.
  2. Dobbeltklik på kolonneoverskriften, og skriv navnet på feltet, f.eks. Tilføjet dato, og tryk derefter på ENTER.

Eller

Højreklik på kolonnen, klik på Omdøb, skriv et navn til feltet, og tryk på ENTER.

  1. Klik på Pil ned ud for listen Datatype i gruppen Datatype & formatering under fanen Dataark, og vælg Dato og klokkeslæt.
  2. Gem ændringerne, lad tabellen være åben, og gå til de næste trin.

Sådan føjes et datoudtryk til et Dato og klokkeslæt-felt

  1. Højreklik på dokumentfanen for tabellen, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på det nye felt i kolonnen Feltnavn.
  3. Klik på egenskabsboksen Standardværdi under fanen Generelt.
  4. Skriv Now() eller Date().
  5. Klik på egenskabsboksen Vis Datovælger, og angiv værdien til Aldrig.
  6. Gem ændringerne, og luk tabellen.

Når du herefter føjer en ny post til tabellen, indsætter Access automatisk datoen eller datoen og klokkeslættet i feltet Tilføjet dato.

Kombinere tekstværdier

Hvis du vil kombinere værdierne i to eller flere tekstfelter, kan du bruge operatoren & (og-tegn). Det kan f.eks. være, at du har en formular med navnet Medarbejdere, hvor medarbejdernes fornavne og efternavne er angivet i separate felter, men du vil gerne have vist en medarbejders fulde navn i formularhovedet.

Brug dette udtryk til at få vist en medarbejders fulde navn:

=[Fornavn] & " " & [Efternavn]    

Udtrykket bruger operatoren & til at kombinere værdierne i felterne Fornavn og Efternavn. Udtrykket bruger desuden et par dobbelte anførselstegn, der er adskilt med et mellemrumstegn, til at indsætte et mellemrum mellem for- og efternavn. Bemærk, at mellemrummene mellem feltnavnene og &-operatorerne ikke påvirker visningen af dataene (de gør kun udtrykket nemmere at læse). Hvis du vil indsætte noget mellem feltværdierne, f.eks. et mellemrum, et tegnsætningstegn eller tekstkonstanter, skal disse angives i anførselstegn.

Du kan også bruge det følgende udtryk til at få vist efternavnene og fornavnene adskilt af et komma:

=[Efternavn] & ", " & [Fornavn]    

I dette eksempel indsætter de værdier, der er angivet i anførselstegn, et komma og et mellemrum mellem navnene.

I den trinvise vejledning i dette afsnit antages det, at du har en formular og en tabel med felterne Fornavn og Efternavn. Hvis dette ikke er tilfældet, kan du ændre udtrykket i fremgangsmåden, så de passer til dine data.

Sådan tilføjes en tekstboks med et udtryk, der viser det fulde navn

  1. Højreklik på den formular eller rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på Tekstboks i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
  1. Træk markøren i formularen eller rapporten for at oprette tekstboksen.
  2. Højreklik på tekstboksen, og klik på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på fanen Data.
  2. Ret værdien i egenskabsboksen Kontrolelementkilde til =[Fornavn] & " " & [Efternavn], og tryk derefter på TAB.
  3. Luk egenskabsarket, og gem ændringerne.

Du kommer muligvis ud for, at de poster, du kombinerer, indeholder et felt uden en værdi. Den manglende værdi kaldes en Null-værdi. Hvis du bruger operatoren &, og et af felterne ikke har nogen værdi, returneres der en streng med længden nul for dette felt. Hvis f.eks. posten for en medarbejder kun indeholder medarbejderens efternavn, returnerer udtrykket i det foregående eksempel en streng med længden nul for feltet Fornavn, et mellemrum og værdien i feltet Efternavn.

Når du kombinerer værdier, kan du angive, at en værdi, f.eks. et komma, kun skal medtages, hvis der er data i et bestemt felt. Dette gør du ved at bruge operatoren + i stedet for operatoren &.

Lad os eksempelvis antage, at du har en tabel med navnet Kunder, og denne tabel indeholder felterne By, Område og Postnummer. Du vil gerne kombinere disse felter til en rapport, men i nogle af posterne er feltet Område tomt (har ingen værdi). I dette tilfælde bliver der indsat et uønsket komma inden postnummerværdien, hvis du bruger operatoren &.

Du kan undgå det uønskede komma ved at bruge operatoren + (plus) som vist i følgende eksempeludtryk:

=([By] & (", " + [Område]) & " " & [Postnummer])    

Operatoren + kombinerer tekst på samme måde som operatoren &. Operatoren + understøtter imidlertid også såkaldt Null-overførsel. Det betyder, at hvis et element i et udtryk er Null, bliver hele udtrykket også Null. I eksemplet ovenfor anvendes operatoren + i afsnittet (", " + [Område]), og udtrykket i parenteserne vil således kun indeholde et komma, hvis feltet Område indeholder en værdi. Hvis feltet ikke indeholder en værdi, træder Null-overførslen i kraft, og hele udtrykket inden for parenteserne evalueres som en Null-værdi, så kommaet "skjules".

Oprette beregnede kontrolelementer for at udføre aritmetiske beregninger

Du kan bruge et udtryk til at addere, subtrahere, multiplicere og dividere værdierne i to eller flere felter eller kontrolelementer. Hvis du f.eks. registrerer den dato, hvor en kunde ønsker at modtage en ordre, og den dato, hvor ordren er blevet sendt, kan du beregne, hvor mange dage for tidligt (eller for sent) ordren blev sendt, ved at trække værdien i feltet Forsendelsesdato fra værdien i feltet Leveringsdato. Dette kan lade sig gøre, fordi Access kan udføre aritmetiske beregninger på datoer.

Udtryk i egenskaben Kontrolelementkilde, der beregner Leveringsdato minus Forsendelsesdato

Resultatet af en datoberegning kaldes et interval. Denne værdi indeholder en dag-komponent til venstre for decimaltegnet og en klokkeslæt-komponent til højre for decimaltegnet. Hvis den returnerede værdi er et positivt tal, ved du, hvor mange dage før den ønskede dato ordren er blevet sendt. Hvis tallet er negativt, ved du, hvor mange dage ordren er blevet forsinket. Hvis værdien er 0, er ordren blevet sendt til tiden.

I fremgangsmåden nedenfor antages det, at du har en formular, og at denne formular er bundet til en datatabel med ordrer – tabellen Ordrer – som indeholder felterne Leveringsdato og Forsendelsesdato. Du kan ændre udtrykket i fremgangsmåden, så det passer til dataene i din database.

Sådan tilføjes en tekstboks med et udtryk, der beregner antal dage for tidligt eller for sent

  1. Højreklik på den formular eller rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på Tekstboks i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
  1. Træk markøren i formularen eller rapporten for at oprette tekstboksen.
  2. Højreklik på tekstboksen, og klik derefter på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på fanen Data.
  2. Skriv =[Leveringsdato]-[Forsendelsesdato] i egenskabsboksen Kontrolelementkilde, og tryk derefter på TAB.

 Bemærk!   Husk at erstatte id'erne Leveringsdato og Forsendelsesdato med navnene i dine egne tabelfelter.

  1. Gem ændringerne, og luk egenskabsarket.

Når du bruger en af operatorerne +, , *, / eller \ til at udføre en beregning på to værdier, og den ene værdi er Null (dvs., at der ikke er angivet nogen værdi), er værdien af udtrykket også Null. Hvis f.eks. en af datoerne i det foregående eksempel er Null, vil værdien af hele udtrykket også være Null. Det betyder, at der ikke skrives noget de pågældende steder i rapporten. Hvis du vil erstatte Null-værdien med 0, kan du bruge funktionen Nz til at konvertere Null-værdien til nul som i følgende eksempel:

=Nz([Leveringsdato]-[Forsendelsesdato],0)    

 Bemærk!   Du kan indstille felterne i tabellen, så brugerne ikke kan angive Null-værdier. Det gør du ved at angive egenskaben Obligatorisk for de ønskede felter til Ja, når du opretter tabellen. Du bør desuden angive egenskaben Standardværdi for feltet til en værdi, der ikke er Null.

Addere værdier i to kontrolelementer

Du kan ofte få brug for at addere værdierne i to kontrolelementer. Hvis du f.eks. vil beregne den samlede pris for en ordre, skal du addere værdierne i kontrolelementerne Subtotal og Fragt som vist i følgende illustration.

Kontrolelementerne Subtotal og Total i en ordreformular

I den følgende fremgangsmåde antages det, at du har en formular med to kontrolelementer, der indeholder numeriske data. Kontrolelementerne hedder Subtotal og Fragt. Du kan ændre kontrolelementernes navne i udtrykket, så de svarer til dine data.

Sådan tilføjes en tekstboks med et udtryk, der beregner en total

  1. Højreklik på den formular eller rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på Tekstboks i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
  1. Træk markøren i formularen eller rapporten for at oprette tekstboksen.
  2. Højreklik på tekstboksen, og klik på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på fanen Alle.
  2. Indstil egenskabsværdierne som vist i tabellen nedenfor.
Egenskab Indstilling
Navn Total
Kontrolelementkilde  = [Subtotal] + [Fragt]
Format Valuta
  1.  Bemærk!   Husk, at du skal redigere id'erne i udtrykket (Subtotal og Fragt), så de svarer til kontrolelementnavnene i din formular.

  2. Gem ændringerne, og luk egenskabsarket.

Multiplicere to værdier for at beregne moms

Hvis du vil beregne momsen for en ordre, kan du bruge et udtryk, der multiplicerer to eksisterende værdier – momssatsen og subtotalværdien for ordren. Du kan placere udtrykket i en tekstboks og få vist resultaterne i en formular eller en rapport. 

I dette eksempel antages det, at du har to tabelfelter, Momssats og Subtotal. Du kan gemme disse værdier i andre kontrolelementer i en formular eller en rapport, men her går vi ud fra, at de findes i en tabel.

Sådan tilføjes en tekstboks med et udtryk, der beregner momsbeløbet

  1. Højreklik på den formular eller rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på Tekstboks i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
  1. Træk markøren i formularen eller rapporten for at oprette tekstboksen.
  2. Højreklik på tekstboksen, og klik på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på fanen Alle.
  2. Indstil egenskabsværdierne som vist i tabellen nedenfor.
Egenskab Indstilling
Navn Moms
Kontrolelementkilde  =[Subtotal]*[Momssats]
Format Valuta
  1.  Bemærk!   Husk, at du skal ændre felt-id'erne (Subtotal og Momssats), så de svarer til feltnavnene i din database.

  2. Luk egenskabsarket.

Opsummere og tælle grupper af poster

Du får ofte brug for at beregne summen af de værdier, der er gemt i en gruppe poster – f.eks. gruppetotalen for gruppefoden i en rapport eller en ordresubtotal for vareposterne i en formular. Andre gange kan du få brug for at tælle antallet af poster i stedet for at lægge dem sammen. Du kan bruge funktionen Sum til at beregne summen af en gruppe poster, og du kan bruge funktionen Count til at tælle antallet af poster i en gruppe.

Hvis du f.eks. vil tælle antallet af ordrer i en rapport, der viser ordrer grupperet efter kunde, kan du bruge følgende udtryk:

=Count([Ordre-id])    

Du kan bruge feltnavne i argumentudtrykket til funktionerne Sum og Count, men ikke kontrolelementnavne. Feltnavnene kan komme fra en tabel eller forespørgsel. Du kan endda bruge navnet på et beregnet felt fra en forespørgsel. Hvis du vil lægge tallene sammen i et beregnet kontrolelement, skal du imidlertid gentage det udtryk, der bruges i det beregnede kontrolelement, i funktionen.

Hvis du vil henvise til det samme udtryk mere end én gang i en formular, eller hvis du skal bruge en funktion som f.eks. Sum, bør du overveje at medtage udtrykket i formularens underliggende forespørgsel. På denne måde kan beregningen udføres i forespørgslen i stedet for i formularen. Det er ofte hurtigere at udføre en beregning i en forespørgsel.

Du kan finde flere oplysninger om opsummering og optælling i følgende artikler:

I de følgende afsnit beskrives nogle af de måder, du kan bruge disse funktioner på.

Oprette et beregnet kontrolelement i én formular og henvise til dette kontrolelement fra en anden formular

Du kan få brug for at oprette et beregnet kontrolelement – dvs. et kontrolelement, der bruger et udtryk som datakilde – og derefter henvise til værdierne i dette kontrolelement fra et andet kontrolelement, der er placeret i en anden formular. I dette afsnit forklares det, hvordan du bruger funktionen SUM i et beregnet kontrolelement og derefter henviser til dette kontrolelement fra en anden formular.  

I fremgangsmåden nedenfor antages det, at du bruger en ordredatabase og en formular til ordreindtastning, der består af to komponenter – en hovedformular og en underformular. Hovedformularen indeholder data om hele ordren, f.eks. "fakturer til" og "send til", mens underformularen indeholder oplysninger om de bestilte vareposter, f.eks. produktbetegnelser, antal og enhedspriser. 

Der leveres data til hver komponent fra separate forespørgsler, og forespørgslen til underformularen har et beregnet felt med navnet Varetotal. I dette eksempel er "varetotalen" antallet af produkter i hver varepost ganget med antallet af poster, eventuelle rabatter osv.

Hvis du vil beregne subtotalbeløbene for hver ordre, skal du lægge værdierne i feltet Varetotal sammen. Dette gør du ved at føje følgende udtryk til en tekstboks. I dette eksempel er tekstboksen placeret i underformularens sidefod:

Beregning af ordresubtotal i underformular

Fremgangsmåden nedenfor viser, hvordan du kan føje det beregnede kontrolelement til underformularen. Derefter forklares det, hvordan du kan henvise til dette kontrolelement fra et andet kontrolelement.

Sådan tilføjes en tekstboks med et udtryk, der beregner subtotalen i en underformular

  1. Højreklik på den underformular, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Hvis formularfoden ikke vises på formularen, skal du klikke på sektionen Formularfod og derefter trække den nederste del af sektionen nedad.
  3. Klik på Tekstboks i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
  1. Træk markøren i formularfodsektionen for at oprette tekstboksen.
  2. Højreklik på tekstboksen, og klik derefter på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på fanen Alle, og angiv derefter egenskabsværdierne som vist i følgende tabel.
Egenskab Indstilling
Navn OrderSubtotal
Kontrolelementkilde  =Sum([Varetotal])
Format Valuta
  1.  Bemærk!   Hvis du anvender denne fremgangsmåde med dine egne data, skal du huske at ændre feltnavnet (Varetotal), så det svarer til feltnavnet i den database, du anvender.

  2. Klik på boksen øverst til venstre eller højre på underformularen – boksen ud for linealen – for at få vist egenskaberne for hele underformularen.  
  3. Find egenskabsboksen Standardvisning, og vælg værdien Dataark.
  4. Gem ændringerne, luk egenskabsarket, og fortsæt til de næste trin.

Selvom tekstboksen på underformularen beregner ordresubtotalen, vil du muligvis ikke have vist resultatværdierne i underformularen, fordi underformularer ofte vises som dataark. Hvis der tilføjes en subtotal, vil brugerne i hvert fald se den samme værdi flere gange ligesom i dette resultat:

Produkt Antal Enhedspris Rabat Varetotal Subtotal
Produkt 1 4 $8,00 0,00% $32,00 $137,00
Produkt 2 5 $9,00 0,00% $45,00 $137,00
Produkt 3 6 $10,00 0,00% $60,00 $137,00

Som det fremgår, er et opsummerende dataelement indeholdt i et enkelt felt, og det er ofte hensigtsmæssigt at placere dette felt i en hovedformular. Dette gør du ved at føje et kontrolelement til den hovedformular, der henviser til kontrolelementet i underformularen. Den følgende illustration viser, hvordan du udfører denne handling:

Henvisning til Ordresubtotal på ordreunderformularen

Billedtekst 1 Navnet på underformularens kontrolelement på hovedformularen
Billedtekst 2 Egenskaben Formular, der giver adgang til underformularens kontrolelementer og egenskaber
Billedtekst 3 Navnet på tekstboksen på underformularen

Den følgende fremgangsmåde viser, hvordan du opretter en tekstboks, som henviser til værdierne i et andet kontrolelement.

Sådan oprettes kontrolelementet

  1. Højreklik på den hovedformular, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på Tekstboks i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
  1. Find det område i formularen, hvor kontrolelementet skal indsættes, og træk derefter markøren på formularen for at oprette tekstboksen.
  2. Højreklik på tekstboksen, og klik på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på fanen Alle.
  2. Indstil egenskabsværdierne som vist i tabellen nedenfor.
Egenskab Indstilling
Navn Subtotal
Kontrolelementkilde  =[Ordreunderformular]Formular![Ordresubtotal]
Format Valuta
  1.  Bemærk!   Hvis du anvender denne fremgangsmåde med dine egne data, skal du huske at ændre id'erne (formular- og kontrolelementnavnene i kantparenteser), så de svarer til navnene i den database, du benytter.

  2. Gem ændringerne, og luk egenskabsarket.

Slå en værdi op i en tabel

Når du opretter en formular, vil du muligvis have vist en værdi fra en anden tabel eller forespørgsel end den, som formularen er bundet til. Lad os antage, at du opretter en formular med navnet Produkter, der er bundet til tabellen Produkter. Efter oprettelsen finder du ud af, at du gerne vil have vist navnet på leverandørens kontaktperson for hvert produkt på formularen. Disse data findes i tabellen Leverandører. 

Du kan løse denne opgave på to måder i Access. Du kan bruge guiden Opslag til at oprette et opslagsfelt (den mest almindelige metode), eller du kan oprette et udtryk. Det ligger uden for rammerne af dette emne at beskrive guiden Opslag, men du kan finde flere oplysninger om guiden i artiklen Tilføje eller ændre et felt for at slå en værdi op i en anden tabel.

Du skal bruge funktionen DLookup, hvis du vil oprette et udtryk, der slår værdier op i en anden tabel. Der skal angives følgende tre argumenter til funktionen DLookup:

  • Navnet på det felt, hvis værdi du vil slå op.
  • Den tabel eller forespørgsel, hvor feltet findes.
  • Eventuelt de kriterier, der skal bruges til at finde posten.

Åbn formularen Produkter i designvisning, og tilføj derefter en tekstboks med etiketten Kontaktperson for at tilføje navnet på leverandørens kontaktperson. Du skal bruge følgende udtryk i tekstboksen:

=DLookup("[Navn på kontaktperson]","[Leverandører]","[Leverandør-id]=" & Forms!Produkter!Leverandør-id)    

Sådan tilføjes tekstboksen med leverandørens kontaktperson

  1. Højreklik på den hovedformular, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på Tekstboks i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
  1. Find det område i formularen, hvor kontrolelementet skal indsættes, og træk derefter markøren på formularen for at oprette tekstboksen.
  2. Højreklik på tekstboksen, og klik på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på fanen Alle.
  2. Indstil egenskabsværdierne som vist i tabellen nedenfor.
Egenskab Indstilling
Etiket Navn på kontaktperson
Kontrolelementkilde  =DLookup("[Navn på kontaktperson]","[Leverandører]","[Leverandør-id]=" & Forms!Produkter!Leverandør-id)
  1. Gem ændringerne, og luk egenskabsarket.

Dette udtryk søger i tabellen Leverandører og returnerer navnet på kontaktpersonen for den leverandør, hvis leverandør-id svarer til værdien i kontrolelementet Leverandør-id i formularen Produkter. Bemærk, hvordan operatoren & bruges til at oprette et tredje argument. En almindelig fejl, som du skal undgå, er at angive hele argumentet i anførselstegn i stedet for kun at indsætte teksten før operatoren & i anførselstegn.

 Bemærk!   I stedet for at bruge funktionen DLookup kan du vælge at redigere den underliggende forespørgsel, så den indeholder de ønskede oplysninger. Det er ofte mere effektivt at bruge en forespørgsel.

Angive udskriftsdatoen på en rapport

Det kan i mange tilfælde være praktisk at vide, hvornår en rapport er udskrevet. En udskriftsdato kan fortælle brugerne, om de har de aktuelle data. I Access kan du få indsat en dato på en rapport ved hjælp af funktionen Now eller funktionen Date. Funktionen Now returnerer dags dato og det aktuelle klokkeslæt i overensstemmelse med computerens systemur. Funktionen Date returnerer kun dags dato. Du kan bruge funktionen Format til at formatere resultatet af funktionerne til et af de tilgængelige dato- og klokkeslætsformater.

Sådan tilføjes udskriftsdatoen på en rapport

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Hvis rapportfoden ikke vises i rapporten, skal du klikke på sektionen Rapportfod og derefter trække den nederste del af sektionen nedad for at udvide rapporten.
  3. Klik på Tekstboks i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
  1. Træk markøren i rapportfodsektion for at oprette tekstboksen.
  2. Højreklik på tekstboksen, og klik på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på fanen Alle, og angiv derefter egenskabsværdierne som vist i følgende tabel.
Egenskab Indstilling
Navn Udskriftsdato
Kontrolelementkilde  ="Udskrevet " & Date()
Format Mellemlangt datoformat
  1. Gem ændringerne, og luk egenskabsarket.

Udskrive sidetal på en rapport

Når du opretter en rapport, der er mere end én side lang, kan det være praktisk at tilføje sidetal. Du kan tilføje sidetal ved hjælp af egenskaben Side, som automatisk nummererer siderne, når du får vist eller udskriver en rapport. Egenskaben Side er kun tilgængelig, når du får vist eller udskriver en rapport, så den vises ikke i rapportens egenskabsark. Hvis du vil aktivere egenskaben Side, skal du placere en tekstboks i rapportens sidehoved eller sidefod og derefter skrive Side i egenskaben Kontrolelementkilde for tekstboksen.

Det er den samme procedure, som når du bruger f.eks. funktionen Now eller Date, bortset fra at du ikke skal angive parenteser efter egenskaben Side.

Denne figur viser, hvordan du kan føje egenskaben Side direkte til en tekstboks:

Sideudtryk i sidefod

Du kan desuden oprette et udtryk, der bruger både egenskaben Side og egenskaben Sider. Egenskaben Sider returnerer det samlede antal sider i rapporten. Det følgende udtryk vil f.eks. udskrive sidetallet i formatet Side 1 af 10.

="Side " & [Side] &" af " & [Sider]    

Den følgende fremgangsmåde viser, hvordan du føjer et udtryk, der bruger begge egenskaber, til en rapports sidefod. Det forklares, hvordan du tilføjer sidetal i designvisning og layoutvisning.

Sådan tilføjes sidetal i designvisning

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Hvis rapportfoden ikke vises, skal du klikke på sektionen Rapportfod og derefter trække den nederste del af sektionen nedad for at udvide rapporten.
  3. Klik på Tekstboks i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
  1. Træk markøren i rapportfodsektion for at oprette tekstboksen.
  2. Højreklik på tekstboksen, og klik på Egenskaber.

Eller

Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

  1. Klik på fanen Data, og angiv værdien i egenskabsboksen Kontrolelementkilde til ="Side " & [Side] &" af " & [Sider].
  2. Gem ændringerne, og luk egenskabsarket.

Sådan tilføjes sidetal i layoutvisning

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Layoutvisning.
  2. Klik på Sidetal i gruppen Kontrolelementer under fanen Formatering.

Dialogboksen Sidetal vises.

  1. Klik på Side N af M under Format.
  2. Vælg en indstilling under Placering.
  3. Vælg en indstilling på listen under Justering.
  4. Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Vis sidetal på første side, og klik derefter på OK.

 Bemærk!   Værktøjet Udskriftsgenerator indeholder nogle almindelige udtryk, som kan bruges til sidenummerering. Du kan finde flere oplysninger om brugen af Udtryksgenerator i afsnittet Bruge Udtryksgenerator til at oprette udtryk.

Udskrive en del af en værdi i en rapport

Hvis de første og sidste tegn i et felt har en særlig betydning, kan du organisere rapporten omkring disse tegn. Hvis de to første tegn f.eks. er en produktkode, der angiver produkttypen, kan du gruppere produkterne efter de første to tegn i koden og derefter identificere de enkelte grupper ved at udskrive tegnene i gruppehovedet.

Du bruger funktionen Left til at udtrække de første n tegn fra en værdi i et tekstfelt og funktionen Right til at udtrække de sidste n tegn. I begge tilfælde er feltnavnet eller tekstudtrykket det første argument, mens det andet argument er det antal tegn, der skal udtrækkes.

I tabellen nedenfor vises udtryk, der indeholder disse funktioner. Det antages, at dataene findes i en tabel med navnet Vare-id.

Hvis værdien i Vare-id er Vil dette udtryk Returnere
AA105 =Left([Vare-id],2) AA
AA105 =Right([Vare-id],3) 105

Du kan finde flere oplysninger om funktionerne Left og Right i artiklerne Funktionen Left og Funktionen Right.

Bruge bogstavseparatorer i en alfabetisk liste

Hvis du vil kunne identificere produkterne på en liste hurtigt, kan du gruppere produkterne efter det første bogstav i produktnavnet og angive bogstavet i et gruppehoved som vist i følgende illustration.

Rapport med gruppering efter første bogstav i produktnavnet

Hvis du vil starte en ny gruppe, hver gang forbogstavet i produktnavnet ændres, og derefter sortere produkterne inden for hver gruppe alfabetisk, skal du oprette to grupper i ruden Gruppering, sortering og total og derefter angive hver gruppe som vist i tabellerne nedenfor.

Grupper efter produktnavn med A øverst efter første tegn uden totaler med titel, klik for at tilføje
  med en sidehovedsektion uden en sidefodssektion bevar hele gruppen samlet på én side
Sorter efter produktnavn med A øverst efter hele værdien uden totaler med titel, klik for at tilføje
  med en sidehovedsektion med en sidefodssektion bevar ikke hele gruppen samlet på én side

Få vist ruden Gruppering, sortering og total

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering & totaler på fanen Design.

Hvis du vil udskrive det første bogstav i navnet i starten af den ny gruppe, skal du bruge dette udtryk i tekstboksen i hovedsektionen Produktnavn:

=Left([Produktnavn],1)    

Udskrive den numeriske værdi for en dato

Du kan organisere posterne i en rapport efter de numeriske værdier for en tidsperiode – f.eks. et år, et kvartal, en måned eller en uge. Et kalenderår er f.eks. inddelt i 53 uger (den første og sidste uge i året er som regel ikke hele uger), og du kan gruppere de afsendte ordrer efter disse ugenumre. 

Du bruger funktionen DatePart til at finde en del af en numerisk datoværdi, f.eks. måneden eller året. Funktionen har følgende syntaks:

DatePart    (interval, dato[, første ugedag] [, årets første uge])

Argumentet interval er forkortelsen for den del af datoen, der skal returneres. Eksempler på gyldige forkortelser er "åååå" for et firecifret årstal, "k" for et kalenderkvartal og "m" for en måned. Argumentet dato er et feltnavn eller en dato som f.eks. "1-Jul-07."

Argumenterne første ugedag og årets første uge er valgfrie. Argumentet første ugedag returnerer søndag, medmindre du angiver noget andet. Hvis du vil angive en anden dag, skal du indtaste en værdi mellem 2 og 7 (1 er standardværdien). Argumentet årets første uge returnerer den uge, hvor 1. januar ligger. Hvis du vil angive en anden uge, skal du indtaste 2 eller 3. Brug 2 til at angive den første uge med mindst fire dage i det nye år, og brug 3 til at angive den første fulde uge i året.

Listen nedenfor viser eksempler på de resultater, der returneres for feltet "Helligdag". Feltet Helligdag kan indeholde de helligdage, der fejres i det land eller det område, hvor virksomheden driver forretning.

Hvis værdien i Helligdag er  Vil udtrykket Returnere
1-jan-07 =DatePart("u",[Helligdag]) 2 (dagen i ugen)
31-dec-07 =DatePart("uu",[Helligdag]) 53 (ugen i året)
31-dec-07 =DatePart("åååå",[Helligdag]) 2007 (firecifret årstal)

Du kan finde flere oplysninger i artiklen Funktionen DatePart.

Yderligere oplysninger om oprettelse af grupperede rapporter finder du i artiklen Oprette en grupperet oversigtsrapport.

Sammenligne resultater for flere år

Hvis du vil analysere salgsresultaterne for mere end ét år, kan du med fordel gruppere resultaterne efter en tidsperiode, f.eks. kvartalvis eller månedsvis. På denne måde kan du hurtigt sammenligne resultatet for en tidsperiode det ene år med samme periode i et andet år. Det kan f.eks. være, at du skal bruge en rapport med en kvartalsvis salgsoversigt, der viser antallet af afsendte ordrer og salgstotaler.

Oversigt over salg efter kvartal

Hvis du vil oprette gruppehoveder og -fødder og angive sorteringsrækkefølge for denne rapport, skal du oprette to grupper med hver deres sorteringsrækkefølge og angive egenskaberne for hver gruppe i ruden Gruppering, sortering og total og sorteringsrækkefølgen som vist i tabellerne nedenfor. Bemærk, at der bruges et udtryk til at gruppere de afsendte ordrer efter kvartal.

Grupper efter udtryk
Brug dette udtryk: =DatePart("k",[Forsendelsesdato])
stigende efter hele værdien uden totaler med titlen Kvartal
  med en sidehovedsektion med en sidefodssektion bevar hele gruppen samlet på én side

Grupper efter Forsendelsesdato fra ældste til nyeste efter år uden totaler med titel, klik for at tilføje
  uden en sidehovedsektion med en sidefodssektion bevar ikke gruppen samlet på én side

Sådan vises ruden Gruppering, sortering og total

  1. Åbn rapporten i designvisning.
  2. Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering & totaler på fanen Design.

Hvis du vil udskrive et kvartalsnummer i starten af en ny gruppe, skal du placere en tekstboks i gruppehovedet ved hjælp af det samme udtryk, som blev brugt i dialogboksen Sortering og gruppering:

=DatePart("k", [Forsendelsesdato])    

Beregne samlede beløb for vareposter

Hvis du vil have en fakturarapport, der viser oplysninger om en ordre, skal du beregne den samlede pris (det samlede salg for hvert produkt) for vareposterne. Du skal først oprette en forespørgsel, der henter dataene til rapporten. Forespørgslen skal indeholde alle de felter, der skal bruges, f.eks. tabellen Ordrer, tabellen Ordrespecifikationer og tabellen Kunder. Herefter kan du oprette et beregnet felt i forespørgselsgitteret, som beregner den samlede pris for hvert produkt på fakturaen.

Sådan oprettes et beregnet felt

  1. Højreklik på den forespørgsel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på rækken Felt i en tom kolonne i forespørgselsgitteret.
  3. Skriv et navn, et kolon (:) og et udtryk i cellen Felt. Navnet og kolonet angiver et brugervenligt navn til det beregnede felt. Du kan bruge et udtryk som det følgende til at beregne en samlet pris:

SamletPris: CCur([Ordrespecifikationer].Enhedspris*[Antal]*(1-[Rabat])/100)*100    

Når du opretter et beregnet felt i forespørgselsgitteret, må operatoren = ikke indsættes i starten af udtrykket.

Identificere ordrer, der er blevet sendt for sent

Under optimale omstændigheder bliver ordrer sendt til tiden. Det kan dog ske, at ordrer sendes efter den ønskede dato. Disse ordrer kan identificeres ved hjælp af en rapport. Du kan oprette en rapport, der registrerer alle forsendelser, og markere de ordrer, der er sendt for sent, ved at markere afkrydsningsfeltet med teksten Sendt for sent ud for de pågældende ordrer. Da de fleste ordrer bliver sendt til tiden, er det nemmere at overskue et afkrydsningsfeltet end tekstmeddelelser som f.eks. Til tiden eller For sent.

Udtrykket til denne rapport sammenligner værdien i feltet Forsendelsesdato med værdien i feltet Leveringsdato. Hvis værdien i feltet Forsendelsesdato er større (dvs. en senere dato) end værdien i feltet Leveringsdato, returnerer udtrykket værdien Sand, og afkrydsningsfeltet i rapporten markeres. Hvis værdien er Falsk, bliver afkrydsningsfeltet ikke markeret.

Sådan føjes afkrydsningsfeltet Sendt for sent til en rapport

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  2. Klik på Afkrydsningsfelt i gruppen Kontrolelementer under fanen Design.
  3. Træk markøren i detaljesektionen i rapporten for at oprette afkrydsningsfeltet.
  4. Højreklik på afkrydsningsfeltet, klik på Egenskaber i genvejsmenuen, og klik derefter på fanen Alle i egenskabsarket.
  5. Angiv egenskaberne for afkrydsningsfeltet som vist i følgende tabel.
Egenskab Indstilling
Navn Sendt for sent
Kontrolelementkilde  =[Forsendelsesdato]>[Leveringsdato]
Synlig Ja
  1.  Bemærk!   Hvis du anvender denne fremgangsmåde med dine egne data, skal du huske at ændre feltnavnene i id'erne, så de svarer til navnene i din database.

  2. Gem ændringerne, og luk egenskabsarket.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oversigt over operatorer

Access understøtter en række forskellige operatorer, herunder aritmetiske operatorer som +, -, * (gange) og / (dividere), sammenligningsoperatorerne til sammenligning af værdier, tekstsammenføjningsoperatorer, logiske operatorer til fastlæggelse af sande og falske værdier og andre operatorer, der er specifikke for Access. Tabellen nedenfor indeholder flere oplysninger om disse operatorer.

Aritmetiske operatorer

De aritmetiske operatorer bruges til at beregne en værdi ud fra to eller flere tal eller ændre et tals fortegn fra positivt til negativt.

Operator Formål Eksempel
+ Lægger to tal sammen. [Subtotal]+[Moms]
- Finder forskellen mellem to tal eller angiver den negative værdi af et tal. [Pris]-[Rabat]
* Ganger to tal med hinanden. [Antal]*[Pris]
/ Dividerer det første tal med det andet tal. [Total]/[AntalVarer]
\ Afrunder begge tal til heltal og dividerer derefter det første tal med det andet tal. Resultatet afrundes til et heltal. [Tilmeldte]\[Værelser]
Mod Dividerer det første tal med det andet tal og returnerer resten. [Tilmeldte] Mod [Værelser]
^ Opløfter et tal til en eksponent. Tal ^ Eksponent

Sammenligningsoperatorer

Sammenligningsoperatorerne bruges til at sammenligne værdier, og de returnerer et resultat, der er sandt, falsk eller Null.

Operator Formål
< Bestemmer, om den første værdi er mindre end den anden værdi.
<= Bestemmer, om den første værdi er mindre end eller lig med den anden værdi.
> Bestemmer, om den første værdi er større end den anden værdi.
>= Bestemmer, om den første værdi er større end eller lig med den anden værdi.
= Bestemmer, om den første værdi er lig med den anden værdi.
<> Bestemmer, om den første værdi er forskellig fra den anden værdi.

Hvis den første eller den anden værdi er Null, vil resultatet i alle tilfælde være Null. Da Null repræsenterer en ukendt værdi, vil en sammenligning med Null give et ukendt resultat.

Logiske operatorer

Logiske operatorer bruges til at kombinere to værdier, og de returnerer resultatværdien Sand, Falsk eller Null. Logiske operatorer kaldes også for booleske operatorer.

Operator Brug Beskrivelse
And Udtryk1 And Udtryk2 Sand, hvis både Udtryk1 og Udtryk2 er sande.
Or Udtryk1 Or Udtryk2 Sand, hvis enten Udtryk1 eller Udtryk2 er sandt.
Eqv Udtryk1 Eqv Udtryk2 Sand, hvis både Udtryk1 og Udtryk2 er sande eller både Udtryk1 og Udtryk2 er falske.
Not Not Udtryk Sand, hvis Udtryk ikke er sandt.
Xor Udtryk1 Xor Udtryk2 Sand, hvis enten Udtryk1 eller Udtryk2 er sandt, ikke hvis begge udtryk er sande.

Sammenføjningsoperatorer

Sammenføjningsoperatorerne bruges til at kombinere to tekstværdier til én værdi.

Operator Brug Beskrivelse
& streng1 & streng2 Kombinerer de to strenge til én streng.
+ streng1 + streng2 Kombinerer de to strenge til én streng og overfører Null-værdier.

Særlige operatorer

De særlige operatorer bruges som beskrevet i denne tabel.

Operator Beskrivelse Yderligere oplysninger
Is Null eller Is Not Null Bestemmer, om en værdi er Null eller ikke-Null.
Like "mønster" Sammenligner strengværdier ved hjælp af jokertegnoperatorerne ? og *. Operatoren Like
Between værdi1 And værdi2 Bestemmer, om en numerisk værdi eller en datoværdi er inden for et interval. Operatoren Between...And
In(streng1,streng2...) Bestemmer, om en strengværdi er indeholdt i et sæt af strengværdier. Operatoren In

Flere oplysninger om brug af disse operatorer finder du i artiklen Vejledning til udtrykkenes syntaks.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Access 2007