Introduktion til tabeller

Tabeller er vigtige objekter i en database, fordi de indeholder alle oplysninger eller data. En database i en virksomhed kan f.eks. indeholde tabellen Kontakter, som bruges til at lagre navne, mailadresser og telefonnumre på alle leverandører. I denne artikel får du en oversigt over tabeller i Access. Inden du går i gang med at oprette tabeller, bør du overveje dine krav og finde ud af alle de tabeller, du kan få brug for. Som en introduktion til planlægning og design af en database kan du se artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

I denne artikel


Oversigt

En relationsdatabase som Access indeholder som regel flere relaterede tabeller. I en godt designet database indeholder hver tabel data om et bestemt emne, f.eks. medarbejdere eller produkter. En tabel består af poster (rækker) og felter (kolonner). Felter indeholder flere forskellige typer data, f.eks. tekst, tal, datoer og links.

Kundes tabel, der viser layout for poster og felter

Boble 1 En post
: Indeholder bestemte data, f.eks. oplysninger om en bestemt medarbejder eller et produkt.
Boble 2 Et felt
: Indeholder data om et aspekt af tabelemnet, f.eks. fornavn eller mailadresse.
Boble 3 En feltværdi
: Hver post har en feltværdi, f.eks. Contoso, Ltd. eller nogen@example.com.

Tabel- og feltegenskaber

Egenskaberne og funktionsmåden af tabeller og felter defineres og styres af egenskaberne. En tabels egenskaber indstilles i tabellens egenskabsark. Du kan f.eks. angive egenskaben Standardvisning for en tabel for at angive, hvordan tabellen skal vises om standard. Et felts egenskab definerer et aspekt af feltets funktionsmåde. Du kan også indstille feltegenskaberne i designvisning ved at bruge ruden Feltegenskaber. Hvert felt har en datatype, som definerer den type oplysninger, der gemmes i feltet. Eksempler på datatyper er Flere linjer med tekst eller Valuta.

Tabelrelationer

Selvom de enkelte tabeller i en database gemmer data om et bestemt emne, gemmer tabellerne i en relationel database normalt data om relaterede emner. En database kan f.eks. indeholde:

  • En kundetabel med firmaets kunder og deres adresser
  • En tabel med produkter, der er til salg, med priser og billeder af produkterne
  • En ordretabel, der registrerer kunders ordrer.

Hvis du vil oprette forbindelse til data, der er gemt i forskellige tabeller, skal du oprette relationer. En relation er en logisk forbindelse mellem to tabeller, som har et fælles felt.

Nøgler

Felter, der er del af en tabelrelation, kaldes nøgler. En nøgle består sædvanligvis af ét felt, men kan bestå af mere end ét felt. Der er to slags nøgler:

  •    Primær nøgle: En tabel kan kun have én primær nøgle. En primær nøgle består af et eller flere felter, der entydigt identificerer hver enkelt post, du gemmer i tabellen. Access tildeler automatisk et entydigt id, der bruges som primær nøgle. Du kan finde flere oplysninger om at tilføje eller ændre en tabels primære nøgle.
  •    Fremmed nøgle: En tabel kan have en eller flere fremmede nøgler. En fremmed nøgle indeholder værdier, der svarer til værdier i den primære nøgle for en anden tabel. Det kan f.eks. være, at du har tabellen Ordrer, hvor hver ordre har et kunde-id, der svarer til en post i tabellen Kunder. Kunde-id'et er en fremmed nøgle for tabellen Ordrer.

Sammenhængen mellem værdierne mellem nøglefelter udgør grundlaget for en tabelrelation. Du bruger en tabelrelation til at kombinere data fra relaterede tabeller. Det kan f.eks. være, at du har en tabel, der hedder Kunder og en tabel, der hedder Ordrer. I tabellen Kunder identificeres hver post med det primære nøglefelt, Id.

Hvis du vil knytte hver enkelt ordre til en kunde, skal du føje et felt med en fremmed nøgle til tabellen Ordrer, der svarer til id-feltet for tabellen Kunder og derefter oprette en relation mellem de to nøgler. Når du føjer en post til tabellen Ordrer, bruger du en værdi for kunde-id, der kommer fra tabellen Kunder. Når du vil have vist oplysninger om en ordres kunde, bruger du relationen til at identificere, hvilke data fra tabellen Kunder der svarer til hvilke poster i tabellen Ordrer.

En tabelrelation, der vises i vinduet Relationer

En tabelrelation i vinduet Relationer.
Boble 1 En primær nøgle identificeres af nøgleikonet ud for feltnavnet.
Boble 2 En fremmed nøgle – bemærk fraværet af nøgleikonet.

Fordele ved at bruge relationer

At holde data adskilt i relaterede tabeller giver følgende fordele:

  • Konsistens    Da hvert enkelt dataelement kun registreres én gang i én tabel, er der mindre mulighed for tvetydighed eller inkonsistens. Du gemmer f.eks. kun en kundes navn én gang i en tabel om kunder i stedet for at gemme den gentagne gange (og eventuelt inkonsistent) i en tabel, der indeholder ordredata.
  • Effektivitet    Når data kun registreres ét sted, bruger du mindre diskplads. Mindre tabeller har desuden en tendens til at levere data hurtigere end større tabeller. Hvis du ikke bruger særskilte tabeller til særskilte emner, introducerer du null-værdier (fravær af data) og redundans i tabellerne. Begge dele kan være spild af plads og sænke ydeevnen.
  • Forståelighed    Designet af en database er lettere at forstå, hvis emnerne er adskilt ordentligt i tabeller.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Tilføje en tabel i en database på computeren

Opret en ny tabel, hvis du har en ny kilde med data, som ikke hører til i en af de eksisterende tabeller. Du kan tilføje en tabel i din Access-database på flere måder, f.eks. ved at oprette en ny database, indsætte en ny tabel i en eksisterende database eller importere og tilknytte en tabel fra en anden datakilde – f.eks. en Microsoft Excel-projektmappe, et Microsoft Word-dokument, en tekstfil, en webtjeneste eller en anden database. Når du opretter en ny, tom database, indsættes der automatisk en ny, tom tabel for dig. Du kan derefter angive data i tabellen og gå i gang med at definere dine felter.

Du kan finde flere oplysninger om at tilføje et felt i en skrivebordsdatabase i artiklen Føje et felt til en tabel.

Oprette en ny tabel i en ny skrivebordsdatabase

  1. Klik på Ny > Tom skrivebordsdatabase under Filer.
  2. Angiv et filnavn på den nye database i feltet Filnavn.
  3. Hvis du vil gemme databasen på en anden placering, skal du klikke på mappeikonet.
  4. Klik på Opret.

Den nye database åbnes. Giv tabellen Tabel1 et nyt navn, som er baseret på den type data, der lagres i den.

Oprette en ny tabel i en eksisterende database

  1. Klik på Filer > Åbn, og klik på databasen, hvis den er angivet under Seneste. Hvis den ikke er, skal du vælge en af søgefunktionerne for at finde databasen.
  2. Klik på Tabel under Opret.

Den nye tabel tilføjes og åbnes i dataarkvisning.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Eksterne data

Du kan oprette en kæde til en række eksterne datakilder, som f.eks. andre databaser, tekstfiler og Excel-projektmapper. Når du opretter en kæde til eksterne data, kan Access bruge kæden, som om det var en tabel. Afhængigt af den eksterne datakilde, og den måde du opretter kæden på, kan du redigere dataene i den sammenkædede tabel og oprette relationer, der omfatter den sammenkædede tabel. Du kan dog ikke ændre designet af de eksterne data ved at bruge kæden.

Importere eller sammenkæde data for at oprette en tabel

Du kan oprette en tabel ved at importere eller oprette en kæde til data, der er gemt et andet sted. Du kan importere eller oprette en kæde til data i eksempelvis en Excel-projektmappe, en Windows SharePoint Services-liste, en XML-fil, en anden Access-database eller en Microsoft Outlook-mappe.

Når du importerer data, oprettes en kopi af dataene i en ny tabel i den aktuelle database. Efterfølgende ændringer til kildedata vil ikke have nogen indflydelse på de importerede data, og ændringer til de importerede data har ingen indflydelse på kildedataene. Når du har oprettet forbindelse til en datakilde og importerer dens data, kan du derefter bruge de importerede data uden at oprette forbindelse til kilden. Du kan ændre designet på en importeret tabel.

Når du opretter en kæde til dataene, oprettes en sammenkædet tabel i den aktuelle database, der repræsenterer en dynamisk kæde til de eksisterende oplysninger, der er gemt et andet sted. Når du ændrer data i en sammenkædet tabel, ændrer du dem i kilden. Når data ændres i kilden, vises denne ændring i den sammenkædede tabel. Du skal kunne oprette forbindelse til datakilden, når du bruger en sammenkædet tabel. Du kan ikke ændre designet på en sammenkædet tabel.

 Bemærk!    Du kan ikke redigere data i et Excel-regneark ved at bruge en sammenkædet tabel. Du kan løse problemet ved at importere kildedataene i en Access-database og derefter oprette en kæde til databasen fra Excel. Du kan finde flere oplysninger om at oprette kæder til Access fra Excel ved at søge i Excel Hjælp.

Oprette en ny tabel ved at importere eller oprette en kæde til eksterne data

  1. Klik på en af de tilgængelige datakilder i gruppen Importér og link under fanen Eksterne data.
  2. Følg anvisningerne i de dialogbokse, der vises ved hvert trin.

Der oprettes en ny tabel, som vises i navigationsruden.

 Tip!    Du kan også importere eller oprette en kæde til en SharePoint-liste. Du kan finde flere oplysninger under Importere fra eller oprette en kæde til en SharePoint-liste.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Bruge et SharePoint-websted til at oprette en tabel

Du kan oprette en databasetabel, der importerer data fra eller er sammenkædet med en SharePoint-liste. Du kan også oprette en ny liste ved at bruge en foruddefineret skabelon.

  1. Klik på SharePoint-lister under Opret, og gør et af følgende:
  1. Klik på Kontakter, Opgaver, Problemer eller Begivenheder.
  2. Skriv URL-adressen til det SharePoint-websted, hvor du vil oprette listen, i dialogboksen Opret ny liste.
  3. Angiv et navn på den nye liste samt en beskrivelse i boksene Angiv et navn til den nye liste og Beskrivelse.
  1. Hvis du vil åbne den sammenkædede tabel, efter den er oprettet, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn listen ved afslutning (markeret som standard).

  1. Klik på Brugerdefineret. Skriv URL-adressen til det SharePoint-websted, hvor du vil oprette listen, i dialogboksen Opret ny liste.
  1. Angiv et navn til den nye liste og dens beskrivelse i felterne Angiv et navn til den nye liste og Beskrivelse.
  2. Hvis du vil åbne den sammenkædede tabel, efter at den er oprettet, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn listen ved afslutning(valgt som standard).

  1. Klik på Eksisterende SharePoint-liste.
  2. Skriv URL-adressen for det SharePoint-websted, der indeholder de data, du vil importere, i dialogboksen Hent eksterne data.
  3. Klik på Importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database, og klik derefter på Næste.
  4. Markér afkrydsningsfeltet ud for hver SharePoint-liste, du vil importere.

  1. Klik på Eksisterende SharePoint-liste.
  2. Skriv URL-adressen for det SharePoint-websted, der indeholder den liste, du vil oprette en kæde til, i dialogboksen Hent eksterne data - SharePoint-websted.
  3. Klik på Opret en kæde til datakilden ved at oprette en sammenkædet tabel, og klik derefter på Næste.
  4. Markér afkrydsningsfeltet ud for hver SharePoint-liste, du vil oprette en kæde til.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Bruge en webtjeneste til at oprette en tabel

Du kan oprette en tabel i din database, der opretter forbindelse til data på et websted, der har en grænseflade til webtjenester.

 Bemærk!    Webtjenestetabeller er skrivebeskyttede.

  1. Klik på Flere, og klik derefter på Datatjenester i gruppen Importér og link under fanen Eksterne data.
  2. Hvis den forbindelse, du vil bruge, allerede er blevet installeret, skal du fortsætte til trin 5. Ellers skal du fortsætte med det næste trin.
  3. Klik på Installér ny forbindelse.
  4. Vælg den forbindelsesfil, du vil bruge, og klik derefter på OK.
  5. Udvid den forbindelse, du vil bruge, i dialogboksen Opret kæde til webtjenestedata.
  6. Vælg den tabel, som du vil oprette en kæde til. Felterne vises i højre side af dialogboksen.
  7. Du kan også angive et navn på den sammenkædede tabel i feltet Angiv navn på kæde. Dette navn bruges for den sammenkædede tabel i navigationsruden.
  8. Klik på OK. Den sammenkædede tabel oprettes.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Indstille tabelegenskaber i en skrivebordsdatabase

Du kan angive egenskaber, der gælder for en hel tabel eller for hele poster.

  1. Markér den tabel, hvis egenskaber du vil angive.
  2. Klik på Vis i gruppen Visninger under fanen Startside, og klik derefter på Designvisning.
  3. Klik på egenskabsarket i gruppen Vis/skjul under fanen Design.

Gruppen Vis/skjule under fanen Design.

  1. Klik på fanen Generelt på egenskabsarket.
  2. Klik på feltet til venstre for den egenskab, du vil indstille, og angiv derefter en indstilling for egenskaben. Hvis du vil se en liste over tabelegenskaber, skal du klikke på Tilgængelige tabelegenskaber.
  3. Tryk på Ctrl+S for at gemme dine ændringer.
Brug denne tabelegenskab Hvis du vil
Se visninger på et SharePoint-websted

Angive, om de visninger, der er baseret på tabellen, kan vises på et SharePoint-websted.

 Bemærk!   Effekterne af denne indstilling afhænger af indstillingen i databaseegenskaben Vis alle visninger på SharePoint-websted.

Du kan få flere oplysninger i afsnittet Se også.

Udvidet underdataark Udvide alle underdataark, når du åbner tabellen.
Højde på underdataark

Benyt en af følgende fremgangsmåder:

  • Hvis du ønsker at udvide vinduet med underdataarket, så alle rækker vises, skal du angive denne egenskab til 0".
  • Hvis du vil styre højden på underdataarket, skal du angive den ønskede højde i tommer.
Retning Angive, om tekst skal skrives fra venstre mod højre eller omvendt.
Beskrivelse Angive en beskrivelse af tabellen. Denne beskrivelse vises i værktøjstip for tabellen.
Standardvisning Angive Dataark, Pivottabel eller Pivotdiagram som standardvisningen, når du åbner tabellen.
Valideringsregel Angive et udtryk, der skal være sandt, når du tilføjer eller ændrer en post.
Valideringsmeddelelse Angive en meddelelse, der vises, når en post overtræder udtrykket i egenskaben Valideringsregel.
Filtrer Definere kriterier, så det kun er de rækker, der matcher, som er synlige i dataarkvisning.
Sortér efter Markere et eller flere felter for at angive standardsorteringsrækkefølgen af rækker i dataarkvisning.
Underdataark/Navn Angive, om der skal vises et underdataark i dataarkvisning, og hvilken tabel eller forespørgsel der i så fald skal levere rækkerne i underdataarket.
UnderordnedeFelter Angive felterne i den tabel eller forespørgsel, der anvendes for det underdataark, der stemmer overens med egenskaben OverordnedeFelter, der er angivet for tabellen.
OverordnedeFelter Angive de felter i tabellen, der stemmer overens med egenskaben UnderordnedeFelter, der er angivet for tabellen.
Filtrer ved indlæsning Anvende filterkriterierne i egenskaben Filter (ved at indstille den til Ja) automatisk, når tabellen åbnes i dataarkvisning.
Sortér efter ved indlæsning Anvende sorteringskriterierne i egenskaben Sortér efter (ved at indstille den til Ja), når tabellen åbnes i dataarkvisning.

 Tip!   Hvis du har brug for mere plads til at angive eller redigere en egenskabsindstilling i egenskabsfeltet, skal du trykke på Skift+F2 for at åbne feltet Zoom. Hvis du skal indstille egenskaben Valideringsregel til et udtryk og vil have hjælp til oprettelsen, skal du klikke på Knapflade ud for egenskabsfeltet Valideringsregel for at få vist Udtryksgenerator.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Føje et felt til en tabel i en skrivebordsdatabase

Du opbevarer hver type af data, som du vil holde styr på, i et felt. I en tabel over kontakter opretter du f.eks. felter for Efternavn, Fornavn, Telefonnummer og Adresse. I en tabel med produkter kan du oprette felter for Produktnavn, Produkt-id og Pris.

Før du opretter felter, skal du prøve at adskille data i de mindste nyttige dele. Det er meget lettere at kombinere data senere end at trække dem fra hinanden. I stedet for at have et felt af typen Fuldt navn kan du overveje at oprette særskilte felter for Efternavn og Fornavn. Du kan derefter let søge eller sortere efter Fornavn, Efternavn eller begge dele. Hvis du planlægger at rapportere på, sortere efter, søge på eller fortage beregninger på et dataelement, kan du anbringe dette i et felt for sig selv. Du kan finde flere oplysninger om at designe en database og oprette felter i linkene i afsnittet Se også.

Når du har oprettet et felt, kan du også angive feltegenskaber for at styre udseendet og funktionaliteten.

Du kan oprette et nyt felt i Access ved at angive data i en ny kolonne i dataarkvisning. Når du opretter et felt ved at angive data i dataarkvisning, tildeles feltet automatisk en datatype ud fra de værdier, du angiver. Hvis der ikke kan udledes nogen anden datatype ud fra det, du har skrevet, angives datatypen til Tekst, men du kan eventuelt ændre datatypen

Tilføje et felt ved at angive data

Når du opretter en ny tabel eller åbner en eksisterende tabel i dataarkvisning, kan du føje et felt til tabellen ved at angive data i kolonnen Tilføj nyt felt i dataarket.

Dataark med kolonnen Tilføj et nyt felt

Boble 1 Angiv data i den tomme kolonne Tilføj nyt felt.

Sådan tilføjer du et nyt felt:

  1. Opret eller åbn en tabel i dataarkvisning.
  2. Angiv navnet på det felt, du vil oprette, i kolonnen Tilføj nyt felt. Brug et beskrivende navn, så feltet er lettere at identificere.
  3. Angiv data i det nye felt.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Angive et felts egenskaber

Når du har oprettet et felt, kan du angive feltegenskaber for at styre udseendet og funktionaliteten.

Ved at angive feltegenskaber kan du f.eks.:

  • Styre udseendet på data i et felt
  • Få hjælp til at undgå forkert dataangivelse i et felt
  • Angive standardværdier for et felt
  • Hjælpe med at gøre det hurtigere at søge og sortere på et felt

Du kan angive nogle af de tilgængelige feltegenskaber, mens du arbejder i dataarkvisning. Hvis du vil have adgang til hele listen over feltegenskaber, skal du dog arbejde i designvisning.

Angive feltegenskaber i dataarkvisning

Du kan omdøbe et felt, ændre dets datatype, ændre dets egenskab for Format og ændre nogle af feltets andre egenskaber, når du arbejder i dataarkvisning.

  • Sådan åbner du en tabel i dataarkvisning:    Højreklik på tabellen i navigationsruden, og klik på Dataarkvisning i genvejsmenuen.
  • Sådan omdøber du et felt:    Når du tilføjer et felt ved at angive data i dataarkvisning, tildeles feltet automatisk et generisk navn. Det første nye felt tildeles navnet Felt1, det andet nye felt tildeles navnet Felt2 og så videre. Et felts navn anvendes som standard som dens betegnelse, når feltet vises, f.eks. en kolonneoverskrift på et dataark. At omdøbe felter, så de har mere beskrivende navne, er med til at gøre dem lettere at bruge, når du får vist eller redigerer poster.
  1. Højreklik på overskriften for det felt, du vil omdøbe (f.eks. Felt1).
  2. Klik på Omdøb kolonne i genvejsmenuen.
  3. Angiv det nye navn i feltets overskrift.

Feltnavne kan bestå af op til 64 tegn (bogstaver eller tal), herunder mellemrum.

Ændre et felts datatype

Når du opretter et felt ved at angive data i dataarkvisning, undersøges dataene med henblik på at fastsætte den relevante datatype for feltet. Hvis du f.eks. skriver 1/1/2006, opfatter Access disse data som en dato og angiver datatypen for feltet til Dato og klokkeslæt. Hvis datatypen ikke endeligt kan fastsættes, angives datatypen som standard til Tekst.

Feltets datatype afgør, hvilke andre feltegenskaber du kan angive. Du kan f.eks. kun angive egenskaben Vedhæft kun for et felt, der har datatypen Hyperlink eller datatypen Notat.

Der kan være tilfælde, hvor du ønsker at ændre et felts datatype manuelt. Det kan f.eks. være, at du har værelsesnumre, der ligner datoer, som f.eks. 10/2001. Hvis du skriver 10/2001 i et nyt felt i dataarkvisning, vælger den automatiske datatyperegistreringsfunktion datatypen Dato og klokkeslæt for feltet. Da værelsesnumrene er betegnelser og ikke datoer, skal de have datatypen Tekst. Brug følgende fremgangsmåde til at ændre et felts datatype.

  1. Klik på fanen Dataark .
  2. Vælg den ønskede datatype på listen Datatype i gruppen Datatype og -formatering.

Båndet i Access

Ændre et felts format

Udover at fastsætte datatypen for et nyt felt kan egenskaben Format også angives for feltet, afhængigt af hvad du skriver. Hvis du f.eks. skriver 10:50 a.m., angives datatypen til Dato og klokkeslæt og egenskaben Format til Mellemlangt klokkeslætsformat. Benyt følgende fremgangsmåde for at ændre egenskaben Format for et felt manuelt:

  1. Klik på fanen Dataark på båndet.
  2. Angiv det ønskede format på listen Format i gruppen Datatype og -formatering.

 Bemærk!    Listen Format er muligvis ikke tilgængelig for nogle felter (f.eks. Tekst) afhængigt af feltets datatype.

Angive andre feltegenskaber

  1. Klik på det felt, som du vil angive egenskaben for, i dataarkvisning.
  2. Vælg de ønskede egenskaber under fanen Dataark i gruppen Datatype og -formatering.

Båndet i Access

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Angive feltegenskaber

Du kan indstille en feltegenskab ved at åbne tabellen i designvisning.

  • Sådan åbner du en tabel i designvisning   Højreklik på tabellen i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
  • Sådan ændrer du et felts datatype   : Find det feltnavn, du vil ændre datatypen for, klik på feltet Datatype, og vælg derefter en datatype på listen.
  • Sådan angiver du andre feltegenskaber   : Vælg det felt i tabeldesigngitteret, som du vil indstille egenskaber for. Angiv de ønskede indstillinger for hver egenskab i ruden Feltegenskaber. Tryk på Ctrl+S for at gemme dine ændringer.

 Bemærk!    De egenskaber, du kan indstille, afhænger af feltets datatype.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

Tabeller i Access-apps

Access-klienten indeholder designfunktioner til oprettelse og ændring af tabeller, der gemmes på SQL Server. De oplysninger, som Access skal bruge for at kunne oprette og vedligeholde en tabel og egenskaber, f.eks. inputmasker, opslagsoplysninger og formatering, gemmes i en systemtabel (Access.ColumnProperties) i brugerdatabasen. Du kan få mere at vide under oprette en Access-app.

Tilbage til toppen Tilbage til toppen

 
 
Gælder for:
Access 2013