Opbygge en Access-database til deling på internettet

Du kan bruge Access 2010 and Access Services, en ny komponent i SharePoint, til at opbygge webdatabaseprogrammer. Det hjælper dig med at:

  • sikre og administrere adgangen til dine data
  • dele data i en organisation eller via internettet

     Bemærk!    Du skal have en brugerkonto, før du kan bruge en webdatabase. Anonym adgang understøttes ikke.

  • oprette databaseprogrammer, der ikke kræver brug af Access.

Denne artikel giver en oversigt over Access-webdatabasedesign. Du kan finde en introduktion til pc-databasedesign i artiklerne Oprette en ny database til pc og Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Denne artikel indeholder


Oversigt

Access 2010 og Access Services (en valgfri komponent af SharePoint) giver dig en platform, som du kan oprette databaser på, som du kan bruge på internettet. Du designer og udgiver en webdatabase ved hjælp af Access 2010 og SharePoint, og de brugere, der har SharePoint-konti bruger webdatabasen i en webbrowser.

Sådan fungerer det

Når du udgiver en webdatabase, opretter Access Services et SharePoint-websted, der indeholder databasen. Alle databaseobjekter og data flyttes til SharePoint-listerne på dette websted. Processen er vist i følgende video.

Når du har udgivet, kan SharePoint-besøgende bruge din database, afhængigt af deres tilladelser på SharePoint-webstedet.

  • Fuld kontrol    Dette betyder, at du kan foretage ændringer i data og design.
  • Bidrage    Dette gør det muligt at foretage dataændringer, men ikke designændringer.
  • Læse    Dette betyder, at du kan læse data, men du kan ikke ændre noget.

Du kan åbne webdatabase i Access, redigere designet og derefter synkronisere ændringerne, hvilket betyder, at de gemmes på SharePoint-webstedet. I følgende video får du vist, hvordan du ændrer designet, efter at du har udgivet din webdatabase.

Du kan også arbejde med webdatabasen i offlinetilstand, bruge offlineversionen og derefter synkronisere ændringer af data og design, når du igen er online.

 Bemærk!   Hvis du vil opbygge en webdatabase, skal du have tilladelsesniveauet Fuld kontrol på det SharePoint-websted, som du vil udgive den på. Du kan finde flere oplysninger om SharePoint-tilladelser i afsnittet Se også.

Formularer og rapporter kører i browseren

Formularer, rapporter og de fleste makroer kører i selve browseren. Dette gør det muligt at opdatere data på skærmen, uden at hele siden igen skal indlæses igen.

Du kan oprette en formular for at hjælpe andre med at finde rundt i dit program. Et nyt kontrolelement, Navigation, gør det nemt at føje standardnavigationsknapper i internetformat til en formular til dette formål.

 Bemærk!   Navigationsruden (den funktion, du bruger i Access til at gennemse objekterne i en database) er ikke tilgængelig i en webbrowser.

Data bliver gemt på SharePoint-lister

Alle tabellerne bliver til SharePoint-lister, og poster bliver til listeelementer. Dette giver dig mulighed for at bruge SharePoint-tilladelser til at kontrollere adgangen til din webdatabase samt gøre brug af andre SharePoint-funktioner.

Sikkerhed   Tilslutningsstrengen for sammenkædede tabeller er ikke krypteret, inklusive brugernavnet og adgangskoden, hvis disse oplysninger blev gemt (og linkdestinationen understøtter brugerkonti). Hvis du har en database, der indeholder et link til en SharePoint-liste, og hvor linket indeholder brugernavnet og adgangskoden, kan en ondsindet bruger ændre, hvilken liste der er destinationen for linket, ved hjælp af de gemte legitimationsoplysninger. Selvom legitimationsoplysningerne ikke er gemt i tilslutningsstrengen, kan en ondsindet bruger ændre tilladelserne på SharePoint-webstedet ved hjælp af en medhjælper, som allerede har tilladelser. Vær påpasselig, når du deler kopier af en database, som indeholder links til lister i en udgivet webdatabase.

Forespørgsler og datamakroer kører på serveren

Al SQL-behandling foregår på serveren. Dette er med til at forbedre netværkshastigheden ved at begrænse trafik til resultatsæt.

Intranet eller internet

Du kan udgive på din egen intranet-SharePoint-server eller på internettet. Microsoft tilbyder en internet- og værtsbaseret SharePoint-løsning.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Oprette en webdatabase

I dette afsnit beskrives vigtige nye funktioner og fremgangsmåden til de grundlæggende designopgaver, du skal udføre for at oprette en webdatabase.

Dette afsnit indeholder


Inden du begynder

Der er et par opgaver, som du bør udføre, inden du begynder at designe en webdatabase. Desuden er der designforskelle på webdatabaser og computerdatabaser, som du bør have kendskab til. Det gælder især, hvis du er en erfaren Access-udvikler.

  • Fastslå formålet med databasen    Hav en klar plan, så du kan træffe gode beslutninger, når du udarbejder detaljer i designet.
  • Finde og organisere de nødvendige oplysninger    Du kan ikke bruge sammenkædede tabeller i en webdatabase. Alle data, som du vil bruge, og som ikke stammer fra databasen, skal importeres, før du udgiver. Hvis du stiller dine data op, inden du begynder at designe, undgår du at skulle omstrukturere dit design for at tage højde for uventede dataproblemer.
  • Identificere det SharePoint-websted, du vil bruge til at udgive     Hvis du vil teste dit design i en browser, mens du designer det (hvilket er en god idé), skal du først udgive det.
  • Planlægge sikkerhed    Du kan udnytte sikkerheden i SharePoint til at kontrollere adgangen til din webdatabase. Planlæg sikkerheden på et tidligt tidspunkt, så du kan indbygge det i dit design.

Designforskelle mellem computerdatabaser og webdatabaser

Nogle databasefunktioner, som du kan bruge i en computerdatabase, er ikke tilgængelige ved brug af Access Services. Der findes dog nye funktioner, der understøtter mange af de samme scenarier som disse computerfunktioner.

I følgende tabel vises de funktioner, der kun kan bruges til computerdatabaser, og den nye funktion, som er med til at understøtte det samme scenario.

Scenario Funktion, der kun gælder for computere Ny funktion
Designe databaseobjekter Designvisning Forbedret dataarkvisning, layoutvisning
Gennemgå opsummerede data, f.eks. totaler, gennemsnit og grupper Gruppefunktioner Datamakroer, gruppefunktioner i rapporter
Programmeringshændelser VBA Makroer og datamakroer, ny makrodesignoplevelse med IntelliSense
Navigere til et databaseobjekt Navigationsrude, oversigter Navigationskontrolelement eller et andet formularelement

 Vigtigt!   Du kan oprette mange klientobjekter i en webdatabase, men du kan ikke bruge dem i en browser. De er imidlertid en del af webdatabasen og kan bruges i Access 2010 på computeren. Brugerne kan åbne webdatabasen i Access og derefter bruge klientobjekterne. Dette en effektiv måde at dele en database på og åbner også op for nye muligheder for at arbejde sammen via internettet. SharePoint håndterer eventuelle problemer i forhold til sammenfald.

Funktioner, der kun gælder for computere, uden identiske Access Services-funktioner

 Bemærk!   Følgende liste er ikke eksklusiv.

  • Foreningsforespørgsler
  • Krydstabuleringsforespørgsler
  • Overlappende kontrolelementer i formularer
  • Tabelrelationer
  • Betinget formatering
  • Forskellige makrohandlinger og -udtryk

Overveje brug af en skabelon

Når du har besluttet, hvilke handlinger programmet skal udføre, kan du overveje, om det er en god idé at bruge en databaseskabelon. Databaseskabeloner er færdigbyggede programmer, som du kan bruge, som de er, eller redigere, så de svarer til dine behov.

Du kan gennemse de tilgængelige skabeloner under fanen Ny i Backstage-visningen. Få flere oplysninger om de skabeloner, der følger med Access 2010 i artiklen Vælge og bruge en Access-skabelon.

Starte med en tom webdatabase

  • Klik på Ny under fanen Filer.

Fanen Ny i Backstage-visning

Fanen Filer åbner Backstage-visningen, som er en ny del af Access-brugergrænsefladen, hvor du kan finde kommandoer, der anvendes på en hel database, f.eks. Udgiv på SharePoint.

Fanen Ny i Backstage-visningen har kommandoer til oprettelse af en database.

Funktionerne under fanen Ny i Backstage-visning

Billedtekst 1 Klik på Tom webdatabase under Tilgængelige skabeloner.
Billedtekst 2 Se det foreslåede filnavn i boksen Filnavn samt stien til databasefilen, der vises lige under navnet. Du kan ændre filnavnet ved at skrive i boksen Filnavn.
Billedtekst 3 Hvis du vil ændre stien, skal du klikke på mappeikonet ud for boksen Filnavn for at finde en placering til databasefilen.
Billedtekst 4 Klik på Opret. Den nye webdatabase åbnes med en ny tom tabel.

Designe webtabel

 Bemærk!   Du kan bruge dataarkvisning til at designe en webtabel.

Når du opretter en tom webdatabase, opretter Access en ny tabel og åbner den i dataarkvisning. Du kan bruge kommandoerne under fanen Felter og fanen Tabel til at tilføje felter, indeks, valideringsregler og datamakroer – en ny funktion, der gør det muligt at ændre data på baggrund af hændelser.

Når du har redigeret og brugt den nye tabel, vil du sikkert gerne oprette flere tabeller.

Oprette en ny webtabel

Mens webdatabasen er åben:

  • Klik på Tabel i gruppen Tabeller under fanen Opret.

Når du først opretter en tabel, har den et enkelt felt: et id-felt af typen Automatisk nummerering (Automatisk nummereringsdatatype: En feltdatatype i en Microsoft Access-database, der automatisk gemmer et entydigt tal for hver post, der føjes til tabellen. Der kan genereres tre forskellige typer tal: sekventielle, tilfældige og replikerings-id.). Du kan tilføje nye felter og gemme de oplysningselementer, der kræves af tabellens emne. Du kan f.eks. tilføje et felt til lagring af den dato, hvor du begyndte at spore et bestemt element.

Tilføje et felt fra feltgalleriet

Du kan vælge mellem en række forskellige forudformaterede felter og tilføje dem i din tabel ved hjælp af feltgalleriet.

  • Klik på den ønskede felttype i gruppen Tilføj og slet under fanen Felter.

Tilføje et felt ved at klikke på dataarket

  1. Åbn tabellen, og klik på Klik for at tilføje. Vælg derefter en felttype.
  2. Giv feltet et navn, der afspejler dets indhold.

 Tip!    Hvis du vil ændre navnet på et eksisterende felt, skal du dobbeltklikke på feltnavnet.

  1. Gentag dette for hvert felt, du vil oprette.

Ændre feltegenskaber

Formateringen og egenskaberne afgør, hvordan et felt reagerer, f.eks. hvilke data det kan indeholde. Du kan ændre disse indstillinger, så feltet reagerer på den ønskede måde.

  1. Markér det felt, som har formatering og egenskaber, du vil ændre.
  2. Klik på fanen Felter på båndet.
  3. Brug kommandoerne i grupperne Formatering og Egenskaber til at ændre indstillingerne.

Tilføje et beregnet felt

Du kan tilføje et felt, der viser en værdi, som beregnes ud fra andre data i samme tabel. Data fra andre tabeller kan ikke bruges som kilde til de beregnede data. Nogle udtryk understøttes ikke af beregnede felter.

  1. Klik på Klik for at tilføje, mens tabellen er åben.
  2. Peg på Beregnet felt, og klik derefter på den ønskede datatype for feltet.

Udtryksgenerator åbnes.

  1. Brug Udtryksgenerator til at oprette beregningen for feltet. Husk, at du kun kan bruge andre felter fra den samme tabel som datakilder til beregningen. Hvis du vil have hjælp til at bruge Udtryksgenerator, kan du læse artiklen Brug af Udtryksgenerator.

Konfigurere datavalideringsregler

Du kan bruge et udtryk til at validere input for de fleste felter. Du kan også bruge et udtryk til at validere input for en tabel, hvilket kan være nyttigt, hvis du vil validere input for et felt, som ikke understøtter validering, eller hvis du vil validere feltinput på baggrund af værdien af andre felter i tabellen. Du kan finde en mere detaljeret forklaring af validering i artiklen Begrænse datainput ved hjælp af en valideringsregel.

Du kan også angive den meddelelse, der skal vises, når en valideringsregel forhindrer input, også kendt som en valideringsmeddelelse.

Konfigurere en feltvalideringsregel og -meddelelse

  1. Markér det felt, du vil føje en valideringsregel til.
  2. Klik på fanen Felter på båndet.
  3. Klik på Validering i gruppen Feltvalidering, og klik derefter på Feltvalideringsregel.

Udtryksgenerator åbnes.

  1. Brug Udtryksgenerator til at oprette valideringsreglen. Hvis du vil have hjælp til at bruge Udtryksgenerator, kan du læse artiklen Brug af Udtryksgenerator.
  2. Klik på Validering i gruppen Feltvalidering, og klik derefter på Feltvalideringsmeddelelse.
  3. Skriv den meddelelse, der skal vises, når de indtastede data er ugyldige, og klik på OK.

Konfigurere en postvalideringsregel og -meddelelse

Du kan bruge en postvalideringsregel til at forhindre dublerede poster eller til at kræve, at en bestemt kombination af fakta om posten skal være sand, f.eks. at [Startdato] er større end den 1. januar 2010 og mindre end [Slutdato]

  1. Åbn den tabel, du vil føje en valideringsregel til.
  2. Klik på fanen Felter på båndet.
  3. Klik på Validering i gruppen Feltvalidering, og klik derefter på Postvalideringsregel.

Udtryksgenerator åbnes.

  1. Brug Udtryksgenerator til at oprette valideringsreglen. Hvis du vil have hjælp til at bruge Udtryksgenerator, kan du læse artiklen Brug af Udtryksgenerator.
  2. Klik på Validering i gruppen Feltvalidering, og klik derefter på Postvalideringsmeddelelse.
  3. Skriv den meddelelse, der skal vises, når de indtastede data er ugyldige, og klik på OK.

Oprette en relation mellem to webtabeller

Hvis du vil oprette en relation i en webdatabase, skal du bruge oprette et opslagsfelt ved hjælp af opslagsguiden. Opslagsfeltet placeres i tabellen, som er på mange-siden af relationen, og peger på tabellen, som er på en-siden af relationen.

Oprette et opslagsfelt i dataarkvisning

  1. Åbn den tabel, der skal være på mange-siden af relationen.
  2. Klik på pilen ud for Klik for at tilføje, og klik derefter på Opslag og relation.
  3. Følg trinnene i guiden Opslag for at oprette opslagsfeltet.

Tilpasse et opslagsfelt i dataarkvisning

  1. Åbn tabellen med det opslagsfelt, du vil ændre.
  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
    • Klik på Tilpas opslag i gruppen Egenskaber under fanen Filer.
    • Højreklik på opslagsfeltet, og klik derefter på Tilpas opslag.
  3. Følg trinnene i guiden Opslag.

Bevare dataintegritet ved hjælp af datamakroer

Du kan implementere kaskadevise opdateringer og sletninger ved hjælp af datamakroer. Du kan bruge kommandoerne under fanen Tabel til at oprette integrerede makroer, der redigerer data. Du får en grundlæggende gennemgang i videoen nedenfor.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter daatamakroer, i artiklen Oprette en datamakro.

Oprette en webforespørgsel

Du kan bruge en forespørgsel som datakilde for formularer og rapporter. Forespørgsler kører på serveren, hvilket er med til at reducere netværkstrafikken.

Forestil dig f.eks., at du bruger en webdatabase til at spore velgørenhedsdonationer. Du vil gerne se, hvem der har doneret penge, mens en begivenhed stod på. Du kunne bruge en forespørgsel til at vælge dataene og klargøre dem til brug i formularer og rapporter.

 Bemærk!   I denne fremgangsmåde bruges skabelonen til velgørenhedsdonationer som eksempel. Du kan gøre det samme, hvis du opretter en ny database ved hjælp af databaseskabelonen til velgørenhedsdonation

  1. Klik på Forespørgsel i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.
  2. Dobbeltklik på hver tabel, der skal medtages, i dialogboksen Vis tabel, og klik derefter på Luk.

I dette eksempel skal du klikke på Vælgere, Donationer, Begivenheder og Begivenhedsdeltagere.

  1. Opret krævede joinforbindelser ved at trække felter fra et objekt til et andet i forespørgselsdesignvinduet.

I dette eksempel skal du trække id'et fra Vælgere til feltet DonorConstituentID i Donationer og derefter trække feltet DonorConstituentID fra Donationer til feltet ConstituentID i Begivenhedsdeltagere.

  1. Tilføj de felter, du vil bruge. Du kan træffe felterne til gitteret, eller du kan dobbeltklikke på et felt for at tilføje det.

I dette eksempel skal du tilføje Begivenhed fra tabellen Begivenheder, DonationDate fra tabellen Donationer og Hilsen, Fornavn og Efternavn fra tabellen Constituents.

  1. Tilføj de kriterier, du ønsker at anvende.

I dette eksempel vil du gerne begrænse DonationDate, så den ligger mellem begivenhedens StartDate og EndDate. Skriv >=[StartDate] And <=[EndDate] i rækken Kriterier under DonationDate i forespørgselsdesigngitteret.

Oprette en webformular

Formularer er den vigtigste måde, hvorpå du kan angive og redigere data i webdatabasen, og de er også nyttige til gennemsyn af data. Formularer afvikles i browseren, hvilket er med til at optimere ydelsen. Når du åbner en formular, henter browseren de nødvendige data fra SharePoint-serveren. Du kan filtrere og sortere dataene i formularen uden at skulle hente data fra serveren igen.

 Tip!    Du opnår den bedste ydelse ved at begrænse det antal poster, der bliver hentet af dine hovedformularer og -rapporter.

  1. Vælg en tabel eller forespørgsel, der skal bruges som en datakilde.

 Bemærk!   Hvis du vil oprette en ubundet formular, skal du springe dette trin over.

  1. Klik på en af følgende knapper i gruppen Formularer under fanen Opret:
    • Formular    Opret en simpel formular, der viser én post ad gangen ved hjælp af det objekt, du har valgt som datakilde.

 Bemærk!   Hvis du opretter en ubundet formular, er denne knap ikke tilgængelig.

  • Flere elementer    Opret en formular, der viser flere poster ad gangen, ved hjælp af det objekt, du har valgt som datakilde.

 Bemærk!   Hvis du opretter en ubundet formular, er denne knap ikke tilgængelig.

  • Tom formular    Opret en formular uden indhold.
  • Dataark    Opret en formular, der ligner og opfører sig som et dataark, ved hjælp af det objekt, du har valgt som datakilde.

 Bemærk!   Hvis du opretter en ubundet formular, er denne knap ikke tilgængelig.

Oprette en webrapport

Rapporter er den vigtigste måde at gennemse eller udskrive data fra webdatabasen på. Rapporterne kører i browseren, hvilket er med til at optimere ydelsen. Når du åbner en rapport, henter browseren de nødvendige data fra SharePoint-serveren. Du kan filtrere og sortere data i rapporten uden at skulle hente data fra serveren igen.

 Tip!    Du opnår den bedste ydeevne ved at begrænse det antal poster, der bliver hentet af dine hovedformularer og -rapporter.

  1. Vælg en tabel eller forespørgsel, der skal bruges som datakilde.
  2. Klik på en af følgende knapper i gruppen Rapporter under fanen Opret:
    • Rapport    Opret en grundlæggende rapport ved hjælp af det objekt, du har valgt som datakilde.
    • Tom rapport    Opret en rapport uden indhold.

Oprette en navigationsformular og angive den som standardformular til visning ved start

Brugerne skal kunne navigere i dit program. Husk på, at navigationsruden ikke er tilgængelig i en webbrowser. Hvis andre skal kunne bruge dine databaseobjekter, skal du gøre det muligt for dem. Du kan oprette en navigationsformular og angive, at den skal vises, når nogen åbner dit program i en webbrowser. Hvis du ikke angiver en formular, der skal vises, når programmet starter, åbnes der ingen formular, og det bliver meget svært for nogen at bruge programmet.

 Tip!    Det kan være en god idé at vente til sidst med at oprette navigationsformularen, så du kan føje alle dine objekter til formularen, når du opretter den.

  1. Klik på fanen Opret på båndet.
  2. Klik på Navigation i gruppen Formularer, og vælg derefter et navigationslayout på listen.
  3. Du kan tilføje et element ved at trække det fra navigationsruden til navigationskontrolelementet.

 Bemærk!   Du kan kun føje formularer og rapporter til et navigationskontrolelement.

  1. Føj alle andre ønskede kontrolelementer til navigationsformularen. Det kan f.eks. være en god idé at give brugerne adgang til en søgefunktion på tværs af alle formularer ved at føje nogle kontrolelementer til navigationsformularen.
Angive navigationsformularen som standardformularen til webvisning
  1. Klik på the Indstillinger under Hjælp under fanen Filer.
  2. Klik på Aktuel database i dialogboksen Access-indstillinger.
  1. Klik på Webvisningsformular under Programindstillinger, og vælg derefter den ønskede formular på listen.

 Bemærk!    Du behøver ikke at vælge navigationsformularen som webvisningsformular. Du kan angive en hvilken som helst webformular.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Udgive og synkronisere ændringer i dit program

Udgive en webdatabase

 Bemærk!    Du kan se en video, hvor processen gennemgås, i sektionen Oversigt.

  1. Klik på Gem og udgiv på fanen Filer, og klik derefter på Udgiv til Access Services.
  2. Klik på Kør kompatibilitetskontrol.
    Knappen Kør kompatibilitetskontrol i Backstage-visningen i Access
    Kompatibilitetskontrollen kan bruges til at kontrollere, at databasen udgives korrekt. Hvis der bliver fundet fejl, skal du rette dem, før du udgiver databasen.

     Bemærk!    Hvis der bliver fundet fejl, gemmes de i tabellen Problemer med webkompatibilitet i Access. Hver enkelt række i tabellen indeholder et link til løsningsforslag.

  3. Angiv følgende under Udgiv til Access Services:
  • Skriv webadressen på den SharePoint-server, hvor du vil udgive databasen, i feltet Server-URL, f.eks. http://Contoso/.
  • Skriv et navn på webdatabasen i feltet Navn på websted. Dette navn føjes til server-URL-adressen for at oprette URL-adressen til dit program. Hvis f.eks. server-URL-adressen er http://Contoso/, og navnet på webstedet er CustomerService, bliver URL-adressen http://Contoso/CustomerService.
  1. Klik på Udgiv til Access Services.

Synkronisere en webdatabase

Når du har foretaget ændringer i designet eller ændret en database til offline, kan det være en god ide at synkronisere. Ved en synkronisering fjernes forskellene mellem databasefilen på computeren og SharePoint-webstedet.

 Bemærk!    Du kan se en video, hvor processen gennemgås, i sektionen Oversigt.

  1. Åbn webdatabasen i Access, og foretag dine designændringer.
  2. Når du er færdig, skal du klikke på fanen Filer og derefter klikke på Synkroniser alt.
    Knappen Synkroniser alt i Backstage-visningen i Access

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Access 2010, SharePoint Server 2010